Rachunkowość dla kart firmowych: procedura płatności

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Bankowe karty korporacyjne, jak wiesz, są wszechstronne. Dlatego obliczenia z nimi są dziś szeroko stosowane. Karty firmowe są wygodne do wykorzystania w podróżach służbowych pracowników zarówno w kraju jak i za granicą, przy płaceniu za usługi przedstawicielskie, przyjmowaniu gotówki w punktach wydawania i bankomatach. W artykule zastanowimy się, w jaki sposób karty firmowe są uwzględniane w rachunkowości.

Zasady ogólne

Aby uzyskać kartę firmową, firma podpisuje umowę ze strukturą bankową. Otwiera to specjalne konto bankowe. Kwoty, które są na nim utworzone, są brane pod uwagę zgodnie z kontem. 55.

Aby odzwierciedlić środki na karcie firmowej przedsiębiorstwa, w księgowości używane jest specjalne subkonto do konta 55.

Funkcje analityczne

Budowa rachunkowości analitycznej odbywa się w zależności od warunków użytkowania kart.

W niektórych przypadkach umowa z bankiem przewiduje obecność kaucji ubezpieczeniowej na koncie firmy. Reprezentuje trwale minimalną kwotę na koncie. Nazywa się to również równowagą nieredukowalną. Kwota ta może zostać wydana w wyjątkowych przypadkach. Kaucja jest wykorzystywana w szczególności w przypadku przekroczenia limitu płatności.

W księgowości kart firmowych osób prawnych wskazane jest otwarcie subkont drugiego rzędu do konta. 55. Mogą to być subkonta. „Limit płatności” i „Depozyt ubezpieczeniowy”.

Określone subkonta w księgowaniu kart firmowych osób prawnych są otwierane bezbłędnie, jeśli kilka kart jest połączonych z jednym kontem firmowym, za pomocą którego każdy posiadacz może dokonywać transakcji płatniczych w ramach określonego limitu. Klient uznając środki, składa w banku wyciąg z danymi posiadaczy i numerami kart, kwotami, które należy przelać na każdego z nich.

Odbicie rejestracji

Podczas uzupełniania rachunku bieżącego karty firmowej następuje wpis w księgowości:

db kan. 55 subkont "Konto specjalne" Kd sc. 57 „Rachunki rozliczeniowe” (52 „Rachunki walutowe”)

W przypadku waluty obcej na rachunku specjalnym przeszacowania należy dokonać w dniu transakcji i dniu zgłoszenia. Powstałe różnice kursowe w księgowaniu kart firmowych są odzwierciedlone w następujący sposób:

• db kan. 55 subkont Subkonto „Konto specjalne” Kd 91. „Inne dochody” (w kwocie dodatniejróżnica);
• db kan. 91, podrozdz. „Inne wydatki” Kd c. 55 subkont „Konta specjalne” (o kwotę ujemnych różnic).

Przelewy są w drodze

Kiedy bank otrzyma podstawową dokumentację potwierdzającą wykonanie transakcji kartą firmową, następuje zapis na rachunku bieżącym w księgowości:

db kan. 10 (20, 25, 26 itd.) Liczba Cd. 57 „Przelewy są w drodze”.

Korzystanie z konta 57 wynika z faktu, że podstawowe dokumenty (rachunki, pokwitowania, itp.) są odbierane i przetwarzane przez dział księgowości przed utworzeniem wyciągu z rachunku karty potwierdzającego obciążenie środków.

Należy otworzyć specjalne subkonto dla tego konta. Będzie odzwierciedlać płatności kartą firmową.

W księgowości operacyjną kontrolę salda środków można przeprowadzić poprzez odjęcie kwoty na subkoncie. „Operacje na rachunkach kartowych” (do konta 57) z salda subkonta „Konto specjalne” (do konta 55).

Odbicie operacji

Przeprowadza się to po otrzymaniu wyciągu bankowego, który potwierdza faktyczny odpis. W rachunkowości operacje na kartach firmowych znajdują odzwierciedlenie w następujący sposób:

db kan. 57 subkont "Operacje na rachunkach specjalnych" Cd sc. 55 subkont „Konto specjalne”

Lista operacji dopuszczonych do realizacji wskazuje, że posiadacz ma prawo nie tylko dokonywać płatności kartą, ale także używać jej do otrzymywania gotówki.

Wypłata gotówki z karty firmowej w księgowości jest realizowana na podstawie dokumentów potwierdzających. Wydawane są w momencie wydania lub w bankomacie. Okablowanie będzie takie:

db kan. 71 cd sc. 57 subkont „Operacje na rachunkach specjalnych” (na kwotę otrzymanych środków)

Wykorzystanie gotówki jest rejestrowane zgodnie z ogólnymi zasadami, zgodnie z podstawową dokumentacją dołączoną do raportu wydatków pracownika.

Ważny moment

Oprócz powyższego modelu obiegu i rozliczania kart firmowych, w praktyce może wystąpić sytuacja, w której pracownik nie dostarczył podstawowej lub innej dokumentacji potwierdzającej transakcje w okresie sprawozdawczym. W takim przypadku wyciąg bankowy może odzwierciedlać odpisanie środków.

W takich sytuacjach należy wykonać następujące czynności. Każda karta jest przypisana do konkretnej osoby – posiadacza. Zgodnie z procedurą generowania raportów o przepływie środków na kontach specjalnych muszą wskazywać numer karty, z której dokonano obciążenia. W takiej sytuacji znaczenie kompetentnej organizacji analityków na koncie 55.

Obciążenie korporacyjnych kart bankowych w księgowości odbywa się na podstawie wyciągu niepotwierdzonego dokumentami i jest odzwierciedlone w następujący sposób:

db kan. 73 cd ok. 55 subkont „Konto specjalne”

Jeśli posiadacz karty nie przedstawi podstawowej dokumentacji lub poniesione przez niego koszty nie zostaną uznane za ekonomicznie uzasadnione, musi zwrócićwydatkowane środki zgodnie z ustalonymi zasadami. Odbicie zwrotu odbywa się na rachunku kredytowym. 73 w korespondencji z pozycjami księgowymi funduszy przedsiębiorstwa (na przykład konta 50, 51).

Księgowanie transakcji w obcej walucie

Specyfikę rozliczania korporacyjnych kart bankowych z walutą obcą określają warunki jej spisywania i przewalutowania, podane przez instytucję finansową. Dodatkowo sam wygląd karty ma znaczenie.

Zgodnie z ogólnymi zasadami, po powrocie z zagranicy, oddelegowany pracownik sporządza raport z wyprzedzeniem, który składa do działu księgowości. Dołącza do niego oryginalną dokumentację. Obejmuje m.in. dokumenty sporządzone podczas płatności kartą.

Wszystkie wydatki dokonane w obcej walucie muszą zostać przeliczone na ruble w dniu zatwierdzenia raportu. W takim przypadku wpisy są dokonywane:

• db kan. 08 (26, 44) Liczba Cd. 71 (za kwotę równowartości wydatków w rublach według kursu Banku Centralnego);
• db kan. 71 cd sc. 57 subkont „Operacje na rachunkach specjalnych” (za kwotę wydatków opłaconych kartą, w rublach według kursu Banku Centralnego).

Kolejne wpisy zależą od używanej karty firmowej (waluta lub rubel). W rozliczaniu transakcji walutowych zadłużenie na rachunku. 57 podlega przeszacowaniu i dacie ich zlecenia. Po otrzymaniu wyciągu bankowego dokonywany jest wpis:

db kan. 57 subkont "Operacje na rachunkach specjalnych" Cd sc. 55 subkont „Specjalne konto bankowe” - równowartość rubla po kursieBank Centralny w dniu obciążenia środków

W tym samym czasie, zgodnie z relacją. 57 określa różnicę kursową. Jest uznawany lub obciążany. 91 (w zależności od charakteru korekty kursu).

W przypadku korzystania z rublowej karty firmowej w księgowości, wpis zostanie dokonany na kwotę w rublach wskazaną na wyciągu. Zwykle jego wartość różni się od tej odzwierciedlonej w rachunku. 57 subkont „Operacje na kartach specjalnych” w dniu zatwierdzenia raportu. Wynika to z faktu, że struktury finansowe używają wewnętrznego kursu, który nie pokrywa się z kursem Banku Centralnego podczas przeszacowania transakcji walutowych.

Wynikowa różnica jest traktowana jako suma. Ponieważ kwota płatności dokonana w rublach w kwocie odpowiadającej kwocie w walucie obcej jest korygowana o różnice, są one odzwierciedlane na tym samym koncie, co główna kwota kosztów podróży. Może to być ok. 08, 44, 26 itd.

Opłaty

Płacą one za obsługę kart firmowych. W rachunkowości prowizje są uwzględniane w innych kosztach i są odzwierciedlane na odpowiednim subkoncie konta. 91.

Wysokość i tryb odpisywania wynagrodzenia są ustalane zgodnie z taryfami organizacji bankowej. Są one określone w załączniku do umowy o obsługę rachunku.

Odsetki od salda

Jeżeli umowa o obsługę rachunku karty przewiduje ich naliczanie, są one zaliczane do pozostałych dochodów. W tym przypadku okablowanie jest kompilowane:

db kan. 55 subkont „Konto specjalne”Kd sc. 91 subkont „Inne dochody”

Nuanse

Powyższa procedura ewidencjonowania transakcji dotyczy głównie przedsiębiorstw, które posiadają rachunki kartowe i prowadzą z nich rozliczenia z partnerami handlowymi.

Jednocześnie firma może akceptować płatności kartami osób i organizacji. Wydawcy (wydawcy kart) zawierają umowy ze sprzedawcami w celu sprzedaży produktów posiadaczom kart.

Umowa ustala zasady wyposażenia punktu w urządzenia techniczne, autoryzację operacji, warunki rozliczeń z kupującymi, wysokość prowizji banku obsługującego. Ta ostatnia z reguły jest potrącana z wpływów uzyskanych ze sprzedaży towarów i wpłacana na konto przedsiębiorstwa handlowego.

Odbiór kuponów

Slip to kontrola terminala. Tryb i częstotliwość ich pobierania jest określona w warunkach umowy podpisanej z bankiem przejmującym (firmą kredytową, która organizuje punkty akceptacji kart i świadczy usługi w zakresie obsługi całego zakresu operacji w nich). Jednocześnie ewidencja pokwitowań jest obowiązkowa. Wskazuje liczbę czeków i całkowitą kwotę.

Rejestr należy wypełnić w dwóch egzemplarzach. Jedna wraz z kuponami jest przekazywana kolekcjonerowi, druga pozostaje w przedsiębiorstwie handlowym. W tym drugim przypadku kolekcjoner wystawia również paragon.

Jako podstawa do odzwierciedlenia kwot na koncie. 57 to drugi egzemplarz dokumentu. Przed przekazaniem pokwitowań inkasentowi przedsiębiorstwo nie:może traktować kwoty jako „przelewy w tranzycie”. W związku z tym konto 57 nie jest odzwierciedlone.

Zanim odcinki zostaną przekazane do banku (o ile znajdują się w kasie przedsiębiorstwa handlowego), środki za sprzedane towary nie są obciążane z kont i nie są zapisywane na koncie. W związku z tym uważa się, że kupujący utworzyli należności.

Kiedy wpływy ze sprzedaży zostaną zaksięgowane na koncie, tworzona jest transakcja:

db kan. 51 cd sc. 57

Księgowanie kart firmowych w C1

Odbicie działań nie wiąże się obecnie z żadnymi trudnościami. Muszę powiedzieć, że wcześniej księgowanie kart firmowych np. w C1 7 7 odbywało się prawie ręcznie.

Oprogramowanie 1C „Księgowość” jest stale ulepszane. Pierwsze znaczące zmiany zauważyli użytkownicy wersji C1 8 2. Rozliczanie kart firmowych w najnowszej aplikacji stało się jeszcze prostsze. Rozważ niektóre niuanse odzwierciedlania operacji.

Operację uzupełniania kart firmowych w księgowości w C1 8 3 odzwierciedla dokument „Odpis z konta”. Aby go otworzyć, przejdź do sekcji „Bank i kasa”, a następnie do „Wyciągi bankowe” i kliknij przycisk „Obciążenie”.

W formie dokumentu wskazany jest rodzaj operacji „Przelew na inny rachunek”. Aby wybrać rachunek beneficjenta należy otworzyć katalog „Rachunki bankowe”. Pozycją debetową będzie sc. 55.04.

W wersji 1C 8.2w ten sam sposób dokonano odpisów. Jednocześnie nie sporządzono odrębnego dokumentu dla otrzymania środków na przelew z rachunku rozliczeniowego - uwzględniono go jako obrót ruchu kwot.

Wypłacanie gotówki z bankomatu

Podczas spieniężania środków pracownik faktycznie akceptuje je w ramach raportu. W związku z tym jest zobowiązany do dostarczenia dokumentów potwierdzających wydatki.

Załóżmy, że pracownik wypłacił określoną kwotę z karty i zapłacił za zakup elementów magazynowych.

Wycofanie w 1C jest odzwierciedlane za pomocą dokumentu „Odpisy z konta”. Konieczne jest zapisanie rodzaju operacji: „przelew na pracownika odpowiedzialnego”, konto 55.04. Konto bankowe to konto, do którego podłączona jest karta. Dokument wskazuje również informacje o jego posiadaczu, czyli o osobie odpowiedzialnej.

Kiedy operacja zostanie odzwierciedlona, zostanie utworzony zapis:

db kan. 71,01 Liczba cd. 55.04

Potrącanie prowizji bankowej przy wypłacie środków

Ta operacja jest odzwierciedlona w dokumencie „Odpis z konta”. Jego typ to „inne odpisy”, konto księgowe - 55.04. Konto bankowe to konto, do którego dołączona jest karta.

Szczegóły wskazują konto. 91.02. Jest to rachunek debetowy, na który przelewana jest prowizja. W katalogu „Inne wydatki/dochody” należy wybrać pozycję, która zawiera koszty opłacenia usług bankowych. Następnie zostanie wygenerowany rekord:

db kan. 91,02 Liczba Cd. 55.04.

Operacja potwierdzenia wydatków

W 1C wydatki są odzwierciedlane za pomocą dokumentu „Zaliczkaraport”.

Wypełniając go w zakładce "Zaliczki", wybierz "Obciążenie z konta".

W zakładce "Towary" wypełnij dane dotyczące zakupionych pozycji magazynowych, ich faktury oraz podatku VAT.