Zarządzanie dokumentami elektronicznymi między organizacjami: jak to działa?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Elektroniczne zarządzanie dokumentami (EDM) to szybki sposób wymiany informacji w oparciu o wykorzystanie dokumentów elektronicznych z wirtualnymi podpisami. Od dawna cieszy się uznaniem w rozwiniętych krajach świata jako skuteczne narzędzie prowadzenia działalności operacyjnej.

Esencja

Zarządzanie dokumentami elektronicznymi między organizacjami to zestaw procesów tworzenia, przetwarzania, wysyłania, przesyłania, otrzymywania, przechowywania, używania i niszczenia dokumentów. Wszystkie te procesy są wykonywane po sprawdzeniu integralności i potwierdzeniu odbioru dokumentów.

Zasady realizacji przepływu dokumentów między osobami prawnymi są realizowane za zgodą stron. Wymiana informacji odbywa się za pomocą środków telekomunikacyjnych, a dokumenty są przechowywane na nośnikach elektronicznych. Okres przechowywania informacji księgowych nie powinien przekraczać ustalonego przez prawo.

Organizacjemiędzy sobą mogą wymieniać dokumenty formalne i nieformalne z podpisami uczestników. W zakresie działalności gospodarczej mogą to być: faktury, umowy, faktury, umowy, umowy, zamówienia, zawiadomienia, pełnomocnictwa itp. Informacje mogą być przekazywane w postaci plików tekstowych, tabelarycznych i graficznych.

Cel wdrożenia EDI

Warunkami wstępnymi wprowadzenia EDI mogą być:

• ograniczenie rutynowej pracy;
• zmniejszenie utraty dokumentów;
• "przezroczysty" praca z dokumentami;
• poprawa dyscypliny wykonawczej – dostarczanie dokumentów na czas itp.

Wśród celów ilościowych są następujące:

• Skróć czas przetwarzania dokumentów o 10 razy.
• Obniż wydatki biurowe o połowę.

Zarządzanie dokumentami elektronicznymi między organizacjami: jak to działa

Zgodnie z ustawodawstwem krajowym, elektroniczne zarządzanie dokumentami między organizacjami odbywa się za zgodą obu stron. Do wymiany danych konieczne jest podłączenie wszystkich uczestników do sprzętu jednego operatora. Następnie użytkownik musi wysłać prośbę o dodanie do listy kontrahentów. Po potwierdzeniu żądania uczestnicy systemu mogą wymieniać dane.

Moduł EDI będzie musiał wykonać następujące funkcje:

• Zaproś kontrahentów do wymiany danych.
• Utwórz książkę adresową.
• Integracja z oprogramowaniem księgowym,na przykład 1С.
• Podpisz i zaszyfruj dokumentację.
• Uporządkuj korespondencję.
• Śledź statusy e-mail.

Elektroniczne zarządzanie dokumentami między organizacjami odbywa się za pomocą certyfikatów. Połączenie z serwerem i uwierzytelnianie odbywa się poprzez osobisty certyfikat cyfrowy. EDS jest wydawany każdemu użytkownikowi systemu, przechowywany na elektronicznym nośniku Tokena i chroniony kodem PIN. Użytkownik musi podać swój login, hasło do konta osobistego. Dopiero po tym będzie miał dostęp do swoich dokumentów.

Każdy pracownik organizacji podłączony do systemu może zainicjować proces wymiany. Przed wysłaniem dokumentu do kontrahenta należy go podpisać podpisem cyfrowym. Ta operacja jest wykonywana za pomocą programu Cryptopro. Dokument wysyłany jest przez EDI. Pracownik kontrahenta otrzymuje powiadomienie o otrzymaniu nowego dokumentu. Jeśli to zaakceptuje, to również stawia EDS. W przypadku konieczności wprowadzenia zmian w dokumencie tworzona jest nowa wersja elektroniczna. Po zakończeniu edycji musisz zapisać wszystkie zmiany za pomocą EDS. Następnie dokument ze zmianą wysyłany jest do kontrahenta. W razie potrzeby przeprowadzana jest elektroniczna koordynacja informacji.

Jeśli chcesz wprowadzić zmiany ponownie, cała procedura jest powtarzana ponownie. Jeśli nie ma reklamacji na nową wersję, dokument jest respektowany. Ostateczna próbka jest uważana za podpisaną dwoma podpisami cyfrowymi. Wszystkie wersje dokumentu są przechowywane na serwerze i są dostępne do przeglądania. Gdy tylko próbka uzyska status ważnej, zmieńdokument nie będzie działał. Zakłócone kontrakty otrzymują status „Anulowane”. W ten sposób odbywa się elektroniczne zarządzanie dokumentami między organizacjami.

Sprzęt

Co jest potrzebne do elektronicznego zarządzania dokumentami między organizacjami? Najpierw musisz wybrać operatora telekomunikacyjnego i zainstalować specjalne oprogramowanie do wymiany informacji. Po drugie, z każdym kontrahentem, z którym organizacja zamierza prowadzić korespondencję elektroniczną, konieczne jest zawarcie „Umowy o wymianie dokumentów elektronicznych”.

Konieczne jest również zainstalowanie serwera EDI, na którym będą przechowywane wszystkie dokumenty. Może to być zarówno sprzęt kliencki, jak i pamięć masowa „w chmurze”. Dostęp do danych systemowych z zewnątrz realizowany jest poprzez aplikację instalowaną na sprzęcie pracowników organizacji. Interakcja komputerów z serwerem odbywa się za pomocą protokołu HTTP z dodatkowym szyfrowaniem SSL 128. Dostęp do dokumentów realizowany jest tylko przez interfejs aplikacji i po przejściu uwierzytelnienia.

Projekt EDF

Projekt automatyzacji procesów może trwać od kilku miesięcy do kilku lat. Termin bezpośrednio zależy od liczby procesów, które należy zautomatyzować, możliwości zasobowych i finansowych organizacji. Krótki schemat wprowadzenia EDI jest następujący:

• Tworzenie grupy roboczej.
• Formowanie celów, terminów i budżetu projektu.
• Zbadaj istniejące procesy.
• Rozwijaj zadania.
• WybierzSystemy EDI.
• Podpisanie umowy w sprawie wdrożenia EDS.
• Zatwierdzenie regulaminu pracy.
• Wypełnianie katalogów systemowych.
• Szkolenie personelu.
• Testowanie wstępne.
• Wydanie nakazu wprowadzenia EDS.
• Doskonalenie oprogramowania i procedur operacyjnych.
• Uruchomienie projektu pilotażowego.
• Pełna skala przejścia na EDI.

Błędy w implementacji EDI

W procesie automatyzacji dokumentów należy zwrócić szczególną uwagę na procesy, w których obecność papieru jest wymagana przez prawo. Dokumentu papierowego nie można powielać elektronicznie. To znacznie spowalnia proces pracy i powoduje negatywne nastawienie do procesu automatyzacji jako całości. Nikt nie płaci dodatkowo za wykonanie podwójnej pracy.

W procesie wdrożenia konieczne jest opracowanie nowej procedury pracy z dokumentami, przeszkolenie personelu, a dopiero potem pełne wdrożenie. Można to osiągnąć tylko wtedy, gdy korzyści płynące z korzystania z nowych technologii są przekazywane pracownikom.

Kolejnym popularnym błędem jest słabe badanie wymagań dla EDMS. Jeśli użytkownicy muszą pracować w nieskonfigurowanym systemie, to proces EDI różni się od przyjętego w organizacji.

Zarządzanie dokumentami elektronicznymi między organizacjami: plusy i minusy

Korzyści:

• Zmniejszenie kosztów wysyłania oryginalnych dokumentów pocztą.
• Oszczędność miejsca na dokumentację. Wszystko jest przechowywane w formie elektronicznej.
• Łatwy w użyciu. Dokument wysyłany jest z jednego miejsca pracy. Szybkie wyszukiwanie dokumentu odbywa się według statusu (wysłany, odebrany, zaakceptowany itp.).
• Natychmiastowa dostawa. Wszystkie wysłane informacje docierają do adresata w ciągu kilku sekund.
• Dokument nie może zostać utracony przed upływem okresu jego przechowywania w systemie.

Wady:

• Aby korzystać ze sprzętu, musisz kupić licencję, która kosztuje dużo pieniędzy.
• Najczęściej dane mogą być wymieniane tylko między członkami tego samego systemu.
• Zarządzanie dokumentami elektronicznymi między organizacjami w 1C lub przy użyciu innego oprogramowania różni się od poprzednio stosowanego schematu. Wraz z wprowadzeniem nowego algorytmu wszyscy pracownicy będą mieli pytania dotyczące przebiegu pracy.
• Wyposażenie techniczne. Przed wprowadzeniem EDI organizacja musi zakupić sprzęt i przeszkolić pracowników w zakresie zarządzania nowym systemem.
• EDI jest przeprowadzany przy użyciu EDS, którego ważność wynosi 1 rok. Certyfikaty muszą być śledzone i aktualizowane w odpowiednim czasie. Konieczna jest również kontrola okresu ważności zaświadczeń kontrahenta w celu uniknięcia problemów z podatkiem.

Przepisy prawne

Jakie przepisy regulują elektroniczne zarządzanie dokumentami między organizacjami? Ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej obejmuje ustawę federalną nr 63 „O podpisie elektronicznym”, zasady składania dokumentów do Federalnej Służby Podatkowej są określone w zarządzeniu Ministerstwa Finansów nr MMV-7-2 / 168. EDOpomiędzy organizacjami odbywa się na podstawie zarządzenia Ministra Finansów nr 50n. Zasady wymiany podstawowych dokumentów księgowych w formie elektronicznej są określone w zarządzeniu Federalnej Służby Podatkowej nr ММВ-7-6/36@. Wszyscy operatorzy EDI w trakcie swojej działalności muszą kierować się nakazem Federalnej Służby Podatkowej nr ММВ-7-6/253@.

SBIS

Elektroniczne zarządzanie dokumentami między organizacjami SBIS zapewnia klientom następujące korzyści:

• Możesz wysyłać dokumenty do dowolnej organizacji zarejestrowanej na terytorium Federacji Rosyjskiej. Jeżeli kontrahent nie jest członkiem systemu SBIS, wówczas pracownik firmy po prostu skontaktuje się z przedstawicielem organizacji i wyśle zaproszenia do udziału w systemie na swój adres e-mail. Bezpośrednio po potwierdzeniu wniosku wymiana informacji między uczestnikami odbywa się bez pośredników.
• Nie musisz instalować oprogramowania na swoim komputerze. Wystarczy mieć aktualną wersję przeglądarki i dostęp do Internetu.
• Nie potrzebujesz specjalnego programu do pracy z danymi. Jeśli raport jest wstępnie przygotowany w oprogramowaniu innej firmy, na przykład 1C, możesz skonfigurować integrację danych z systemem VLIS.
• Typowy formularz dokumentu nie jest zainstalowany. Możesz wysyłać tekst, arkusz kalkulacyjny, obrazy i nie tylko.

SKB "Kontur"

Jeden z pierwszych programistów w Rosji dostarcza również sprzęt do elektronicznego zarządzania dokumentami między organizacjami. „Kontur” opracował system Diadoc, za pomocą którego realizowana jest wymiana dokumentów elektronicznych. Cechą systemu jest to, że dostęp do danych można uzyskać będąc za granicą. Specjalnie w tym celu firma opracowała taryfy roamingowe. Jeśli chcesz, możesz uzyskać dostęp do danych przez API.

Czego potrzebujesz?

Aby podłączyć EDI, organizacja musi kupić:

• licencjonowane oprogramowanie;
• serwer;
• przeprowadź modernizację sprzętu;
• przeszkolić personel;
• skonfiguruj i zintegruj EDMS do pracy z aplikacjami wewnętrznymi.

Takie inwestycje muszą być wykonane, aby połączyć elektroniczne zarządzanie dokumentami między organizacją? Drugim etapem inwestycji jest uwzględnienie w kosztach konsultacji wsparcia technicznego, EDMS i aktualizacji oprogramowania. Koszty te będą musiały być opłacane co miesiąc.

Wniosek

Obieg dokumentów papierowych zostaje zastąpiony elektronicznym. Nie tylko obniża koszty procesów organizacji, ale także zwiększa efektywność całego biznesu. Aby EDI funkcjonowało pomyślnie, konieczne jest jasne sformułowanie celów wdrożenia systemu oraz prawidłowe skonfigurowanie sprzętu.