Dokumenty księgowe to Pojęcie, zasady rejestracji i przechowywania dokumentów księgowych. 402-FZ „O rachunkowości”. Artykuł 9. Pierwotne dokumenty księgowe

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Właściwe wykonanie dokumentacji księgowej jest bardzo ważne dla procesu generowania informacji księgowych i ustalania zobowiązań podatkowych. Dlatego należy obchodzić się z dokumentami ze szczególną ostrożnością.

Specjaliści ds. usług księgowych, przedstawiciele małych firm, którzy prowadzą niezależną ewidencję, powinni znać główne wymagania dotyczące tworzenia, projektowania, przemieszczania, przechowywania dokumentów.

Koncepcja dokumentu

Ustawy o rachunkowości nie ujawniają pojęcia dokumentu. Dlatego warto skorzystać z definicji ustalonej przez GOST R ISO 15489-1-2007.

Dokumenty księgowe to informacje umożliwiające identyfikację, zapisane na materialnym nośniku, utworzone, otrzymane i przechowywane przez osobę lub organizację jako dowód potwierdzający działalność gospodarczą lub prawnązobowiązania.

Dokumenty podstawowe to dokumenty zawierające dane źródłowe dotyczące procesów i operacji. Są to dokumenty księgowe, które służą jako podstawa zapisów księgowych.

Pierwotne dokumenty księgowe to dokumenty, za pomocą których rejestrowane są fakty prowadzenia działalności gospodarczej. Ta koncepcja ustawy federalnej „O rachunkowości” jest regulowana przez artykuły.

Głównym wymogiem stawianym przy ich kompilacji jest to, że muszą być one skompilowane w momencie dokonania czynności gospodarczej lub bezpośrednio po jej zakończeniu (jeśli to możliwe).

Główne dokumenty

Podstawowy dokument księgowy musi być sporządzony w momencie transakcji biznesowej, a jeśli nie jest to możliwe, natychmiast po jej zakończeniu.

Główne dokumenty podstawowe to:

1. List przewozowy w formie TORG-12.
2. RKO i PKO.
3. Informacje księgowe.
4. Raport wydatków.

Odmiany podstawowych dokumentów

Żaden akt normatywny nie zawiera grupowania i klasyfikacji dokumentów księgowych. Można wyróżnić następujące rodzaje dokumentów księgowych, są to dokumenty uwzględniające:

1. Miejsca ich kompilacji: zewnętrzne i wewnętrzne.
2. Odpowiednie formularze dokumentacyjne: niezunifikowane (stworzone zgodnie z formularzami, które zostały niezależnie opracowane przez organizację), zunifikowane (stworzone zgodnie z formularzami zawartymi w albumieujednolicone formularze).
3. Rodzaj nośnika informacji: elektroniczny i papierowy.
4. Objętość danych: podsumowanie i podstawowe.
5. Rodzaj zobowiązań, obszary księgowe, aktywa: księgowanie transakcji gotówkowych, księgowanie naliczania i wypłaty wynagrodzeń, księgowanie zapasów, księgowanie środków trwałych itp.

Podstawowe formularze księgowe

Rejestracja w księgowości dokumentów księgowych to przede wszystkim wykorzystanie jednolitych i niezależnie opracowanych formularzy. Korzystanie z wielu zunifikowanych od 2013 roku nie jest obowiązkowe.

Wszystkie podstawowe formularze muszą zostać zatwierdzone przez kierownika organizacji. Następujące elementy są obecnie obowiązkowe:

1. Zgodnie z księgowością usług transportu ładunków (272-P rządu).
2. Według rachunkowości pracy, jej opłacanie (1-P Państwowego Komitetu Statystycznego).
3. Rachunkowość transakcji gotówkowych (88-P Państwowego Komitetu Statystycznego, 3210-U Banku Federacji Rosyjskiej).

Standardowy formularz jest również przewidziany dla polecenia zapłaty. W procesie wystawiania jednolitych formularzy wypełnianie dokumentów księgowych, czyli wszystkich podanych kolumn (wierszy), jest obowiązkowe. Jeśli brakuje jakichkolwiek informacji, w odpowiedniej kolumnie należy umieścić myślnik.

Warto zauważyć, że korzystanie z dokumentów księgowych, które obecnie nie są wymagane, jest nadal stosowane w organizacjach. Biorąc pod uwagę wewnętrzne potrzeby przedsiębiorstwa, formularze te mogą być sfinalizowane. Mogą być bardziej odpowiednie i wygodne do ustalenia określonych działań biznesowych. Na przykład możeszOdmów stosowania materiałów drukarskich i oznaczeń na przedniej i tylnej stronie.

Zatwierdzenie podstawowych dokumentów księgowych

Organizacje są zobowiązane do zatwierdzenia odpowiednich formularzy podstawowych (4 paragraf 1/2008-PBU). Należy jednak pamiętać, że samo połączenie z albumem Uniform Forms nie wystarczy.

Polityka rachunkowości powinna wymieniać konkretne typy dokumentów z albumów, z których będzie korzystać organizacja, a także listę osób, które mają prawo do podpisywania dokumentów podstawowych.

Formularze mogą być również zatwierdzone przez inne lokalne przepisy. Na przykład polecenie zatwierdzenia formularzy podstawowych dokumentów księgowych. Polityka rachunkowości musi zawierać link do takiego zamówienia.

Wymagane dane dokumentów księgowych

402-FZ reguluje wymagania dotyczące obowiązkowych danych podstawowych dokumentów księgowych. Jest siedem takich szczegółów:

1. Data dokumentu.
2. Jego imię.
3. Nazwa podmiotu gospodarczego, który skompilował dokument.
4. Treść faktów biznesowych.
5. Ilość miary pieniężnej lub naturalnej (w jednostkach).
6. Nazwiska stanowisk osób odpowiedzialnych za transakcję.
7. Podpisy z transkrypcjami osób odpowiedzialnych.

Niektóre dokumenty, które nie są podstawową dokumentacją, mogą być używane jako takie.

Jeśli organizacja uwzględnia koszt czynszu, wówczas takimi dokumentami księgowymi są akty prawne i umowa najmu. 611 i 622 artykuły Kodeksu Cywilnegoustalić, że w takim przypadku należy sporządzić dwustronne akty przyjęcia i przekazania przedmiotu zgłoszenia. Jeśli weźmiemy pod uwagę art. 753 kc, to akty o charakterze jednostronnym mogą służyć jako dokumenty podstawowe.

Dokumentacja w księgowości

Ważne jest, aby wziąć pod uwagę szczególne przypadki, które często występują podczas przygotowywania dokumentacji.

Odrzucenie stosowania plomb. Głównym celem pieczęci jest poświadczenie podpisu złożonego przez osobę odpowiedzialną. Od 2015 roku przedsiębiorstwa nie są zobowiązane do stemplowania. Informacje o prasie powinny znaleźć odzwierciedlenie w statucie organizacji (82-FZ). Pieczęć wymagana tylko wtedy, gdy wymagają tego przepisy federalne.

Musi być obecny na następujących dokumentach: podwójne świadectwa składu, wypadki przy pracy, dokumenty przedłożone organom celnym, pełnomocnictwo pozwalające na reprezentowanie interesów osoby prawnej przed sądami.

Pieczęć nie jest wymogiem obowiązkowym, jednak jej obecność może być przewidziana w formie podstawowego dokumentu księgowego, który jest zatwierdzany przez kierownika jednostki gospodarczej.

Dokumenty sporządzone w języku obcym. Dokumenty tylko w języku rosyjskim mogą być przyjmowane do księgowości. Jeśli dokument jest sporządzony w innym języku, musi być tłumaczenie na język rosyjski i musi być pisane wiersz po wierszu. Poświadczenie tłumaczenia nie jest wymagane, z wyjątkiem przypadków przewidzianych w konwencji haskiej:

1. Liczniki inne niż rublowe w podstawowych dokumentach księgowych. Dane o kosztach w dokumentach księgowych mogą być odzwierciedlone w jednostkach umownych, w walucie, w rublach.
2. Podstawa w formie elektronicznej.

402-FZ umożliwia podmiotom gospodarczym wystawianie podstawowych dokumentów nie tylko w formie papierowej, ale także w formie elektronicznej.

Dokument elektroniczny musi zawierać wszystkie wymagane dane dla dokumentów księgowych, a także podpis elektroniczny.

Podpisy elektroniczne są dostępne w trzech odmianach - proste, ulepszone niekwalifikowane, ulepszone kwalifikowane. Według Ministerstwa Finansów można użyć dowolnego z tych trzech podpisów.

Pełnomocnictwo do podpisywania podstawowych dokumentów księgowych

Pracownik organizacji ma prawo do podpisania, jeśli sporządzony zostanie jeden z następujących dokumentów:

1. Pełnomocnictwo do podpisania pierwotnego (art. 185-189 kc).
2. Porządek po prawej stronie do podpisania.

W porównaniu z nakazem uprawniającym do podpisania, pełnomocnictwo może zostać udzielone również osobom niebędącym pracownikami organizacji. Za zgodą stron faksem można podpisać dokumenty pierwotne (art. 160 kc).

Harmonogram przepływu pracy w księgowości

Harmonogram przepływu pracy to opis, który może mieć formę tabeli lub diagramu, procedur tworzenia, przenoszenia, przetwarzania, przechowywania dokumentów księgowych. Harmonogram może być zatwierdzony jako załącznik do polityki rachunkowości lub jako lokalny akt normatywny. W drugim przypadku polityka rachunkowości powinna zawierać link do tej ustawy.

Harmonogram przepływu pracy musi koniecznie odzwierciedlać:

1. Warunki, podczas których dokumenty muszą być sporządzane, przesyłane, przetwarzane, przechowywane.
2. Pozycje osób odpowiedzialnych za operacje odzwierciedlone w harmonogramie przepływu pracy (105-P Ministerstwa Finansów).

Magazyn do rozliczania podstawowej dokumentacji

Prowadzenie takiego dziennika to raczej zasada racjonalnego zarządzania dokumentami niż księgowość. Jest niezbędny do rejestracji dokumentów księgowych - przychodzących i wychodzących dokumentów podstawowych. Eksperci zalecają prowadzenie podobnego dziennika w przypadkach, gdy księgowość prowadzona jest bez użycia specjalistycznych programów księgowych.

Na przykład, używając 1C, dziennik dokumentacji może zostać wygenerowany i wydrukowany tak szybko, jak to konieczne. Tak więc rejestr dokumentów odbioru wyświetli odpowiednio dokumenty dostawców i odpowiednio rejestr dokumentów kasowych, dokumentację w kasie przedsiębiorstwa.

Rachunkowość, w przeciwieństwie do rachunkowości podatkowej, pozwala na odzwierciedlenie faktów dotyczących działalności gospodarczej w przypadku braku podstawowych dokumentów księgowych, ale tylko wtedy, gdy i tak zostaną one otrzymane później.

W takim przypadku fakty dotyczące działalności gospodarczej powinny być rejestrowane przy użyciu wartości szacunkowej. Po otrzymaniu dokumentu nie jest on odwracany. Konieczna jest jedynie korekta daty jego otrzymania.

Takie podejścieregulowany przez 21/2008-PBU, 119n-P Ministerstwa Finansów, AKPI16-443-R VS.

Dokumenty dotyczące transakcji pośredniczących stanowią wyjątek od tej procedury. Pośrednik jest zobowiązany do przekazania całej dokumentacji. W przypadku sporządzenia protokołu z przeprowadzonej transakcji z błędami lub nieścisłościami, zleceniodawcy przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu w terminie 30 dni od daty jego otrzymania (art. 999, 1008 kc).

Przechowywanie i niszczenie dokumentów księgowych

Kolejność przechowywania podstawowego określa 558-P Ministerstwa Kultury. Całkowity okres przechowywania dokumentacji, zgodnie z 402-FZ „O rachunkowości”, art. 9, wynosi 5 lat. Za organizację przechowywania dokumentacji odpowiada kierownik przedsiębiorstwa.

Niektóre dokumenty powinny być przechowywane przez dłuższy czas:

1. O nabyciu ruchomości - co najmniej 10 lat.
2. Do transakcji z nieruchomościami - bezterminowo.
3. Wypłaty dywidendy i certyfikaty podróżne za podróże służbowe na Dalekiej Północy - 75 lat.

Jeśli wewnętrzne zapisy wygasły, można je zniszczyć. Decyzję o możliwości zniszczenia powinna podejmować komisja ekspercka, powoływana corocznie lub działająca na stałe. Na podstawie wyników działań takiej komisji należy sporządzić akt, który odzwierciedla wykaz dokumentów do zniszczenia.

Przedsiębiorstwo może zlikwidować dokumentację samodzielnie lub przekazując ją do wyspecjalizowanegoorganizacja.

Odpowiedzialność za przechowywanie podstawowych dokumentów

Kary są nakładane za rażące naruszenia wymogów dotyczących rachunkowości i sprawozdawczości finansowej. Jednym z najbardziej chamskich dokumentów jest brak obowiązkowych podstawowych dokumentów księgowych, ksiąg rachunkowych, sprawozdań finansowych oraz raportu z audytu podmiotu gospodarczego.

W przypadku stwierdzenia takich naruszeń nakładane są grzywny w następujących kwotach:

1. Urzędnicy - 5-10 tysięcy rubli.
2. Powtarzające się naruszenia ze strony urzędników - 10-20 tysięcy rubli lub dyskwalifikacja na 1-2 lata.