Inwentarz w instytucji budżetowej: zasady i etapy wdrażania

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Każda działalność gospodarcza w przedsiębiorstwie zakłada istnienie w jego majątku określonych oszczędności. Obejmuje to aktywa materialne i niematerialne, środki trwałe, gotowe produkty lub towary na sprzedaż, aktywa pieniężne i inne mienie. Niezależnie od firmy – dużej czy małej, przemysłowej czy handlowej, państwowej czy prywatnej – musi ona koniecznie przeliczyć listę znajdujących się na niej nieruchomości poprzez inwentaryzację. W instytucjach budżetowych procedura ta jest przeprowadzana ze szczególną starannością.

Koncepcja inwentaryzacji

Inwentarz, zgodnie ze swoją podstawową definicją, oznacza przeliczenie pozycji gotówkowych zarejestrowanych na rachunku majątku przedsiębiorstwa, z określonym porównaniemuzyskane wyniki z poprzedniej kontroli. To słowo początkowo sugeruje znajomy termin zwany „inwentarzem”. Warto jednak zauważyć, że proces inwentaryzacji w instytucji budżetowej polega na pomiarze ilościowym nie tylko majątku gospodarczego czy obiektów inwentarzowych, które są przypisane do osób odpowiedzialnych finansowo, ale także spisu środków zgromadzonych na rachunkach bankowych i w gotówce (od ręki), rozliczenia z dłużnikami i wierzycielami oraz zobowiązania finansowe. Głównym celem tego wydarzenia jest identyfikacja nadwyżek lub niedoborów mogących powstać w toku działalności gospodarczej, a także poszukiwanie ewentualnych błędów, które popełnili pracownicy różnych obszarów funkcjonowania gospodarczego przedsiębiorstwa jako całości. Na podstawie wyników inwentaryzacji w instytucji budżetowej osoby odpowiedzialne za braki podlegają karze dyscyplinarnej w postaci nagany lub potrącenia premii, a także zadośćuczynienia za wyrządzone szkody.

Wartość dla przedsiębiorstwa

Przeprowadzanie regularnych kontroli w przedsiębiorstwach utrzymywanych kosztem funduszy państwowych jest integralnym procesem ich działalności gospodarczej. Znaczenie inwentaryzacji w instytucjach budżetowych wynika z listy możliwych sytuacji, które podlegają obowiązkowej kontroli przez kierownictwo, a mianowicie:

• warunki przekazania majątku przedsiębiorstwa budżetowego do wynajęcia;
• warunki sprzedaży lub umorzenia majątku budżetowego;
• monitorowanie stanu zasobu izobowiązania instytucji publicznej;
• zmiana osoby odpowiedzialnej i przekazywanie spraw;
• obecność faktów kradzieży, nadużycia władzy i uszkodzenia kosztowności;
• sytuacje pożarów, klęsk żywiołowych i innych sytuacji kryzysowych.

Najważniejsze i najbardziej ważkie składniki majątku instytucji budżetowej są koniecznie zinwentaryzowane, których lista obejmuje:

• kasa przedsiębiorstwa;
• leki;
• środki trwałe;
• inwentarz;
• fundusz biblioteczny;
• lista metali i kamieni szlachetnych.

Zasady

Zasady prowadzenia inwentaryzacji w instytucji budżetowej regulują obowiązujące przepisy prawa. Jednym z głównych wymogów prawidłowego przeprowadzenia kontroli mienia państwowego jest obowiązkowe utworzenie składu komisji. Kolejność inwentaryzacji w instytucji budżetowej ustala konkretne osoby, które będą członkami tej komisji. Krąg osób zgłoszonych do weryfikacji obejmuje tylko pracowników personelu tego przedsiębiorstwa, ale nie osoby trzecie w postaci rzeczoznawców majątkowych, pracowników inspekcji państwowych i tak dalej. Obowiązkowymi przedstawicielami komisji są główny i zwyczajny księgowy, a na ich czele stoi jej przewodniczący i jego zastępca. Należy zauważyć, że inspektorami nie mogą być osoby odpowiedzialne materialnie. Oprócz członków zespołu przeglądowego, dyrektor instytucji jest zatwierdzany w:zamów konkretne daty oględzin. Na zakończenie inwentaryzacji majątku w instytucji budżetowej przeprowadza się analizę niedoborów i nadwyżek, identyfikuje się winnych, od ewentualnych winnych nakłada się karę administracyjną.

Etapy wdrożenia

Cała praca związana ze sprawdzaniem stanów gotówkowych i bezgotówkowych w majątku instytucji państwowej jest podzielona na kilka etapów.

Pierwszy etap to przygotowania. Na początku audytu dział księgowości musi zakończyć pracę ze wszystkimi dokumentami dotyczącymi odbioru i wydania aktywów materialnych, a także dokonać niezbędnych wpisów na liście analitycznych rejestrów księgowych, po wcześniejszym ustaleniu sald na dzień audyt.

Drugi etap to bezpośrednia inwentaryzacja w instytucji budżetowej. W celu wpisania danych o wynikach oględzin sporządza się odpowiednie formularze, wpisuje się nazwiska członków komisji, przelicza się, waży, mierzy poszczególne pozycje podlegające inwentaryzacji, po czym lokale podlegające kontroli są plombowane w celu zapobieżenia fałszerstwom lub późniejsza kradzież inwentarza.

Trzeci etap to rejestracja ewidencji inwentaryzacyjnej. Formularze konkretnie ustanowione przez obowiązujące przepisy regulują wypełnianie wyników audytu środków trwałych, wartości niematerialnych, innych wartości niematerialnych i prawnych oraz zapasów, dostępność środków finansowych i kosztowności, a także ścisłe formularze sprawozdawcze, rozliczenia z dłużnikami i wierzycielami, oraz środki trwałe w magazynie.

Czwarty etap to weryfikacja wykonanych inwentaryzacji. Zestawia wyniki inwentaryzacji środków trwałych w instytucji budżetowej, pasywów, aktywów i środków pieniężnych. Na tym etapie ujawniają się nadwyżki i niedobory majątku przedsiębiorstwa.

Inwentarz systemu operacyjnego

Inwentaryzacja środków trwałych w instytucjach budżetowych to jeden z priorytetowych i odpowiedzialnych obszarów w pracy komisji rewizyjnej. W końcu tutaj trzeba przeanalizować i obliczyć nie tylko faktyczną obecność aktywów w przedsiębiorstwie, ale także określić stan fizyczny każdego obiektu, który ma zostać zweryfikowany. Wymaga to doświadczenia i pewnych umiejętności członków komisji wybranych przez szefa, ponieważ lista środków trwałych jest często zbyt obszerna: zawiera wiele pozycji od nieruchomości po artykuły piśmiennicze, długopisy i ołówki.

Procedura przeprowadzenia inwentaryzacji rocznej w instytucji budżetowej środków trwałych, a także prywatnej kontroli pozaplanowej zawiera szczegółowe zasady analizy przedmiotu badania. Celem takiej kontroli jest:

• przeliczanie i ustalanie rzeczywistej dostępności środków trwałych;
• porównanie otrzymanych danych z informacjami księgowymi wprowadzonymi wcześniej w programie 1C;
• identyfikowanie rozbieżności i identyfikacja ewentualnych niedoborów i nadwyżek;
• sprawdzanie obiektów niezdatnych do użytku;
• Identyfikacja rzeczowych aktywów trwałych, które nie spełniają kryteriów ujmowania.

Przedmiotydziałki wraz z ich budynkami, budowlami, nieruchomościami nie podlegają obowiązkowej corocznej weryfikacji, a instytucja budżetowa nie jest zobowiązana do corocznej inwentaryzacji takich środków – wystarczy sprawdzać je raz na trzy lata.

Do kasy

Równie ważnym punktem w pracy przedsiębiorstwa państwowego jest weryfikacja kasy fiskalnej i zgromadzonych w niej środków. Celem inwentaryzacji kasy w instytucji budżetowej jest sprawdzenie rzeczywistej rachunkowości w bieżącym miejscu transakcji gotówkowych, a także identyfikacja zgodności informacji w dokumentach kasowych z rzeczywistą gotówką. Ale w jakich przypadkach czek gotówkowy jest obowiązkowy? Jest to poprzedzone następującymi sytuacjami:

• przeniesienie własności państwowej na wynajem lub własność kupującego;
• przeddzień rozliczeń rocznych;
• zmień MOL;
• wykrywanie śladów kradzieży, kradzieży, uszkodzenia mienia;
• siła wyższa;
• klęski żywiołowe;
• wypadki;
• awarie;
• likwidacja lub reorganizacja przedsiębiorstwa.

Przed sprawdzeniem wszystkie procesy w ruchu w kasie są zatrzymywane, kasjer dostarcza prowizję z kompletem wszystkich PKO, kasy, wyciągów kasowych. Będąc osobą odpowiedzialną finansowo, potwierdza również, że złożył całą dokumentację kasową do działu księgowości lub do samych członków komisji, a także przekazuje informację, że wszystkie środki, które wpłynęły zostały zaksięgowane, a te, które wyszły zostały zaksięgowane. odpisane. Potem przychodzi bezpośrednie prowadzenieweryfikacji, co oznacza obowiązkowe przeliczenie wszystkich banknotów gotówkowych w kasie z ich konkretnym nominałem, a kwota ujawniona w wyniku przeliczenia jest porównywana z tą wskazaną przez kasjera w kasie i saldach na koniec Kropka. Jeżeli firma posiada kasy fiskalne, czek rozpoczyna się od sprawdzenia czeków i wpisanych w nich kwot z danymi w programie. Nie omijają braku limitu w kasie – kwota na saldach nie powinna przekraczać jego wartości granicznej. Należy również zauważyć, że kleksy, błędy i skreślenia w dokumentach kasowych są niedopuszczalne. Na koniec inwentaryzacji gotówki w dwóch egzemplarzach komisja sporządza akt inwentaryzacji. Jedna z nich zostaje przekazana do działu księgowości, druga pozostaje przy MOT w osobie kasjera.

Wykaz pasywów

Inwentaryzacja zobowiązań w instytucji budżetowej ma na celu ustalenie rzetelnej informacji finansowej z zakresu sprawozdawczości i rachunkowości, w trakcie której specjaliści określają obecność i stan zadłużenia przedsiębiorstwa państwowego. Jakie obiekty sprawdza inwentarz zobowiązań? Należą do nich:

• przedmioty pożyczek, pożyczek, pożyczek;
• specyficzne podatki i opłaty;
• przedmioty ubezpieczenia społecznego;
• dostawa towarów;
• wykonanie robót i usług,
• poziom płac.

W trakcie kontroli dyrektor ustala skład komisji rewizyjnej. Ona z kolei zajmuje się oceną zasadnościprowadzona księgowość. Identyfikuje się zaległości w terminowej spłacie pożyczek i odsetek od pożyczek, ustala się zgodność danych w umowach i sprawozdaniach finansowych. Inwentaryzacja dotyczy również sprawozdawczości podatkowej - brane są pod uwagę kwoty, które zostały zaksięgowane na subkontach i które muszą odpowiadać informacjom wprowadzonym w deklaracji.

W procesie identyfikacji długów w funduszach socjalnych, przekazywane kwoty pieniędzy są sprawdzane i poszukiwane są długi. Nie mniej ostrożne jest podejście do rozpatrywania wynagrodzenia każdego pracownika, biorąc pod uwagę szczególną uwagę przywiązywaną do ustalonych niedopłat i nadpłat.

Między innymi monitorujemy i analizujemy rozliczenia z nabywcami, dostawcami, klientami, kontrahentami. Analizowane są warunki płatności zleceń płatniczych, a przesłane raporty zaliczkowe są sprawdzane.

Roczne przeliczenie nieruchomości

Przedstawiciele Biura Inwentaryzacji Technicznej są czasami zapraszani do przeprowadzenia corocznego przeliczenia majątku przedsiębiorstwa państwowego. Instytucja budżetowa przeprowadza obowiązkową kontrolę roczną od 1 października każdego roku (początek IV kwartału okresu sprawozdawczego). Poza powyższymi możliwościami przeliczenia, roczna inwentaryzacja przewiduje weryfikację następujących składników majątku ekonomicznego przedsiębiorstwa państwowego:

• ziemia, nieruchomości (co trzy lata);
• zapasy, aktywa biologiczne, należności już wymienione, zobowiązania, przychody i koszty przyszłych okresów, innezobowiązania (rocznie);
• środki trwałe, wyposażenie, zapasy (rocznie);
• inwestycje, gotówka, produkcja w toku (rocznie);
• obiekty rolnicze (rocznie);
• pszczelarstwo, szkółki (rocznie).

Podczas corocznej inwentaryzacji komisja wykonuje następujące prace:

• odprawa dla inspektorów;
• organizacja samego inwentarza;
• kontrola inspekcji;
• prawidłowe określenie różnic kontrolnych;
• sprawdzić ponownie w przypadku błędu we wstępnym obliczeniu właściwości;
• identyfikacja przyczyn różnicy;
• zgłaszanie informacji zarządowi poprzez wypełnienie listy inwentarzowej.

Niedobór zapasów

Analizie podlega niedobór stwierdzony podczas inwentaryzacji instytucji budżetowej. Sama w sobie definicja niedoboru to niedobór pozycji magazynowych zidentyfikowanych podczas audytu i ich bezpośrednie przeliczenie. Jeżeli niedobór został obliczony w granicach szkód naturalnych, kary nie podlegają karze osoby odpowiedzialnej materialnie. W takim przypadku kwota brakujących lub uszkodzonych zapasów jest obciążana z konta księgowego po określonym koszcie, który obejmuje cenę umowną i udział kosztów transportu poniesionych na te zapasy. Jeżeli niedobór przewyższa stopę szkody naturalnej, winny jest identyfikowany i pobierana jest od niego grzywna w wysokości kwoty otrzymanej w okresiekontrole niedoborów.

Nadwyżka zapasów

Zidentyfikowana podczas inwentaryzacji w instytucji budżetowej nadwyżka podlega kapitalizacji. Nadwyżki kwot otrzymane w wyniku badania środków trwałych, zapasów, środków pieniężnych i innych aktywów są ujmowane w bilansie. Operacja ta odbywa się poprzez przyjęcie nadwyżek do rozliczenia w bieżącej wartości rynkowej (jeśli nie mówimy o gotówce, to przychodzą one w nominałach, w których są nadwyżkowe, a dane o nich są rejestrowane w ustawie o inwentarzu gotówkowym). Niedoświadczeni początkujący księgowi lub studenci, którzy nie ukończyli studiów, którzy przybyli do pracy w organizacji budżetowej i rozpoczęli prace inwentaryzacyjne, błędnie wierzą, że nadwyżki to nie braki, że nie ma w nich nic strasznego. Ale nie jest. Zwłaszcza jeśli chodzi o kasę.

W przypadku nieplanowanej nagłej kontroli z przedstawicielami Państwowej Inspekcji w przedsiębiorstwie, nadwyżka, którą znaleźli w kasie, nawet w wysokości jednego niefortunnego grosza, zostaje nałożona na przedsiębiorstwo. Surowo zabrania się przechowywania w kasie własnych środków lub niedostarczonych drobnych. Poziom gotówki w kasie musi wyraźnie odpowiadać wartościom wpisanym w odpowiedniej dokumentacji kasowej. Jeśli mówimy na przykład o środkach trwałych, to wpadają one w bilans przedsiębiorstwa, ale kierownik instytucji nadal będzie zadawał odpowiednie pytaniaosoby odpowiedzialne finansowo, które nie umieściły nadwyżki środków trwałych w ewidencji firmy we właściwym czasie.