Outsourcing procesów biznesowych: zalety i wady

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Specjaliści w biznesie wierzą, że outsourcing, wykonywany właściwie, daje fantastyczne rezultaty. Ale ta zasada nie dotyczy każdego przypadku. Na szczególną uwagę zasługują cechy usługi, niuanse użytkowania, zalety i wady.

Outsourcing procesów biznesowych: zalety i wady

Przede wszystkim powinieneś zrozumieć terminologię, ponieważ słowo „outsourcing” w krajowym sektorze biznesowym pojawiło się stosunkowo niedawno. W dosłownym tłumaczeniu oznacza to „przyciąganie zasobów stron trzecich”. Z kontekstu jasno wynika, że mówimy o przyciąganiu zasobów ludzkich do działań firmy w celu poprawy lub utrzymania obecnego poziomu efektywności.

Outsourcing jako narzędzie biznesowe nie jest szczególnie powszechny w Rosji. Zdaniem ekonomistów za wcześnie na wyciąganie wniosków, bo potencjał tej branży praktycznie nie jest ujawniony. Można to porównać do krajów Europy i Zachodu, gdzie średnie i małe firmy zlecają około 80% wewnętrznych procesów zarządowi zewnętrznemu. Jest na to kilka dobrych argumentów. Ale nie można powiedzieć, że outsourcing biznesuprocesy obiecują solidne korzyści. Porozmawiamy również o wadach tego podejścia. Ale najpierw najważniejsze.

Jak wygląda ten proces?

Aby zrozumieć istotę procesu, konieczne jest jasne wyobrażenie sobie anatomii zjawiska. Korzystanie z usług zewnętrznych specjalistów należy do kategorii usług B2B – świadczenia usług firmom i prywatnym przedsiębiorcom. Dlatego w pierwszej kolejności firma klienta podpisuje umowę z firmą outsourcingową. Wskaże kolejność współpracy.

Usługi outsourcingowe to w rzeczywistości grupa „przychodzących” specjalistów. Wykonawcą może być osoba prawna, prywatny przedsiębiorca lub specjalista posiadający inne uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej. Dla klientów specjalisty ds. outsourcingu ważna jest nie forma działalności, ale doświadczenie wykonawcy, a także potencjalne korzyści, na które może liczyć. Obiektywnie outsourcing procesów biznesowych może zapewnić pewne znaczące korzyści.

Opinia eksperta

Działalność komercyjna jest interesująca, ponieważ na każdym etapie daje możliwość potwierdzenia lub obalenia tej lub innej teorii. Na przykład wybrana metoda opodatkowania lub księgowości może być poprawna i pomóc zaoszczędzić pieniądze lub odwrotnie, zwiększyć koszty.

Drugi wynik jest całkiem prawdopodobny, jeśli księgowy firmy lub dobry doradca szefa „zapomniał” wziąć pod uwagę niewielką zmianę w przepisach podatkowych. Firma musi pokryć koszty. Głowa jest pewna siebiez uwagi na to, że jej sprawy są prowadzone przez ekspertów, może nie zdawać sobie sprawy z tego, jakie okazje są marnowane.

Siła specjalisty jest proporcjonalna do liczby złożonych zadań, które udało mu się z powodzeniem rozwiązać i pokazać konkretne rezultaty. Wymaga to jeszcze jednego warunku – dynamizmu całości procesów w firmie. Usługi outsourcingowe doskonale sprawdzają się w zapewnianiu takich warunków swoim specjalistom, ponieważ każdy klient to nowe wyzwanie.

Dzięki temu w krótkim czasie specjaliści zyskują bezcenne doświadczenie i mają już w swoim arsenale kilka gotowych rozwiązań dla każdego krytycznego przypadku.

Przyspieszenie procesów

Psycholodzy zwracają uwagę na następujący efekt: im mniej obowiązków ma pracownik, tym szybciej traci motywację do pracy i odwrotnie. Szef może zatrudnić dobrego specjalistę, przydzielić mu solidną pensję i pakiet socjalny. Ale będzie oburzony faktem, że już wkrótce specjalista zaczyna nie dotrzymywać terminów, wykazywać niską wydajność i ogólnie negatywny trend.

Powodem nie jest to, że pracownik nie jest wystarczająco dobry, ale niewielka ilość pracy, która nie jest w stanie stworzyć efektu dynamicznego rozwoju. Jednocześnie ten sam pracownik, ale pracujący w firmie outsourcingowej, jednocześnie prowadzi sprawy kilku firm i odnosi sukcesy. Jeśli menedżer zwróci się do tej firmy, sprawy jego firmy również zostaną załatwione szybko, a wynagrodzenie może okazać się niższe niż zawartość pracownika etatowego.

Redukcja ryzyka

Ważnym czynnikiem w każdym biznesie jest obiektywna analiza i ocenaryzyka. W rzeczywistości jest niewiele firm, w których każdy pracownik odpowiada za wyniki swojej pracy. Zwykła praktyka dla firm: jeśli jest sukces - wydawanie premii, porażka kończy się naganą lub pozbawieniem premii.

Inna sytuacja jest taka, że specjalista ponosi równą odpowiedzialność wraz z kierownikiem, wtedy efektywność jego pracy znacznie wzrasta. Wyjaśnienie takich przejawów współpracy leży bardziej na płaszczyźnie nauk psychologicznych niż praktycznych. W każdym razie fakt, że outsourcing firmy będzie w tym punkcie uzasadniony, jest bezsporny.

Redukcja kosztów

Ta pozycja jest szczególnie przydatna dla start-upów i małych firm. W takich biurach ilość pracy dla jednego specjalisty może być niewielka. Na przykład przedsiębiorca nie może obejść się bez usług prawnika, ale zatrudnienie specjalisty z wykształceniem prawniczym i pełnoetatowym doświadczeniem może go sporo kosztować.

Outsourcing procesów biznesowych, w szczególności przeniesienie niektórych rodzajów pracy na zewnętrzne kierownictwo, pomoże znacząco obniżyć koszty. Przedsiębiorca może kontaktować się z pracownikiem zdalnym tylko w przypadku określonej pracy i płacić zgodnie z jej objętością.

Jeżeli mówimy o firmie średniej wielkości, to może to również znacznie obniżyć koszty. W takich firmach zwyczajowo utrzymuje się całe działy w różnych obszarach działalności. Zwykle po dokładnym audycie kadrowym staje się jasne, że część działu można od razu zredukować, a firma tylko na tym zyskuje. Outsourcing firm iniektóre z jego zadań mogą zapewnić wspaniałe rezultaty przy niskich kosztach.

Unikalne cechy

Nie ma ograniczeń dla perspektyw biznesowych. To zdanie będzie prawdziwe i dosłownie. Cały świat wie, że w niektórych częściach świata praca jest ceniona bardzo drogo, w innych kosztuje ani grosza. Dotyczy to wszystkich rodzajów pracy: wysoko wykwalifikowanej, umysłowej i intelektualnej.

Internet umożliwił połączenie takich warunków. Każda ze stron otrzymuje własną korzyść: specjalista znajduje pracę z przyzwoitą płacą, a przedsiębiorca specjalista z dobrymi kwalifikacjami. Outsourcing procesów biznesowych jest całkiem możliwy przez Internet. W zależności od rodzaju działalności możesz zorganizować pracę tak, aby firma działała przez całą dobę i na całym świecie.

Uproszczenie stosunków pracy

Korzystanie z usług zatrudnionych pracowników rodzi wiele obowiązków. Do zarządzania tym aspektem niezbędne staje się stworzenie działu HR. To duży problem firmy.

Mali też mają swoje trudności. Mogą, ale nie muszą mieć działu HR. Ale w małych zespołach, jak pokazuje praktyka, trudno jest zachować podporządkowanie. A to bardzo negatywnie wpływa na efektywność pracy. Personel w outsourcingu procesów biznesowych w zasadzie nie ma możliwości narażenia się na zjawiska, które zwykle występują w firmie. Istota wszystkich relacji tutaj sprowadza się do warunków umowy serwisowej.

Możesz bezpiecznie planować

Podział ryzyka i odpowiedzialności został już wspomniany. Opierając się na doświadczeniu i wiedzy wykonawców, przedsiębiorca może teraz planować bardziej ryzykowne projekty i decyzje. Wystarczy powiadomić o tym swoich wykonawców. Możliwość eksperymentowania otwiera niespotykane dotąd widoki i możliwości dla firm.

Spokój i przewidywalność

Trudno jest prowadzić firmę, która powoduje bezsenność, odbiera zdrowie i spokój. Nadejdzie czas, kiedy przedsiębiorca nie będzie już w stanie znaleźć siły do kontynuowania biznesu. Zadaniem outsourcingu procesów biznesowych jest maksymalne ułatwienie prowadzenia biznesu.

Jeśli specjalista jest dobry, nie musisz się martwić, że zabierze go konkurencja. Nie ma potrzeby sprawdzać każdego kroku z TC, przestrzegać dyscypliny, żądać wyników i osiągać je za wysoką cenę. Wszystkie te problemy leżą na barkach firmy outsourcingowej, która w ramach kontraktu odpowiada za swoich klientów.

Wady

Istnieje również szereg wad, które przedsiębiorca musi wziąć pod uwagę. Na przykład:

1. Brak kontroli. Chodzi o kontrolę nad realizacją zadań. Takie ryzyko jest duże przy pracy na outsourcingu z innymi krajami. Klient nie wie, kto konkretnie wykonuje swoją pracę, jak i jaki będzie dokładny wynik.
2. Wyciek informacji. W trakcie pracy zdalny pracownik będzie miał dostęp do spraw firmy, a także do jej ważnych danych. W umowie o świadczenieusług, bezpieczeństwo powinno zająć szczególne miejsce. Firmy gwarantują bezpieczeństwo informacji. Przydałoby się jednak poprosić o uwzględnienie w umowie dodatkowych środków poufności.
3. Zależność od innej firmy. Zbyt ścisła współpraca z inną firmą może postawić sprawy klienta w pozycji zależnej. Aby nie dopuścić do koncentracji wszystkich sił w jednej, obcej ręce, zaleca się skorzystanie z usług różnych firm lub nieznaczne zmniejszenie udziału spraw outsourcingowych.

Co można zlecić na zewnątrz?

Przy wszystkich zaletach i wadach pojawia się pytanie, które procesy biznesowe należy zlecać na zewnątrz, a które nie. Obecnie na odległość praktykowane są następujące rodzaje procesów biznesowych.

• Księgowość.
• Usługi audytu.
• Usługi prawnicze.
• Outsourcing procesów biznesowych w zaopatrzeniu.
• Dział sprzedaży.
• Dział PR.
• Procesy drukowania.
• Część do czyszczenia.
• Usługi przeprowadzkowe.
• Outsourcing procesów biznesowych w reklamie.
• Usługi tłumaczeniowe.
• Obowiązki działu HR.

To nie jest wyczerpująca lista tego, co można przypisać zdalnym pracownikom. Wiele zależy od zakresu firmy i specyfiki pracy. Dzięki szerokim możliwościom Internetu można znaleźć każdego specjalistę o wąskim zakresie i cenie, która odpowiada obu stronom.