Zarządzanie. Otoczenie wewnętrzne i zewnętrzne organizacji: koncepcja, charakterystyka i przykłady

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Środowisko zewnętrzne i wewnętrzne organizacji w zarządzaniu zależy od kombinacji czynników ekonomicznych. To zdolność do konkurowania, rentowność firmy, wskaźniki efektywności przyjętej strategii oraz warunki do dalszego rozwoju. Jeśli branża pozwala na wejście na nowe rynki (zwłaszcza zagraniczne), otoczenie zewnętrzne wymaga planowania strategicznego i prognozowania.

Środowisko wewnętrzne: koncepcje ogólne

Środowisko wewnętrzne organizacji obejmuje zdarzenia, czynniki, ludzi, systemy, struktury i warunki w organizacji, które są ogólnie pod kontrolą firmy. Misja i styl przywództwa są również czynnikami wzmacniającymi. Są one zwykle związane z wewnętrznym środowiskiem organizacji w zarządzaniu. A środowisko zewnętrzne będzie zależeć od działań poprzedniego.

Tak więc to wewnętrzne determinuje działania organizacyjne, decyzje, zachowanie i postawy pracowników. Zmiany stylu przywództwa, misji organizacyjnej lub kultury mogą mieć znaczący wpływ na firmę w zakresie:ogólnie.

Środowisko i jego charakterystyka

Niektóre czynniki pochodzą spoza firmy, ale powodują zmiany w firmie. Zasadniczo następujące obiekty i koncepcje są poza kontrolą jakiejkolwiek organizacji:

• Klienci.
• Konkurs.
• Gospodarka.
• Technologia.
• Warunki polityczne i społeczne.

Środowisko zewnętrzne organizacji zarządzającej może mieć znaczący wpływ na jej środowisko wewnętrzne, na przykład na jej bieżącą działalność, rozwój i długoterminową stabilność.

Ignorowanie sił zewnętrznych może prowadzić do błędu. Niezbędne jest, aby menedżerowie stale monitorowali i dostosowywali się do środowiska zewnętrznego, pracując nad wczesnym wprowadzaniem proaktywnych zmian, zamiast przyjmować reaktywne podejście, które może prowadzić do zupełnie innych wyników.

Analiza SWOT

Środowisko wewnętrzne i zewnętrzne organizacji zarządzającej stymuluje reakcje menedżerów na okoliczności i zmiany. Opierają się na danych „skanowania”. Proces oznacza monitorowanie obu środowisk pod kątem wczesnych oznak tego, co może wymagać zmian. Aby odpowiedzieć na potencjalne szanse lub zagrożenia, należy wprowadzić poprawki w celu zidentyfikowania mocnych stron firmy i wyeliminowania jej słabości.

Jednym z powszechnych typów skanowania środowiskowego jest analiza SWOT, która w szczególności skupia się na mocnych i słabych stronach, szansach i zagrożeniach wewnętrznych i zewnętrznychśrodowisko organizacji. W skrócie, kierownictwo sprowadza się do analizy wszystkiego, co dzieje się wokół firmy i w niej, a także w pracy personelu i zadowolenia pracowników z zajmowanego stanowiska.

Kierownik zacznie analizować środowisko wewnętrzne, badając nieefektywności w organizacji. Następnie musi wziąć pod uwagę otoczenie zewnętrzne i rzeczy, które dzieją się poza organizacją, ale wpływają na jej pomyślną egzystencję.

Czynniki wpływające na rentowność

Analiza SWOT zaleca przeanalizowanie komponentów, które mogą wpłynąć na wydajność firmy. Dla każdego z czynników istnieje kilka okoliczności, które mogą zmienić otoczenie zewnętrzne i wewnętrzne organizacji zarządzającej. Przykładem tego jest środowisko marketingowe. Jest to połączenie zewnętrznych i wewnętrznych czynników i sił, które wpływają na zdolność firmy do łączenia się z klientami i obsługiwania ich.

Biznesowe środowisko marketingowe

Środowisko wewnętrzne różni się w zależności od firmy i obejmuje właścicieli, pracowników, maszyny, materiały itp. Zewnętrzny jest dodatkowo podzielony na dwa komponenty: mikro i makro.

1. Środowisko mikro lub zadań jest również specyficzne dla biznesu. Składa się na nią czynniki zaangażowane w produkcję, dystrybucję i promocję oferty.
2. Makro lub szerokie środowisko zawiera koncepcje, które wpływają na społeczeństwo jako całość.

Szeroki nośnik składa się z sześciu elementów:

• Demograficzne.
• Gospodarka.
• Fizyczne.
• Technologiczne.
• Polityczne i prawne.
• Społeczno-kulturowe.

Środowisko marketingowe firmy składa się z aktorów i stron spoza marketingu, które wpływają na jej zdolność do zarządzania nim w zakresie budowania i utrzymywania udanych relacji z klientami docelowymi.(Philip Kotler)

Zasada dostosowania relacji zewnętrznych 1 – Konkurencja

Jeśli Twoja firma nie jest monopolistą, będziesz musiał walczyć z konkurencją. Kiedy rozpoczynasz działalność i wchodzisz na rynek ze swoim produktem, walczysz z uznanymi, bardziej doświadczonymi firmami z tej samej branży.

Gdy odniesiesz sukces, będziesz musiał radzić sobie z nowymi firmami, które próbują ukraść Twoich klientów lub konkurować z Tobą. Może wzmocnić pozycje lub cię złamać. Na przykład, konkurując z Amazonem, wiele mniejszych sklepów zostało zamkniętych. Gdyby czynniki otoczenia zewnętrznego i wewnętrznego organizacji zostały odkryte wcześniej, każdy mógłby stać się konkurencyjny.

Zasady dostosowania 2 – Zmiany w polityce publicznej

Zmiany w polityce rządu mogą mieć ogromny wpływ na biznes. Klasycznym przykładem jest przemysł tytoniowy. Zewnętrzne i wewnętrzne otoczenie organizacji firm tytoniowych od lat pięćdziesiątych zostało zmienione przez wpływy rządu. Musieli umieszczać na swoich produktach etykiety ostrzegawcze, stracili prawo do reklamowania się w telewizji. Ponadto coraz mniej miejsc pozostaje dla palaczy,gdzie mogą legalnie palić.

Odsetek palaczy w Rosji zmniejszył się prawie o połowę, co ma odpowiedni wpływ na przychody branży. Rozważając koncepcję otoczenia zewnętrznego i wewnętrznego organizacji, należy stwierdzić, że pierwsze pociąga za sobą zmiany w drugim. Istnieją niezależne okoliczności, których nie można „pokonać”.

Wewnętrzny czynnik rozwoju nr 1 – Pracownicy

Jeśli nie jesteś jednoosobowym przedsiębiorcą, Twoi pracownicy są ważną częścią wewnętrznego środowiska Twojej firmy. Muszą wykonać dobrą robotę. Menedżerowie muszą być w stanie obsługiwać pracowników niższego szczebla i kontrolować inne części środowiska wewnętrznego.

Nawet jeśli wszyscy pracownicy są zdolni i utalentowani, polityka wewnętrzna i konflikty mogą zniszczyć dobrą firmę. Należy zidentyfikować te czynniki otoczenia zewnętrznego i wewnętrznego organizacji. To jedna z cech polityki personalnej przedsiębiorstwa.

Czynnik wewnętrzny 2 – Finanse

Nawet przy dużych oszczędnościach brak funduszy może być czynnikiem decydującym o tym, czy firma przetrwa, czy nie. Gdy zasoby finansowe są zbyt ograniczone, wpływa to na liczbę osób, które możesz zatrudnić, jakość sprzętu i skuteczność reklamy, którą musisz zorganizować.

Jeśli nie ma takich trudności, istnieje większa elastyczność w rozwoju i ekspansji biznesowej. W takich warunkach łatwiej przetrwać kryzys lub nieplanowaną inflację.

Metody środowiska wewnętrznego i zewnętrznego organizacji

Kiedy wszystkie czynniki zostaną ustalone, musisz przejść do metod analizy mocnych i słabych stron. Jest to zalecane przez system SWOT. Uzyskane wskaźniki końcowe posłużą do przygotowania planowania strategicznego, po czym staną się optymalną platformą do tworzenia taktycznej ekspansji przedsiębiorstwa.

Analiza SNW różni się od SWOT bardziej zaawansowanym systemem taktyk, który koncentruje się na mocnych stronach. Pierwsza stosowana jest w krajach rozwiniętych, gdzie sama firma jest ważną zasadą budowania biznesu. Druga analiza stosowana jest w krajach słabiej rozwiniętych, gdzie biznes może przestać istnieć pod wpływem państwa.

Istnieją również dwie różne analizy (STEP i PEST) ukierunkowane na działania państwa i jednocześnie małych przedsiębiorstw.

1. Wariant analizy STEP jest używany w USA, Rosji, Afryce i krajach o dużym terytorium. Chiny stosują inną metodę analizy, ponieważ niektóre obszary są tam wyznaczone prawnie. Czynnik technologiczny jest traktowany priorytetowo jako wskaźnik postępu.
2. Analiza PEST służy do analizy zewnętrznych cech firmy. Dotyka takich czynników, jak polityka i ekonomia światowych przywódców. To od nich zależy rozwój „małego” kraju.

Aby zrozumieć system wpływu makroekonomicznego, musisz zbadać gospodarkę innych państw.

Organizacja zarządzania środowiskiem

Zarządzanie zmianą można zdefiniować jako podejście systemowedo transformacji procesów, systemów, struktur, technologii i wartości w celu korygowania niedociągnięć i niespójności w organizacji. Obejmuje to szereg działań, które pomagają uczestnikom przejść od ich obecnego sposobu pracy do zamierzonego.

W biznesie zmiana odnosi się do każdej zmiany w tradycyjnym sposobie pracy. Może to być dodatek, zmiana w polityce, procesie, metodzie lub cokolwiek innego, co mogłoby bezpośrednio lub pośrednio wpłynąć na organizację.

Przyczyny wprowadzania zmian mogą być naturalne (tj. przetrwanie, wzrost lub ekspansja). Mogą też być reaktywne, czyli dostosowywać się do zmieniającego się otoczenia. Rozważ niektóre z nich:

• Zarządzanie zmianą obejmuje staranne planowanie i wdrażanie strategii podczas konsultacji i angażowania osób dotkniętych zmianą. Pomaga organizacji we wdrażaniu, zarządzaniu i śledzeniu zmian oraz umożliwia członkom organizacji przyjęcie zmian w istniejącym środowisku.
• Rozpoznanie potrzeby. Tylko poprzez określenie, co zostanie ulepszone (tj. proces, produkt, technologia, metoda). Wymaga to zespołu, który zainicjuje proces i poprowadzi.
• Pilność, aby pracownicy i inni członkowie organizacji zdali sobie sprawę z wagi zmiany i jej korzyści. Jest to ważny krok, który należy rozważyć i zwrócić uwagę wszystkich interesariuszy. Ponadto partie z alternatywnymi pomysłami powinny mieć równe szanse na przedstawienie swoich poglądów, opinii ipropozycje w tej samej sprawie.
• Bariery. Opór wobec zmian jest jedną z głównych barier w zarządzaniu zmianą. Czasami przywództwo może uzyskać wsparcie tylko od kilku osób, a inni mogą być oporni na zmiany. Dlatego, aby skutecznie wdrożyć strategię zmian, bariery muszą zostać usunięte w odpowiednim czasie.
• Świadomość. Zmiana musi zaczynać się od wizji przyszłości, ponieważ wyjaśnia ona interesariuszom przyszłe cele organizacji. Dlatego konieczne jest stworzenie i przekazanie tej wizji zainteresowanym stronom, aby wiedziały, dlaczego tak się dzieje.

Jedną z najlepszych taktyk zwiększania zainteresowania i morale zespołu jest tworzenie małych, łatwo osiągalnych kamieni milowych w celu zwiększenia morale i satysfakcji pracowników. Nie należy jednak ignorować celów długoterminowych, ponieważ to one wpływają na przyjęcie zmian w otoczeniu zewnętrznym i wewnętrznym organizacji przedsiębiorstwa. Zmiany często kończą się niepowodzeniem, ponieważ są przedwcześnie uznawane za udane.

Muszą być prawidłowo zaimplementowane. Musimy chwilę poczekać, aby zidentyfikować luki lub niedociągnięcia.

Dlaczego potrzebujemy analizy PEST

To narzędzie zaprojektowane do identyfikowania aspektów środowiska zewnętrznego. Mogą wpływać na strategię organizacji. Zarządzanie środowiskiem wewnętrznym i zewnętrznym jest niemożliwe bez strategii i stosowania tego samego formatu na równi z konkurencją.

analiza STEP pomaga uzyskać dobrewynik w przypadku okresowego stosowania różnych szacunków współczynnika kształtu. Stałe wskaźniki dynamicznego wzrostu, które wpływają na perspektywy rozwoju biznesu. Efektem jest model odpowiedzi firmy na nową strategię, który może dostosować firmę do całości zidentyfikowanych czynników w otoczeniu makro.

Cechy dobrej organizacji firmy

Pracownicy muszą zostać przeszkoleni, aby skutecznie wprowadzać zmiany do swojej codziennej rutyny. Monitorowanie zmian powinno wspierać stały mechanizm monitorowania, czy zmiany są wdrażane prawidłowo.

Zarządzanie zmianą odnosi się do procesu opracowywania i wdrażania strategii, planów i praktyk korporacyjnych, które wyłaniają się z różnych wewnętrznych i zewnętrznych środowisk organizacji. Charakterystyka kompetencji odnosi się do zestawu wyjątkowych umiejętności, strategii, ruchów lub technologii, które odróżniają lidera od przeciętnego gracza w branży. Jest istotnym źródłem przewagi konkurencyjnej firmy nad jej konkurentami.