Reengineering procesów biznesowych: koncepcja, cele, zasady

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Zarządzanie reorganizacją procesów biznesowych obejmuje zestaw metod i technik. Wykorzystywane są przez organizację do skutecznego projektowania swoich działań. Dzieje się to zgodnie z ustalonymi celami.

Reengineering procesów biznesowych oznacza całkowite przemyślenie i dalsze przeprojektowanie wszystkich procesów organizacyjnych. Jest to konieczne do osiągnięcia celów i zadań. Ulepszenia mogą następować bardzo nagle, skokowo. Mimo to organizacja jest w stanie osiągnąć sukces i dokonać pożądanej korekty kosztów towarów i usług, jakości świadczonych usług oraz poprawy świadczenia usług.

Komponenty definicji

Definicja reengineeringu procesów biznesowych obejmuje cztery podstawowe słowa: fundamentalny, radykalny, ostry, proces.

Podstawowość wkracza w pierwszy etap, w którym należy odpowiedzieć na szereg pytań związanych z głównymi:

1. Dlaczego organizacja wykonuje tę działalność, a nie coś innegoinne?
2. Dlaczego organizacja wykonuje swoją pracę w ten sposób i nie wdraża innych opcji?
3. Która organizacja planuje się ostatecznie stać i co widzi za kilka lat?

Osoby, które odpowiadają na niektóre z tych pytań, muszą przemyśleć aktualne zasady prowadzenia działalności. Często mogą być przestarzałe, nieskuteczne i nie pasujące do konkretnej produkcji.

Radical odnosi się do ponownego planowania prowadzenia działalności. Zmiany nie są tylko powierzchowne. Cały system operacyjny może ulec zmianie. Właścicielowi firmy oferowane są opcje, których wdrożenie może zmienić całą produkcję.

Ostrość. Reengineering procesów biznesowych nie jest stosowany w przypadkach, gdy wymagane jest poprawienie i zwiększenie wskaźników uzyskiwanych dochodów o określony procent, maksymalnie do 100%. Celowość użytkowania jest należna tylko wtedy, gdy przedsiębiorca chce zwiększyć wydajność o 500% lub więcej. W takich przypadkach następuje całkowite zastąpienie metod stosowanych do prowadzenia działalności i produkcji towarów. Wszystko, co nowe, przychodzi, aby je zastąpić.

Zarządzanie reengineeringiem procesów biznesowych polega na wykorzystaniu nowych metod w firmie krok po kroku, dzięki czemu można stworzyć zupełnie nowy produkt, który jest aktualnie istotny dla konsumenta. Dobrze zaprojektowane procesy pozwalają organizacji osiągać jej cele i rozwiązywać szereg problemów.

Po coorganizacje mogą korzystać z reengineeringu?

Obecnie istnieją trzy rodzaje organizacji, które muszą dostosować lub całkowicie zmienić swoją pracę:

Organizacje znajdujące się na etapie upadłości. Często wynika to z faktu, że ceny towarów i usług są ustalane znacznie wyżej niż u konkurencji lub jakość nie odpowiada deklarowanej wartości. Jeśli środki nie zostaną podjęte na czas, organizacja może zostać zlikwidowana po pewnym czasie

• Organizacje, które obecnie nie mają problemów i trudności w prowadzeniu biznesu, ale mogą pojawić się po pewnym czasie i negatywnie wpłynąć na biznes. Takie problemy mogą być związane ze wzrostem rynku towarów i usług konkurentów lub zmianą potrzeb kupujących.
• Organizacje, które nie mają problemów, ale właściciel firmy patrzy w przyszłość. Chce zapobiegać problemom, które mogą pojawić się na drodze firmy. Takie organizacje to głównie liderzy. Ich polityka marketingowa jest agresywna, nie satysfakcjonuje ich dobra pozycja na rynku, ciągle chcą usprawniać swoje procesy pracy.

Dlatego do głównych zadań reengineeringu procesów biznesowych należy wprowadzanie innowacji, które pozwolą organizacji mocno ugruntować swoją pozycję na rynku i nie utracić zdolności do konkurowania. Wszystko to pozwala firmie przetrwać i kontynuować swoje pełne funkcjonowanie, niezależnie od tego ilekonkurenci.

Możesz rozważyć opracowanie projektu reengineeringu procesów biznesowych na przykładzie etapów zawartych w pracy:

1. Na pierwszym etapie tworzony jest wizerunek, któremu będzie odpowiadać organizacja. W tym celu budowany jest pewien obraz, który będzie zawierał niezbędne kierunki rozwoju działań. Wszystko to przyczyni się do osiągnięcia wyznaczonych celów.
2. Analizuj wydajność istniejącej organizacji. Na tym etapie specjaliści przeprowadzają badanie przedsiębiorstwa, na podstawie którego budowany jest schemat odpowiadający pracy w danym momencie.
3. Proces tworzenia nowej działalności. W takim przypadku budowane są nowe procesy lub zmieniane są istniejące. Dzięki systemom informatycznym procesy te zaczynają być testowane.
4. Po przejściu wszystkich etapów opracowany proces jest wdrażany do pracy przedsiębiorstwa.

To właśnie na tych etapach esencja reengineeringu procesów biznesowych jest całkowicie budowana.

Główne kroki

Każdy proces i jego realizacja składa się z etapów. Główne etapy reorganizacji procesów biznesowych obejmują:

1. Myślenie globalne, na podstawie którego rozwijane są perspektywy w podejściach. Wiodący menedżerowie muszą być dobrze zorientowani i rozumieć wszystkie cechy, które są związane z rozwojem przedsiębiorstwa. W tym procesie należy wziąć pod uwagę potrzeby klientów, przewagi konkurencji oraz najnowsze osiągnięcia technologiczne, które można wdrożyć w biznesie.
2. Pracuj nad przygotowaniemorganizacje. Komunikacja jest głównym kluczem do sukcesu. Wcześniej musisz sporządzić listę zadań i celów, których rozwiązanie jest planowane. W przypadkach, gdy inicjatywa pochodzi od pracowników, należy ich zachęcać.
3. Ciągłe przeglądanie realizacji procesów. Jeśli coś trzeba poprawić, to warto do tego wrócić, takie podejście pozwoli uniknąć szeregu błędów w pracy. W razie potrzeby możesz skontaktować się ze specjalistami etatowymi, którzy mogą napotkać problemy w trakcie pracy i szczegółowo je opisać. Wszelkie pojawiające się pomysły powinny być rejestrowane, aby mogły się przydać później.
4. Określ poziom wydajności. Wydajność można monitorować tylko wtedy, gdy punkt odniesienia został dostarczony z wyprzedzeniem.
5. Bądź kreatywny. Pierwszym krokiem jest zwrócenie uwagi na potrzeby potencjalnych klientów. Gromadzenie informacji musi być dokładnie monitorowane, źródła, które je dostarczyły, powinny być monitorowane, a jeśli to konieczne, proces rozpowszechniania powinien być przyspieszony. W razie potrzeby przekaż uprawnienia i kontroluj obsługę klienta.
6. Zmiany w działaniach w organizacji muszą być zaplanowane z wyprzedzeniem. Niewątpliwie poprawa wydajności może nastąpić w krótkim czasie, ale wdrożenie zajmie trochę czasu. Wcześniej musisz sporządzić plan, w którym możesz określić wszystkie pożądane wskaźniki i należy je przeliczyć.
7. Wszystkie procesy muszą zostać przejrzane i ocenione. Musi być informacja zwrotna od pracowników. Konieczna jest kontrola wszystkich etapów wdrożenia i ocenawydajność i wydajność.

Dzięki temu, używając skutecznych metod w organizacji, możesz łatwo i szybko osiągnąć swoje cele.

Jakie metody są wykorzystywane w pracy?

Aby usprawnić działalność organizacji i przedsiębiorstw, konieczne jest wykorzystanie określonych narzędzi. Główne metody reengineeringu procesów biznesowych to:

1. W procesie transformacji biznesowej może się zdarzyć, że pojawią się niepotrzebne procesy, które należy najpierw zlikwidować, aby nie tracić na to czasu. Takie procesy obejmują weryfikację i zatwierdzenie.
2. W procesie działania mogą wystąpić luki między procesami, które również muszą zostać zidentyfikowane i wyeliminowane w odpowiednim czasie.
3. Wszystkie prace związane z reorganizacją powinny kosztować minimalną ilość wydanych zasobów. Na przykład, jeśli potrzebujesz rozwiązać kilka zadań, najlepiej je pogrupować i powierzyć wykonanie jednemu pracownikowi. Ta metoda pozwala zmniejszyć nie tylko koszty, ale także liczbę pracowników zaangażowanych w proces biznesowy.
4. Niektóre procesy można delegować na pracowników organizacji i firm zewnętrznych.
5. W trakcie działania możesz napotkać trudne zadania. Każdy taki proces powinien zawierać kilka opcji rozwiązania. To pozwoli ci mieć wybór i wybrać najlepszą opcję.
6. Czas cyklu można skrócić, wykonując wiele kroków w tym samym miejscu w tym samym czasie. tomoże pomóc w obniżeniu kosztów wysyłki.
7. Połącz wiele zadań. Jeśli rozwiązanie zadań spada na barki pracowników, można ich zebrać w jedną jednostkę i dać możliwość wykonania nie pojedynczego zadania, ale całego procesu.
8. Uczyń pracę tak łatwą, jak to tylko możliwe. W większości przypadków pracownicy organizacji mają ograniczone godziny pracy, brakuje im odpowiednich umiejętności, nie ma czasu na szkolenia. W takich momentach konieczne jest maksymalne uproszczenie pracy, co będzie niezwykle jasne i jasne dla każdego.

Z czasem, gdy pracownicy osobiście zrealizują swoje cele i rozwiążą problemy, zaczną zdobywać doświadczenie, dzięki czemu w przyszłości będzie można powierzyć im trudniejsze procesy.

Jakie są zasady działania?

Główne zasady reengineeringu procesów biznesowych obejmują:

1. Kilka rodzajów pracy jest połączonych w jeden. Podczas funkcjonowania przedsiębiorstwa pracownicy spędzają większość czasu nie na rozwiązywaniu problemów, ale na koordynacji i interakcji. W tym przypadku nie tylko zmarnowany czas, ale także zwiększone koszty. Aby zredukować te wskaźniki, wskazane jest połączenie.
2. Decyzja należy do wykonawcy. Osoba, której ufa się, że wykona swoją pracę, może osobiście podejmować decyzje dotyczące wykonywanego zadania. Pozwoli to uniknąć marnowania czasu i spowolnienia wszystkich procesów podczas kontaktu z menedżerem.
3. Wszystkie prace muszą być wykonywane w ścisłej kolejności.
4. Praca jest wykonywana tam, gdziejest niezbędne. Funkcje są rozdzielane w zależności od procesu pracy, a nie od obowiązków. Na przykład, jeśli pracownikowi coraz łatwiej i lepiej nabyć to, co jest niezbędne do pracy we własnym zakresie, to lepiej powierzyć to jemu, a nie osobie, do której obowiązków należy.
5. Każdy proces wiąże się z kilkoma opcjami wykonania. Realizacja procesu odbywa się w zależności od sytuacji.
6. Zmniejsz pracę weryfikacyjną i kontrolną, ponieważ to wszystko pociąga za sobą nie tylko dodatkowy czas, ale także nieprzewidziane koszty.
7. Zmniejsz udział zatwierdzeń - nie wiąże się to z kosztami, ale spowalnia wszystkie procesy.
8. Jako osoba odpowiedzialna możesz wyznaczyć kierownika, któremu przydzielono odpowiedzialność za wykonanie zadania.

Jeśli zwrócimy się do oceny ekspertów, zrozumiemy, że prawie 50% projektów kończy się niepowodzeniem. Aby temu zapobiec, konieczne jest odpowiedzialne podejście do pracy i jej efektywne wykonywanie.

Jakie są cele pracy?

Główne cele reengineeringu procesów biznesowych obejmują:

1. Nie tylko zwiększ poziom zdolności do konkurowania z innymi firmami dostarczającymi ten sam asortyment towarów i usług, ale także zwiększ rentowność biznesu. Podjęcie takiego kroku jest po prostu konieczne, jeśli organizacja jest na skraju bankructwa i późniejszej likwidacji.
2. Zapobiegaj możliwym problemom, które mogą pojawić się z czasem. Na przykład, jeśli działalność organizacji jest całkiem udana, to wraz z pojawieniem się nowegogracze na rynku mogą zwiększyć konkurencję. Może to prowadzić do wzrostu jakości produkowanych towarów, obniżenia kosztów. W tym celu niezbędne procesy muszą zostać opracowane w odpowiednim czasie.
3. Pomoc w zapobieganiu utracie pozycji na rynku towarów i usług. Może to odnosić się do wiodących organizacji, które starają się osiągnąć wyższy poziom i nie są zadowolone z dobrej pracy. W trakcie bieżącej pracy wskaźniki poprawiają się, a właściciel firmy może nie martwić się, że straci pozycję lidera.

Jaka jest koncepcja reengineeringu?

Rezultat wykonanej pracy jest determinowany przez skuteczność systemów motywacyjnych i technologii reengineeringu procesów biznesowych. Główną cechą decyzji i realizacji procesów jest to, że w pracy pracownicy wykonujący delegowane uprawnienia mają możliwość samodzielnego podejmowania decyzji w ramach swoich obowiązków. Pomaga to poprawić i zwiększyć efektywność zarówno przedsiębiorstwa, jak i pracowników.

Reengineering opiera się na zastosowaniu radykalnych środków, praca jest wykonywana raz, ale zakres jest szeroki. Koncepcja reengineeringu procesów biznesowych leży pomiędzy zarządzaniem a informatyką, co przyczynia się do tworzenia dodatkowych narzędzi wsparcia. Aby skonsolidować wdrożony proces, wymagane jest wykorzystanie nowych systemów informatycznych i instrukcji, które zostaną rozszerzone na pracowników. W niektórych przypadkach konieczne będzie doskonalenie umiejętności pracowników i ich dalszeszkolenie.

Jakie zmiany mogą wystąpić w pracy?

Współczesny świat, w którym przedsiębiorcy wykonują swoją pracę, zmienił się znacząco w ciągu ostatnich kilku lat. Niewątpliwie zmiany w reengineeringu procesów biznesowych wpłynęły również na:

1. W tej chwili konsumenci zaczęli samodzielnie sprawować kontrolę nad rynkiem, wzięli tę sprawę w swoje ręce. Teraz każda osoba ma wystarczającą wiedzę i pomysły na temat tego, jak produkt powinien wyglądać i jakie funkcje powinien pełnić, a zatem określa koszt tego produktu, kwotę, którą może wydać i nie zawieść się. A co najważniejsze, kupujący ma wybór.
2. Konsumenci tworzą oczekiwania, które odnoszą się do konkretnego produktu. Niezależnie od tego, czy dopiero wszedł na rynek, czy jest to stary produkt, który przeszedł pewne zmiany. Towary będą poszukiwane tylko wtedy, gdy będą w stanie spełnić oczekiwania i potrzeby.
3. W chwili obecnej technologie produkcyjne uległy znaczącym zmianom, a w szczególności technologie informacyjne, które mają możliwość wykorzystania metody do przekazywania niezbędnych informacji konsumentom.

Pomimo zmian, które zaszły, nadal istnieją organizacje i przedsiębiorstwa, które nadal wykorzystują stare metody do opracowywania i wdrażania pomysłów na zarządzanie wydajnością.

Wdrożenie projektu

Projekty mogą być realizowanerozważmy wyraźnie na przykładzie reorganizacji procesów biznesowych firmy, która jest największym operatorem komórkowym w Rosji, a mianowicie Rostelecom.

Zespół zarządzający zawarł umowę serwisową z jedną z firm już w 2003 roku i optymalizacja procesów zarządzania trwa do dziś. Jako przykład możemy rozważyć konkretny etap, który zakończył się w 2005 roku i nadal funkcjonuje. Wśród głównych opracowań jest skonstruowany model, który pozwala na proces obliczania usług za korzystanie z komunikacji.

Ze słów Wadima Izotova, który jest zastępcą dyrektora generalnego, można zrozumieć, że wypracowany model pozwolił nam podejść do wprowadzenia nowego systemu rozliczeniowego.

Co może mieć wpływ

Na reorganizację procesów biznesowych w organizacji może mieć wpływ wiele czynników:

1. Motywacja pracowników. Dla skutecznej realizacji projektu konieczne jest wprowadzenie motywacji, która będzie dla wszystkich zrozumiała, a także udokumentowana. Szef organizacji musi jasno zrozumieć, że zastosowane środki doprowadzą do sukcesu i że wszystkie zbudowane działania zostaną radykalnie zmienione. Aby zapewnić sukces, właściciel firmy musi mieć świadomość, że przeprojektowanie procesu biznesowego organizacji jest niezbędnym środkiem i zapewnić wszystkie niezbędne warunki do jego dalszego wdrożenia.

2. Zespół kierowniczy. Realizacja wszelkich projektów powinna odbywać się pod nadzorem zespołu zarządzającego. Z kolei on jestautorytetu wśród podwładnych i ponosi pełną odpowiedzialność za wykonywaną pracę. Aby osiągnąć pożądane rezultaty, reengineering procesów biznesowych musi być zarządzany kompetentnie, jasno, stanowczo, umiejętnie. Biznesmen musi jasno zrozumieć, że w procesie mogą pojawić się pewne problemy, ponieważ organizacja zostanie całkowicie zreorganizowana. Musi być stanowczy i nie uciekać się do starych metod. Kierownik zobowiązany jest do podjęcia wszelkich działań, aby zaplanowany projekt dobiegł końca, a następnie został zrealizowany.

3. Personel. W skład zespołu zajmującego się reorganizacją procesów biznesowych w zarządzaniu powinni wchodzić pracownicy pełnoetatowi, którym wcześniej nadano odpowiednie uprawnienia. Muszą dobrze rozumieć, dlaczego zmiana jest potrzebna i co utrudnia efektywną pracę w firmie. Pracownik musi przestrzegać nadanych mu uprawnień i kompetentnie wykonywać swoje obowiązki.

Jak pokazuje praktyka, pracownikom niższego szczebla znacznie łatwiej jest wyjaśnić, dlaczego muszą korzystać z innowacji i odbudowywać pracę całego przedsiębiorstwa. Pracownikom wchodzącym w skład menedżerów jest znacznie trudniej przekazać tę ideę, ponieważ nie rozumieją, co da im nowa produkcja. Naukowcy w Ameryce zidentyfikowali trzy grupy, do których mogą należeć menedżerowie:

• Tigr to młody pracownik, który właśnie zaczął budować swoją karierę. Ma chęć do udziału w projekcie, ma entuzjazm, wyraźnie wypełnia powierzone mu zadania, nie szkodzi.
• Donkey jest specjalistą, który pracuje wprzez długi czas i osiągnął szczyt na drabinie kariery. Chce stabilności w pracy, spokoju. Absolutnie nie rozumie, dlaczego reengineering procesów biznesowych przedsiębiorstwa jest konieczny. Takich pracowników należy traktować ostrożnie, ponieważ mogą zaszkodzić realizacji projektu.
• Shark - specjaliści, którzy opracowują procedury i instrukcje zarządzania, które pozwalają zarządzać szeregiem operacji w organizacji. Tacy pracownicy często mają wpływ na organizację. Należy ich traktować z ostrożnością, ponieważ mogą spowodować ogromne trudności i problemy, jeśli zaczną sabotować zmiany w życiu przedsiębiorstwa.

4. Zdolności do porozumiewania się. W przypadku, gdy pracownicy muszą postawić nowe zadanie, należy je z wyprzedzeniem bardzo wyraźnie sformułować. Musi być komunikowana w języku zrozumiałym dla wszystkich. Sukces w efektywności reengineeringu procesów biznesowych w przedsiębiorstwach będzie zależał wyłącznie od tego, jak jasno pracownicy rozumieją swojego lidera. To właśnie pozwoli Ci osiągnąć upragnione cele i rezultaty.

5. Wielkość budżetu. Przeprowadzanie reengineeringu procesów biznesowych oznacza, że należy zainwestować pewną ilość środków we wdrożenie i wdrożenie. Na ten punkt należy zwrócić szczególną uwagę, jeśli planowane jest włączenie do pracy technologii informatycznych. Liderzy organizacyjni często mają tendencję do zakładania, że reengineering jest samofinansujący się, co wcale nie jest prawdą. Zadbaj o wielkość budżetu, który możesz przeznaczyć na wszystkodziała, trzeba wcześniej.

6. Wsparcie technologiczne. Aby skutecznie przeprowadzić prace nad wdrożeniem i wdrożeniem projektu reengineeringu procesów biznesowych, wymagane jest wsparcie w pełni zgodne z wybranymi metodami i narzędziami. W większości przypadków wiąże się to z budową systemu informatycznego, który może wspierać nowy biznes.

Rozpocznij prace przygotowawcze z wyprzedzeniem. Ponieważ w większości przypadków nie da się w krótkim czasie uformować stylu w stosunku do członków personelu i całego zespołu.