Asystent menedżera: obowiązki i cechy osobiste

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Osobisty asystent szefa - zawód jest obecnie bardzo poszukiwany. Przede wszystkim wynika to z rozwoju gospodarki rynkowej, gdyż w warunkach ostrej konkurencji kondycja finansowa każdej firmy zależy od właściwych i terminowych decyzji zarządczych. Sukces reżysera w dużej mierze zależy od umiejętności, umiejętności biznesowych i cech osobistych osoby zaufanej. Asystent szefa, którego obowiązki sięgają szeroko od banalnych spraw biurowych po decyzje operacyjne, stanie się niezastąpionym pracownikiem, „prawą ręką” szefa, a co najważniejsze gwarantem wykonania zadań w zaplanowanym terminie.

Cechy osobiste asystenta

Wybierając „prawą rękę”, dyrektor firmy często zwraca uwagę nie na edukację, ale na osobiste cechy ludzkie. Najprawdopodobniej preferowana będzie osoba z mniejszym doświadczeniem, ale o podobnej opinii, niż specjalista z doskonałymi rekomendacjami, ale innymi przekonaniami życiowymi. Zastępca kierownika, którego obowiązki formułuje praktycznieniemożliwe, musi mieć umiejętność czytania w myślach i na pierwszy rzut oka określać nastrój szefa. Wykonuj wszystkie zadania, niezależnie od specyfiki - mogą to być zadania o charakterze osobistym. Jeśli jesteś osobą sentymentalną i zawsze wszystko bierzesz do siebie, to nie jest to praca dla Ciebie. Asystent kierownika nie powinien zwracać uwagi na niezadowolenie i awarie szefa. Asystent musi być oddany i lojalny wobec przełożonych. Jego praca, oprócz nagrody pieniężnej, jest motywowana jednym celem - zwiększeniem dobrobytu i konkurencyjności firmy jako całości. Asystent szefa, którego obowiązkiem jest negocjowanie i zawieranie umów pod nieobecność pierwszej osoby w firmie, jest poniekąd twarzą firmy. To dzięki niej konkurenci oceniają stan rzeczy, a klienci i partnerzy podejmują decyzje o współpracy.

Funkcje pracy

Tak więc, jeśli zamierzasz zostać osobistym asystentem, powinieneś zapoznać się z obszarem działalności i listą zadań, które asystent kierownika wykonuje na co dzień. Jego obowiązki, jak już wspomniano, obejmują zakres od dyrektora do zastępcy.

Obowiązki kierownika biura obejmują:

• planowanie i planowanie nadchodzących spotkań biznesowych i menedżerskich;
• przypomnienie o zaplanowanych spotkaniach, zbliżających się wycieczkach, organizacji imprez i lunchów biznesowych;
• kontrola i planowanie podróży służbowych: rezerwacja biletów, rezerwacja hoteli,praca tłumacza;
• dokumentacja i momenty organizacyjne w celu racjonalizacji miejsca pracy.

Zastępcy obejmują:

• wyszukiwanie niezbędnych informacji, szybkie rozwiązywanie pojawiających się problemów, kontrola pracy jednostek strukturalnych;
• reprezentowanie firmy i szefa na spotkaniach biznesowych w razie potrzeby.

W konkretnej firmie zakres uprawnień może się różnić w zależności od specyfiki firmy i osobistych cech lidera.

Perspektywy

Wysoce wykwalifikowani pracownicy pełniący te funkcje są wysoko cenieni. Najczęściej asystenci osobiści to kierownicy biur, sekretarki, szefowie działów, którzy w trakcie swojej służby wypracowali sobie doskonałą reputację i przerosli swoje obowiązki. Niektórzy pracownicy uważają stanowisko osobistego asystenta za punkt wyjścia do wspinania się po szczeblach kariery. W przyszłości doświadczenie i znajomość struktury firmy, jej działalności, specjalizacji, a także umiejętności negocjacyjne otwierają szerokie perspektywy. Doświadczeni i wybitni pracownicy mogą zajmować wyższe stanowiska, co jest ich wzniosłym celem i głównym marzeniem.