Warunki i okres przechowywania dokumentów pierwotnych w księgowości

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Jak pokazuje praktyka, w prawie każdym nowoczesnym przedsiębiorstwie krajowym największą ilość dokumentacji generuje księgowość. Oczywiście jest to zrozumiałe: to w tym dziale pracują z pieniędzmi, a każda taka operacja musi być oficjalnie utrwalona na papierze. Ponadto termin przechowywania dokumentów pierwotnych w organizacji jest prawnie ustalony, co oznacza, że nie będzie tak po prostu pozbyć się „kawałków papieru”, będziesz musiał je przechowywać przez co najmniej kilka lat i tylko wtedy zniszcz ich. Nawiasem mówiąc, proces pozbywania się makulatury również nie jest łatwy, ma szereg specyficznych cech. O tym wszystkim - dalej.

Dokumenty, dokumenty…

Jeżeli podasz statystyki dotyczące ilości wytworzonej dokumentacji, okaże się, że w prawie wszystkich nowoczesnych przedsiębiorstwach krajowych księgowość jest źródłem 80-90% dokumentów papierowych. Nie trzeba ich tylko trzymać. Ograniczenia określają nie tylko, jaki jest prawidłowy minimalny okres przechowywania podstawowych dokumentów księgowych (zazwyczaj różni się odpięć lat do dekady), ale także warunki, w jakich te obiekty powinny się znajdować. Jednocześnie należy pamiętać, że istnieje podział na dokumentację do czasowego przechowywania i stałego.

Jednak, jak pokazuje praktyka, nie wszyscy menedżerowie firmy są zainteresowani zrozumieniem zawiłości warunków przechowywania podstawowych dokumentów. Aby uchronić się przed bólem głowy, możesz skorzystać z usług wyspecjalizowanych firm archiwalnych. W takiej firmie dokładnie wiedzą, jakiego rodzaju dokumenty, jak długo muszą być przechowywane, na jakich warunkach, na jakich zasadach. Ponadto taka organizacja ma techniczne możliwości niszczenia powierzonych do przechowywania dokumentów po upływie terminów. To naprawdę wygodne, ale kosztuje. Jeśli chcesz zaoszczędzić pieniądze, będziesz musiał przeznaczyć specjalne pomieszczenie na archiwum i zrozumieć, jaki jest okres prawny przechowywania podstawowych dokumentów księgowych w organizacji.

Chcę - nie chcę

Problem, nawiasem mówiąc, nie powstaje od zera. Obecne przepisy określają warunki przechowywania podstawowych dokumentów księgowych, a w każdym przedsiębiorstwie należy ich przestrzegać. Z przepisów wynika, że obowiązek zachowania dokumentacji spoczywa na każdej działającej osobie prawnej. Oznacza to, że forma działalności nie ma znaczenia – czy jest to prywatny przedsiębiorca samodzielnie prowadzący działalność gospodarczą, czy duży koncern, nadal musisz zadbać o przechowywanie sprawozdań finansowych i innej dokumentacji. Ważne jest, aby studiować prawo dlaustalone okresy przechowywania elektronicznych dokumentów pierwotnych, papierowych, aby w przypadku konfliktu z wykonawcą lub podczas weryfikacji przez organ kontrolujący nie znalazłeś się w niewygodnej sytuacji. Ponadto nieprzestrzeganie ustawowych terminów może skutkować wysoką grzywną podczas kontroli. Obowiązujące przepisy zawierają regulacje dotyczące minimalnego okresu przechowywania pierwotnych dokumentów księgowych. Ważne jest, aby biznes był bezpieczny, a prowadzenie biznesu w naszym kraju wyróżnia się legalnością i przestrzeganiem ustalonych zasad.

125. ustawa federalna, przyjęta w październiku 2004 r., mówi o okresie przechowywania elektronicznych dokumentów pierwotnych, dokumentów papierowych. Oparta na nazwie jest dedykowana archiwom i prawidłowemu prowadzeniu biznesu. W tym oficjalnym dokumencie uwzględniono cechy przechowywania dokumentów urzędowych produkowanych przez dział księgowości. Znajdziesz tutaj zarówno funkcje, które pozwalają odróżnić dokumentację tymczasowego i stałego przechowywania, jak i terminy specyficzne dla konkretnego rodzaju papieru.

Do kogo dotyczy?

Zobowiązania do przestrzegania minimalnych okresów przechowywania dokumentów podstawowych są przypisane do:

• samorządy lokalne;
• agencje rządowe;
• przedsiębiorcy;
• przedsiębiorstwa;
• osoby prowadzące działalność gospodarczą.

Prawo będzie musiało być przestrzegane w odniesieniu do dokumentacji archiwalnej, w tym dotyczącej personelu. Całytermin określony w dokumentach prawnych musi znajdować się w bezpiecznym miejscu. Oprócz przepisów federalnych na specyfikę warunków przechowywania dokumentów pierwotnych i rejestrów księgowych wpływa szereg dokumentów regulacyjnych obowiązujących zarówno na terytorium kraju jako całości, jak i w każdym regionie. Najważniejszym jednak dokumentem jest wspomniana już 125. ustawa, która zawiera kompletną listę dokumentacji regulującej czas przechowywania dokumentów księgowych.

Prawo numer 129

W 1996 roku wydano ustawę federalną o cechach rachunkowości. Stwierdza, że księgowość może generować swoją dokumentację na papierze, a także przy użyciu różnych obrabiarek. Jednocześnie firma musi samodzielnie wykonać kopie dokumentacji na papierze, tak aby wszyscy uczestnicy operacji mieli dostęp do danych na ich temat. Jeżeli organ regulacyjny zażąda dostępu do dokumentacji, przedstawiciele firmy są zobowiązani do jej udostępnienia. Mają do tego prawo zarówno prokuratorzy, jak i przedstawiciele sądu.

Tworzenie, przechowywanie zgodnie z okresami przechowywania pierwotnych dokumentów księgowych, udostępnianie na żądanie musi być zgodne z formami określonymi w aktach prawnych. Dokumenty należy przesłać do osoby wnioskującej w formie papierowej. Jeżeli pozwalają na to możliwości maszyn wykorzystywanych w pracy, jeśli wszyscy uczestnicy wyrażą na to zgodę, raport można przesłać w formie elektronicznej. Jest to również dozwolone przez obowiązujące przepisy prawa naszegokraje.

Przestrzegaj zasad

129. ustawa federalna zawiera wzmiankę o obowiązku przestrzegania warunków przechowywania pierwotnych dokumentów księgowych. W szczególności art. 17 mówi, że każdy podmiot prawny musi bezwzględnie przechowywać taką dokumentację, w tym rejestry i sprawozdania. Czas trwania przedziału czasowego określają zasady rządzące archiwizacją na poziomie stanowym. Czas trwania tego okresu nie może być krótszy niż 5 lat.

Specjalny okres przechowywania dokumentów pierwotnych jest ustalony dla dokumentacji regulującej politykę rachunkowości i niektórych innych kategorii (programy używane na maszynach przetwarzających informacje, roboczy plan kont). Oczywiście czas trwania tutaj również wynosi pięć lat (w niektórych przypadkach okres ten może być dłuższy), ale okres zaczyna się liczyć od momentu ostatniego użycia tego dokumentu w przedsiębiorstwie. Kierownikiem osoby prawnej jest osoba, która z mocy prawa jest odpowiedzialna za przechowywanie wszelkiej wymaganej dokumentacji w określonych odstępach czasu. Oznacza to, że każdy wykształcony i odpowiedzialny szef musi znać okres przechowywania podstawowych dokumentów w dziale księgowości, jeśli chce mieć pod kontrolą sytuację w firmie.

Jak pokazuje praktyka, wiele organizacji regularnie przeprowadza inwentaryzację oficjalnej dokumentacji, a lokalne przepisy ustanawiają osoby odpowiedzialne za przechowywanie dokumentów, z którymi organy kontrolne faktycznie współdziałają podczas monitorowania zgodnościzasady archiwizacji.

Tworzenie i przechowywanie: wszystko zgodnie z zasadami

Na podstawie obowiązujących przepisów księgowi mogą generować zarówno dokumentację podstawową, jak i dokumentację podsumowującą nie tylko na papierze, ale także w formie elektronicznej; jednocześnie obowiązki sporządzenia kopii papierowych przechodzą na osobę prawną, a na żądanie zainteresowanej osoby, organu kontrolnego, spółka jest zobowiązana do jak najszybszego przesłania dokumentów papierowych na adres. Kompilacja i przechowywanie musi odbywać się w formie określonej przez obowiązujące przepisy prawne.

O okresie przechowywania podstawowych dokumentów w dziale księgowości, kolejności tego procesu, mówi lista dokumentacji, która uwzględnia typowe dokumenty zarządcze, które powstają w trakcie pracy każdego przedsiębiorstwa. Zostały one ustanowione w 2010 roku w dokumencie zatwierdzonym przez Ministerstwo Finansów i Archiwa Federalne. Ponadto konieczne jest uwzględnienie wymagań Ordynacji podatkowej, która reguluje, że każdy obywatel naszego kraju jest odpowiedzialny za prowadzenie ewidencji księgowej przez cztery lata. Dotyczy to dokumentów związanych z rozliczaniem wydatków, dochodów, a także potwierdzaniem zapłaty podatków.

Bądź mądry w sprawach

Prawidłowa organizacja procesu zgodna z warunkami przechowywania pierwotnych dokumentów księgowych wymaga profesjonalnego podejścia, zaangażowania personelu odpowiedzialnego za dokumentację księgową, przetwarzania informacji archiwalnych o organizacji samego procesu pracy. Obecnie prawie nie ma miejscspecjalistyczne szkolenia z zakresu archiwizacji, dlatego często trudno jest znaleźć naprawdę wysokiej klasy specjalistę. Z drugiej strony postępowe ustawodawstwo wymaga przestrzegania okresów przechowywania pierwotnych dokumentów księgowych, w przeciwnym razie możesz spotkać się z kategorycznie nieprzyjemnymi grzywnami. Najlepszą opcją dla wystarczająco obszernego obiegu dokumentów jest utworzenie w firmie działu odpowiedzialnego za przechowywanie materiałów archiwalnych oraz regularne szkolenie personelu odpowiedzialnego za dokumentację z zasobami wewnętrznymi. Pozwoli to zachować kontrolę nad innowacjami ustanowionymi w przepisach i spełnić wszystkie wymagania.

Alternatywną opcją, która pozwala również na uwzględnienie okresu przechowywania dokumentów pierwotnych i przestrzeganie go w swoich działaniach zawodowych, jest współpraca z pośrednikiem, który przyjmuje na siebie obowiązek zachowania dokumentów klienta. Jednak wybór dla siebie firmy archiwalnej również nie jest łatwym zadaniem. Należy dokładnie przeanalizować wszystkie dostępne opcje, aby dać pierwszeństwo wiarygodnej firmie i nie martwić się, że może ona zostać zamknięta i budynek spłonie.

Funkcje przechowywania niektórych typów dokumentacji

Jak wynika z obowiązujących przepisów, dokumentacja pierwotna, a także rejestry, sprawozdawczość i bilanse muszą zostać przeniesione do archiwum. Wszystkie te kategorie dokumentacji urzędowej, do momentu przesłania do archiwum, muszą być przechowywane w pomieszczeniach księgowych, natomiast osoba prawnajest zobowiązany zapewnić wszelkie warunki bezpieczeństwa dokumentów: szafki muszą być zamknięte, należy przestrzegać zasad bezpieczeństwa przeciwpożarowego i innych. Wewnątrz przedsiębiorstwa osoba odpowiedzialna za bezpieczeństwo dokumentacji jest wyznaczana specjalnym dokumentem.

Jeżeli firma stosuje ścisłe formularze sprawozdawcze, zgodnie z prawem dokumenty te muszą być przechowywane w sejfie lub specjalnej szafie, pomieszczeniu, które jest zamknięte i gwarantuje bezpieczeństwo dokumentacji. Pierwotna dokumentacja z bieżącego okresu, przetwarzana ręcznie, powinna być gromadzona chronologicznie do rejestrów, które następnie są przesyłane do archiwum w celu trwałego przechowywania.

Na co jeszcze zwracać uwagę?

Podczas przechowywania wyciągów bankowych, przekazów gotówkowych i raportów zaliczkowych cała dokumentacja musi być przechowywana chronologicznie i powiązana w celu wspólnego systematycznego przechowywania. Niektóre określone kategorie dokumentów (raporty zmian, zlecenia pracy) mogą być przechowywane bez wiązania, ale umieszczane w folderach, aby nic nie zostało utracone lub wykorzystane do nieuczciwych celów.

Bezpieczeństwo dokumentacji, jak również jej terminowe przesyłanie do archiwum, to przede wszystkim obowiązek głównego księgowego, chociaż w razie potrzeby lokalne przepisy mogą przewidywać przekazanie uprawnień innej osobie. Wydawanie podstawowej dokumentacji, sprawozdawczości, bilansów jest możliwe tylko w niektórych przypadkach, jeśli istnieje oficjalne polecenie głównego księgowego. Generalnie działy strukturalne nie mają dostępu do dokumentów księgowych. Możliwe jest przejęcie dokumentacjitylko na specjalny wniosek agencji dochodzeniowych, sądu lub innych organów, które zgodnie z prawem posiadają odpowiednie uprawnienia. W takim przypadku konieczne jest dostarczenie oficjalnej uchwały sporządzonej zgodnie z prawem. Przy wycofywaniu się konieczne jest sporządzenie protokołu, którego jeden z egzemplarzy jest przekazywany przedstawicielowi organizacji za podpisem.

Okres przechowywania podstawowych dokumentów jest pokazany w poniższej tabeli.

Funkcje przepływu pracy

Termin „przepływ dokumentów” odnosi się do zestawu czynników związanych z przemieszczaniem się dokumentacji od momentu powstania pracy do przekazania jej do działalności archiwalnej. Za opracowanie harmonogramu odpowiada główny księgowy, choć w niektórych przedsiębiorstwach jest on oddelegowany do specjalisty ds. zarządzania dokumentami. Jednak, jak pokazuje praktyka, najbardziej słuszne jest uwzględnienie takiego harmonogramu w polityce księgowej organizacji, która jest następnie zatwierdzana specjalnie wystawionym zarządzeniem podpisanym przez głównego urzędnika firmy.

Za pomocą harmonogramu możesz zharmonizować procesy organizacyjne i uprościć planowanie w przedsiębiorstwie. Harmonogram obiegu dokumentacji podstawowej to lista wykonawców, przedziały czasowe, w jakich dokumenty muszą być wysłane do działu księgowości oraz ramy czasowe, w jakich księgowi je przetwarzają. Pamiętaj, aby opisać okresy sprawozdawcze, w tym bilanse. Często polityka rachunkowości zawiera uregulowanie okresów przechowywania dokumentów pierwotnych, a okres ten lubzrównane z ustalonym przez prawo lub wyższe, jeśli wymaga tego specyfika działalności firmy. Po złożeniu sprawozdawczości za rok dokumentacja jest przygotowywana w przewidziany sposób i przekazywana do archiwum. Jednocześnie bierze się pod uwagę, że w przyszłości może zajść konieczność wydobycia użytecznych danych z wolumenu przekazanego do przechowywania. W tym celu zwyczajowo dzieli się sprawy na foldery, a grupowanie wyjaśnia się treścią. Pamiętaj, aby przypisać odpowiedni tytuł do każdego folderu.

Funkcje przechowywania etui

Cała dokumentacja generowana w trakcie działalności przedsiębiorstwa, jak wspomniano powyżej, jest podzielona na te przeznaczone do tymczasowego przechowywania i trwałe. Przenosząc dokumenty do archiwum, należy przekazać każdą z tych kategorii osobno, bez mieszania dokumentów urzędowych w tych samych teczkach. W takim przypadku kopie należy przechowywać oddzielnie od oryginałów. Również w osobnych folderach będziesz musiał posortować dokumentację pokazującą sprawozdawczość, plany roczne i kwartalne, za miesiące. Jeden plik musi zawierać jeden fragment dokumentacji.

Aby pogrupować jedną sprawę, możesz użyć dokumentów wygenerowanych w jednym okresie (kwartał, rok, miesiąc). Wyjątkiem są tak zwane kategorie przejściowe – na przykład akta osobowe, których zamknięcie nie jest zbiegające się w czasie z rokiem kalendarzowym. Jeżeli w pliku znajduje się dokumentacja generowana przez kilka miesięcy, konieczne jest oddzielenie każdego miesiąca od pozostałych specjalnym arkuszem, ustalając na nim, jaki okres dokumentuje blok następujący po nim. W takim przypadku dozwolone jest zgrupowanie do 250 arkuszy w jednym pudełku. Grubość folderu może wynosić 4 cm lub mniej.

Na co jeszcze zwracać uwagę?

Jak wynika z zasad archiwizacji, jeśli dokumentacja posiada załączniki, to (niezależnie od tego, kiedy dokładnie zostały skompilowane) należy dołączyć do dokumentacji, której towarzyszą. Ogólnie rzecz biorąc, kolejność archiwizacji dokumentacji księgowej jest bardzo ważna, dlatego należy jej ściśle przestrzegać. Z reguły najpierw księgowane są wyciągi, potem noty objaśniające, po czym bilans uzupełniony o załączone dokumenty.

Organizując przechowywanie kont osobistych pracowników firmy, konieczne jest wydzielenie do tego osobnej sprawy, w której dokumentacja jest ułożona według roku ze ścisłą chronologią. Korespondencja roczna układana jest w foldery wskazujące rok kalendarzowy, a także jest usystematyzowana według dat. Po każdym żądaniu musi nastąpić odpowiedź.

Niektóre funkcje

Okresy przechowywania określone w Ordynacji podatkowej mogą różnić się od tych określonych w przepisach regulujących działalność księgową. Obserwując taką rozbieżność zaleca się przede wszystkim przestrzeganie dłuższego terminu – pozwoli to w razie potrzeby odwołać się do dokumentacji, skorzystać z niej, nawet jeśli według jednej z obowiązujących zasad termin już wygasł. Ponadto inspektorzy nie będą mieli na co narzekać. Należy również pamiętać o specjalnej liście opublikowanej w 2000 roku, wskazującej czas przechowywanianiektóre specyficzne grupy dokumentacji. Lista ta jest regularnie aktualizowana i uzupełniana, dlatego główny księgowy przedsiębiorstwa oraz dział odpowiedzialny za zarządzanie dokumentami muszą śledzić aktualne informacje.

Jeżeli warunki przechowywania zostały naruszone, odpowiedzialność za to spoczywa na szefie firmy, mimo że kwestia bezpieczeństwa leży przede wszystkim w gestii głównego księgowego. W przypadku naruszenia zamówienia, czasu przechowywania, firma zostaje ukarana grzywną. Dla urzędnika kara zwykle wynosi od dwóch do trzech tysięcy rubli. Ale jeśli pierwotna dokumentacja nie jest w ogóle przechowywana, mogą zostać ukarani grzywną w wysokości pięciu tysięcy rubli lub więcej.