Dokumenty gotówkowe: rejestracja, weryfikacja, przechowywanie. Procedura wydawania pierwotnych dokumentów kasowych

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Dokumenty gotówkowe to dokumenty sporządzone w związku z przepływem środków osoby prawnej lub indywidualnego przedsiębiorcy. Ich formularze zatwierdza Państwowy Komitet Statystyczny. Zastanówmy się dalej, z jakich dokumentów gotówkowych mogą korzystać przedsiębiorstwa.

Zamówienia

Są one podstawowymi dokumentami gotówkowymi. Zamówienia mogą być przychodzące lub wychodzące. Pierwszy jest stosowany po otrzymaniu gotówki. Potwierdzenie odbioru wystawiane jest w jednym egzemplarzu przez księgowego i podpisywane przez Ch. księgowego lub upoważnionego do tego urzędnika. W przypadku braku odpowiedzialnych urzędników kierownik osoby prawnej lub sam przedsiębiorca może zatwierdzić podstawowe dokumenty gotówkowe. Rachunek zlecenia kredytowego musi być podpisany przez osoby upoważnione (księgowy i kasjer) poświadczony pieczątką (pieczęcią). Ponadto jest zarejestrowany w odpowiednim czasopiśmie. Pokwitowanie wręczane jest podmiotowi, który wpłacił pieniądze. Samo zlecenie odbioru pozostaje w kasie. Kartę rozchodów wypełnia się przy wydawaniu gotówki. Trzeba powiedzieć, że dokumenty kasowe są kompilowane, jeśli przedsiębiorstwo wykorzystuje zarówno tradycyjne metody przetwarzania informacji, jak i narzędzia BT. Zlecenie wychodzące, podobnie jak przychodzące, wydawane jest w 1 egzemplarzu. Musi być również potwierdzony przez upoważnione osoby i zarejestrowany w odpowiednim czasopiśmie.

Wypełnianie

Jak wystawiać dokumenty gotówkowe, o których mowa powyżej? Napełnianie odbywa się w następujący sposób:

1. Wiersz „Podstawa” odnosi się do transakcji biznesowej.
2. W kolumnie „W tym” wpisana jest kwota podatku VAT. Jest napisany w liczbach. Jeśli usługi, towary lub praca nie są opodatkowane, wiersz wskazuje „bez VAT”.
3. W wierszu „Załącznik” należy wymienić dokumenty towarzyszące i inne, wskazując daty ich opracowania i numery.
4. W kolumnie „Kredyt, kod pododdziału” umieszczane jest odpowiednie oznaczenie działu strukturalnego, do którego przekazywane są fundusze.

Zarejestruj się

Dokumenty gotówkowe muszą być rejestrowane w specjalnym dzienniku. Rejestruje zarówno zamówienia przychodzące/wychodzące, jak i zastępujące je dokumenty. Do tych ostatnich należą np. listy płac, wnioski o wydanie środków, faktury i inne. Jednocześnie należy zauważyć, że polecenia wydatkowe, które są wystawiane na liście płac dla wynagrodzeń i innych równorzędnych kwot, muszą być zarejestrowane po wydaniu płatności.

Księga kasowa

Służy do rozliczania wydawania i odbioru gotówki. Księga jest numerowana, sznurowana i poświadczona pieczęcią, którą umieszcza się na ostatniej stronie. W tym miejscu sporządzany jest również zapis wskazujący liczbę arkuszy. Ostatnia strona musi być podpisana. księgowy i menedżer handlowy. Każdy arkusz księgi jest podzielony na 2 równe części. Jeden (z poziomą linijką) należy wypełnić jako pierwszy egzemplarz, drugi jako drugi egzemplarz. Ta ostatnia jest wydawana z tyłu i z przodu przy użyciu kalki. Obie instancje są ponumerowane tym samym numerem. Te pierwsze pozostają w księdze, drugie można odłączyć. Te ostatnie działają jako sprawozdawcze dokumenty kasowe. Do końca wszystkich operacji na bieżący dzień nie odpadają. Wpisy zaczynają się na awersie pierwszego egzemplarza po kolumnie „Saldo na początku dnia”. Przed napełnieniem arkusz należy złożyć wzdłuż linii rozdarcia. Odcięta część jest umieszczana pod tą, która pozostaje w książce. Aby wprowadzić informacje po „Przeniesieniu”, strona odrywania jest nakładana na przednią stronę drugiego egzemplarza. Wpisy są kontynuowane wzdłuż poziomej linii na odwrocie nierozłącznej części.

Dodatkowe dokumenty

Transakcje gotówkowe można rejestrować za pomocą różnych dokumentów. Jednym z nich jest na przykład raport z wyprzedzeniem. Służy do rozliczania środków wydawanych osobom odpowiedzialnym za wydatki administracyjne i biznesowe. Jak przygotowywane są takie dokumenty? Transakcje gotówkowe tego typu rozliczane są bezpośrednio przez podmiot sprawozdawczy, orazRównież księgowy. Raporty wstępne sporządzane są na papierze lub na nośnikach komputerowych. Rejestracja dokumentów gotówkowych odbywa się ściśle zgodnie z zasadami. Każdy formularz jest wypełniony w jednym egzemplarzu. Na jego odwrocie osoba odpowiedzialna wskazuje listę dokumentów potwierdzających poniesione wydatki. Należą do nich np. certyfikat podróży, konosamenty, czeki, paragony itp. Tutaj temat wskazuje kwotę wydatków. Artykuły dołączone do raportu muszą być ponumerowane w kolejności, w jakiej są wymienione. Sprawdzanie dokumentów kasowych przeprowadzają pracownicy działu księgowości. Pracownicy w szczególności przeprowadzają kontrolę celowego wydatkowania środków, kompletności dostarczonych dokumentów potwierdzających, prawidłowości ich wypełnienia oraz kalkulacji kwot. Rewers wskazuje koszty, które są przyjmowane do księgowania, rachunki, na których są one księgowane.

Ważne niuanse

Szczegóły odnoszące się do waluty obcej (strona 1a na awersie i kolumny 6 i 8 na odwrocie) muszą być wypełnione tylko wtedy, gdy osoba odpowiedzialna nie otrzymuje środków w rublach. Raport wstępny po weryfikacji musi zostać zatwierdzony przez kierownika przedsiębiorstwa lub osobę przez niego upoważnioną. Dopiero po tym jest brane pod uwagę. Jeśli zaliczka nie została w pełni wykorzystana, osoba odpowiedzialna zwraca saldo kasjerowi. Jednocześnie realizowane jest zlecenie odbioru. Środki są odpisywane zgodnie z informacjami z zatwierdzonego raportu.

Listy płac

Wypłata dokumentów gotówkowych odbywa się przy obliczaniu i wypłacaniu wynagrodzeń pracownikom przedsiębiorstwa. Dział księgowości sporządza odpowiednie oświadczenie w 1 egzemplarzu. Naliczanie wynagrodzeń odbywa się zgodnie z informacjami zawartymi w podstawowej dokumentacji do rozliczenia rzeczywistego czasu pracy, produkcji itp. Linie „Naliczone” wskazują kwoty zgodnie z rodzajami wypłat z listy płac. W tym miejscu umieszcza się również inne dochody (świadczenia rzeczowe i społeczne) wypłacone pracownikowi, spłacane kosztem zysku przedsiębiorstwa i podlegające zaliczeniu do podstawy opodatkowania. Jednocześnie naliczane są potrącenia z wynagrodzenia i ustalana jest kwota do przekazania pracownikowi. Na stronie tytułowej wyciągu podana jest całkowita kwota do wypłaty pracownikom. Zezwolenie na wypłatę wynagrodzeń musi podpisać kierownik przedsiębiorstwa. W przypadku jego braku dokument ten wystawia upoważniony pracownik. Na końcu zestawienia wpisuje się kwoty wpłaconych i wydanych wynagrodzeń. Po okresie ustalonym na wypłatę środków pracownikom, nazwiska pracowników, którzy nie otrzymali pieniędzy w kolumnie 23 są oznaczone jako „Wpłacone”. Dla wydanej kwoty sporządzane jest zlecenie wydatkowe. Jego numer i datę wykonania należy wskazać w liście płac na ostatniej kartce.

Raport pomocy

Ten dokument zawiera odczyty liczników KKM i przychodów na zmianę (dzień roboczy). Raport pomocy wypełniany jest w 1 egzemplarzu dziennie. Kasjer-operator musi go podpisać i przekazać naczelnemu urzędnikowi(szef firmy). Jednocześnie realizowane jest zlecenie odbioru. W małych firmach pieniądze trafiają bezpośrednio do kolekcjonerów. Przy przekazywaniu gotówki wypełniane są odpowiednie dokumenty kasowe banku. Przychód na zmianę (dzień roboczy) ustalany jest zgodnie ze wskaźnikami liczników sumujących na początku i na końcu dnia. Jednocześnie odliczane są kwoty zwrócone klientom na niewykorzystane czeki. Ustalone przychody potwierdzają naczelnicy działów. W księgowaniu środków w raporcie podpisuje starszy kasjer, a także szef przedsiębiorstwa. Raport referencyjny stanowi podstawę do opracowania skonsolidowanej „Informacji o wskazaniach liczników KKM i przychodach firmy”.

Dziennik kasjera

Dokument ten jest wymagany do rozliczenia wydatków i otrzymania gotówki dla każdego KKM przedsiębiorstwa. Czasopismo pełni również funkcję raportu kontrolnego i rejestracyjnego odczytów liczników. Dokument ten jest spleciony, ponumerowany i zapieczętowany podpisami Ch. księgowy, szef firmy, a także inspektor podatkowy. Czasopismo jest również poświadczone pieczęcią przedsiębiorstwa. Wszystkie wpisy dokonywane są codziennie przez kasjera. Procedura wydawania dokumentów kasowych nie pozwala na skreślenia i plamy w dzienniku. Wszelkie wprowadzone poprawki muszą być uzgodnione i poświadczone podpisami osób upoważnionych. Jeśli odczyty się zgadzają, są one rejestrowane dla bieżącej zmiany na początku pracy. Dane te muszą być poświadczone podpisami administratora dyżurnego i kasjera. Wiersz 15 wskazuje kwoty wprowadzone w dniuczeki zwracane przez klientów. Informacje na ten temat pochodzą z odpowiedniej ustawy. Ta sama kolumna wskazuje liczbę czeków zerowych wydrukowanych podczas zmiany. Na koniec dnia pracy operator generuje raport końcowy dla zmiany i przekazuje wraz z nim otrzymane przychody. Tworzy to przychodzące zamówienie. Po pobraniu odczytów liczników sprawdzana jest rzeczywista ilość paragonów, w dzienniku dokonywany jest odpowiedni wpis. Potwierdzają to podpisy kierownika (administratora dyżurnego), starszego kasjera i kasjera. W przypadku rozbieżności między kwotami wskazanymi na taśmie kontrolnej a kwotą przychodu identyfikowana jest przyczyna różnicy. Znalezione nadwyżki lub braki są odnotowywane w odpowiednich wierszach dziennika.

Dane dotyczące odczytów liczników KKM i przychodów

Służą do generowania raportu podsumowującego dla bieżącej zmiany. Dane te stanowią załącznik do codziennie sporządzanego oświadczenia kasjera. Dane o wskazaniach i przychodach tworzone są w jednym egzemplarzu. Wraz z poleceniami wydatkowania i odbioru, certyfikatami-raportami kasjerów są one przekazywane do działu księgowości przedsiębiorstwa do następnej zmiany. Próbka dokumentów kasowych, zgodnie z odczytami liczników, na początku i na końcu dnia roboczego dla każdej kasy zawiera kalkulację przychodów. Jednocześnie wskazany jest m.in. jego podział na działy. Te ostatnie muszą być potwierdzone podpisami kierowników. Na końcu wypełnionej tabeli wyniki są wyświetlane zgodnie z odczytami liczników wszystkich kas, orazprzychody firmy sumuje się również z podziałem środków na działy. Zgodnie z ustawami wskazuje się całkowitą kwotę pieniędzy, która została wydana klientom na zwróconych przez nich czekach. Kwota ta zmniejsza całkowite przychody firmy. Informacje muszą być podpisane przez starszego kasjera i kierownika przedsiębiorstwa.

Zalecenia dotyczące wypełniania

Podczas sporządzania dokumentów gotówkowych należy przestrzegać procedury ustanowionej przez akty prawne i inne akty prawne. Ponadto istnieje kilka dość prostych zasad, których przestrzeganie pozwoli uniknąć nieścisłości podczas wypełniania dokumentów:

1. Kwota w słowach powinna być zawsze pisana wielkimi literami. W takim przypadku grosze mogą być pisane cyframi. Na przykład: osiemnaście tysięcy rubli 10 kopiejek.
2. Dokumentację można wypełnić ręcznie lub za pomocą środków technicznych (na przykład komputer).
3. Akty prawne umożliwiają dostosowanie informacji w dokumentach kasowych. Należy jednak spełnić szereg wymagań. Błędny wpis należy dokładnie przekreślić jedną linią. Prawidłowe informacje są wskazane obok lub (jeśli to możliwe) nad nim. W tym miejscu należy również napisać dopisek: „Uwierz poprawione”, „Przekreślone jest nieprawidłowe” lub „Prawda”. Obok tego wpisu należy podpisać pkt. księgowy i szef organizacji (lub indywidualny przedsiębiorca).
4. Jeżeli są plamy, wymazy, plamy z "pociągnięciami" i innymi podobnymi metodami korekcji, dokument jest uważany za nieważny.

Dodatkowe zasady

Przechowywanie dokumentów kasowych, zgodnie z obowiązującym prawem, odbywa się przez 5 lat. Naliczanie tego okresu rozpoczyna się 1 stycznia roku następującego po zakończeniu pracy biurowej. Ta zasada jest uważana za ogólną. Dla zestawień płacowych ustanowiono specjalną procedurę. Jeżeli pracownicy nie posiadają kont osobistych, dokumenty te są przechowywane w przedsiębiorstwie przez 75 lat. Po upływie tego okresu wszelka dokumentacja może zostać przeniesiona do archiwum lub zniszczona, jeśli nie toczą się na jej temat sprawy sądowe, rozbieżności lub spory. Podczas pracy z dokumentami należy przestrzegać następujących zasad:

1. Formowanie dokumentów w zszywki powinno odbywać się każdego dnia najpóźniej następnego dnia roboczego lub pierwszego dnia wolnego.
2. Przed przeniesieniem dokumentów do archiwum należy dokonać ich inwentaryzacji.
3. Kontrola tworzenia spraw jest wykonywana albo przez kasjera, albo przez bezpośredniego kierownika przedsiębiorstwa.
4. W procesie tworzenia zszywek, dokumenty są zbierane w porządku rosnącym według numerów kont (najpierw przez obciążenie, a następnie na kredyt).

Odpowiedzialność za bezpieczeństwo dokumentów gotówkowych spoczywa na kierowniku przedsiębiorstwa. W przypadku nieprzestrzegania powyższych zasad na sprawcę może zostać nałożona kara administracyjna w postaci kary pieniężnej. Wysokość kary ustalana jest zgodnie z prawem.

Wniosek

Przechowywaniedokumentacja gotówkowa jest uważana za dość odpowiedzialną pracę. Do wypełniania dokumentów należy podchodzić z całą odpowiedzialnością. Dokumenty kasowe służą do podsumowywania różnych danych, raportowania, księgowości. W związku z tym błędy popełnione na początkowych etapach ustalania transakcji mogą prowadzić do poważnych zniekształceń w końcowych dokumentach. Pracownik powołany na stanowisko odpowiedzialne za przetwarzanie dokumentów kasowych musi posiadać odpowiednią wiedzę i doświadczenie. Należy pamiętać, że wszystkie dokumenty, które wypełnia operator, są weryfikowane przez wyższych urzędników i zatwierdzane przez szefa firmy. Szczególną uwagę należy zwrócić na rejestrację dokumentów. Wpisy w dziennikach i księgach muszą być dokonywane terminowo zgodnie z regulaminem. Ponieważ dokumenty gotówkowe są wykorzystywane do przygotowania raportów, wszystkie korekty w nich są przeprowadzane ściśle w określonej kolejności. W przypadku nieprzestrzegania ustalonych zasad dokumenty tracą ważność, a informacje w nich zawarte nie mogą być wykorzystane przez firmę w dalszej pracy zarządczej.