Proces biznesowy: analiza procesów biznesowych. Opis, zastosowanie, wyniki

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Każdy przedsiębiorca musi przynajmniej pośrednio wiedzieć, czym jest proces biznesowy. Analiza procesów biznesowych pomaga obniżyć koszty, zwiększyć rentowność, a docelowo zwiększyć zysk przedsiębiorstwa. W literaturze ekonomicznej koncepcja ta pojawia się po raz pierwszy w pracach badaczy z lat 80. ubiegłego wieku. To wtedy w Stanach Zjednoczonych po raz pierwszy pomyśleli, że efektywność całej produkcji zależy od zestawu powiązanych ze sobą działań, które nazywamy procesem biznesowym.

Definicje

Proces biznesowy to złożona koncepcja. Rozwój biznesu jest silnie uzależniony od powiązanych ze sobą operacji, procedur i działań. Nie sposób wyobrazić sobie zakładu bez dostaw surowców, ich przetwórstwa, pracowników przy maszynach i księgowych. Przedsiębiorstwo to zamknięty system, który funkcjonuje jako integralny organizm. A żeby wszystko działało poprawnie, bez zakłóceń i opóźnień, potrzebujesz głównego mózgu - doświadczonego menedżera, który będzie analizował i monitorował spójność wszystkich procesów biznesowych.

Jeśli spojrzysz z ekonomicznego punktu widzenia, to wzajemne powiązanie wszystkich możliwych działań, podczas których przetwarzanie zasobów środowiskowych w produkt końcowy dla konsumenta, nazywa się procesem biznesowym. Analiza procesów biznesowych to ocena skuteczności określonej akcji, operacji lub zdarzenia związanego z produkcją.

Do czego służą

Opisywanie procesów biznesowych jest dość łatwe. Ale największym problemem rzeczywistości jest to, że w jakimkolwiek przedsiębiorstwie w naszym kraju rzadko można znaleźć osobę, która jest naprawdę zainteresowana poprawą wydajności różnych procesów produkcyjnych. Małe i średnie firmy próbują stosować przestarzałe metody redukcji kosztów, podczas gdy na Zachodzie od dawna rozumieją, że sukces firmy zależy od kompetentnego, wynajętego menedżera, który jest zainteresowany uzyskaniem maksymalnych wyników ze swojej pracy.

Stworzenie procesów biznesowych daje jasne zrozumienie: kto jest odpowiedzialny za jaki etap, jakie stanowisko zajmuje i co należy zrobić. Takie ustrukturyzowanie sprawia, że organizacja produkcji jest przejrzysta i ułatwia zarządzanie nią. Komunikując drzewo celów pracownikom, możesz zwiększyć ich motywację, pokazując, że ich praca jest ukierunkowana na wspólne cele. Ponadto zorganizowanie biznesu w ten sposób pomoże zidentyfikować niepotrzebne koszty zasobów finansowych i czasowych.

Jak tworzyć

Niezależnie od tego, czy firma jest duża czy mała, podejście do tworzenia szczegółowego planu jest takie samo. Rozważaćkonkretny przykład. Jest firma, która sprzedaje sofy. Diagram procesu biznesowego jest podobny do drzewa. Główne gałęzie zawierają główne funkcje, które rozgałęziają się na mniejsze. Jakie są więc główne etapy procesu biznesowego dla detalisty?

1. Zakup towarów. To pierwszy i centralny proces biznesowy. Jakie są jego podetapy?

• Analiza dostawcy.
• Sporządzanie umów z zakładami produkcyjnymi.
• Sporządzanie umów z firmami transportowymi.

2. Umieszczenie sofy. Na tym etapie są takie momenty:

• Wybieranie pokoju.
• Budowa lub wynajem lokalu.
• Tworzenie warunków sprzedaży.

3. Proces sprzedaży.

• Rekrutacja.
• Zakup kasy fiskalnej.
• Tworzenie atmosfery i designu dla sprzedaży.

4. Marketing i reklama.

• Umieszczenie znaku.
• Twórz wizytówki, broszury, broszury, katalogi itp.
• Umieszczenie reklamy.

Lista może być długa. Ważne jest, aby zrozumieć, jak tworzone są procesy biznesowe. A potem podamy kilka złotych zasad organizacji biznesu, aby odniósł sukces.

Zasada 1

Za każdy wybrany etap biznesowy odpowiada konkretna osoba. Zaangażuj ich w tworzenie schematu. Da to możliwość głębszego zrozumienia procesu, zainteresowania pracowników i zwiększenia ich motywacji do osiągania wspólnych celów. Jest to szczególnie ważne na wczesnych etapach powstawania przedsiębiorstwa. Rozpoczęcie działalności zawsze wiąże się zogromne trudności, a terminowe wyznaczenie celów dla poszczególnych etapów da bardziej szczegółowy plan działania.

Zasada 2

Używaj zautomatyzowanych programów i wizualizuj swoje obwody. Do chwili obecnej istnieje wiele gotowych programów, które pomagają uporządkować informacje. Małe i średnie firmy używają ich wszędzie.

Jeśli pracujesz w grupie, weź tablicę lub kartki papieru, aby wszystko zapisać i narysuj drzewo swoich procesów. Zacznij od dużych operacji i podziel je na mniejsze. Dla dużych przedsiębiorstw tworzenie procesów biznesowych to ogromna żmudna praca, która wymaga maksymalnej koncentracji i koordynacji działań wszystkich pracowników.

Zasada 3

Przy formułowaniu procesów biznesowych kieruj się strategią firmy, a nie jej strukturą organizacyjną. Ta sama funkcja może wykraczać poza ustalone działy. Na przykład, dostarczając produkt od dostawcy, można wziąć pod uwagę granicę procesu biznesowego do momentu, gdy produkt sam opuści punkt sprzedaży, czyli kiedy zostanie umieszczony na półkach i dostępny dla konsumenta. Ten proces obejmuje kilka działów, które są częścią struktury organizacyjnej.

Zasada 4

Nie bądź zbyt szczegółowy w swoim planie. Jeśli przeładujesz diagram niepotrzebnymi informacjami, doprowadzi to do ogólnego zamieszania i dużego obciążenia odpowiedzialnych pracowników. Jeśli planujesz wprowadzić zmiany w konkretnym segmencie, ta część musi być uszczegółowiona, a całą resztę należy wziąć pod uwagę.tylko powierzchownie, bez wchodzenia w szczegóły. Efektywność procesów biznesowych podlega prawu Pareto „20/80”, gdzie 20% szczegółowych opisów przyniesie 80% sukcesu całej operacji.

Zasada 5

Nie bój się prawdy i zbuduj schemat oparty na tym, co naprawdę jest. Taka sytuacja zdarza się bardzo często. Główny menedżer pyta swoich podwładnych o ich działy w celu zbudowania diagramu procesów biznesowych. Ci próbują opowiedzieć, jak dobrze sobie radzą. Chociaż w rzeczywistości rzeczywista sytuacja jest daleka od ideału. Ale na podstawie fałszywych danych zostanie zbudowany zły schemat, po którym będą podejmowane nieefektywne decyzje, a cała praca pójdzie na marne.

Nie myl "tak jak jest", "tak jak powinno być" i "jak chcę, żeby było". Bez względu na to, jak źle wszystko jest, procesy biznesowe są kompilowane właśnie po to, aby ten stan poprawić. Dlatego konieczne jest opisanie tylko rzeczywistej sytuacji.

Automatyzacja procesów biznesowych

Śledzenie wszystkich wydarzeń odbywających się w firmie jest bardzo trudne, zwłaszcza jeśli chodzi o duże korporacje i syndykaty. Wielki biznes trudno sobie wyobrazić bez całego systemu zautomatyzowanych programów, które pozwalają analizować przychodzące dane w celu podjęcia decyzji. Dlatego dziś bardzo często mówimy o automatyzacji procesów biznesowych.

W praktyce oznacza to, że istnieje specjalny program komputerowy, który przetwarza wszelkiego rodzaju przepływy informacji, które zapewniają proces biznesowy. Analiza procesów biznesowych odbywa się offlinetryb, a osoba zapoznaje się tylko z wynikami i wyciąga odpowiedni wniosek.

Wybór metody analizy

W obliczu pytania, jak najlepiej opisać procesy biznesowe w sposób automatyczny, rodzimy przedsiębiorca znajdzie wiele opcji, które nie są dobrze zoptymalizowane pod kątem rynku rosyjskiego. Niemal całe proponowane oprogramowanie zostało stworzone dla firm zachodnich, które mają doświadczenie w optymalizacji produkcji. Jednak po przeanalizowaniu niektórych danych stworzyliśmy własną listę programów realizujących proces biznesowy.

1. BEST-5 „Moja firma” to oprogramowanie, z którego często korzystają małe i średnie firmy. Program jest dostępny dla każdego komputera i jest bardzo łatwy w użyciu. Jego zaletą jest to, że może analizować niewielkie ilości danych z małego przedsiębiorstwa.
2. Modelarz korporacyjny. Często stosowany w nowoczesnych przedsiębiorstwach, głównie dlatego, że jest niedrogi. Założenie firmy jest łatwe do zorganizowania za pomocą tego programu, ponieważ bardzo wygodnie jest budować diagramy procesów biznesowych, ale praktycznie nie analizuje.
3. iGrafx Enterprise Central. Bardzo dobry kanadyjski design. Potrafi nie tylko rozpoznawać i sporządzać biznesplany, ale także z powodzeniem analizować tablice danych wejściowych. W naszym kraju ma bardzo małą dystrybucję, chociaż produkt jest bardzo godny.
4. Studio biznesowe. Najsłynniejszy rosyjski rozwój. Zintegrowany z innymi produktami MS Office (Word, Excel, Visio). Doprzedsiębiorca krajowy to najlepszy wybór pod względem stosunku ceny do rezultatu. Doskonała analiza procesów biznesowych. Dzięki wynikom uzyskanym z programu można z powodzeniem zoptymalizować produkcję.

Technologia budowania procesów biznesowych

Najbardziej powszechną dziś jest integracja automatycznej i ręcznej metody budowania schematu „Proces biznesowy”. Analiza procesów biznesowych w tym przypadku odbywa się w dwóch etapach: pierwszy za pomocą wyników uzyskanych na komputerze, drugi - ręcznie przez kierownika.

Rozważmy dwa główne podejścia do tworzenia wykresów i wykresów. W takim przypadku technologia procesów biznesowych zostanie zbudowana przy użyciu następujących metod:

1. DFD (Diagramowanie przepływu danych).
2. WFD (Schemat przepływu pracy).

Pierwsza metoda DFD polega na sporządzeniu diagramu przepływów danych. Należą do nich: uszczegółowienie pracy procesu, odpowiedzialni pracownicy, niezbędna dokumentacja. Taka konstrukcja daje pełny obraz działalności firmy, otaczających ją danych wejściowych i wyjściowych, wszystkich elementów procesu produkcyjnego oraz relacji między nimi. Takie podejście pozwala wyróżnić bezpłatne (dodatkowe) procesy biznesowe, które zmniejszają efektywność wyniku i mogą być optymalizowane na różne sposoby.

WFD - diagramy przepływu pracy opisujące procesy biznesowe niższego poziomu. Rozwój biznesu może się znacznie zmienić, jeśli znasz nie tylko pionową hierarchię działań, ale także poziomą. Co to oznacza?

Jeśli spojrzyszwyraźnie, diagramy RDW są siatką ram czasowych, z których każdy wykres odpowiada za konkretny proces. Załóżmy, że dostawa towaru trwa dwa dni – wykres pokazuje początek i koniec procesu. Potem pojawia się zdarzenie lokowania produktu na parkiecie, a proces ten rozpocznie się dopiero po zakończeniu dostawy. Dane są wykreślane sekwencyjnie na wykresie. Zdarzenia, operacje i akcje mogą się przeplatać, jeśli są wykonywane jednocześnie. W ten sposób wygodnie jest rozpocząć rozwijanie biznesu na wczesnych etapach, określając, ile czasu potrzeba na pełny cykl produkcyjny.

Wnioski

W przypadku małych i dużych, nowych lub starych, potrzebujesz zrozumienia, czym jest proces biznesowy. Na każdym etapie cyklu życia firmy optymalizacja produkcji może znacząco wpłynąć na dalszy rozwój. W końcu głównym celem istnienia każdej organizacji jest dziś zaspokojenie potrzeb konsumenta. A jeśli klient będzie zadowolony, zarobi. Zależność tutaj jest wprost proporcjonalna. Im wyższy poziom zadowolenia konsumentów, tym wyższy zysk firmy. A to można osiągnąć tylko poprzez analizę, a następnie zmianę procesu w przedsiębiorstwie.