Koncepcja projektu: przykłady

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

W każdej firmie najważniejsze jest właściwe rozpoczęcie. To stwierdzenie jest całkiem prawdziwe w przypadku popularnego obecnie zarządzania projektami. Od czego zacząć projekt? Czym jest koncepcja projektu? W tym artykule proponuje się rozważenie przykładów i teoretycznej podstawy odpowiedzi na te pytania.

Cykl życia projektu i produktu

Zarządzanie każdym projektem w dużym stopniu zależy od etapów jego cyklu życia.

Przechodząc przez określone fazy rozwoju, projekt jest modyfikowany i wymaga nowych form kontroli i zarządzania. Należy zauważyć, że cykl życia projektu nie pokrywa się z cyklem życia produktu, który powstaje w procesie lub w wyniku jego realizacji. Produkt zaczyna swoje istnienie od momentu powstania wszystkich jego części i połączenia ich w jeden obiekt, który może zostać zrealizowany lub wykorzystany z korzyścią dla właściciela. Dzięki temu produkt może zostać stworzony:

• jako rezultat projektu (jeśli jest to jeden z jego celów);
• w trakcie jego realizacji (jeśli produkt jest jednym z etapów realizacji któregoś z jego celów);
• przed startem (jeśli jego istnienie jest warunkiem realizacji projektu);
• po zakończeniu (jeśli nie jest celem).

Tak więc „linie życia” projektu i produktu mogą się w ogóle przecinać lub nie, ale zawsze są od siebie zależne.

Fazy cyklu życia projektu

Za główne etapy uważa się:

1. Inicjacja.
2. Rozwój.
3. Wdrożenie.
4. Wykończenie.

Ale to nie jedyny podział. W ramach oceny finansowej projektów najczęściej wykorzystywany jest trzyetapowy cykl życia projektu:

1. Etap przedinwestycyjny (uzasadnienie inwestycji).
2. Etap inwestycyjny (finansowanie).
3. Poinwestycyjne (ocena efektywności ekonomicznej projektu).

Istnieją bardziej szczegółowe i mniej spójne struktury cyklu życia projektów, które menedżerowie stosują w zależności od skali pomysłu, struktury organizacyjnej zarządzania w firmie oraz branży działalności gospodarczej. Tak czy inaczej przedmiotem naszej uwagi jest sam początek - faza inicjacji, czyli koncepcja projektu.

Co to jest inicjacja?

Inicjacja, czyli opracowanie koncepcji projektu, obejmuje cały szereg procesów, które ostatecznie określa kierownik, w oparciu o różne czynniki zewnętrzne i wewnętrzne. Niemniej jednak warto podać ogólną listę pytań, na które należy odpowiedzieć na tym etapie:

1. Jakie są warunki wstępne do realizacji tego konkretnego projektu?
2. Co potwierdza potrzebę tegowdrożenie?
3. Jakie jest zewnętrzne środowisko pomysłu?
4. Jakie są główne cele?
5. Jak technicznie wykonalny jest ten pomysł?
6. Jakie są zagregowane warunki finansowe realizacji pomysłu?
7. Czy jest jasne zrozumienie czasu rozpoczęcia?

Plan koncepcyjny projektu obejmuje również następujące główne działania:

1. Określenie głównego sposobu realizacji pomysłu.
2. Przypisanie osoby odpowiedzialnej za wdrożenie.
3. Określenie wielkości i składu zespołu projektowego.
4. Naprawianie oczekiwań interesariuszy.
5. Tworzenie rozszerzonej listy procesów.
6. Rozszerzona analiza zasobów potrzebnych do osiągnięcia założonych celów.
7. Analiza ryzyka i założeń.
8. Ustanów ogólny plan zarządzania projektem.
9. Autoryzacja (uruchomienie).

Koncepcja projektu ostatecznie sprowadza się do opracowania karty, która obejmuje wszystkie kwestie i problemy opisane powyżej. Dokładność liczb wskazanych w takim dokumencie często nie przekracza 25%, jednak są one niezbędne do wstępnego rozpoczęcia prac nad projektem.

Rozwój karty

Sformowanie koncepcji projektu nie jest możliwe bez procesu opracowania dokumentu deklarującego jego istnienie i zawierającego oprócz wstępnych wymagań i celów również autorytet kierownika oraz ilość przydzielonych zasobów.

Karta projektu ma przejrzystą strukturę i powinna zawierać następujące główne sekcje:

1. Lista głównych zmian.

2. Arkusz zatwierdzenia.

3. Ogólnyczęść opisowa:

• goals;
• uzasadnienie celowości;
• planowane wyniki;
• produkt końcowy lub cel końcowy;
• główne etapy wdrażania;
• interesariusze projektu i ich oczekiwania;
• ryzyko, założenia, ograniczenia;
• Schemat i polecenia sterowania procesem.

4. Podstawowe zasady pracy.

5. Powiązane dokumenty.

Sporządzając taki dokument, co do zasady posługują się metodą ocen eksperckich, w której główną rolę odgrywają kwalifikacje kierownika projektu.

Identyfikacja interesariuszy

Na tworzenie koncepcji projektu duży wpływ mają osoby, które są bezpośrednio zainteresowane rezultatem. Wyznaczenie kręgu takich osób jest niezbędne do oceny czynników wpływających na projekt. W ramach tego etapu uzgadniane są cele z kluczowymi beneficjentami, określane są role interesariuszy bezpośrednich i pośrednich, oceniane są ryzyka i niepewności związane z nieuniknionym konfliktem interesów oraz opracowywany jest formularz informowania tych osób o postępach pomysłu.

Wszystkie informacje o kręgu osób określonych w ten sposób są przechowywane w rejestrze zainteresowanych. Rejestr ten jest dostępny dla kierownika projektu i jest przez niego wykorzystywany do zarządzania strefami i stopniem wpływu na procesy biznesowe i zespół.

Oświadczenie koncepcyjne

Przed zatwierdzeniem koncepcja jest dokładnie sprawdzana i dostosowywana pod kątem wszystkich jej elementówrozgałęziona struktura: wielkości finansowania, metody realizacji, czynniki wpływające, ryzyka itp. Koncepcja projektu zostaje zaakceptowana dopiero po jej uzgodnieniu przez wszystkie zainteresowane strony, w tym władze i struktury miejskie.

Wdrożenie koncepcji

Koncepcja rozwoju projektu jest realizowana poprzez realizację planu, który również jest w nim utrwalony. W trakcie wdrażania pomysłów zachodzą różne zmiany, rejestrowane i zatwierdzane przez kierownictwo, które wpływają na wynik finansowy. Monitorowanie tych zmian i kontrola jakości są prawdopodobnie najważniejszymi procesami zarządzania w fazie wdrażania koncepcji.

Przykład 1. Koncepcja projektu budowlanego

Opracowanie koncepcji projektu budowlanego koniecznie obejmuje:

• analiza terenu;
• ograniczenia rozwoju;
• aktualny stan terytorium;
• ocena potencjału rozwojowego;
• analiza rynku nieruchomości (jego pojemność, segmentacja);
• identyfikacja potencjalnych konkurentów;
• ocena dynamiki, wielkości popytu;
• identyfikacja potencjalnych nabywców.

Specyfikę projektu budowlanego można uznać za zmienność wykorzystania dostępnego terenu. Ocena dewelopera wysuwa się tutaj na pierwszy plan przy tworzeniu koncepcji. Aby dokonać właściwego wyboru, wykorzystuje się analizę SWAT, modelowanie wielowymiarowe i inne narzędzia.

Po rozwiązaniu tych priorytetowych zadań sporządzana jest karta projektu, która oprócz powyższychsekcje, muszą zawierać:

• koncepcja zagospodarowania (główne cechy obiektu, infrastruktura transportowa, plan zagospodarowania przestrzennego, zalecenia dotyczące rozwiązań architektoniczno-planistycznych i materiałów budowlanych oraz podstawy zagospodarowania terenu);
• koncepcja marketingowa (strategia cenowa, przybliżony harmonogram sprzedaży/wynajmu, strategia promocji);
• schemat finansowy (potrzeby inwestycyjne, prognoza zysków, przybliżony harmonogram przepływów pieniężnych).

Przykład 2. Koncepcja wdrożenia systemu automatyzacji

Opracowanie koncepcji projektu wdrożenia zautomatyzowanego systemu sprzedaży dla księgarni powinno obejmować następujące sekcje szczegółowe:

• Ocena rynku książek online pod względem wolumenu i wartości sprzedaży.
• Określanie kosztów utrzymania sklepu internetowego.
• Zidentyfikuj dodatkowe potrzeby rynku dla istniejącej księgarni.

Koncepcja takiej modernizacji sklepu będzie miała kilka celów: stworzenie sklepu internetowego, zapewnienie jego wydajności oraz osiągnięcie określonego poziomu zamówień poprzez nowy zasób online.

Takie cele można osiągnąć poprzez sekwencyjne rozwiązywanie następujących zadań:

• opracowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia;
• wykonywanie prac przy tworzeniu sklepu internetowego;
• opracowanie systemu dostarczania książek od wydawcy do kupujących;
• reklama;
• zawieranie umów z systemami onlinepłatność.

Przykład 3. Koncepcja modernizacji produkcji

Koncepcja projektu wprowadzenia nowej technologii do istniejącego cyklu produkcyjnego jest zawsze opracowywana z uwzględnieniem specyfiki przedsiębiorstwa i warunków jego funkcjonowania. Szczególną uwagę zwraca się na następujące kroki:

• Identyfikacja „wrażliwych ogniw” w łańcuchu produkcyjnym (wprowadzenie nowej technologii powinno albo zastąpić problematyczne obszary, albo nie wywołać ich awarii z powodu naruszenia integralności cyklu pracy).
• Opracowanie systemu stopniowego wprowadzania nowej technologii (plan włączenia nowego ogniwa w proces produkcyjny jest najważniejszym elementem realizacji projektu modernizacyjnego, gdyż brak równowagi w działaniach zespołu i pracownicy produkcyjni mogą anulować wszystkie fundusze wydane na dozbrojenie).
• Ocena potencjału pracowników przedsiębiorstwa do zarządzania i serwisowania nowego sprzętu.

Wśród celów takiego projektu z reguły wskazano również charakterystykę zaktualizowanych produktów pod względem ilości i szybkości wydania.

Biorąc pod uwagę powyższe, staje się jasne, że koncepcja projektu zawiera główne zapisy dotyczące jego treści, korzyści ekonomicznych, wykonalności i konsekwencji. W związku z tym zapisy koncepcyjne nowych pomysłów niezbędnych do rozwoju lub rozpoczęcia nowego biznesu muszą zostać ustrukturyzowane, ocenione i uzgodnione przed przejściem do rzeczywistych zmian i zastrzyków finansowych.