Zarządzanie projektami - co to jest? Plusy i minusy

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2024-01-17 19:04

Zarządzanie projektami jest integralnym elementem nowoczesnego systemu zarządzania w Rosji. Wiele firm krajowych i zagranicznych wykorzystuje zarządzanie projektami w celu poprawy jakości produktów i usług, obniżenia kosztów, zwiększenia zysków. Czym jest zarządzanie projektami i jakie są jego główne korzyści?

Co to jest projekt?

Pojęcie „projektu” można interpretować na zupełnie inne sposoby. Pierwsza opcja polega na zdefiniowaniu projektu jako zestawu dokumentacji, zgodnie z którym możliwa jest budowa budynku lub konstrukcji. W tym artykule omówimy drugie znaczenie słowa „projekt”.

Definicji projektu jest wiele, chociaż wszystkie są zgodne co do jednego: projekt to pomysł, który wiąże się z realizacją określonego zadania materialnego w ograniczonym czasie. Jednocześnie główne cechy projektu noszą nazwę:

• Wyjątkowość (projekt to coś, co powstaje po raz pierwszy).
• Ograniczony czasowo (projekt zawsze ma terminy na jego realizację).
• Celowość (projekt jest zawsze realizowany w celu rozwiązania konkretnych problemów, wyrażonych z reguły w jednostkach ilościowychpomiary).

Jeśli wszystkie trzy warunki są spełnione, zestaw działań można nazwać projektem.

Programy i portfele

Projekty są często grupowane w programy i portfele. Jednocześnie programy są zbiorem projektów, które łączy wspólny cel. Na przykład program poprawy jakości edukacji ludności może obejmować projekty mające na celu podniesienie wynagrodzeń nauczycieli o 20%, budowę 15 nowych szkół, wydanie 26 nowych podręczników do przedmiotów podstawowych.

Portfel projektów obejmuje projekty finansowane z jednego źródła, niezależnie od ich celów. Na przykład portfolio projektów firmy N może obejmować projekty charytatywne, budowę nowej siedziby firmy, obchody rocznicy dyrektora i wzrost rocznych obrotów o 10%.

Projekty w portfelach i programach również powinny mieć trzy główne cechy opisane powyżej.

Podstawowe zasady zarządzania projektami

W związku z dynamicznie rozwijającym się rynkiem technologii mających na celu usprawnienie procesu zarządzania, trudno wymienić konkretne metody, które w pełni opisują zarządzanie projektami.

Zarządzanie projektami obejmuje wiele podejść i narzędzi oraz opiera się na następujących podstawowych zasadach:

• Zorientowane na wyniki. Tę zasadę określa znaczenie terminu „projekt”. Zarządzanie projektami to nie tylko zarządzanie jakością, to celowy zestaw powiązanych ze sobą działań.
• Zasada „trójkąta projektowego”. Na Zarządzanie projektem powinno kierować się współzależnościami między: terminem, budżetem, jakością projektu. Zmiana jednego z czynników prowadzi do zmiany pozostałych, przez co stają się one jakby bokami tego samego trójkąta.



• Rachunkowość cyklu życia projektu. Cykl życia projektu zaczyna się od ukształtowania samej idei stworzenia projektu, a kończy się wraz z upływem określonego w projekcie okresu czasu. Cykl życia projektu co do zasady kończy się w momencie rozpoczęcia cyklu życia produktu, powstałego w wyniku projektu.
• Podejście procesowe do zarządzania. Zasada ta obejmuje ocenę projektu jako zbioru procesów, które są ze sobą powiązane i kończą się rezultatami pośrednimi w postaci półproduktów lub ważnych dokumentów. Takie podejście pozwala kontrolować projekt bez tzw. „martwych stref”.

Metody zachęcania uczestników projektu

Zachęcanie uczestników projektu jest zwykle zwracane szczególną uwagę, gdy kierownictwo projektu jest wybierane do wykonywania określonych zadań. Zarządzanie projektami zazwyczaj obejmuje namacalne i niematerialne mechanizmy motywacyjne.

Istotne zachęty obejmują premie, grzywny, dodatkowe płatności za wcześniejsze wykonanie zadań pośrednich.

Niematerialne metody motywowania to m.in. certyfikaty i upominki dyscyplinarne w postaci czasu wolnego, a także rozmieszczenie konkursu wśród uczestników projektu w ramach konkursu konkursowego.

Główne etapy zarządzania projektem

Zarządzanie projektami odbywa się na etapach cyklu życia projektu i fazach złożoności zarządzania. Zależność między etapami i fazami przedstawiono w poniższej tabeli.

FAZY:	Zarządzanie kosztami	Należne zarządzanie	Zarządzanie treścią	Zarządzanie ryzykiem
ETAPY:	1	2	3	4
Inicjacja	Wstępne oszacowanie finansowania	Wstępne oszacowanie harmonogramu projektu	Definicja kluczowych zadań	Wstępna analiza możliwych negatywnych czynników
Planowanie	Obliczanie budżetu i wyszukiwanie źródeł finansowania	Obliczanie harmonogramu projektu	Obliczanie celów projektu	Obliczanie korekty o ryzyko
Wdrożenie	Finansowanie projektu etap po etapie	Monitorowanie realizacji harmonogramu	Monitorowanie osiągania wskaźników pośrednich	Monitorowanie zmian kluczowych sterowników
Zamknięcie	Oszacuj zysk/stratę	Wynik odnogi/lidera	Ocena ukończenia/niewywiązania celów projektu	Analizapopełnione błędy

Zatem obszary zarządzania projektami obejmują finansowe, kadrowe, strukturalne obszary organizacji.

Zakres zarządzania projektem

Struktura zarządzania projektami obejmuje podział całej pracy organizacji na projekty, które są ograniczone czasowo i celowo. Jednocześnie powstaje zespół każdego projektu oraz zespół kierowników projektów, którzy raportują kierownikowi o postępach swojego projektu.

W tym zakresie zarządzanie projektami stosuje się z reguły w organizacjach o różnych branżach i wielkości, z szeroką gamą jednocześnie realizowanych zleceń. Jednak w małych firmach wykorzystuje również zarządzanie projektami do rozwiązywania konkretnych problemów związanych z modernizacją produkcji lub np. wprowadzeniem nowego produktu.

Zarządzanie projektami w branży budowlanej

W branży budowlanej zastosowanie metodologii zarządzania projektami jest szczególnie istotne. W firmach pełniących funkcje zleceniodawcy lub wykonawcy w zarządzaniu projektami stosuje się naturalny podział pracy na projekty (zgodnie z zasadą produktu, czyli budowa każdego budynku jest osobnym projektem), a strukturę najwyższego kierownictwa praktycznie nie wymaga poważnej restrukturyzacji.

Zarządzanie organizacją projektową również często odbywa się zgodnie z zasadą projektu, z powodzeniem z wykorzystaniem już utworzonych zespołówprojektanci jako zespół projektowy.

Zarządzanie projektami w strukturach państwowych

Zarządzanie projektami w rządzie to całkiem nowy trend naszych czasów. Rozwijająca się od czasów sowieckich metoda zarządzania programowo-celowa przybrała obecnie formę zarządzania projektami w całym kraju. Teraz do rozwiązywania zadań o znaczeniu strategicznym dla państwa wykorzystuje się programy, które zawierają poszczególne projekty ze wskaźnikami docelowymi i terminami realizacji. Jednak sama metodologia zarządzania takimi programami jest wciąż daleka od ideału i wymaga modernizacji i aktualizacji.

Doświadczenie we wdrażaniu zarządzania projektami w regionie Biełgorod

Administracja publiczna oparta na projektach sprawdziła się na całym świecie. W Rosji istnieje doświadczenie w stosowaniu tej technologii w regionie Biełgorod.

Ten zakrojony na szeroką skalę eksperyment wpłynął na prawie wszystkie aspekty służby cywilnej w regionie Biełgorod. Wśród głównych elementów znajdują się szkolenia z zakresu zarządzania projektami, wsparcie organizacyjne i metodyczne, kontrole na miejscu, motywacja, ocena kompetencji pracowników, komisje eksperckie do przeglądu projektów.

Zarządzanie projektami w regionie Biełgorod obejmuje teraz kolegialne organy zarządzania projektami:

• Międzywydziałowa komisja zarządzająca działaniami projektowymi.
• Sektorowe komisje eksperckie, które decydują o otwarciu/zamknięciu projektów.
• Regionalne biuro projektowe kontrolujące zgodność z metodologiązarządzanie projektami.

One Stop Shop

To właśnie w ramach przejścia do zarządzania projektami obwód biełgorodzki w 2010 r. przestawił się na koordynację projektów inwestycyjnych w systemie „jednego okna”, który jest obecnie dobrze znany w Moskwie. Rolę tego okna pełni właśnie jedna z nowo wprowadzonych usług – regionalne biuro projektów. Teraz, dokładnie miesiąc po złożeniu wniosku do biura projektu, podmiot gospodarczy otrzymuje dokument zatwierdzający.

Zautomatyzowany system informacyjny „Zarządzanie projektami”

Informacje i wsparcie techniczne dla zarządzania projektami w regionie Biełgorod jest realizowane za pośrednictwem zautomatyzowanego systemu informacyjnego (AIS) „Zarządzanie projektami”. Jest to aplikacja internetowa bez oprogramowania, która wykonuje następujące funkcje dla projektów, portfeli i programów:

• Utrzymanie rejestru (bazy danych).
• Planowanie.
• Budżetowanie.
• Monitorowanie wdrażania na poziomie regionalnym i gminnym.
• Podział uprawnień i obowiązków zespołu.
• Zmień zawartość.
• System alertów o nadchodzących i nadchodzących wydarzeniach dla projektów.
• Przepływ dokumentów.
• Automatyczne raportowanie analityczne.
• Integracja z elektronicznym rządem regionu Biełgorod.

Zalety i wady zarządzania projektami

Opisane doświadczenie we wdrażaniu zarządzania projektami w regionie Biełgorod okazało się sukcesem. Efekt tych zmian został wyrażony przede wszystkim w:wzrost tempa wzrostu produktu regionalnego brutto o 0,1% (ponad 3 mld rubli), skrócenie czasu zatwierdzania projektów (o 2 miesiące dla każdego projektu) oraz wzrost tempa rozwoju inwestycji w region o 23%. Najważniejszym jednak efektem jest ukształtowanie się myślenia projektowego wśród pracowników, którzy aktywnie analizują i starają się rozwiązać problem, czasem nawet stosując niestandardowe, innowacyjne metody.

Motywacja i restrukturyzacja struktury zarządzania pozwoliły na uzyskanie pozytywnego efektu nie tylko dla służby cywilnej, ale także dla biznesu, tworząc sprzyjający klimat inwestycyjny i usuwając bariery dla przedsiębiorczości.

Ludność regionu bierze obecnie aktywny udział w wyborze i kontroli realizacji ważnych projektów strategicznych. Dla ludzi zarządzanie projektami jest okazją do korzystania z wysokiej jakości usług i dużej mobilności.

Jednak pomimo wszystkich zalet struktury zarządzania projektami, istnieją również wady tego podejścia.

Przede wszystkim okres przejściowy. Wspólna praca zespołu projektowego i wykonywanie swoich funkcji jako dobrze skoordynowanego mechanizmu zajmuje pewien czas.

Po drugie, podczas wdrażania zarządzania projektami w przedsiębiorstwie, poszukiwanie dobrego kierownika projektu może się opóźnić. Na cechy osobiste i zawodowe kierownika projektu stawiane są bardzo wysokie wymagania: wszechstronne kwalifikacje, pełne zaangażowanie w projekt, doświadczenie w zarządzaniu projektami o wymaganej specyfice.

Trzecią wadą zarządzania projektami można uznać potrzebęrozdzielanie zasobów firmy pomiędzy projekty. W „biednych” firmach może to być w ogóle niewykonalne. Kierownicy projektów będą musieli „walczyć” o fundusze i personel, co jest niedopuszczalne w warunkach całkowitej kontroli wszystkich etapów cyklu życia projektu.

Jedną z najważniejszych wad ścieżki zarządzania projektami w organizacji jest zatrudnienie członków zespołu projektowego oraz kierownika projektu po zakończeniu projektu. Jak wiadomo, obciążenie pracą zespołu jest najważniejszą zasadą udanego biznesu, a w przypadku pracy projektowej regularnie pojawiają się „wiszące w powietrzu” grupy specjalistów, które od razu tracą stałe obciążenie pracą.

Podsumowując powyższe, możemy stwierdzić, że zarządzanie projektami jest integralną częścią nowoczesnej przestrzeni biznesowej, a poznanie jej podstaw jest po prostu niezbędne do kompetentnego podejmowania decyzji zarządczych zarówno na poziomie państwa, jak i w ramach jednej firmy.