Specjalista ds. zakupów: obowiązki, opis stanowiska, wykształcenie, wymagania, życiorys

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Znalezienie odpowiedniej pracy dzisiaj nie jest łatwe. Powinna przecież nie tylko pomagać w utrzymaniu siebie i swojej rodziny, ale także pozwalać jej realizować się jako profesjonalistka w swojej dziedzinie. A większość kandydatów, którzy chcą znaleźć pracę, oficjalnie oczekuje pełnego pakietu socjalnego i związanych z nim świadczeń. Wśród dostępnych wakatów często znajduje się stanowisko specjalisty ds. zakupów. Co robią tacy pracownicy? Jakie firmy ich potrzebują? Jakie są obowiązki tego specjalisty? Czy do tego konieczne jest zdobycie pełnego wykształcenia wyższego, czy wystarczy chodzić na kursy? Specjalista ds. zakupów to obecnie popularne stanowisko. Dlatego w dalszej części artykułu zostaną rozważone odpowiedzi na powyższe pytania.

Dokument

Co to jest opis stanowiska specjalisty ds. zakupów? Jest to specjalny dokument wewnętrzny danej organizacji, który jasno i jasno określa podstawowe wymagania stawiane kandydatowi na to stanowisko, opisuje zakres wszystkich jego obowiązków zawodowych, a także uprawnienia służbowe, zakres,określenie stopnia swojej odpowiedzialności za niedbale wykonaną pracę. Jego obecność jest obowiązkowa w każdym przedsiębiorstwie, w którym istnieje stanowisko „specjalisty ds. zakupów”. Obowiązki pracownika muszą być odpowiednio zdefiniowane, aby jego funkcja mogła być wykonywana w firmie zgodnie z oczekiwaniami. Czym jest to drugie?

Funkcje specjalistyczne

Pomimo tego, że stanowisko, o którym mowa, pojawiło się stosunkowo niedawno, standard zawodowy „Specjalista w dziedzinie zakupów” jest w pełni ukształtowany i zawiera surowe wymagania. W końcu tacy pracownicy byli wcześniej potrzebni. Na przykład podobne funkcje zawodowe pełnili pracownicy wchodzący w skład kadr przedsiębiorstw i organizacji produkcyjnych. Wtedy to stanowisko miało inną nazwę: inżynier logistyki.

Co oznacza praca „specjalisty ds. zakupów”? Krótko mówiąc, nie ujawniając czytelnikowi licznych niuansów obowiązków zawodowych, które odzwierciedlają specyfikę pracy i produkcji danej firmy, głównym zadaniem takiego pracownika jest stałe zaopatrywanie organizacji w niezbędne materiały lub towary.

Funkcja ogólna, którą odzwierciedla norma zawodowa „Specjalista w dziedzinie zaopatrzenia” (a mianowicie: dostarczanie przedsiębiorstwu pozycji inwentarzowych niezbędnych do jego prawidłowego funkcjonowania), obejmuje między innymi dość dużą liczba obowiązków pośrednich, takich jak analiza realnejstosunek jakości produktów oferowanych przez dostawców do ich wartości rynkowej.

Cel i struktura

To opis stanowiska, jak wspomniano powyżej, jest jednym z dwóch głównych dokumentów (drugi to umowa o pracę zawarta z pracownikiem), które określają, co specjalista ds. zakupów powinien robić w trakcie swojej pracy. Sformułowanie tego dokumentu jest priorytetem dla kierownictwa, ponieważ zgodnie z obowiązującymi przepisami pracownik nie może wykonywać innych obowiązków niż te, które zostały wyraźnie określone w umowie, którą zawarł w trakcie procesu zatrudnienia. A ten dokument z reguły tworzy link we wskazanym miejscu, zachęcając do odniesienia się do opisu stanowiska. Dlatego wielu ekspertów zwraca na to taką uwagę.

Jak powinien wyglądać opis stanowiska danego specjalisty? Ważne jest, aby był sporządzony zgodnie ze standardami i formami, które są akceptowane w danym regionie. Zatem dokument, o którym mowa, powinien być sporządzony w taki sposób, aby zawierał następujące sekcje:

• Pierwsza część jest w całości poświęcona danym dotyczącym koordynacji i zatwierdzenia samego tekstu tego dokumentu. W tym celu każdy, kto brał udział w tych procesach, musi odnotować ten fakt, składając własnoręcznie podpisy przy swoich odpisach, a także wskazać odpowiednie daty. Z reguły dział prawny, dział personalny, a także bezpośredniodział, do którego będzie należeć dany pracownik.
• W następnej sekcji musisz wymienić wszystkie aktualne wymagania stawiane kandydatowi na dane stanowisko. Powinni szczegółowo opisywać wymagane wykształcenie, wiedzę i umiejętności praktyczne, wymagane doświadczenie zawodowe, a także wiek i inne cechy, które mogą dotyczyć tego konkretnego stanowiska. Ponadto należy dostarczyć pełną listę wszystkich dokumentów (w tym zarówno akty wewnętrzne firmy, jak i akty prawne o znaczeniu krajowym), z którymi nowy pracownik będzie musiał się dokładnie zapoznać. A także omawiany rozdział opisuje miejsce stanowiska w ogólnej tabeli kadrowej, procedurę i warunki przyjęcia kandydata na stanowisko do pracy, mechanizm zwolnienia lub zastąpienia pracownika podczas jego długotrwałej nieobecności. Ważne jest, aby wskazać bezpośredniego przełożonego nowego pracownika.
• W części głównej przedmiotowej instrukcji należy wymienić wszystko, czego oczekuje się od pracownika w toku jego działalności zawodowej (wszystkie jego obowiązki zawodowe, a także uprawnienia). Im dokładniej obowiązki specjalisty opisane są w instrukcji, tym większe prawdopodobieństwo, że praca zostanie wykonana prawidłowo, co przyniesie korzyści przedsiębiorstwu. Prawa są nierozerwalnie związane z obowiązkami. Należą do nich z reguły: prawo do godziwych warunków pracy; prawo do otrzymania danych niezbędnych do wykonywania swoich obowiązków; prawo do proponowania działań mających na celu usprawnienie przepływu pracy.
• Ostatnia część przemówienia to zwyklechodzi o to, jaką odpowiedzialność poniesie pracownik, jeśli niewłaściwie wykona swoje obowiązki zawodowe.

Funkcje dokumentu

Co definiuje obowiązki specjalisty ds. zakupów? 44-FZ, czyli Ustawa Federalna, która odzwierciedla aktualne wymogi prawa. Według niego, omawiany dokument ma wiele wspólnego z opisem stanowiska pracy specjalisty ds. zaopatrzenia. Istnieje jednak szereg różnic, które wyróżniają pozycję „specjalisty ds. zakupów”. Obowiązki tych dwóch pracowników nie są identyczne. Znajomość tych różnic jest szczególnie potrzebna pracownikom i kierownictwu dużych przedsiębiorstw, które z reguły zapewniają obecność tych dwóch stanowisk.

Dlatego nawet przed ostatecznym sformułowaniem opisu stanowiska ważne jest, aby dokładnie zrozumieć podstawowe wymagania stawiane kandydatom. Musisz więc wiedzieć, jakie powinny być kwalifikacje specjalisty ds. zakupów, a także jak rozgraniczyć obowiązki tych pracowników.

Praktyka pokazuje, że obowiązki pracownika zajmującego się zaopatrzeniem są znacznie większe niż tego, który zajmuje się zaopatrzeniem. W hierarchii stanowisk pierwsza pozycja znajduje się znacznie wyżej niż druga. Podobnie różni się poziom płac. Dlatego logiczne byłoby, aby wymagania stawiane kandydatowi na stanowisko „specjalisty ds. zakupów”, którego obowiązki są znacznie większe, były znacznie wyższe i ostrzejsze. Należy to wziąć pod uwagę, gdyprzygotowanie opisu stanowiska. Specjalista ds. zakupów (a raczej kandydat na to stanowisko) może pomyślnie sporządzić CV tylko wtedy, gdy wcześniej zapozna się ze standardowymi wymaganiami stawianymi kandydatowi.

Podobnie należy jasno określić obowiązki zawodowe pracowników. Pomoże to nawiązać skoordynowaną interakcję zarówno między samymi specjalistami, jak i między całymi działami im podległymi.

Wymagania dotyczące specjalisty ds. zakupów

Specyfika konkretnego zawodu określa szereg specjalnych wymagań specyficznych dla określonej specjalizacji, które dotyczą kandydatów na dane stanowisko. A w rozważanym obszarze istnieją również pewne kryteria. Specjalista ds. zakupów jest wybierany na podstawie dostępnych umiejętności i wiedzy. Zatem kandydat musi:

• miej analityczny umysł;
• umieć podejmować decyzje nawet w warunkach ciągłego stresu i brać pełną osobistą odpowiedzialność za ich wyniki;
• możliwość przetwarzania dużych ilości informacji i kompetentnego prowadzenia bieżącej dokumentacji;
• posiadają umiejętności negocjacji biznesowych w celu osiągnięcia pożądanego rezultatu dla firmy;
• wyraźnie zrozumieć, jak zorganizowana jest praca celna i jak funkcjonują firmy transportowe;
• być pewnym siebie użytkownikiem komputera osobistego, a także móc korzystać ze wszystkich programów niezbędnych do wykonywania funkcji zawodowych.

Między innymi rzeczami, każdy pracodawca maprawo do formułowania innych wymagań, które są niezbędne dla jakości wykonywanej pracy. Specjalista ds. zakupów to ważny składnik sukcesu firmy. Na przykład, jeśli firma prowadzi zagraniczną działalność gospodarczą, od takiego pracownika może być wymagana znajomość języków obcych. Dlatego ważne jest, aby dobrze napisać swoje CV. Specjalista ds. Zakupów - stanowisko, które pozwala wielu osobom w żywy sposób realizować swoje umiejętności. Warto ryzykować.

Prawa

Obowiązki specjalisty ds. zamówień publicznych zostaną omówione później, ale teraz ważne jest, aby zrozumieć, jakie przysługują mu prawa.

• Bądź proaktywny w przedstawianiu różnych sugestii, które mogą poprawić lub ułatwić przepływ przepływu pracy związanego wyłącznie z wykonywaniem funkcji tego pracownika.
• Wymagaj bezwzględnej współpracy od bezpośredniego przełożonego w sprawach związanych z realizacją praw lub obowiązków pracownika.
• Wymagaj od kierownictwa firmy zapewnienia działowi wszelkich niezbędnych warunków organizacyjnych i technicznych, a także terminowego przygotowania i wykonania dokumentów roboczych i raportów, których pracownik potrzebuje do wykonywania swoich obowiązków zawodowych.
• Nawiąż relacje między działami firmy i niektórymi działami niektórych organizacji zewnętrznych, które są niezbędne do szybkiego rozwiązywania pojawiających się problemów związanych z zamówieniami, któresą niezmiennie w zakresie kompetencji dyrektora ds. zakupów.

Odpowiedzialność

Co obejmuje główny specjalista ds. zakupów?

• Monitorowanie i zapewnienie realizacji planu zamówień na każdy miesiąc.
• Odpowiedzialność administracyjna za ujawnienie informacji niejawnych, które są zdefiniowane jako tajemnica korporacyjna w wewnętrznych dokumentach firmy i które są oficjalnie własnością określonej firmy.
• Indywidualne wdrażanie wszystkich istniejących regulacji wewnętrznych, a także przestrzeganie standardów dyscypliny.
• Wykonywanie transakcji zaopatrzenia, a także zawieranie odpowiednich umów z różnymi organizacjami lub osobami, jeśli jest to wymagane.
• Przestrzegaj przepisów przeciwpożarowych i bezpieczeństwa, aby nie wyrządzić szkody pracownikom firmy lub jej mienia.
• Staranne wykonanie wszystkich otrzymanych instrukcji, instrukcji, przydziałów, rozkazów, rozkazów od bezpośredniego przełożonego, a także od dyrektora generalnego firmy.
• Odpowiedzialność za spowodowanie lub przyczynienie się do spowodowania zarówno szkód materialnych, jak i bezpośrednich szkód dla reputacji biznesowej firmy.
• Odpowiedzialność za zaniedbywanie własnych obowiązków służbowych, które określa aktualna instrukcja, a także aktualne akty prawne Federacji Rosyjskiej.

Warunki pracy

Co według opisu stanowiska specjalisty ds. zakupów mówi o warunkach pracykto powinien pracować ten pracownik? Tryb zatrudnienia osoby zajmującej dane stanowisko w spółce określa wewnętrzny regulamin pracy sporządzony specjalnie dla danego przedsiębiorstwa, a także umowa zawierana z nowymi pracownikami w trakcie zatrudnienia. Warunki te przewidują m.in. konieczność okresowych wyjazdów służbowych w celu wykonywania zadań urzędowych.

Procedura zapoznania się z opisem stanowiska

Zawarcie umowy o pracę, która de facto wyznacza moment zatrudnienia, to idealny czas dla przyszłego pracownika na dokładne przestudiowanie, za co odpowiada specjalista ds. zakupów, czyli zapoznanie się z posadą opis. Jak naprawić fakt, że pracownik otrzymał wszystkie niezbędne informacje? Jest kilka sposobów. Wśród nich są następujące:

• osobisty podpis (i jego odpis), a także data, która wskazuje, że specjalista ds. zakupów już dokładnie przestudiował swoje obowiązki i jest gotów to potwierdzić; umieszczony w specjalnym magazynku, który jest specjalnie do tego przeznaczony;
• oddzielna uwaga, że pracownik jest w pełni poinformowany, co jest poświadczone osobistym podpisem danego pracownika bezpośrednio pod tekstem samego opisu stanowiska, mającym na celu zapoznanie każdego nowego kandydata;
• podobny znak, również sygnowany i datowany,który jest umieszczony pod tekstem indywidualnego opisu stanowiska, osobiście przygotowanym dla indywidualnego pracownika, który następnie dołączany jest do jego akt osobowych otwieranych w przedsiębiorstwie.

Wniosek

Specjalista ds. zakupów to specjalny pracownik przedsiębiorstwa, który przeprowadza i kontroluje proces zaopatrzenia firmy w towary niezbędne do jej działalności produkcyjnej, wszelkiego rodzaju materiały, różne surowce. Pracownik ten jest również zaangażowany w przygotowanie i weryfikację wszelkiej dokumentacji sprawozdawczej związanej z jego bezpośrednimi obowiązkami. Specjalista, o którym mowa, musi mieć między innymi rozwinięte analityczne myślenie i dobre umiejętności komunikacyjne, aby móc prawidłowo ocenić opłacalność proponowanej transakcji i kompetentnie negocjować z dostawcami.

Równie ważne w praktyce jest dokładne poznanie sposobu sprawdzania produktów pod kątem zgodności z określonymi kryteriami jakości. Taki specjalista musi umieć obsługiwać komputer osobisty i posiadać wysoki poziom znajomości programów komputerowych, których będzie potrzebował w trakcie wykonywania swoich głównych obowiązków zawodowych; podejmować ważne decyzje w krótkim czasie nawet pod presją i w warunkach ciągłego stresu, ponieważ sukces całego przedsiębiorstwa bezpośrednio zależy od ich efektywności; terminowo przetwarzać duże ilości informacji i wyciągać odpowiednie wnioski; doskonale poruszają się w aktualnych warunkach funkcjonowania organów celnych, a także wcechy pracy poszczególnych firm transportowych, z którymi ta organizacja współpracuje. Pracownicy ci muszą rozumieć podstawowe zawiłości doboru niezbędnych materiałów, dokładnie rozumieć, w jaki sposób należy je transportować, a także przechowywać, aby nie utraciły swoich przydatnych właściwości i prezentacji. Pożądane jest również, a czasem warunkiem wstępnym, posiadanie pewnego doświadczenia w dziedzinie zakupów. Zazwyczaj na to stanowisko zatrudniane są osoby aktywne i energiczne. To właśnie ci kandydaci mają szansę na obsadzenie tego wakatu.

Jeśli myślisz o pracy jako specjalista ds. zakupów, ważne jest, aby najpierw przestudiować typowy opis stanowiska (typowy dokument, który precyzyjnie określa zakres praw, obowiązków i odpowiedzialności konkretnego pracownika). Pomoże Ci to zapoznać się z nadchodzącymi warunkami pracy i z wyprzedzeniem poznać wszystkie jej subtelności. Dzięki temu możesz zrozumieć, czy warto kontynuować próby zdobycia pracy, czy lepiej poszukać czegoś innego. Jeśli wszystko Ci odpowiada, musisz spróbować upewnić się, że spełniasz wszystkie wymagania firmy. Aby to zrobić, musisz dowiedzieć się jak najwięcej o samej organizacji, a także o jej działalności biznesowej, wielkości produkcji i sprzedaży, a jednocześnie o głównych cechach technicznych.

Traktuj sprawę własnego zatrudnienia bardzo poważnie. Ważne jest, aby zawczasu przestudiować jak najwięcej informacji o firmie, w której chcesz dostać pracę, a także bezpośrednio o pożądanym stanowisku. To wymagadokładnie przestudiuj opis stanowiska dla wybranej specjalności. Standardowa forma tego dokumentu dla większości zawodów jest dostępna bezpłatnie, więc każdy może zawsze ją przeczytać, jeśli zajdzie taka potrzeba. Im lepiej jesteś przygotowany, tym większe masz szanse na zdobycie tego, czego chcesz. I niech praca da Ci tylko przyjemne emocje!