Zadania i cel wyjazdu: przykłady

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Czy wiesz, jak poprawnie wskazać cel podróży służbowej? Przykład można oczywiście łatwo znaleźć na wszelkiego rodzaju forach branżowych dla księgowych czy specjalistów HR. Ale kopiowanie czyjegoś doświadczenia nie zawsze jest uzasadnione.

W regulaminie nie ma listy celów podróży służbowych. Jednak powód, dla którego pracownik podróżuje, powinien być podany w taki sposób, aby można było rozliczyć koszty podróży i diety w celu zmniejszenia dochodu podlegającego opodatkowaniu.

W tym celu należy wziąć pod uwagę kilka punktów.

Które?

Praktykujący księgowi z łatwością podają różne przykłady celów podróży i wskazują na następujące kwestie:

1. Podróż służbowa pracownika musi wyraźnie leżeć w najlepszym interesie firmy. Cel podróży służbowej jest sformułowany w taki sposób, aby było jasne: „podróż” jest korzystna dla firmy, bezpośrednio lub pośrednio przyczynia się do osiągania przez firmę zysku, zwiększania wolumenu działalności, poprawy jakości towarów i usługi. pracownikorganizacja nie może być wysłana w podróż służbową, stawiając przed nim zadanie „odpoczynek”, „odzyskanie sił” lub „odzyskanie sił”. Przewidziane są w tym celu urlopy - roczne lub ze względów zdrowotnych.
2. Cel podróży nie powinien być sprzeczny z opisem pracy pracownika. Nie można więc wysłać księgowego w podróż służbową w celu negocjacji z klientami. A dyrektor handlowy firmy nie może zostać wysłany do innego miasta w celu „transportu pracowników”.
3. Powód odbycia podróży służbowej powinien być zgodny z czasem trwania „podróży” i jej trasą. Jeżeli celem wyjazdu jest np. udział w wystawie, pracownik organizacji jest zobowiązany do „przemieszczenia się” w przeciwnym kierunku w ciągu jednego dnia po zakończeniu imprezy.
4. Bardzo uważaj, aby uzasadnić wyjazdy służbowe w weekendy. Jeśli pracownik firmy jedzie do innego miasta np. negocjować w poniedziałek, a czas dojazdu to jeden dzień, to można wyjechać nie wcześniej niż w sobotę wieczorem. W przeciwnym razie koszt biletów lub paliwa nie może być przypisany do wydatków.
5. Najlepiej unikać ogólnego języka. Ważne jest, aby wskazać, dlaczego dokładnie pracownik organizacji jest wysyłany do pracy poza miejscem stałego dyżuru. W przeciwnym razie kontrolerzy mogą mieć wątpliwości co do legalności przypisania kosztów podróży do rachunkowości podatkowej.
6. Cel wyjazdu powinien być sformułowany w taki sposób, aby możliwe było jednoznaczne stwierdzenie, czy przydzielone zadanie zostało wykonane, czy nie. Po wyjeździe pracownik będzie zobowiązany do złożenia raportu z wyników,załącz dokumenty potwierdzające wykonanie zadania. Nawiasem mówiąc, możliwa jest sytuacja, w której cel wyjazdu nie zostanie osiągnięty. W takim przypadku pracodawca wymaga od pracownika przedstawienia „noty wyjaśniającej” wskazującej powody, dla których zadanie nie mogło zostać wykonane. Z tym dokumentem, koszty podróży mogą być akceptowane do rozliczenia podatkowego.
7. Jeżeli cel wyjazdu jest obszerny, składa się z kilku zadań, ważne jest również, aby wypisać osobne zadania wyjazdu, z których ukończenie każdego z nich również będzie wymagało potwierdzenia.
8. Jeżeli praca specjalisty to podróżowanie w naturze i przeprowadzka do innej miejscowości związana jest z wykonywaniem codziennych spraw, to taka „podróż”, zgodnie z Kodeksem Pracy, nie jest uznawana za podróż służbową o godz. wszystkie.

Każdy pracownik może zostać wysłany w podróż służbową?

To jest tak samo ważne jak pytanie, jak określić cel podróży. Przykłady przypadków, w których pracodawca został ukarany grzywną za wysłanie pracownika, który nie mógł zostać wysłany na wycieczkę do innego miasta, nie są odosobnione.

Przed wysłaniem pracownika do innego miasta lub kraju należy wziąć pod uwagę, że:

1. Zabrania się "wyposażenia się w drogę" kobietom w ciąży i niepełnoletnim pracownikom (z wyjątkiem personelu zatrudnionego w dziedzinie twórczości).
2. Pracownik wysłany w podróż służbową musi pozostawać w stosunku pracy z pracodawcą. W momencie wyjazdu umowa najmu musi być już zawarta, sporządzonazgodnie z obowiązującymi przepisami.
3. Istnieją kategorie obywateli, którzy mają prawo odmówić podróży służbowej. Wysyłanie ich do innego miasta lub kraju w celach służbowych jest dozwolone tylko za ich pisemną zgodą.

Do takich osób należą:

• Matki dzieci poniżej 3. roku życia
• Rodzice lub opiekunowie osób niepełnosprawnych poniżej 18 roku życia.
• Obywatele opiekujący się chorymi członkami rodziny, zgodnie z raportem medycznym.
• Matki i ojcowie wychowujący dzieci poniżej 5 roku życia bez współmałżonków.

Pracownicy nienależący do tych kategorii podlegają odpowiedzialności dyscyplinarnej za niezastosowanie się do nakazu wyjazdu służbowego. W niektórych przypadkach możesz nawet zwolnić pracownika, który odmówił wyjazdu do innego miasta w celach służbowych.

Które dokumenty opisują cel podróży?

Do 2015 r. wydano podróż pracownika:

1. Zamów.
2. Przypisanie usługi.
3. ID podróży.
4. Zgłoś.

Obecnie wszystkie cechy „podróży” są wskazane w zamówieniu. Ujednolicone formy „przypisania usługi”, „świadectwa podróży” i „raportu” zostały anulowane.

Do potwierdzenia faktu wyjazdu i realizacji zamówienia należą: bilety, listy przewozowe, czeki na paliwo i smary, protokoły, wyjaśnienia, protokoły negocjacji, świadectwa przeszkolenia, zawarte umowy, inwentaryzacje.

Ze składu i treści tych dokumentów powinno jasno wynikać, żeczy wyznaczony cel podróży został osiągnięty.

Przyjrzyjmy się, jak zadania związane z podróżami służbowymi są definiowane dla różnych kategorii pracowników.

Dyrektor

Praca pierwszych osób przedsiębiorstw często kojarzy się z „podróżami”.

Podróż służbowa dyrektora firmy, co do zasady, jest wydawana nie zarządzeniem, ale zarządzeniem zawierającym frazę: „Wyjeżdżam w podróż służbową w celu…”.

Szef firmy może wyjechać w podróż służbową, w szczególności w celu podboju nowych rynków, poszukiwania klientów, zawierania umów na dostawę produktów. Jaki byłby w tym przypadku cel podróży reżysera? Przykłady:

• negocjowanie i zawarcie umowy z Firmą LLC;
• negocjowanie z uczestnikami konferencji „Produkty Przyszłości” w N-sk „_”_ 20_;
• demonstracja próbek produktu "Pozycja-1" firmy LLC "Duży klient";
• prezentacja towarów dla dobrego klienta JSC.

Pierwsza osoba w firmie może również udać się do innego miasta lub kraju, aby spotkać się z obecnymi klientami firmy. W tym przypadku specjaliści HR już wymyślili, jak wpisać cel podróży w certyfikacie podróży. Przykłady:

• omówienie warunków umowy na dostawę urządzeń produkcyjnych Our Friend LLC;
• zatwierdzenie planu zamówień na II półrocze _ z JSC Concern.

Od czasu do czasu dyrektorzy firmsą wysyłane do innych miast lub krajów w celu „otwarcia nowego oddziału firmy”. Takie sformułowanie pożądanego rezultatu jest również dopuszczalne w dokumentach. Jednak w tym przypadku warto określić zarówno cele, jak i zadania wyjazdu. Przykład:

„Wyjeżdżam do N-sk, aby zorganizować pracę nowej jednostki strukturalnej.

Zadania:

• Zbadaj rynek docelowy.
• Testowanie i zatrudnianie pracownika na stanowisko kierownika oddziału.
• Koordynacja z kierownikiem oddziału planów pracy na _ rok.”

Również szef małej firmy, a także specjalista w dziale zakupów, może wyjechać do innego miasta lub kraju w celu zakupu nowego sprzętu, zawrzeć umowy na dostawę surowców, materiałów, komponentów oraz negocjujemy warunki współpracy z dostawcami. W takim przypadku dokumenty powinny również poprawnie wskazywać cel podróży dyrektora. Przykłady:

• negocjowanie z LLC "Partner" w sprawie zakupu przesyłki towaru "Rzecz";
• zawarcie umowy na zakup produktów firmy Pomoshnik LLC;
• nabycie sprzętu „Maszyna”;
• badanie próbek produktu „Shtuka” firmy Producer LLC.

Jak inaczej można sformułować cel podróży służbowej pierwszej osoby w firmie? Przykłady:

• szkolenie personelu;
• udział w wystawie, seminarium, konferencji" (zwiedzanie wydarzeń związanych z działalnością finansową i gospodarczą przedsiębiorstwa);
• rozwój zawodowy;
• opanowanie nowych technologii;
• sprawdzanie jakości pracyjednostek.

Kierownik sprzedaży

W działach zajmujących się sprzedażą towarów i usług cel podróży służbowych jest z reguły bardzo szczegółowo określony. Pracownicy otrzymują szczegółowe instrukcje w formie pisemnej, wskazujące jakie zadania mają zostać zrealizowane i jakie wskaźniki ilościowe są osiągane.

Po pierwsze, wyznaczono główny cel podróży służbowej menedżera sprzedaży. Przykłady:

• wzrost wielkości sprzedaży w regionie;
• badania rynku;
• negocjowanie z potencjalnymi klientami.

"Duża" praca jest podzielona na etapy, po wykonaniu każdego z nich pracownik sporządza pisemny raport. Kierownik sprzedaży często otrzymuje następujące „cele cząstkowe”:

• dokonuj wizyt u obecnych klientów zgodnie z harmonogramem wizyt;
• odwiedzaj potencjalnych klientów zgodnie z harmonogramem spotkań;
• zbierz informacje o nowym rynku dla działu marketingu;
• odwiedź sklepy konkurencji, przeprowadź analizę porównawczą.

Inżynierowie, pracownicy produkcyjni

Podróże służbowe tych kategorii pracowników mają charakter długoterminowy, gdyż zwykle kojarzą się z zapewnieniem sprawnej pracy maszyn, linii automatycznych, robotów.

Dla inżynierów i pracowników bardzo ważne jest również prawidłowe sformułowanie celu podróży w certyfikacie podróży. Przykłady:

• instalacja, regulacja sprzętu;
• szkolenie odpowiedzialnych pracowników do pracy z linią produkcyjną;
• sprawdzanie, testowanie działania maszyn;
• naprawa gwarancyjna, konserwacja serwisowa urządzeń dostarczonych w ramach umowy nr _ z dnia "_" _;
• prace konserwacyjne, konserwacja sprzętu.

Wielu inżynierów wyjeżdża w podróże służbowe, aby komunikować się ze współpracownikami i zdobywać nową praktyczną wiedzę. To bardzo częsty cel podróży służbowej. Przykład:

wymiana doświadczeń z twórcami „potężnych” urządzeń

Księgowy

Główni księgowi podróżują do innych miast, aby sprawdzić jakość pracy specjalistów księgowych, szkolić pracowników, zbierać informacje i podsumowywać działalność finansową i gospodarczą firmy.

Zwykły księgowy może wyjechać w podróż doskonalić swoje umiejętności, wymieniać się doświadczeniami z kolegami, wziąć udział w spotkaniu.

Jak można sformułować cel podróży służbowej księgowego? Przykład:

przeprowadzenie audytu wewnętrznego, sprawdzającego poprawność odzwierciedlenia w rachunkowości operacji finansowo-gospodarczych oddziału

Każdy inny cel podróży odpowiadający opisowi stanowiska księgowego jest również akceptowany. Przykład:

wizyta w recepcji

Pracownicy rolni

Rolnicy, agronomowie, operatorzy maszyn, hodowcy bydła, hodowcy drobiu stają przed koniecznością wyjazdów służbowych, być może znacznie częściej niż „miejskie” specjaliści. Pracując na obszarach wiejskich, muszą być stale w kontakcie z „cywilizacją”: kupować nasiona, paszę dla zwierząt, uczestniczyć w wystawach osiągnięć gospodarki narodowej, poznawać nowe technologie i wreszcie sprzedawać produkty przedsiębiorstwom miejskim i osobom prywatnym, rynek odwiedzających.

Zgodnie z celami konkretnego wyjazdu formułowany jest cel wyjazdu służbowego pracowników rolnych. Przykłady:

• zakup nawozów;
• uzyskanie dokumentacji pozwolenia;
• prezentacja projektu inwestycyjnego na specjalistycznej wystawie;
• udział w konferencji rolników, wymiana doświadczeń;
• nabycie specjalnego sprzętu;
• sprzedaż produktów na targach miejskich;
• dostawa przesyłki towaru do zakładu JSC "Klient".

Kierowca

Kolejną kategorią pracowników, których zawód wiąże się z częstymi podróżami, są kierowcy. Do ich obowiązków należy przewóz pracowników firmy, towarów, kosztowności, dokumentów.

To zależy od konkretnego zadania, jak wpisać cel podróży w zamówieniu. Przykłady sterowników:

• dostawa towaru do Naszego Klienta LLC (adres);
• transport dyrektora handlowego;
• dostawa towarów i materiałów, odbiór faktur.

Jak jeszcze może wyglądać cel podróży służbowej kierowcy? Przykłady:

• zakup części do naprawy samochodów;
• zaplanowana diagnostyka pojazdu;
• dostawaoryginalna dokumentacja transakcji.

Badacz

Naukowcy, badacze, eksperci, teoretycy z różnych branż, nauczyciele szkół średnich i wyższych wyjeżdżają w podróże służbowe, aby uczestniczyć w konferencjach i konkursach, dzielić się doświadczeniami, poznawać unikalne źródła, odwiedzać specjalistyczne wystawy i muzea, uczestniczyć w pracach archeologicznych wykopaliska.

Jak można sformułować cel podróży służbowej? Przykład:

Zbieranie informacji do pracy naukowej na dany temat (nazwa)

Lub:

Badanie oryginalnej dokumentacji

Wniosek

Wcale nie jest konieczne używanie standardowych „warunków”, które zwykle opisują cel podróży służbowej. Przykłady tylko ułatwiają proces wyboru „odpowiednich” słów. Doświadczenie wielu pracowników udowadnia, że sformułowanie zadania może być dowolne.