Interesariusze projektu. Autorzy i liderzy projektów

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Aby skutecznie konkurować na dzisiejszym rynku i odnosić sukcesy w swoich przedsięwzięciach, wiele firm stosuje metodę projektową. Pozwala na uzyskanie gotowego produktu wysokiej jakości w ograniczonym czasie. Aby ten proces był skuteczny, musisz znać jego istotę, specyfikę i cechy wdrożenia.

Definicja pojęcia

Słowo „projekt” pochodzi z języka angielskiego. projekt, od łac. projectus „wyrzucony do przodu, wystający” i ma kilka znaczeń w zależności od obszaru, w którym jest stosowany. W zarządzaniu jest to przedsięwzięcie ograniczone w czasie, którego celem jest stworzenie nowego, unikalnego produktu, usługi lub rezultatu. Realizacja tego zestawu działań zapewnia uzyskanie korzyści dla głównych interesariuszy projektu (klientów, inwestorów, dostawców). Ta forma pracy jest szeroko stosowana przez firmy budowlane, inżynierskie, oprogramowanie dla przedsiębiorstw czy firmy marketingowe, niektóre grupy ludzi i firmy odnoszące sukcesy stosują tę metodę w swoich działaniach.osobowość.

Funkcje

Jest to projekt, a nie zestaw zadań do wykonania, jeśli czynność do wykonania ma kilka cech, a mianowicie:

• ograniczone w czasie (wymyślone wydarzenie ma datę rozpoczęcia i datę otrzymania wyniku końcowego lub w rezultacie oczekiwany jest określony produkt lub usługa);
• wyjątkowość jest jednym z głównych wyróżników jego realizacji, natomiast może być nowa tylko dla organizatora lub uczestników projektu, a nie dla wszystkich pracowników;
• limit funduszy i innych zasobów potrzebnych do przeprowadzenia tego procesu (czas, pieniądze, praca, wsparcie techniczne).

W życiu zwykłego człowieka projekt może polegać na przeprowadzce do innego miasta, zakupie nowego domu, poszukiwaniu pracy, rozpoczęciu działalności itp. W biznesie jest to tworzenie nowego produktu, rozszerzanie rynku, rozpoczęcie nowej kampanii reklamowej, stworzenie nowych mocy produkcyjnych. To właśnie ta metoda pozwala na stawianie nowych kroków w działaniach organizacji lub osób fizycznych, dzięki czemu interesariusze projektu wykorzystują ją przy opracowywaniu wszelkich innowacji.

Kluczowi uczestnicy procesu

Ta kategoria obejmuje osoby (organizacje), które bezpośrednio odnoszą korzyści z realizacji zamierzonego przedsięwzięcia. Należą do nich:

• Inicjatorzy - ludzie, którzy argumentują potrzebę projektu. Mogą to być pracownicy dowolnego szczebla w firmie i poza nią.
• Sponsorzy są głównie pracownikami wyższychlink firmy nadzorującej jej przebieg ze strony klienta. Nadzorują realizację tego zestawu działań i zapewniają źródła finansowania projektów, wsparcia materialnego i innego rodzaju, a także uzyskania planowanych korzyści dla organizacji. Sponsorzy wyznaczają menedżera, który poprowadzi proces, zapewni mu wszystkie niezbędne fundusze i będzie raportował postępy działań do wyższej kadry zarządzającej (prezes, zarząd, itp.).
• Kierownik projektu to menedżer odpowiedzialny za realizację danego przedsięwzięcia. Do jego zadań należy: kontrola nad terminowym osiągnięciem efektu końcowego, oszczędzanie poziomu limitu udostępnianych zasobów oraz wysoka jakość produktu końcowego lub usługi. Na co dzień zajmuje się projektem, zarządza działaniami zespołu, kontroluje spełnienie postawionych wymagań, uwzględnia i uzgadnia życzenia wszystkich zainteresowanych, a w razie potrzeby korzysta z pomocy administratora lub zespół specjalistów tymczasowo utworzony do rozwiązywania zadań.

Ci uczestnicy projektu w końcu stają się właścicielami produktu końcowego (rezultatu), dlatego dyktują swoje wymagania dla projektu, finansują go inwestując środki własne lub zewnętrzne, a także zawierają umowy z wykonawcami niezbędnymi do planowanego zajęcia.

Realizatorzy planu

Członkowie zespołu ds. planu to osoby lub podmioty, które biorą udział w przedsięwzięciu, lub te strony, którena których interesy może wpłynąć osiągnięcie celu.

W zależności od stopnia zaangażowania w tego typu działalność, istnieją trzy główne grupy ludzi o podobnych poglądach:

• Główny zespół to pracownicy (organizacje), którzy są bezpośrednio zaangażowani w realizację planu.
• Poszerzony zespół - profesjonaliści, którzy pośrednio zapewniają profesjonalną pomoc.
• Interesariusze projektu (wewnętrzni i zewnętrzni) - organizacje lub pracownicy, którzy wpływają na przedstawicieli pierwszej i drugiej grupy, nie angażując się jednocześnie w bezpośrednią interakcję z bezpośrednimi uczestnikami. Dokonują własnych korekt w przebiegu procesu lub bezpośrednio odczuwają wpływ realizacji planu na swoje działania.

Możliwi uczestnicy w przedsiębiorstwie

Czasami zaangażowane są osoby lub organizacje z zewnątrz, aby ten zestaw wydarzeń zakończył się sukcesem. Mianowicie:

• Inwestorzy to osoby, które inwestują w projekt, na przykład w formie pożyczki. Czasami inwestorem jest klient, w innym przypadku są to banki, fundusze i inne duże firmy.
• Wykonawcy - strony, które zobowiązują się do wykonywania pracy zgodnie z umową (umową). Może to być część zadań lub cały projekt. Wyznacz głównego wykonawcę i podwykonawcę, który wchodzi z nim w stosunek umowny i świadczy część uzgodnionych usług.
• Dostawcy - interesariusze projektu, dostarczający klientowi niezbędne materiały, wyposażenie techniczne itp.
• Organy rządowe - aparat administracyjny osiedla,który monitoruje wdrażanie wymagań społecznych, środowiskowych, wspólnotowych i rządowych.
• Konsumenci - ludzie, którzy kupują gotowe produkty lub korzystają z efektu końcowego, który określa zapotrzebowanie na produkt lub usługę i zapewnia na nie popyt.

Możliwość udziału tych stron w projekcie zależy od jego rodzaju, rodzaju, skali i stopnia skomplikowania. Praca kierownika musi koniecznie obejmować wszystkie zainteresowane strony i zapewniać koordynację ich wymagań.

Kto nadzoruje proces?

Autorami projektów są z reguły specjaliści (architekci, projektanci, budowniczowie), a kierownik zapewnia realizację planowanego przedsięwzięcia. To pracownik szczebla kierowniczego, kierownik działu. Do jego obowiązków należy monitorowanie terminowej realizacji planu, wykorzystania dostępnych zasobów oraz jakości produktu końcowego.

Pierwszym aspektem jest priorytet, ponieważ pozwala uniknąć przekroczeń kosztów i problemów w trakcie pracy. Dlatego podczas zarządzania projektem zawsze skupiamy się na harmonogramie przedsiębiorstwa.

Funkcje kierownika projektu

Skuteczność zarządzania przedsiębiorstwem bezpośrednio zależy od prawidłowego podziału władzy między prostymi wykonawcami, kluczowymi członkami zespołu i menedżerem. Uprawnienia i obowiązki funkcjonalne dla tych ostatnich są określane przez klienta lub statut projektu (jeśli jest realizowany w firmie).

KDo głównych obowiązków menedżera należą:

• Zorganizuj strukturę koncepcji i stwórz zespół zarządzający przedsiębiorstwem.
• Wyszukaj niezbędne fundusze i zasoby do jego wdrożenia.
• Analiza wpływu interesariuszy projektu na postęp procesu.
• Szkolenie personelu niezbędnego do wykonania zadań, ich motywacja.
• Sformułowanie zakresu zadań i odpowiedzialności dla wszystkich uczestników, określenie poziomu odpowiedzialności zespołu zarządzającego projektem.
• Opracowanie biznesplanu i harmonogramu, obliczenie budżetu i budżetowanie, analiza możliwych zagrożeń i znalezienie sposobów ich wyeliminowania.
• Monitorowanie realizacji wszystkich rodzajów prac zgodnie z planem.
• Podpisywanie umów na wykonanie zadań, monitorowanie ich realizacji i terminowe zamykanie.
• Nawiązanie komunikacji między zespołem zarządzającym a innymi uczestnikami projektu.
• Odbiór materiałów sprawozdawczych i ich analiza.
• Komunikacja z klientem w celu przekazania wszystkich interesujących go informacji, a także uzyskania informacji o życzeniach lub wymaganiach dotyczących końcowego rezultatu.
• Monitorowanie pracy wszystkich uczestników projektu i jej terminowe zamknięcie.

Zakres obowiązków funkcjonalnych kierownika jest dość duży i tylko przy określonej wiedzy i starannej organizacji swoich działań może on zapewnić sukces przedsiębiorstwa.

Społeczeństwo wykonawców

Aby zrealizować projekt, kierownik tworzy 2grupy pracowników: zespół projektowy i łącze menedżerskie. Efekt końcowy w dużej mierze zależy od jakości pracy wykonywanej przez te dwie struktury organizacyjne.

Zespół projektowy - są to specjaliści i/lub organizacje, które wykonują pracę w przedsiębiorstwie i odpowiadają przed zarządem za ich wdrożenie i jakość. Grupa ta jest tworzona na czas planowanych działań. Może obejmować zarówno wewnętrzny, jak i przyciągnięty personel (grupy).

W skład zespołu zarządzającego wchodzą pracownicy pierwszej grupy, którzy są bezpośrednio związani z nadzorowaniem procesu i podejmowaniem decyzji zarządczych. Powodzenie przedsięwzięcia, ilość ryzyk i problemów pojawiających się w trakcie rozwiązywania problemów zależy od tego, jak menedżer prawidłowo dobierze wykonawców w tej grupie.

Pracownicy szczebla kierowniczego, jak nikt inny, odpowiadają za realizację swojego zakresu pracy, którego skala może być różna: od przygotowania dokumentu do gotowego podprojektu. Czasami szef przedsiębiorstwa gromadzi grupę kluczowych pracowników (podzespół), która jest tworzona zgodnie z pakietami niezbędnych prac lub podprojektów.

Aby zapewnić terminową realizację ustalonego planu, konieczne jest, aby każdy pracownik znał zakres swoich obowiązków funkcjonalnych, wymagania dotyczące wykonywanej pracy, poziom odpowiedzialności osobistej, terminy i formy raportowanie o swoich działaniach.

Identyfikacja interesariuszy projektu

Każdy zestaw działań ma na celu osiągnięcie końcowego rezultatu. Produkt finalny to wizja klienta. Rozpoczynając imprezę, trudno powiedzieć, czy wynik spełni oczekiwania. Aby planowanie było skuteczne, należy zidentyfikować źródła niepewności. Często przyczyną niepowodzeń są chybione oczekiwania wobec projektu, który musi wprowadzać zmiany w toku prac. Inicjatorami takich zmian są często interesariusze projektu. Przykładem mogą być sponsorzy, dostawcy, władze itp. Mają oni prawo do zgłaszania życzeń dotyczących wyników, które mogą się od siebie różnić.

Jeżeli powyższe osoby lub organizacje mogą wpłynąć na przebieg projektu, a kierownik nie wiedział lub nie wziął tego pod uwagę, to ich interwencja zmieni przebieg całego planowanego przedsięwzięcia, a on będzie miał aby wprowadzić poprawki po drodze. W pracy menedżera nie powinno być braków.

Istnieje kilka sposobów identyfikacji agentów lub firm, dla których realizacja zamiaru może mieć znaczenie:

• Klasyfikacja, czyli wyodrębnienie wszystkich przedsiębiorstw, grup, osób, które mają jakikolwiek związek z projektem. Dotyczy to: sponsorów, klientów, dostawców, użytkowników produktów, menedżerów, konkurentów, kadry kierowniczej, partnerów biznesowych, mediów, władz, itp. Tutaj kompilowana jest pełna lista wszystkich możliwych interesariuszy i określana jest dla nich korzyść.
• Nominacja, której istotą jest to, że lider określa głównego interesariusza, na przykład sponsora, szefa firmy, który zestawia listę wszystkich uczestników, na podstawie którejwpływać na przebieg przedsiębiorstwa.
• Dokumentacja badania.

Sukces przedsięwzięcia i ilość pojawiających się problemów zależy od kompletności definicji interesariuszy projektu.

Kontrola realizacji planu

Wykonanie planu monitorowane jest poprzez organizowanie spotkań zespołu, których członkowie informują o ilości wykonanej pracy i jednocześnie wskazują, ile jeszcze czasu potrzeba na wykonanie zadań w terminie. Dane te są porównywane z harmonogramem kalendarza. Jeśli przewiduje się opóźnienie, rozważane są różne opcje rozwiązania problemu, a jedna z nich jest brana do realizacji. W ten sam sposób problem jest rozwiązywany z odchyleniem od ilości przekazanych środków i zasobów, a także od ostatecznego poziomu jakości.

Wdrożenie projektu to dobry sposób dla organizacji, których działania mają na celu rozwój firmy. Znajomość elementów procesu projektowania pozwala uzyskać dobre wyniki przy minimalnych kosztach w krótkim czasie, a skoordynowana interakcja z interesariuszami projektu otwiera nowe horyzonty prowadzenia biznesu.