Zastępca kierownika działu: funkcje i obowiązki, kwalifikacje, cechy osobiste

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

W tym artykule chcemy przedstawić jedno z stanowisk kierowniczych, które jest dostępne w prawie każdej większej organizacji. To jest zastępca kierownika wydziału. Rozważ opis stanowiska, obowiązki specjalisty. Przeanalizujemy również stanowisko z punktu widzenia kandydata - niezbędne cechy osobiste i zawodowe, przybliżone CV, wykształcenie, doświadczenie zawodowe.

Postanowienia ogólne

Zaczniemy od opisu stanowiska zastępcy kierownika wydziału. Dokument zawiera szereg podstawowych przepisów ogólnych. Podzielmy je:

1. Zastępca Kierownika Działu - wyższe stanowisko. Specjalista kategorii „top manager”.
2. Na stanowisko przyjmowani są obywatele z wyższym wykształceniem zawodowym (w kierunku związanym z działalnością firmy pracodawcy). Doświadczenie zawodowe konkretnie w specjalności - co najmniej 3 lata.
3. Jako powołanie na stanowisko zastępcy kierownika wydziału i odwołanie z niego- prerogatywa dyrektora organizacji lub przedsiębiorstwa. Przyjęcie i zwolnienie odbywa się zgodnie z zarządzeniem podpisanym przez tego urzędnika, za zgodą kierownika tego działu.
4. Zastępca kierownika wydziału podlega kierownikowi wydziału.
5. Podczas nieobecności tego urzędnika w miejscu pracy (urlop, zwolnienie lekarskie, urlop macierzyński itp.) jego obowiązki są przekazywane pracownikowi wyznaczonemu przez kierownictwo w określony sposób. Pracownik ten tymczasowo przejmuje obowiązki zastępcy kierownika działu (dyrektora). Ponosi również pełną odpowiedzialność za ich (obowiązki) niepełne, nienależyte wykonanie lub ich ignorowanie.

Podstawowe wymagania dla specjalisty

Zastępca kierownika wydziału (kierownik wydziału) powinien wiedzieć, co następuje:

• Nakazy, zarządzenia, inne dyrektywy i urzędowe wytyczne normatywne dotyczące ich zakresu działalności.
• Podstawy ochrony pracy, ekonomii, organizacji pracy, zarządzania personelem.
• Prawo pracy Federacji Rosyjskiej.
• Zasady regulaminu pracy organizacji zatrudniającej.
• Zasady i normy bezpieczeństwa, ochrony przeciwpożarowej, sanitacji przemysłowych.

Specjalne wymagania dla specjalisty

Opis stanowiska zastępcy kierownika wydziału nie jest dokumentem uniwersalnym. Dalsze wymagania kwalifikacyjne dla specjalisty różnią się w zależności od działu,organizacja, w której pracuje. Weźmy na przykład dział wsparcia materiałowego i technicznego.

Szczególne wymagania dotyczące „zastępcy” są następujące:

• Poznaj podstawy organizacji wsparcia technicznego i materiałowego, załadunku i rozładunku.
• Poznaj zasady i procedury przyjmowania i wysyłania towarów, zamawiania odpowiednich pojazdów i kontenerów.
• Być w stanie poprawnie sporządzić urzędową dokumentację dotyczącą odbioru i wysyłki towarów, a także ich reklamacji w przypadku niezgodności z warunkami dostawy, wymaganiami technicznymi firmy zatrudniającej.
• Poznaj aktualne przepisy, zasady dotyczące zakresu dostaw produktów, normy dotyczące zużycia paliwa lub surowców, zapasów, przyrządów, materiałów itp.
• Bądź świadomy warunków transportu i przechowywania produktów Twojej firmy lub partnerów.

Obowiązki pracy

Ta część opisu stanowiska zastępcy kierownika wydziału również nie będzie uniwersalna. Jego treść jest unikalna dla każdego z obszarów działalności firm i ich oddziałów. Zapraszamy do zapoznania się z przybliżoną treścią działu na tym samym przykładzie (zastępca działu wsparcia technicznego i materialnego organizacji):

• Zarządzanie pracą podległego działu przy opracowywaniu kalkulacji potrzeb firmy lub przedsiębiorstwa na surowce i materiały (w przypadku linii produkcyjnej działalności).
• Udostępnienie kierownikowi swojego działu do akceptacji dokumentów planistycznych, projektówzgodnie z zapotrzebowaniem firmy na dowolne materiały, surowce, produkty w określonym czasie (na przykład na następny rok kalendarzowy).
• Analiza ruchu produktów, materiałów w magazynach firmy.
• Dopasowanie i kontrola potrzeb działów produkcyjnych firmy w zasobach materiałowych (w tym przy zmianie zakresu produkcji).
• Przygotowanie bilansu wykonawczego dla materiałów do produkcji głównej kategorii towarów, ustalanie odchyleń na podstawie obecności / braku niezbędnych materiałów.
• Przygotowywanie propozycji dla kierownika jego działu (wsparcie techniczne i materiałowe) dotyczące materiałów, które znajdują się w magazynach bez ruchu - w miarę możliwości ich pomyślne wykorzystanie, wdrożenie.
• Bezpośredni udział w prowizji za inwentaryzację surowców, materiałów w magazynach firmy.
• Przygotowywanie sprawozdań statystycznych dotyczących ruchu i wykorzystania zasobów materialnych w już zatwierdzonych sposobach i formach.
• Uczestnictwo we wdrażaniu działań na rzecz oszczędnego wykorzystania surowców, materiałów, sprzętu poprzez obniżenie kosztów ich zakupu, dostawy i magazynowania.
• Kontrola działalności warsztatów przedsiębiorstwa (jeśli istnieją) w celu wykorzystania, przechowywania i księgowania dostępnych tam aktywów materialnych.

Opinia

Kolejna kategoria obowiązków kierownika działu. W naszym przykładzie działy wsparcia materiałowego i technicznego. Obowiązki szefa działu personalnego będą tutaj oczywiścieinne.

Informacja zwrotna oznacza otrzymanie „zastępcy” z innych działów strukturalnych firmy lub organizacji:

• Działy produkcyjne przedsiębiorstwa. Plany produkcyjne, zarówno na bieżący, jak i na kolejny okres działalności w celu obliczenia zapotrzebowania na określone zasoby materiałowe.
• Magazyny działu technicznego / zaopatrzenia materiałowego. Informacje o stanie środków materialnych, ich ruchu w magazynie.
• Kierownicy działów technicznych firmy. Wskaźniki zużycia materiałów, surowców do wytworzenia określonego rodzaju produktów, a także zmiany w projekcie, produkcji, strukturze, składzie towarów, które wymagają ponownego przeliczenia zapotrzebowania na surowce lub inny materiał.

Prawa specjalisty

Uprawnienia zastępcy działów personalnych, wsparcia materialnego, współpracy, płatności i przelewów będą takie same - niezależnie od specjalizacji urzędnika.

Ta sekcja zawiera następujące - prawa do:

• Zapoznanie się z projektami dyrektora przedsiębiorstwa lub organizacji, które bezpośrednio lub pośrednio dotyczą pracy działu.
• Zgłoszenie do rozpatrzenia przez kierownictwo przedsiębiorstwa, firmy, firmy szeregu propozycji usprawnienia własnej działalności, przewidzianych w opisie stanowiska zastępcy.
• W granicach swoich kompetencji powiadomić kierownika własnego działu o stwierdzonych niedociągnięciach, niedociągnięciach w pracy tej jednostki strukturalnej. A także przedstawiać propozycje ich wyeliminowania, unikania itp.
• Wdrożenieniezbędna interakcja z szefami i ich zastępcami innych działów strukturalnych organizacji.
• Zatwierdź, podpisz oficjalną dokumentację w ramach ich kompetencji.
• Proponuj sugestie, aby zachęcić wybitnych pracowników własnej jednostki. Jak również nakładanie kar (zgodnie z rosyjskim kodeksem pracy) w stosunku do osób, które naruszyły dyscyplinę pracy i/lub produkcji.
• Żądaj od kierownika swojej jednostki strukturalnej, dyrektora całej organizacji pomocy w realizacji ich praw pracowniczych i wykonywaniu obowiązków służbowych.

Odpowiedzialność urzędnika

Zastępca kierownika, kierownik działu będzie odpowiedzialny za podjęte decyzje, podpisane dokumenty i umowy, niewłaściwie wykonaną pracę lub zaniechanie.

Prawo pracy nakłada na tego urzędnika następującą odpowiedzialność:

• Za nienależyte wykonywanie lub niewykonywanie obowiązków pracowniczych, które są określone w opisie stanowiska zastępcy. W zakresie, na który wskazuje prawo pracy Federacji Rosyjskiej.
• Za wykroczenia podczas realizacji ich działalności pracowniczej. Granice odpowiedzialności są ograniczone przez ustawodawstwo administracyjne, karne i cywilne Federacji Rosyjskiej.
• Za spowodowanie szkód materialnych w firmie-pracodawcy. Granice odpowiedzialności są regulowane przez prawo pracy i prawo cywilne Rosji.

Podsumowaniezastępca

Istnieje wiele życiorysów od kandydatów na stanowisko zastępcy kierownika działu i na giełdach pracy, a także w odpowiedzi na oferty organizacji. Właściwie dzisiaj nie jest wymagane posiadanie pewnych umiejętności kompilowania takich dokumentów: można znaleźć wiele szablonów, próbek, przykładów, w których wprowadzanie informacji o sobie, wykształceniu, karierze jest dość kompetentne, pouczające i zwięzłe. Wiele giełd pracy oferuje nawet standardowe formularze CV do wypełnienia.

Ale szukając pracy jako zastępca kierownika działu, ważne jest, aby nie zapomnieć podać następujących danych osobowych:

• Rodzaj pracy, na którą jesteś gotowy: pełny/niepełny etat, chęć podróżowania, praca zmianowa.
• Rezydencja, możliwość relokacji.
• Wiek, stan cywilny.
• Informacje o wykształceniu: pełna nazwa uczelni wyższej lub średniej szkoły zawodowej, wydziału i specjalności, dla której przeprowadzono szkolenie. Licencjat, magister lub specjalista. Forma kształcenia to stacjonarne, seminaryjne, niestacjonarne, na odległość. Jeśli kandydat ma czerwony dyplom lub inne różnice w wykształceniu, warto to odnotować (szczególnie w przypadku młodych profesjonalistów).
• Informacje o dodatkowej edukacji, ukończonych seminariach i szkoleniach, przekwalifikowaniu / zaawansowanych kursach szkoleniowych. Przedstawia się go według następującego planu: nazwa ośrodka edukacyjnego, kierunek szkolenia, nazwa kursu, liczba godzin, dyplom. Oczywiście ważne jest, aby wskazać tylko to, co jest istotne dla nadchodzącej pracy.
• znajomość języka obcego(kategoria zgodna z międzynarodowym standardem).
• Posiadanie prawa jazdy (kategorii).
• Cechy osobiste wnioskodawcy.
• Doświadczenie. Niezależnie od tego, czy szukasz pracy w wydziale policji (zastępca, naczelnik wydziału policji), czy w środowisku informacyjnym, handlowym, produkcyjnym, ten punkt będzie wszędzie najważniejszy i fundamentalny. Pracodawca zwróci na niego szczególną uwagę w CV. W końcu każde stanowisko kierownicze wymaga od kandydata doświadczenia zawodowego, a ponadto skutecznego i produktywnego. Miejsca przeszłego zatrudnienia są wymienione w odwrotnej kolejności chronologicznej, od najpóźniejszego do najwcześniejszego.
• Oczekiwana pensja. Z reguły doświadczeni kandydaci nie wpisują tutaj konkretnych liczb, ograniczając się do skromnego „na podstawie umowy”.

Osobiste cechy specjalisty

Ta kolumna w CV nie jest główną dla specjalisty HR. Jest to jednak ważne dla samego wnioskodawcy. Pewne cechy osobiste, typy charakteru pomagają z powodzeniem pracować jako zastępca kierownika działu - dochodzeniowego, personalnego, sprzedaży i marketingu.

Ogólne cechy charakterystyczne dla urzędników są następujące:

• Odporność na stres.
• Wysoki stopień odpowiedzialności.
• Punktualnie.
• Zdrowie.
• Talent organizacyjny.
• Towarzyskość, umiejętność znalezienia podejścia do różnych ludzi.
• Otwartość na nową wiedzę i doświadczenie.
• Inicjatywa.

Kolumna „doświadczenie zawodowe”

Wspomnieliśmy już, że ta sekcja jest najważniejsza w CV kandydata na stanowisko kierownicze. Dlatego specjalista powinien przywiązywać dużą wagę do jego wypełniania. Podane informacje powinny być zwięzłe i zwięzłe. Uwaga czytelnika skupia się tylko na ważnych szczegółach w karierze. A co najważniejsze – dane muszą być wyłącznie prawdziwe. Istnieje możliwość, że kierownik działu kadr skontaktuje się z byłym pracodawcą zastępcy kierownika działu kadr, aby zweryfikować prawdziwość niektórych faktów z biografii pracy.

Informacje o każdym przeszłym miejscu pracy są podane w następujący sposób:

• Okres zatrudnienia. Okres czasu jest wskazany w taki sam sposób, jak w zeszycie ćwiczeń.
• Pełny tytuł pracy.
• Pełna nazwa organizacji, krótka informacja o jej działalności - bank, firma metalurgiczna itp.
• Oficjalna strona internetowa, adres e-mail, numer telefonu osoby odpowiedzialnej, która zapewni menedżerowi HR dostęp do Twojego byłego pracodawcy.
• Rodzaj zatrudnienia: pełny/niepełny etat, zmiana, podróże służbowe.
• Umiejętności zawodowe wykorzystywane przy wykonywaniu obowiązków służbowych.
• Lista osiągnięć w tym miejscu pracy.

Spójrzmy na mały przykład:

• Kierownik Działu Współpracy.
• PJSC "Zamówienia-Omsk".
• Dziedzina działalności: zaopatrzenie, dostawa.
• Okres pracy: 3.10.2010-5.08.2014. Całkowity okres: 3 lata 9 miesięcy.
• Używany profesjonalistaumiejętności: zakup produktów, organizacja i planowanie zgodnie z nomenklaturą działań zakupowych; zarządzanie budżetem firmy, kontrola kosztów; praca przedkontraktowa/umowna z partnerami, działania rekultywacyjne; wybór dostawców, ocena ich konkurencyjności; szukaj alternatywnych partnerów.
• Osiągnięcia w miejscu pracy: optymalizacja kosztów produkcji, redukcja kosztów przedsiębiorstwa, stabilne zaspokajanie potrzeb materiałowych firmy przez cały okres pracy.

Zastępca Kierownika Działu - stanowisko typowe dla różnych przedsiębiorstw i organizacji. W związku z tym opisy stanowisk posłów będą różnić się treścią sekcji. Jednak przy poszukiwaniu pracy istotne są ogólne standardy pisania CV, wskazujące informacje o doświadczeniu zawodowym.