Główny cel budżetowania. Pojęcie, istota procesu i zadania budżetowania

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Jaki jest główny cel budżetowania? Dlaczego ten proces ma miejsce? Dlaczego jest to potrzebne? Jakie zadania są wykonywane? Jaka jest istota tego procesu? Jaka jest struktura całego systemu? Na te, jak również na szereg innych pytań, odpowiemy w ramach artykułu.

Wprowadzenie

Budżetowanie to narzędzie do zmiany działalności przedsiębiorstwa. Co to za proces? Odpowiada za zarządzanie kondycją finansowo-ekonomiczną i działalnością przedsiębiorstwa. Odbywa się to poprzez system zarządzania budżetem, w skrócie SBU. Jego znaczenie jest często niedoceniane. I na próżno. Ale wróćmy do tego. Dzięki starannemu przygotowaniu cele budżetowe są osiągane. Etapy tworzenia budżetu obejmują planowanie, księgowość, analizę i kontrolę stanu przedsiębiorstwa. Głównym przedmiotem oddziaływania jest bieżąca działalność. Dzięki budżetowaniu zmieniają się jego główne cechy. Na przykład typowe jest delegowanie odpowiedzialności za przetwarzanie podmiotów w przedsiębiorstwie.

Cele i zadania

Budżetowanie powinno działać na rzecz zwiększenia efektywności rozszerzonej reprodukcji kapitału w przedsiębiorstwie. Obiektem procesu jest struktura handlowa. To jest główny cel. Budżetowanie to złożony proces, który wymaga pomyślnego wykonania szeregu zadań. Są to:

1. Definicja obiektów i podmiotów.
2. Opracowanie klasyfikatora artykułów, ich związku z czynnikami reprodukcji kapitału, podział na bezpośrednie/narzuty i stałe/zmienne.
3. Określenie struktury finansowej (w razie potrzeby wraz z projektem i procesem).
4. Opracowanie regulaminu zatwierdzania i późniejszych wypłat gotówkowych.
5. Identyfikacja czynników reprodukcji kapitału i ustalenie ich związku ze składnikami budżetu.
6. Opracowanie klasyfikatora artykułów według bilansu.
7. Opracowanie zasad rachunkowości zarządczej.
8. Opracowanie regulacji wpływających na tworzenie, kontrolę, korektę i analizę budżetów przedsiębiorstw podczas planowania rocznego, kwartalnego, miesięcznego i tygodniowego.
9. Automatyzacja SBU.
10. Opracowanie formularzy budżetów obiektów.

Podsumowując, następuje przygotowanie salda początkowego i późniejsze uruchomienie SBU.

Chwile organizacyjne

Osiągnięcie celu procesu budżetowania jest trudne, jeśli nie ma zamówienia. Organizacja bardzo pomaga w osiągnięciu niezbędnych warunków. Krótko więcnależy podświetlić następujące kroki:

1. Inscenizacja. Trwają prace nad zapisami systemu zarządzania budżetem.
2. Wprowadzenie. Działalność przedsiębiorstwa zmienia się poprzez wdrażanie opracowanych wcześniej przepisów SBU. Jednocześnie należy odróżnić formalną implementację dyrektywy od praktycznego tworzenia, gdy system staje się integralnym elementem procesu aktywności pracowników.
3. Automatyzacja. Ten etap jest realizowany równolegle z wdrożeniem. Reprezentuje instalację, konfigurację i uruchomienie zautomatyzowanego systemu zarządzania budżetem.

Korzystanie z pakietu oprogramowania

Cel i zadania budżetowania są znacznie łatwiejsze do osiągnięcia, jeśli wykorzystywane są nowe technologie. Przyjrzyjmy się, co oferują najpopularniejsze opcje:

1. Programy 1C. Ich głównym zadaniem jest automatyzacja księgowości. Ale kompleks może być również wykorzystany do rozwiązywania problemów z zarządzaniem budżetem. Chociaż należy zauważyć, że ustawienia muszą być wprowadzone, aby móc korzystać z nich, dodatkowo istnieją pewne różnice w porównaniu z rachunkowością. Chociaż, szczerze mówiąc, lepiej uznać platformę 1C za standard automatyzacji budżetowania.
2. Programy Intalev. Popularne rozwiązania, które przyciągają nie tylko dobrym produktem, ale także rozbudowanymi poradnikami metodycznymi i książkami, które pozwalają uzyskać teoretyczne zrozumienie systemu i ułatwić jego konfigurację. Dodatkowo możesz wykorzystać elementy związane z rachunkowością zarządczą w budżetowaniu w ramachjeden kompleks. To prawda, są też wady. Na przykład nie ma standardowej wygodnej procedury importowania danych i nie ma wbudowanego podsystemu ekonomiczno-matematycznego. Innymi słowy, nie ma narzędzi do optymalizacji.
3. Ekspert kostki. Program ten zapewnia bardzo elastyczne opcje tworzenia systemu budżetowego przedsiębiorstwa. Na szczególną uwagę zasługuje wygodna procedura importowania danych z różnych systemów księgowych, przy jednoczesnej ich konfiguracji w locie. Chociaż nadal nie ma podsystemu modelowania ekonomicznego i matematycznego.
4. MS Excel. Klasyczny prezent na prawie każdym komputerze. Wraz z pojawieniem się narzędzi PowerView i PowerPivot w wersji 2013, ten program może być używany do automatyzacji poza poziomem podstawowym.

Istnieją inne opcje oprogramowania używane przez organizacje.

O przykładach

Celem budżetowania jest zwiększenie wydajności. Jak to się manifestuje? Rozważ sytuację z instytucją bankową. Budżetowanie w tym przypadku może przede wszystkim charakteryzować się określonym cyklem reprodukcji kapitału. Sytuacja ta prowadzi do pojawienia się obszarów działalności nietypowych z klasycznego punktu widzenia. W rezultacie w banku tworzona jest i redystrybuowana wartość.

Zarządzanie ryzykiem odgrywa szczególną rolę w realizacji zadań i osiąganiu celów. Optymalizacja banku powinna więc uwzględniać nie tylko budżet, ale także potencjalnie niebezpieczne momenty w trwającychdziałalność (niespłata kredytów). Budżetowanie jest również ściśle związane z kosztorysowaniem. W końcu ten proces pozwala poznać koszt konkretnego produktu, w zależności od podjętych decyzji organizacyjnych i technologicznych. Kalkulacja kosztów jest przydatna dla działów budżetowych, projektów, produktów i procesów. Ale nie zapomnij o planowaniu finansowym. Jest to również interesujące dla SBU. System zarządzania budżetem może być postrzegany jako narzędzie planowania finansowego.

Ale nie należy myśleć, że to koniec sprawy. Zarządzanie budżetem nie ogranicza się do obsługi planowania finansowego. Jest to właśnie narzędzie, za pomocą którego można obliczyć stan w przyszłości. Jednocześnie proponowane działania dotyczą nie tyle finansów, co gospodarki. SBU to narzędzie, które pozwala realizować wykalkulowane plany, wpływając na działania osób pracujących w przedsiębiorstwie.

Informacje o komunikacji z innymi systemami

Nie można mówić o pomyślnie osiągniętych celach budżetowych w przedsiębiorstwie, jeśli praca jest prowadzona tylko z odrębnym kierunkiem. Na co zwrócić uwagę? Istota i cele budżetowania wymagają najwyższej uwagi do systemu motywacji i rozwoju personelu. Konieczne jest osiągnięcie odpowiedzialności uczestników procesu. Najlepszym sposobem na to jest system motywacji i rozwoju personelu.

Po drugie, należy zwrócić uwagę na możliwości automatyzacji. Wynika to z faktu, żepełne budżetowanie jest bardzo uciążliwe. A jego wdrożenie bez automatyzacji zamieni się w bardzo kosztowny biznes.

Po trzecie, należy pamiętać, że zwiększonej odpowiedzialności musi towarzyszyć przekazanie uprawnień. Trzeba jasno narysować cały system, dążyć do powiązania różnych stanowisk i ludzi. Wszystko to powinno zostać wdrożone w ramach systemu zarządzania procesami. I po czwarte, należy pamiętać, że przedsiębiorstwo nie jest zainteresowane tylko tworzeniem budżetów. Nie powinny istnieć tylko po to, by być i dla nich samych. Budżety mają określony cel – optymalizację wydajności. Aby uzyskać przydatne informacje, a nie tylko prace zmianowe, konieczne jest wykorzystanie wiarygodnych danych w modelach ekonomicznych i matematycznych, a następnie podjęcie niezbędnych decyzji zarządczych.

Należy również pamiętać, że cele systemu budżetowania będą osiągane lepiej, jeśli zadania operacyjno-taktyczne będą powiązane z przywództwem strategicznym. Jeśli możliwe jest zrealizowanie ścisłego związku między różnymi elementami, to dla optymalnego rozwoju pozostanie już tylko jeden krok - stworzenie ujednoliconego systemu zarządzania rozwojem przedsiębiorstwa.

Jak manifestuje się zmiana?

SBU aktywnie wykorzystuje mechanizm delegowania odpowiedzialności i uprawnień. To tylko pojawia się pytanie - dla kogo? Należy zwrócić uwagę nie tylko i nawet nie tyle na najwyższe kierownictwo, co na szefów działów i niższych. Nawet pojedynczych pracowników nie trzeba omijaćUwaga. Jak to jest realizowane? Zmiany organizacyjne na poziomie dyrekcji realizowane są często w formie wypłat premii, spółek osobowych, udziału we własności przedsiębiorstwa poprzez akcje/opcje. W przypadku zwykłych pracowników podejście jest inne. W tym przypadku oczekuje się opracowania i wdrożenia systemu motywacyjnego, wydawania premii, aw niektórych przypadkach udziału w zyskach. SBU dyrektywnie zaczyna działać w momencie podpisania odpowiedniego zamówienia. Ale jego przygotowanie, automatyzacja i inne biurokratyczne momenty przed użyciem zajmują dużo czasu.

Prawdziwe wdrożenie

Nie wystarczy znać istotę, cel i cele budżetowania. W rzeczywistości będzie można mówić o wdrożeniu, gdy takie podejście wejdzie w życie i będzie miało wpływ na codzienne działania organizacji. Jest to możliwe przy zmianie kultury pracy i zarządzania organizacją. W rzeczywistości wprowadzane są elementy samorządności. Dlatego konieczne jest delegowanie uprawnień i odpowiedzialności.

Spójrzmy na przykład usługi finansowej. Realizowała planowanie dyrektyw i pełniła wiele funkcji. Jednak wraz z rozwojem przedsiębiorstwa i nakładem pracy postanowiono przejść do zarządzania budżetem. W tym przypadku funkcje koordynacji, konsolidacji, szkolenia, analizy i kontroli wskaźników pozostają w służbie finansowej. Ale planowanie należy do pracowników. Jednocześnie zmieniają się zasady pracy ludzi w firmie. Wzmocniona zostanie odpowiedzialność pozioma, poprawią się relacje między pracownikami ze względu na potrzebęinterakcja i wzajemna koordynacja.

Prawdziwe wdrożenie obejmuje planowanie krok po kroku, zaczynając od właściciela. Rzucają wyzwanie najwyższemu kierownictwu. Potem przychodzi kolej na centra odpowiedzialności za proces (sprzedaż, produkcja, reklama itd.). Stwarza to okazje do przejawiania inicjatywy zarówno ze strony menedżerów, jak i pracowników. Należy zauważyć, że faktyczne wdrożenie jest zwykle opóźnione o kilka miesięcy, a może nawet o rok.

Jakie są wady w tym przypadku?

Niestety nie możesz obejść się bez negatywności. Co ciekawe, mocne strony są jednocześnie podatnością. Tak więc delegowanie odpowiedzialności jest typowe dla SBU. Zakłada to istnienie niezbędnych kompetencji i autorytetu. I z tego powodu często pojawiają się problemy. Przecież przy delegowaniu uprawnień za pomocą nakazu nie ma możliwości przeniesienia lub uczynienia osoby kompetentnej. Ta własność nie jest w ten sposób zdobywana ani tracona. Albo przedmiot ma kompetencje, albo nie.

Jeżeli dasz możliwości osobie, która nie wywiązuje się z obowiązków, to wpłynie to negatywnie na wyniki działań. Osoba, której przekazuje się obowiązki, musi być kompetentna. Oznacza to obecność umiejętności ekonomicznych, inicjatywy, odpowiedzialności. Jeśli brakuje przynajmniej jednego z wymienionych komponentów, nie ma sensu dawać podmiotowi dodatkowych możliwości w ramach systemu zarządzania budżetem. Z tego powodu nierzadko zdarza się, że SBU jest wdrażana nie w pełni lub nie w maksymalnym możliwym zakresiewydajność.

Zamykanie

Rozważa się więc koncepcję, cele i zadania budżetowania. I na koniec możesz dotknąć wszelkiego rodzaju manipulacji, które można z nim przeprowadzić. Pierwszy to remont budżetowy. Często łatwiej jest zrobić coś od podstaw, niż zmieniać istniejące rozwiązania. Dotyczy to w pełni SBU. Ale to są najbardziej ekstremalne środki. Bardziej pożądane jest lepsze budżetowanie. Odnosi się to do zmian, które są niezbędne do zwiększenia możliwości SBU. Doskonalenie charakteryzuje się eliminacją niedociągnięć i błędów, które popełniono wcześniej podczas tworzenia organizacji. Mogą być również wprowadzone nowe funkcje, których potrzeba wynika z pewnej zmiany w działalności przedsiębiorstwa. Ulepszenia obejmują również aktualizacje oprogramowania. Ogólnie rzecz biorąc, wprowadzane są radykalnie nowe aspekty. Ale sam SBU nie jest przeprojektowywany. I ostatnia to modernizacja budżetowania. Ma to na celu zwiększenie możliwości systemu. W sumie wygląda to na poprawę. Dopiero po wprowadzeniu zmian radykalnie nowe aspekty nie pojawiają się.