Specjalista AHO – kto to jest? Dział administracyjno-ekonomiczny: struktura, pracownicy, kierownictwo

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Każda osoba, która miała doświadczenie zawodowe, rozumie, jak ważne jest, aby firma właściwie prowadziła żywotną działalność i zapewniała bezpieczeństwo pracownikom. Dowiedzmy się, którzy pracownicy powinni znaleźć się w kadrze firmy, aby pobyt był komfortowy.

Dlaczego powstało AXO

Po pierwsze, wyjaśnijmy, że AHO jest działem administracyjnym i ekonomicznym. Zazwyczaj takie jednostki strukturalne powstają w dużych przedsiębiorstwach o rozgałęzionej strukturze działalności gospodarczej. W małych firmach funkcje całego działu może pełnić jedna osoba. Główną funkcją pracowników tego działu jest umiejętne organizowanie działań administracyjno-gospodarczych, minimalizowanie kosztów firmy na zapewnienie jej żywotnej działalności i tworzenie komfortowych warunków przebywania w miejscu pracy.

Struktura działu

Jak wspomniano powyżej, pracownik AHO to stanowisko, które jest bardziej typowe dla dużej organizacji, gdzie tworzą niezależną jednostkę strukturalną i tworzą stanowiskoo AXO.

W wielotysięcznych gospodarstwach w ramach AHO można przydzielić działki, grupy.

Tak więc w dziale można wyróżnić sektory:

1. Planowanie i kalkulacja, której głównym zadaniem jest zaplanowanie wydatków i określenie ich wykonalności.

2. Materiał i zasoby - kontroluje akceptację materiałów eksploatacyjnych.

3. Ubezpieczenie społeczne – stwarza warunki do komfortowego życia pracowników firmy.

Główne zadania działu

Ta jednostka ma sporo zadań, w dużej organizacji rzadko słyszy się pytanie: „Specjalista AHO – kto to jest?”

Wszyscy członkowie zespołu rozumieją, że pracownicy działu zajmują się ważnymi sprawami, których rozwiązanie przyczynia się do sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa:

• gospodarstwo;
• konserwacja wnętrza i budynku;
• tworzenie komfortowych warunków pracy.

Dział administracyjno-ekonomiczny. Funkcje

Z uwagi na fakt, że zadania stojące przed tą jednostką strukturalną mogą być bardzo zróżnicowane, ale w taki czy inny sposób związane ze świadczeniem usług gospodarczych na odpowiednim poziomie, można wyróżnić następujące funkcje:

• zapewnić właściwe utrzymanie pomieszczeń przedsiębiorstwa;
• monitorowanie prawidłowego działania sprzętu;
• planowanie przebudowy, remont budynków;
• realizacja planowych napraw, jegokontrola i akceptacja;
• upiększenie budynku i jego elewacji, zagospodarowanie terenu;
• szacowanie kosztów;
• wykonanie wszelkiej niezbędnej dokumentacji;
• zapewnienie pracownikom biurowym wszystkiego, czego potrzebują do efektywnej pracy.

Na tej podstawie możemy stwierdzić, że praca w AHO wymaga przestrzegania wielu zasad i przepisów oraz jest nierozerwalnie związana z wysokim stopniem odpowiedzialności za wykonywanie pracy.

Na prawach

Teraz porozmawiajmy o tym, jakie prawa ma specjalista AXO (już zdecydowaliśmy, kto to jest). Również w tym paragrafie zostanie wskazane, kto jest odpowiedzialny za wykonywanie obowiązków przez pracowników działu.

Zgodnie z oczekiwaniami, ten paragraf zawiera wszystko, co dotyczy kontroli zgodności z różnymi normami, wymaganiami dotyczącymi ochrony mienia firmy, która jest w użyciu.

Ponadto dział może kontrolować prawidłowe przechowywanie mienia w magazynie, wymagać raportów dotyczących zużycia materiałów biurowych.

Oczywiście prawem tej jednostki strukturalnej jest reprezentowanie interesów firmy w kontaktach z różnymi instytucjami (organizacjami remontowymi, budowlanymi), jeśli jest to konieczne do rozwiązania problemów w zakresie jej odpowiedzialności.

Na podstawie wyników kontroli, kierownik ACS może za pośrednictwem kierownictwa zainicjować wydanie nakazu nałożenia sankcji dyscyplinarnej za uszkodzenie mienia.

O interakcji

Specjalista AHO (ktojest kierownikiem lub zwykłym pracownikiem, to nie ma znaczenia) w trakcie swojej pracy bezbłędnie buduje oficjalne relacje z kolegami z innych działów. Jest to konieczne dla jakościowego wykonywania funkcji.

Od pracowników innych pionów strukturalnych pracownik działu administracyjnego otrzymuje wnioski o zakup rzeczy niezbędnych do pracy (sprzęt biurowy, artykuły papiernicze itp.), a także zgłoszenia szkód majątkowych, pisemne wyjaśnienia dotyczące przyczyny awarii.

AHO nie tylko nadzoruje inne działy nad realizacją zakresu powierzonych jej spraw, ale także opracowuje plany realizacji remontów w lokalu w oparciu o standardy zapewniane przez służby finansowo-księgowe.

Ponadto jednostka strukturalna współpracuje z działem administracji personalnej (wnioskowanie o obsadę kadrową, uzyskiwanie informacji o podróżach służbowych pracowników) oraz działem prawnym (wnioskowanie o pomoc doradczą przy sporządzaniu umów).

O odpowiedzialności

Teraz należy poruszyć obszar odpowiedzialności, jaki ponosi specjalista AHO. Kto zdecyduje się to kontrolować, powinien wiedzieć, że kierownik działu administracyjno-ekonomicznego jest w pełni odpowiedzialny za wykonywanie funkcji.

Do jego obowiązków należy m.in. organizowanie pracy pracowników powierzonej mu jednostki strukturalnej. Kierownik zapewnia wysokiej jakości i terminowe przygotowanie dokumentacji, zarządzanie dokumentami. Za wykonanie przez pracowników odpowiedzialny jest szef AHOdyscyplina przemysłowa. Obszar odpowiedzialności pozostałych pracowników działu ekonomicznego wyznaczają opisy stanowisk, które zostaną pokrótce omówione w tym artykule.

Opis stanowiska szefa AHO

Pracownicy, którzy nie są zaangażowani w zarządzanie dokumentami personelu, raczej nie będą myśleć, że wyznaczona instrukcja musi spełniać określone wymagania.

Mimo to tak jest. Bez wątpienia dokument musi zawierać wskazanie kwalifikacji kierownika działu i wymagań dotyczących doświadczenia zawodowego. Z reguły na stanowisko menedżera przyjmowani są specjaliści z wyższym wykształceniem (w naszym przypadku może to być wykształcenie techniczne lub ekonomiczne), stażem pracy (minimum trzy lata jako specjalista, 1-2 lata jako menedżer).

Kierownik działu musi znać wszystkie lokalne przepisy, nakazy dla organizacji regulujące jej działalność, a także być dyrygentem kultury korporacyjnej przyjętej w firmie.

W każdym opisie stanowiska, niezależnie od tego, czy jest to szef, inżynier ACS czy inny pracownik, konieczne jest uwzględnienie wymagań dotyczących znajomości norm i zasad BHP, ppoż.

Dokument musi również zawierać informacje o tym, kto jest bezpośrednim przełożonym pracownika, który zastępuje go podczas choroby.

Obowiązki na stanowisku „szefa AHO” pod wieloma względami mają coś wspólnego z funkcjami departamentu, co nie dziwi. Niemniej oznaczmy je:

• zapewnienie wysokiej jakości usług i zgodnościoraz regulamin SNiP dotyczący stanu budynku i pomieszczeń wewnętrznych;
• budżetowanie, planowanie remontu;
• zapewnienie pracownikom firmy niezbędnych mebli, urządzeń, inwentaryzacji, prowadzenie ich księgowości dla przedsiębiorstwa, organizowanie racjonalnego wykorzystania materiałów;
• wykonanie zarządzania pracami nad poprawą terenu;
• organizacja obsługi na odpowiednim poziomie spotkań, konferencji i innych wydarzeń;
• zarządzanie pracownikami powierzonej mu jednostki.

Informacje o prawach są również wymagane w opisie stanowiska. W tym miejscu należałoby mówić o zgłaszaniu projektów usprawniających obsługę kadry zarządzającej, zapoznaniu się z dokumentami regulującymi działalność firmy, informowaniu kadry zarządzającej o niedociągnięciach w działalności gospodarczej. W ramach zarządzania pracownikami urzędnik może składać propozycje awansu/ukarania swoich specjalistów.

Sekcja odpowiedzialność zawiera informacje o konieczności należytego wykonywania obowiązków i dbania o mienie pracodawcy.

Inne stanowiska w dziale

Struktura AHO implikuje istnienie w nim odpowiednio dużej liczby pracowników: mogą to być inżynierowie, specjaliści, asystenci.

W zależności od stopnia złożoności organizacji mogą występować wiodący, starsi, młodsi specjaliści, asystenci. Opis stanowiska oczywiście w tym przypadku jest przewidziany bezpośrednio na konkretne stanowisko i organizację,implikuje jasny podział obowiązków.

Osobno należy powiedzieć o obowiązkach takich pracowników, jak woźny, sprzątaczka, którzy zajmują się doprowadzeniem terenu i pomieszczeń do właściwego stanu. Ich praca nie jest szczególnie trudna, ale wiąże się również z pewnym stopniem odpowiedzialności.

Z powyższego można wywnioskować, że praca pracowników AHO polega na kompetentnym planowaniu i dostarczaniu pracownikom zasobów. Jednocześnie specjaliści nie powinni dopuszczać do nadmiernych wydatków i sytuacji awaryjnych.

Tak więc praca w AHO jest nie mniej odpowiedzialna niż na innych stanowiskach.