2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38
Struktura projektu służy do zdefiniowania końcowego rezultatu do osiągnięcia i powiązania go z wymaganymi zasobami, czynnościami, robocizną i sprzętem. Konstrukcja pozwala również na łączenie elementów nie tylko z produktem czy produktem, który powstanie na końcu, ale także ze sobą. Formowanie projektu powinno rozpocząć się od tego, co dzieje się na końcu. Następnie następuje główny podział na bloki, które są nadal kruszone i powiększane, aż do uwzględnienia najdrobniejszych szczegółów wymaganych w produkcji. Proces ten obejmuje również ustanowienie nie tylko pionowych, ale również poziomych powiązań między elementami, jeśli takie działania są konieczne.
Jaka jest struktura projektu?
Działalność każdej firmy na świecie zaczyna się od opracowania wspólnego planu działania. Na przykład firma ma zamówienie na dostawę makaronu. Teraz kierownictwo, wyspecjalizowane działy, analitycy i inni interesariusze opracowują plan, czyli strukturę rozwoju projektu. W takim przypadku musisz ustalić, skąd wziąć surowce i gdzie je przetworzyć na pożądanepaństw. To dwie przecznice. Każdy z nich może się dalej rozwijać. Kwestię surowców można podzielić na poszukiwanie dostawcy, transport do transportu oraz kontrolę jakości. Z kolei przetwórstwo surowców również jest podzielone. Trzeba zdecydować, z którego pomieszczenia skorzystać, gdzie znaleźć sprzęt, specjalistów, instalatorów i jak rozpocząć cykl produkcyjny. To tylko najprostszy przykład, ponieważ bloki będą dalej dzielone, aż nie pozostaną żadne pytania. W ten sposób główne struktury projektu pomagają osiągnąć pożądany rezultat w określonym czasie. Kiedy każdy wykonawca dokładnie zrozumie swoje funkcje i działania, zrozumie, dlaczego każdy konkretny element jest wykonywany i jaki powinien być efekt końcowy, tylko wtedy zostanie osiągnięta maksymalna efektywność przedsiębiorstwa.
Podświetlona struktura
Najprostsza struktura organizacyjna projektu została opisana powyżej. Ale to dopiero początek. Istnieje coś takiego jak dedykowana struktura, która odnosi się zarówno do procesu organizacji firmy jako całości, jak i bezpośrednio do konkretnego projektu. Jest pewna firma, w której istnieje wyraźny podział na funkcje, cechy, cykle produkcyjne i poszukiwanie pracowników. Aby jednak cały mechanizm działał, kierownictwo musi najpierw znaleźć odpowiedni projekt, który przyniesie zysk. Robi to zupełnie inna firma, która ma własną strukturę. To jest specyficzny typ organizacji. Na przykład firma zajmuje się produkcją wyrobów metalowych. System został dopracowany, ale nie wiadomo, co się stanieopłaca się sprzedawać i jakie produkty spowodują straty. W tym celu zatrudniana jest inna firma analityczna, która bada rynek i wydaje jego rekomendacje. Na ich podstawie zaczyna działać cały mechanizm działania pierwszej firmy.
Podwójny typ
To drugi typ, który może zaakceptować struktura zarządzania projektami. Oznacza to obecność dwóch firm, z których każda wykonuje swoją część pracy. Następnie elementy te są łączone i otrzymuje się produkt końcowy. To samo dotyczy bezpośrednio projektów w tej samej firmie. Weźmy na przykład firmę, która tworzy gry komputerowe. Jeden z jej działów odpowiada za tworzenie grafiki, a drugi za fabułę. Dopiero gdy oba komponenty będą gotowe i połączone ze sobą, pojawi się gotowy produkt. Zwykle robi to inny dział (lub firma), który zapewnia interakcję między różnymi strukturami i reguluje ich działania.
Złożona konstrukcja
Ta struktura projektu wyróżnia się obecnością wielu działów (lub przedsiębiorstw) jednocześnie, z których każdy ma swój własny obszar odpowiedzialności. Na przykładzie tej samej gry komputerowej, cały system może wyglądać mniej więcej tak: istnieje zarząd, który podjął zdecydowaną decyzję o rozpoczęciu tworzenia produktu. Następnie jest kilka działów, z których każdy musi dostarczać część całości produktu. Mogą nie mieć własnych specjalistów, dlatego muszą zatrudniać osoby z zewnątrz. Ci z kolei mogą sami wykonać pracę lubpowierzyć komuś innemu. Oznacza to, że podstawą firmy jest dosłownie kilka bloków lub działów. Resztą zajmują się osoby trzecie. Ale wynik końcowy jest już zbierany przez pracowników głównej firmy.
Struktura funkcjonalna
Powyżej omówiliśmy więcej o procesie organizacji pracy przedsiębiorstwa, chociaż jest to również bezpośrednio związane z zarządzaniem projektami. Ale struktura funkcjonalna, która jest najbardziej powszechna i popularna po drodze, jest już bezpośrednim nawiązaniem do projektów. Jego ogólną zasadę sformułował w XX wieku Max Weber. Od tego czasu niewiele się zmieniło. Takie struktury organizacyjne zarządzania projektami wyróżnia obecność ścisłej hierarchii podporządkowania, podziału władzy, pracy i funkcji. Aktywnie stosowana jest standaryzacja wszystkich wykonywanych czynności oraz jasna koordynacja całego procesu. Nie ma powiązania osobowości tego czy innego pracownika z pełnionymi przez niego funkcjami, co sprawia, że łatwo i prosto można je między sobą zastąpić. Głównymi pozytywnymi cechami tej struktury są zdolność do stymulowania specjalizacji, zmniejszenia ogólnej liczby działań oraz znaczne oszczędności w zasobach. Jednocześnie występują znaczne niedociągnięcia. Następuje więc izolacja różnych działów, zwiększa się liczba konfliktów w zespole, spada ogólna wydajność całego cyklu produkcyjnego, a powiązania między działami poziomymi stopniowo się komplikują, czego trzeba było unikać. W zasadzie wszystko to wynika z niekompetencji kadry zarządzającej. Ta struktura wymaga minimum od prostego pracownika, ale odszefowie - maksimum. Muszą odpowiadać na najmniejsze elementy w odpowiednim czasie i zapewniać bardzo wyraźną interakcję między grupami rozmieszczonymi poziomo.
Funkcje pośredników
Ponieważ Max Weber był Niemcem, nic dziwnego, że taki system może działać dla nich całkiem skutecznie. W warunkach łagodnego lub poważnego zaburzenia przywództwa w przedsiębiorstwach krajowych potrzebne są ogniwa łączące. W rzeczywistości powielają funkcje przełożonych, nie posiadając uprawnień zarządczych, ale dysponując rozbudowanymi możliwościami kontrolnymi. W rezultacie struktura pracy projektu nabrała takiego pojęcia, jak pośrednicy. Są to specjalne osoby (lub całe działy), które regulują interakcje między grupami poziomymi. Ostatecznie tacy koordynatorzy dają ostateczny rezultat wyższej kadrze kierowniczej jednocześnie jako bezpośredni menedżerowie, których funkcja sprowadza się do przekazywania poleceń i ogólnego przywództwa. Jeśli spróbują zagłębić się bezpośrednio w projekt i zapewnić interakcję poszczególnych zespołów, sytuacja zwykle tylko się pogarsza.
Struktura macierzy
To kolejna forma, która pojawia się wraz ze wzrostem liczby pośredników. Ta struktura projektu biznesowego nazywa się macierzą. Główny problem polega właśnie na tym, że ci sami koordynatorzy mają znacznie większe możliwości zarządzania i pełnią funkcje bliższe kierownikom działów. Bardzo trudno jest jednoznacznie odróżnić comoże wskazać jednego lidera, a co - innego. Dla uproszczenia podzielono ich na szefów projektowych i funkcjonalnych. Te pierwsze zapewniają wspólny system interakcji między działami. Są zobowiązani do jasnego i jasnego przekazania całej idei podwładnym, a także zrozumienia specyfiki pracy jednostek. Muszą nawiązać komunikację między różnymi pracownikami i brać pod uwagę ich zachcianki, pragnienia i prośby. Również ci szefowie są odpowiedzialni za możliwe nieprzewidziane sytuacje i brak konfliktów. Z kolei kierownicy funkcjonalni zapewniają dostępność wymaganych zasobów, wyznaczają czas i miejsce pracy, odpowiadają za jakość wytwarzanych produktów, a także ich zgodność z określonymi wymaganiami. To właśnie te osoby są zobowiązane do bardzo szybkiego przystosowania się do różnych warunków, także tych najbardziej niesprzyjających pracy. Muszą znaleźć wyjście z trudnych sytuacji i zapewnić produkcję wyrobów o deklarowanej jakości na czas.
Typ projektu
Ta struktura projektu jest szczególnie przydatna dla tych typów przedsiębiorstw, których cała działalność jest powiązana z jednym lub kilkoma projektami. W takim przypadku każdy z nich ma wszystko, co niezbędne do wykonywania swoich funkcji. Na przykład może istnieć kilka działów księgowych, działów finansowych, biur projektowych itd. dla każdego projektu z osobna. Pozostałe działy, nieujęte w żadnej z grup, pełnią wyłącznie funkcje pomocnicze, choć bardzo ważne. Dział personalny może być jeden i odpowiadać na zgłoszenia wszystkichpodziały. Taka może być np. struktura projektu inwestycyjnego. Wiąże się to z odpowiedzialnością każdego z pracowników za efekt końcowy, bardzo elastycznym i niejasnym zarządzaniem oraz brakiem jasno uregulowanych działań dla każdego pracownika. Takie konstrukcje potrafią bardzo szybko zmienić swój profil, reagować na niestandardowe sytuacje i realizować zamówienia w możliwie najkrótszym czasie.
Oddzielenie i funkcje
Wszystkie struktury organizacyjne zarządzania projektami można warunkowo podzielić na dwie duże grupy - mechaniczną i organiczną. Pierwszy to system funkcjonalny, a drugi to system macierzowy. Design zalicza się do obu kategorii jednocześnie, ponieważ jest bardzo elastyczny. Mechaniczne typy struktur wyróżnia wyraźny pion władzy, ściśle regulowane funkcje i działania pracowników i tak dalej. Organiczne natomiast są bardzo proste, elastyczne i nie mają możliwości jasnego wskazania każdemu pracownikowi, co i jak ma robić. Obie opcje są prawidłowe. Ten pierwszy najlepiej nadaje się do produkcji określonych produktów. Na przykład samochód. Kiedy każdy pracownik wykonuje tylko swoje własne funkcje, nic go nie rozprasza. Jednak w przypadku bardziej kreatywnych projektów bardziej opłacalne jest stosowanie struktury matrycowej, ponieważ czasami „nienormalna” interakcja między pracownikami daje maksymalny wynik przy najniższym koszcie.
Tworzenie
Struktura planu projektu jest trudna do sporządzenia, ponieważ od niej zależy cały późniejszy proces produkcyjny. Praktyczniena początkowym etapie niemożliwe jest ustalenie precyzyjnych zadań i zidentyfikowanie konkretnych działań. Najpierw musisz wybrać kształt samej konstrukcji. Powinien odpowiadać specyfice interakcji między wszystkimi stronami projektu, pasować do jego treści i działać z powodzeniem w istniejącym środowisku zewnętrznym. Strukturę zarządzania projektami tworzy się zwykle raz na długi czas, więc lepiej poświęcić na nią więcej czasu i uzyskać najbardziej efektywny wynik, niż ciągle ją przerabiać w najbliższej przyszłości. Następnym etapem jest szczegółowe planowanie na obecną sytuację. Na samym końcu gromadzona jest dokumentacja metodyczna, organizacyjna, referencyjna i inna użyteczna dla każdego etapu, działu lub grupy pracowników. Obejmuje to również personel, opisy stanowisk, wymagania dotyczące dostępności specjalistów, a także zastosowanie tego wszystkiego w ramach ogólnego budżetu projektu.
Podział według obszarów odpowiedzialności
Jak wspomniano powyżej, struktura organizacyjna projektu opiera się na odpowiedzialności wszystkich kategorii pracowników. Logiczne jest, że im większe osobiste zainteresowanie pojedynczego pracownika, tym bardziej efektywny będzie cały proces. Konieczne jest przekazanie wszystkim grupom osób biorących udział w projekcie wagi podejmowanych przez nich działań i wpływu na efekt końcowy. Oczywiście nie należy zapominać o odpowiedzialności. Konieczne jest wyjaśnienie, jak katastrofalne będą konsekwencje niewypełniania przez pracownika swoich funkcji. Możesz także wyznaczyć nagrody za poprawną pracę i kary za błędy. Wszyscy powinni to wszystko wiedzieć, a sama informacjamusi być tak prosty i przystępny, jak to tylko możliwe. Na przykład gdzieś w opisie stanowiska będzie niejasno napisane, że jeśli ślusarz Sidorow nie będzie pracował tak, jak powinien, zostanie ukarany. To jest nieefektywne. Trzeba powiedzieć wprost, że detal, który robi, jest potrzebny, aby samochód mógł jechać. Bez tego projekt ulegnie wykolejeniu, a firma poniesie milionową stratę. I tylko on będzie winny. Ale jeśli ten ślusarz wykona w tym samym czasie jeszcze jedną część, otrzyma premię w wysokości połowy pensji. Wszystko jest jasne, zrozumiałe i dostępne. Jest kara i nagroda.
Funkcje szczegółowe
W większości przypadków, zwłaszcza gdy używana jest mechaniczna struktura pracy projektu, wymagana jest maksymalna szczegółowość każdego problemu. Musisz dalej dzielić bloki i elementy, aż nie zostaną żadne części odkryte. W niektórych przypadkach proces ten może mieć miejsce już w momencie rozpoczęcia pracy nad projektem, najważniejsze jest to, że nie wpływa to na ogólną wydajność pracy. Ale są też takie przedsiębiorstwa, w których dokładny opis działań i maksymalna szczegółowość mogą tylko przeszkadzać. Zwykle dotyczy to zespołów kreatywnych. Na przykład sytuacja z tworzeniem gry komputerowej została opisana powyżej. Jeśli wydasz jasne polecenia wszystkim pracownikom, produkt powstanie szybko i przy minimalnych kosztach. Jednak świetne pomysły lub dobre komentarze wszystkich uczestników projektu zostaną zignorowane, co może zmienić przeciętną grę w arcydzieło godne wielu nagród.
Wynik
Ogólnie rzecz biorąc, struktura projektu musi być przemyślana tak szczegółowo i precyzyjnie, jak wymaga tego obecny proces produkcyjny. Niemożliwe jest zastosowanie jednolitych norm i przykładów do absolutnie wszystkich przedsiębiorstw bez wyjątku. Zawsze trzeba brać pod uwagę wiele cech i parametrów, które mogą nie być oczywiste dla większości pracowników na początku projektu, ale mogą stać się poważnym problemem bliżej jego końca. Najważniejszą rzeczą do zapamiętania jest to, że struktura projektu nie jest sztywno ustalonym schematem. Można i należy ją stale dopracowywać, dopracowywać i pogłębiać. Tylko w ten sposób możliwe będzie osiągnięcie najwyższej wydajności w minimalnym czasie i przy niewielkim nakładzie zasobów.
Zalecana:
Celem zarządzania jest Struktura, zadania, funkcje i zasady zarządzania
Nawet osoba, która jest daleko od zarządzania, wie, że celem zarządzania jest generowanie dochodu. Pieniądze zapewniają postęp. Oczywiście wielu przedsiębiorców próbuje się wybielić, a tym samym zaspokoić swoje pragnienie zysku dobrymi intencjami. Czy tak jest? Rozgryźmy to
Struktury organizacyjne przedsiębiorstwa – przykład. Charakterystyka struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa
Wdrażanie planów i programów osiąga się poprzez budowanie struktury organizacyjnej, która pozwala efektywnie organizować wspólne działania personelu poprzez odpowiedni podział obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. Artykuł zwraca uwagę na elementy struktury organizacyjnej, podaje przykłady różnych jej typów, podkreśla ich zalety i wady
Struktura organizacyjna Kolei Rosyjskich. Schemat struktury zarządzania Kolejami Rosyjskimi. Struktura Kolei Rosyjskich i jej oddziały
Struktura Kolei Rosyjskich, oprócz aparatu zarządzania, obejmuje różne zależne oddziały, przedstawicielstwa w innych krajach, a także oddziały i filie. Siedziba firmy znajduje się pod adresem: Moskwa, ul. Nowa Basmannaya d 2
Jaka jest struktura organizacyjna Sbierbanku
Kilka słów o Sbierbanku. Schemat struktury organizacyjnej instytucji. Szczegółowa analiza jego elementów składowych: zgromadzenia wspólników, zarządu, komitety kredytowe i audytu, centrala, oddziały terenowe, oddziały regionalne, agencje, piony specjalne. Ogólne funkcje systemu
Jaka jest struktura organizacyjna hotelu
Każdy z nas przynajmniej raz w życiu zatrzymał się w hotelu. A potem podzielił się swoimi wrażeniami z przyjaciółmi lub bliskimi i to nie tylko o lokalnych atrakcjach czy o tym, jak spędził wakacje, ale także o jakości usług i usług świadczonych w tym hotelu. Jednak czy ktoś zastanawiał się, jak układa się struktura organizacyjna hotelu i jak zapewnić jego sprawne funkcjonowanie?
