Raport karty korporacyjnej: przykład. Księgowość dla firmowej karty bankowej

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2024-01-17 19:04

Ostatnio płatności kartą firmową stały się powszechne dla większości firm. Te instrumenty płatnicze są łatwe w użyciu.

Księgowanie kart firmowych jest dość proste. Doświadczeni księgowi z reguły nie mają problemów z rejestrowaniem transakcji. Trudności mogą pojawić się podczas sporządzania raportu na karcie firmowej przez pracownika, któremu został on wydany. Następnie rozważ cechy odzwierciedlenia transakcji.

Informacje ogólne

Karty korporacyjne to tak zwane karty bankowe, czyli środki, na których środki należą do organizacji. Służą do pokrywania wydatków ponoszonych przez pracowników w ramach ich działalności zawodowej.

Możliwe jest opłacenie firmową kartą kosztów podróży, biznesu, gościnności. Ten instrument płatniczy nie jest używany do celów osobistych pracownika, kredytowania jego zarobków ani świadczeń socjalnych.

Wyświetlenia

Istnieją karty kredytowe i rozliczeniowe (debetowe). Używającostatnia płatność dokonywana jest na koszt środków zgromadzonych na koncie przedsiębiorstwa lub debetu.

Na kartach kredytowych odpowiednio rozliczenia przeprowadzane są kosztem pożyczonych środków dostarczonych przez strukturę bankową.

Cechy operacji

Doładowanie odbywa się przelewem bankowym. W tym celu do instytucji bankowej wysyłane jest zlecenie płatnicze.

Środki wydawane są wyłącznie za pomocą karty. Mogą to być zarówno zwykłe transakcje bezgotówkowe, jak i wypłaty gotówki.

Karty firmowe nie podlegają limitom rozliczeniowym ustalonym przez Bank Centralny dla płatności gotówkowych. Tymczasem organizacje bankowe, kierując się zaleceniami Banku Centralnego, mogą ustalić limit emisji. Na przykład na karcie firmowej Sbierbanku maksymalna kwota wynosi 100 tysięcy rubli dziennie.

Zalety instrumentów płatniczych

Należy zauważyć następujące zalety korzystania z kart firmowych:

• Kontrolowanie wydatków pracowników. Najpierw wszystkie transakcje zostaną odzwierciedlone na koncie firmy. Po drugie, generowany jest raport karty korporacyjnej, który odzwierciedla wszystkie wydatki poniesione w określonym okresie.
• Możliwość wykorzystania środków w dowolnym momencie. Dostęp do pieniędzy na koncie jest całodobowy.
• Szybkie zablokowanie karty w przypadku problemów.
• Możliwość wykorzystania środków na wyjazdy służbowe za granicę. Nie ma potrzeby kupowania obcej waluty przy wyjeździe z Federacji Rosyjskiej. Jednocześnie z Rosji jest to możliweniezwłocznie uzupełnij konto pracownika przebywającego za granicą.
• Znaczna oszczędność czasu przy rezerwacji i płaceniu za bilety, pokoje hotelowe.

Zawiadomienie Federalnej Służby Podatkowej i Funduszy

Informacje o otwartym rachunku należy przesłać do FIU, VSS i urzędu podatkowego. Obecnie powiadomienie jest wysyłane przez samą organizację bankową obsługującą konto.

Powiadomienie następuje w ciągu 7 dni (praca).

Ważne niuanse

Karty korporacyjne dla osób prawnych są wydawane dla konkretnych pracowników przedsiębiorstwa, czyli są zarejestrowani.

Odzwierciedlenie operacji w księgowości na kartach firmowych odbywa się z reguły na oddzielnym koncie.

Konto bankowe można otworzyć zarówno w rublach, jak iw walucie obcej. W tym przypadku w pierwszym przypadku nie ma potrzeby otwierania dodatkowego rachunku walutowego. Zgodnie z Rozporządzeniem Banku Centralnego nr 266-P, płatność kartą firmową może być dokonana również w walucie innej niż waluta rachunku. Po otrzymaniu np. dolarów system banku przeliczy wymaganą kwotę (automatycznie przeliczy ruble na dolary).

Cele wydatków

Ustawy prawne ustanawiają listę transakcji, które można przeprowadzić w obcej walucie przy użyciu karty firmowej:

• Odbiór gotówki w obcej walucie za granicą Federacji Rosyjskiej na opłacenie gościnności, kosztów podróży.
• Płacenie wydatków (przedstawicielstwo/podróże) w organizacjach handlowych/usługowych w walucie obcej poza Rosją.

Inne operacje są uważane za nielegalne. Monitorowanie zgodności z listą jest prowadzone przez strukturę bankową.

Dokument organizacji lokalnej

Przedsiębiorstwo powinno opracować ustawę określającą podstawowe zasady korzystania z kart firmowych. Ten dokument musi być zainstalowany:

• Lista transakcji i wydatków, których pracownik może dokonać.
• Limity rozliczeń.
• Procedura składania raportu na karcie firmowej.
• Informacja o niedopuszczalności udostępniania kodu PIN osobom trzecim.
• Ostateczny termin złożenia przez pracownika raportu z wyprzedzeniem na karcie firmowej. W tym samym akapicie wskazane jest wymienienie dokumentów, które potwierdzą informacje.

Również:

• Krąg pracowników uprawnionych do otrzymywania kart firmowych określa zarządzenie kierownika.
• Zawieraj umowy o odpowiedzialności z odpowiednimi pracownikami.
• Pracownicy-posiadacze kart powinni być zaznajomieni z procedurą posługiwania się kartami do podpisów.

Zwrot i wydanie instrumentów płatniczych są przechowywane w specjalnej księdze.

Cechy refleksji

Rachunkowość dla rachunku bieżącego jest prowadzona w przedsiębiorstwie na rachunku. 55. Otwarto dla niego subkonto 55.4.

Jeżeli konto ma saldo minimalne, zaleca się utworzenie subkont drugiego rzędu: „Saldo minimalne” i „Limit płatności”.

Jeśli organizacja otworzyła kilka kont (dla każdej karty), wówczas subkonto 55.4 jest tworzone przezkażdemu z nich. W przypadku, gdy do jednego rachunku wydanych jest kilka kart różnych pracowników, dokonujących płatności w ramach ogólnego limitu, konieczność prowadzenia ewidencji analitycznej w kontekście posiadaczy jest określana przez przedsiębiorstwo samodzielnie.

W przypadkach, gdy karta firmowa jest połączona z jednym kontem bieżącym, wskazane jest utworzenie subkonta do konta. 51 lub 52.

Księgowość

Zasady rejestrowania transakcji zostały przedstawione w tabeli dla wygody:

db	cd	Miejsce docelowe	Potwierdzenie
55.4	51	Przeniesienie kwoty limitu płatności i minimalnego salda (w rublach) z konta przedsiębiorstwa na konto karty (rubel)	Zlecenie płatnicze, wyciąg bankowy.
55.4	52	Przeniesienie limitu płatności i minimalnego salda w walucie obcej z konta walutowego na konto firmowe.	Dokument płatności, wyciąg bankowy.
55.4	67, 66	Wpływ środków kredytowych na rachunek karty w dniu jednorazowego uznania, o ile została zawarta odpowiednia umowa ze strukturą bankową	Zamówienie bankowe, wyciąg bankowy.
55.4	66	Odbiór środków kredytowych na kartęrachunek w dniu wpłaty środków kredytowych instytucji bankowej w przypadku braku środków własnych firmy, jeżeli z bankiem została podpisana umowa o kredyt w rachunku bieżącym	Wyciąg bankowy, nakaz.
91.2	51, 52	Opłacanie opłat bankowych za wydanie, wydanie, obsługę karty	Wyciąg bankowy, wyciąg księgowy.
91.2	66	Obliczanie odsetek od pożyczki udzielonej kartą firmową	Wyciąg bankowy, wyciąg księgowy.
66	51, 52	Przelew środków na spłatę pożyczki lub odsetek od pożyczki otrzymanej w związku z użyciem karty	Zlecenie płatnicze (dokument), wyciąg bankowy.

W celu odzwierciedlenia uzupełnienia karty firmowej w „1C” używany jest dokument „Odpis z konta”. Znajduje się w sekcji „Bank i kasa”.

Rachunkowość rozliczeń

Istnieją dwie opcje rejestrowania transakcji: uproszczona i akademicka. Ich cechy są pokazane w tabelach.

Metoda uproszczona

db	cd	Miejsce docelowe	Potwierdzenie
71	55.4	Odzwierciedlenie ilości pracy opłaconej kartą,usługi, towary, a także gotówka pobrana z karty w kontekście posiadaczy (pracowników zgłaszających) w terminie wskazanym na wyciągu bankowym	Wyciąg bankowy z aplikacją deszyfrującą dla kart firmowych.
10, 15, 25, 20, 26, 44, 40 itd.	71	Odbicie opłaconych materiałów, robót, usług, zgodnie z raportem wstępnym złożonym przez pracownika wraz z załączonymi dokumentami uzupełniającymi, na dzień sporządzenia raportu.	Faktury, bilety, paragony, czeki, oryginalne pokwitowania, czeki bankomatowe itp.

Wersja akademicka

db	cd	Miejsce docelowe	Potwierdzenie
10, 20, 26, 44 itd.	71	Odbicie materiałów, robót, usług opłaconych kartą firmową, zgodnie z raportem wraz z dokumentacją uzupełniającą na dzień jego złożenia	Bilety, paragony, oryginały paragonów, paragony terminalowe itp.
71	57	Odbicie transakcji dokonanej na karcie, ale nierozliczonej na koncie bankowym	Informacje księgowe.
57	55.4	Odzwierciedlenie kwoty opłaconych towarów, robót, usług, gotówki pobranej z karty, w kontekście osób odpowiedzialnych w dniu, w którym są one odzwierciedlone na wyciągu bankowym	Wyciągbank z deszyfrowaniem kartami.

Jeżeli data raportu na karcie firmowej pokrywa się z dniem odzwierciedlenia transakcji na wyciągu bankowym, transakcje są realizowane zgodnie z pierwszą opcją.

Dodatkowo w przypadku obu opcji należy wziąć pod uwagę wielkość szkód:

db	cd	Miejsce docelowe	Potwierdzenie
73.2	55.4	Odzwierciedlenie wysokości szkód materialnych spowodowanych niedostarczeniem przez pracownika dokumentów potwierdzających lub w związku z wykorzystaniem środków z karty na potrzeby osobiste	Wyciąg bankowy, wyciąg księgowy.
50, 70	73.2	Odszkodowanie za szkodę wyrządzone przez pracownika w kasie przedsiębiorstwa lub poprzez potrącenie z zarobków	Wyciąg księgowy, zamówienie odbioru.

Raport karty korporacyjnej: przykład

Pracownik, który otrzymał środki na raport musi dostarczyć dokument opisujący wszystkie poniesione koszty. Dołączone są do niego dokumenty potwierdzające. Odpowiednie instrukcje są ustalane w kolejności zatwierdzonej przez Bank Centralny.

Zarządzenie Państwowego Komitetu Statystycznego z 2001 r. zatwierdziło standardowy formularz raportu AO-1.

W formularzu nie ma jednak wierszy, w których można odzwierciedlić transakcje na kartach firmowych. Istnieją dwa sposoby naprawienia sytuacji:

• Uzupełnij standardowy formularz. Jak ustalono w Zakonie, organizacjama prawo dodawania dodatkowych wierszy do ujednoliconego formularza.
• Sam opracuj formularz. Ujednolicone formularze od 01.01.2013 nie są uważane za obowiązkowe dla przedsiębiorstw. Odpowiedni przepis wynika z ustawy federalnej nr 402.

Rozważmy przykład. Pracownikowi wydano kartę firmową Sbierbanku, na której dostępnych jest 50 tysięcy rubli. Polecono mu kupić urządzenie wielofunkcyjne, którego koszt to 110 tysięcy rubli. Zgodnie z poleceniem zapłaty na kartę przelano 65 tysięcy rubli. Po zakupie urządzenia saldo wyniosło 5000 rubli.

Księgowy przedsiębiorstwa uzupełnia standardową formę raportu o kilka wierszy. Przede wszystkim podano kolumny, które odzwierciedlają kwoty środków na dzień użycia karty:

• „Saldo na karcie”. Ten wiersz jest wypełniany, jeśli pracownik nie przekazał instrumentu płatniczego.
• „Karta wydania nr…”. Ta linia zawiera informację, czy instrument płatniczy został wydany przed wykonaniem zadania.

Saldo na karcie jest uznawane za równe 0 zgodnie z warunkami przykładu, ponieważ karta została wydana pracownikowi przed zakończeniem zadania. Wiersz „Wystawiono kartę” wskazuje jej numer i dostępną kwotę.

Aby odzwierciedlić uzupełnienie środków, do raportu dodano kolumnę „Zlecenie płatności”. Tutaj podana jest data, numer dokumentu.

Wiersz „Suma” powinien zawierać kwotę salda na wydanej karcie oraz kwotę dodatkowego przelewu. Zgodnie z warunkami przykładu suma wynosi 115Tysiąc rubli

Na odwrocie raportu należy wymienić dokumenty, którymi pracownik potwierdza poniesione wydatki. Pracownik musi wskazać datę wydatku i kwotę.

Wypłata gotówki

Przy opracowywaniu formularza zgłoszenia należy uwzględnić sytuację, w której pracownik nie będzie mógł zapłacić przelewem za usługi lub towary. W związku z tym pracownik będzie musiał wypłacić wymaganą kwotę.

Aby odzwierciedlić takie transakcje, dodaje się następujące wiersze:

• "Wycofane z karty".
• "Wydane środki pieniężne".
• „Dodano do karty przez terminal”.
• "Saldo gotówkowe".

Wszystkie transakcje ze środkami są widoczne na pierwszej stronie raportu.

Odbiór dokumentu

Odpowiedzialny pracownik musi złożyć raport księgowemu lub kierownikowi przedsiębiorstwa. Następnie dokument jest sprawdzany, a następnie zatwierdzany przez dyrektora organizacji.

Towary, usługi zakupione przez pracownika są kredytowane. Pracownik otrzymuje paragon za akceptację raportu – dół formularza. Jeżeli nie jest dostarczony w formie opracowanej przez przedsiębiorstwo, paragon jest sporządzany w dowolnej formie.

Zatwierdzenie formularza

Zgodnie z ogólnymi zasadami kierownik musi samodzielnie zatwierdzić formularz opracowany przez przedsiębiorstwo. Taki wymóg jest określony w ustawie federalnej nr 402. To samo wymaganie ma zastosowanie, jeśli organizacja stosuje ujednolicony formularz.

Zazwyczaj próbkiwzory dokumentów pierwotnych podane są w załącznikach do zarządzenia o zatwierdzeniu polityki rachunkowości.

Otwieranie konta

Aby utworzyć konto z kartami firmowymi, firma będzie najpierw potrzebować dokumentów niezbędnych do otwarcia zwykłego konta. Dodatkowo należy napisać wniosek, którego formę zapewnia bank. Jest napisany dla każdego pracownika-posiadacza karty. Załącza się również dokumenty, na podstawie których identyfikuje się odpowiednich pracowników. Dotyczy to w szczególności paszportu, a także dokumentów potwierdzających stosunki pracy z przedsiębiorstwem (kopia umowy). W razie potrzeby bank może zażądać innych dokumentów.