Zlecenie wyjazdu służbowego – formalność czy obrona?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Wysłaniu pracownika w podróż służbową towarzyszy obowiązkowe spełnienie następujących dokumentów: delegacja służbowa na podróż służbową, zlecenie oraz zaświadczenie o podróży służbowej. Z reguły pracownik z góry uwzględnia niezbędne środki, wypełniając odpowiedni wniosek. Albo płatność za podróże służbowe jest dokonywana po powrocie do stałego miejsca pracy, a firma zwraca wydane pieniądze. W obu przypadkach podstawą płatności jest raport z wyprzedzeniem oraz dokumenty potwierdzające określone wydatki (bilety do iz miejsca docelowego, rachunek hotelowy, diety).

Kwotę można przelać na konto osobiste lub otrzymać gotówką w kasie organizacji. Raport z podróży służbowej sporządzany jest w ciągu trzech dni roboczych po jej zakończeniu. W przypadku wyjazdu zagranicznego termin ten wydłuża się do dziesięciu dni.

Zamówienie do wysłania w podróży służbowej to ujednolicony formularz. Przygotowywany jest najczęściej w dziale HR. Ponadto dokument podpisuje szef organizacji, a jego numer, data i nazwa są zapisywane w osobnym dzienniku do rejestracji zamówień na podróże służbowe. Oddelegowany pracownik zapoznaje się z nakazem za podpisem i otrzymuje jego kopię.

Zlecenie służbowe na podróż służbową jest dokumentem obowiązkowym, ponieważ odzwierciedla treść podróży. Zanim ten dokument zostanie podpisany przez kierownika organizacji, jest on uzgadniany z bezpośrednim przełożonym pracownika. Ważne jest, aby wiedzieć, że istnieją pewne kategorie pracowników, którzy są chronieni przez prawo i mają prawo odmówić podróży:

- kobiety w ciąży;

- kobiety z dziećmi do lat 3;

- pracownicy poniżej 18 roku życia;

- pracownicy pracujący w organizacji na podstawie umowy studenckiej i wysłani w podróż służbową niezwiązaną ze szkoleniem;

- samotni rodzice, jeśli dziecko ma mniej niż 5 lat;

- rodzice wychowujący niepełnosprawne dziecko;

- pracownicy opiekujący się chorym członkiem rodziny.

Zlecenie służbowe na podróż służbową może mieć odwrotną stronę, gdzie wymienione są powyższe kategorie obywateli i przypisane są kolumny dla pracownika - odmowa/zgoda na podróż służbową, imię i nazwisko, zajmowane stanowisko oraz data podpisywanie. Oba fakty (zgoda lub niezgoda) wymagają jedynie pisemnego potwierdzenia. Ścisłe przestrzeganie wymogów prawnych podczas wypełnianiadokument uchroni Cię przed sytuacjami konfliktowymi.

Ponadto przypisanie podróży służbowej zawiera raport z postępu, który jest podsumowywany przez samego pracownika. A czynność ta musi być potwierdzona własnoręcznym podpisem zarówno bezpośredniego przełożonego, jak i szefa firmy. Aby uniknąć problemów ze zgłoszeniem wyjazdu przed działem księgowości, konieczna jest weryfikacja tożsamości danych w całym pakiecie dokumentów. Wszelkie rozbieżności w nazwisku, imieniu, datach opiekuńczych lub podróży służbowych będą wymagały korekt, uzasadnienia w postaci dokumentów i dodatkowej straty czasu.