Planowanie projektu to Etapy i cechy procesu, opracowanie i przygotowanie planu

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Podczas planowania podejmowane są jakościowe i ilościowe decyzje, aby osiągnąć cele organizacji w dłuższej perspektywie. Co więcej, w trakcie takiej pracy możliwe jest precyzyjne wyznaczenie optymalnych ścieżek. Planowanie projektu to opracowanie precyzyjnego schematu, według którego będzie realizowany rozwój organizacji. Pozwala to przemyśleć wszystkie szczegóły, wybrać sposoby rozwiązywania problemów i osiągania celów. Sposób przeprowadzania takich prac zostanie omówiony później.

Planowanie spotkania

Planowanie projektu to ważny proces w zarządzaniu biznesem. Jest to niezwykle ważne, dlatego prawie każda firma dzisiaj wykonuje tę pracę. Zajmuje to trochę czasu i środków, ale to się opłaca.

Od jakości planowania do zarządzania projektamizależy od ich dalszej realizacji. W trakcie takiego postępowania następuje inicjacja, podczas której zatwierdzany jest statut, rejestr uczestników i wybierany jest strategiczny kierunek dalszego rozwoju.

Najpierw ustalana jest kolejność głównych działań. Po ich zatwierdzeniu szczegóły są dopracowywane.

Po nakreśleniu koncepcji przyszłego projektu i głównych etapach jego postępu, kierownictwo będzie mogło skorygować wszystkie jego etapy, wybrać najlepsze sposoby osiągnięcia wyznaczonych celów.

Planowanie projektu to ważny proces w zarządzaniu. Pozwala później monitorować, w odpowiednim czasie korygując ruch na ścieżce rozwoju. Wskaźniki rzeczywiste są porównywane z planowanymi, co ujawnia informację o stopniu realizacji zaplanowanych zadań. W toku monitoringu uwzględniana jest ciągła aktualizacja informacji ze źródeł zewnętrznych i wewnętrznych. Warunki określone w planie, warunki i wskaźniki mogą ulec zmianie, ponieważ muszą odpowiadać rzeczywistej sytuacji.

Planowanie ma bezpośredni wpływ na wszystkie procesy zarządzania projektami. Dlatego jest realizowany przez każdą organizację. Nie da się niczym zarządzać, jeśli nie ma jasno ustalonej sekwencji działań. Te etapy to zadania, których realizacja prowadzi do osiągnięcia celu. Jeśli zgodnie z planem coś pójdzie nie tak, kierownik identyfikuje przyczyny takich zjawisk, podejmuje decyzje dotyczące właściwych działań w danych okolicznościach.

Proces planowania jest początkowym etapem cyklu życia projektu. Bez tego to niemożliweosiągnąć pożądany rezultat.

Planowanie zadań

Zaplanowanie celów projektu polega na opracowaniu systemu zadań, które podobnie jak kroki prowadzą do ich realizacji. Przedstawiona praca pozwala określić jeszcze przed rozpoczęciem pracy, czy wybrany rodzaj działalności może przynieść zysk. Każdy inwestor stara się zainwestować swoje środki w najbardziej dochodowy, dochodowy projekt. Podczas planowania można nakreślić główne parametry i rezultaty przyszłych działań, wybrać adekwatne, realistyczne sposoby ich osiągnięcia.

Aby być produktywnym, organizacja będzie musiała stawić czoła wielu wyzwaniom. Jeżeli w trakcie obliczeń okaże się, że wynik takich działań jest negatywny (firma poniesie stratę), niewystarczająco wysoki, należy zidentyfikować przyczyny tego zjawiska. Dokonując pewnych korekt można zwiększyć efektywność projektu. Zmiany mogą być dokonywane na każdym etapie realizacji zadań. Mogą wyglądać następująco:

• Szczegóły, wyjaśnienie celu (lub celów) projektu, określenie pożądanego rezultatu wydarzenia.
• Określenie zakresu i składu przyszłej pracy.
• Oszacuj czas każdego etapu.
• Oblicz koszt budżetowy projektu.
• Utwórz harmonogram i oblicz budżet dla każdej fazy.
• Zapotrzebowanie na zasoby jest określone. Kalkulacja jest wykonywana dla każdej fazy projektu i działań organizacji w tym kierunku jako całości.
• Plan logistyczny w toku.
• Przeprowadzana jest ocena ryzyka, tworzona jest metodologia prawidłowej reakcji w przypadku niebezpiecznych sytuacji.
• Szczegóły wydarzenia są szczegółowo wyjaśniane inwestorowi.
• Szczegóły są uzgadniane ze wszystkimi uczestnikami procesu.
• Odpowiedzialność za wykonywanie pracy i wypełnianie przydzielonych zadań jest rozdzielona pomiędzy wykonawców i kierowników.
• Planowane interakcje i procedury planowania zarządzania są określane.

Zarządzanie projektami i planowanie projektów są ze sobą ściśle powiązane. Tylko konsekwentna realizacja postawionych zadań w ustalonym terminie iw pełni może zagwarantować osiągnięcie celu, przynosząc zysk w toku działalności firmy.

Główne procesy

W procesie organizowania planowania projektu wykonywanych jest szereg obowiązkowych i opcjonalnych działań. Niezależnie od działań organizacji są one stosowane w trakcie tworzenia całościowej wizji strategicznej. Obowiązkowe procesy obejmują:

• Opis i dalsza dokumentacja wszystkich zaplanowanych zadań, treść projektu.
• Definicja głównych etapów projektu, ich późniejsze uszczegółowienie.
• Przygotowywanie szacunkowego kosztorysu. Obliczany jest całkowity koszt wszystkich zasobów wymaganych do ukończenia projektu.
• Opracowanie krok po kroku planu działania, którego wdrożenie doprowadzi do osiągnięcia Twoich celów.
• Opisuje kolejność prac.
• Zależności natury technicznej, a także ograniczenia w wykonywanych pracach.
• Obliczanie czasu potrzebnego nazakończenie każdego etapu prac, określenie kosztów pracy i innych zasobów, które będą wymagane na każdym etapie cyklu produkcyjnego.
• Określanie typu, zestawu zasobów, a także ich objętości.
• Wskazywanie rzeczywistego czasu pracy, jeśli zasoby są ograniczone.
• Utwórz budżet i połącz szacunkowe koszty dla każdego rodzaju pracy.
• Utwórz gotowy plan.
• Zbieranie wyników innych prac badawczych podczas projektowania, układ planowanych wartości w jednym dokumencie.

Podczas planowania i rozwoju projektu działania te są obowiązkowe.

Procedury pomocnicze

Podczas planowania realizacji projektu niektóre procesy mogą nie być potrzebne. Dopiero gdy zajdzie taka potrzeba, kierownik umieszcza je na liście ogólnej. Te procesy wspierające obejmują:

• Planowanie standardów jakości, ustalanie ich maksymalnego dopuszczalnego zakresu. Omówiono również sposoby osiągnięcia wymaganego poziomu właściwości gotowego produktu.
• Planowanie w zakresie organizacji, które implikuje podział kompetencji funkcjonalnych, odpowiedzialności i podporządkowania pomiędzy wszystkich uczestników projektu.
• Dobór kadr o odpowiednim poziomie kwalifikacji, stażu pracy, których działania pozwolą na jak najszybszą realizację projektu. W niektórych przypadkach wymagane jest stworzenie dobrze skoordynowanej pracy zespołowej.
• Nawiąż komunikację w celu zabezpieczenia członkówprojekt z potrzebnymi informacjami.
• Identyfikacja rodzajów ryzyk projektowych, ich ocena i dokumentacja. Pozwala to na identyfikację i eliminację niepewności już na etapie planowania, aby ocenić stopień ich ewentualnego wpływu na projekt. Na tym etapie obliczane są zarówno korzystne, jak i niekorzystne scenariusze rozwoju sytuacji w trakcie realizacji wybranej strategii.
• Planowanie procedur logistycznych. Jest dokładnie określone, jakie surowce, inne niezbędne materiały i zasoby będą kupowane od organizacji zewnętrznych, w jakiej ilości, a także z jaką częstotliwością będą realizowane dostawy.

Inne czynności mogą być wymagane podczas planowania procesów projektowych. Zależy to od celów, jakie organizacja realizuje w trakcie wykonywania swojej pracy.

Kroki planowania

Istnieją 4 główne etapy planowania projektu. Oferowała je firma konsultingowa Booz Allen & Hamilton.

Standardowy model planowania wygląda następująco:

Etap 1. Formowanie celów

Wyznaczono dwa rodzaje celów. Mogą być formalne lub prawdziwe. W pierwszym przypadku przedstawiane są kryteria określające użyteczność projektu. Formalne cele wyłaniają się z motywacji menedżerów. Realne cele to sposoby osiągania celów formalnych.

Krok 2. Analiza problemu

Na tym etapie planowania ustalana jest rzeczywista sytuacja organizacji. Następnie sporządzana jest prognoza dotycząca jej przyszłego stanu. Odtądprzeprowadzana jest identyfikacja istniejących problemów, dla których systemy celów przeciwstawia się wynikom analizy predykcyjnej. Pozwala to ostatecznie uporządkować problemy.

Etap 3. Wyszukaj alternatywy

Są to rozwiązania, które wzajemnie się wykluczają.

Etap 4. Ocena alternatyw

Określana jest akceptowalność każdego z istniejących scenariuszy. Oceniana jest skuteczność i stopień ryzyka każdej decyzji, po czym podejmowana jest właściwa decyzja. Optymalna alternatywa powinna być nie tylko praktycznie wykonalna, ale także legalna, pozwalająca zbliżyć się do celu tak blisko, jak to tylko możliwe. Jednocześnie brane są pod uwagę istniejące ograniczenia czasowe, zasoby itp.

Tworząc projekt planistyczny dla typu terytorialnego, przemysłowego lub innego, pamiętaj, aby zastosować go w przyszłości, aby porównać rzeczywiste wyniki z planowanymi. Pozwala to na zarządzanie postępami w kierunku wspólnego celu, wprowadzanie odpowiednich zmian w odpowiednim czasie.

Planowanie

Warto zauważyć, że planowanie projektów opiera się na nieco innym schemacie. Podkreśla 5 głównych etapów:

1. Definiowanie zadań i zapisywanie ich jako listy. W niektórych przypadkach menedżerowie popełniają błędy, nie wymieniając wszystkich procesów jednocześnie. Aby wykluczyć to zjawisko, zaleca się stosowanie metody dekompozycji sekwencyjnej w trakcie określania nadchodzącej pracy.
2. Dla każdej wybranej pozycji ustalana jest kolejność i czas trwania. To zależy odcechy technologiczne nadchodzącej pracy. W tym celu stosuje się również technikę dekompozycji, którą uzupełniają oceny eksperckie. Pozwala to dokładnie określić planowany czas trwania każdej operacji. Aby to zrobić, możesz użyć techniki burzy mózgów, która pozwala rozważyć cechy technologii z różnych punktów widzenia.
3. Określa typ zasobów i ich dostępność. Mogą to być finanse, materiały, robocizna, informacje i tak dalej. Harmonogram wykonywanych prac jest skorelowany z harmonogramem logistyki, finansowania itp. Wszystkie etapy muszą być ze sobą powiązane, stanowią ciągły proces. Pozwala to uniknąć zakłóceń w procesie produkcyjnym. Jednocześnie skąpe zasoby wymagają osobnego rozważenia. W dużej mierze determinują one czas trwania i kolejność całego spektrum nadchodzących prac.
4. Ograniczenia są ustalane z zewnątrz. Należą do nich sezonowość produkcji, możliwości produkcyjne dostaw sprzętu i inne czynniki zewnętrzne.
5. Powstaje system, aby reagować na pojawiające się zagrożenia w trakcie zarządzania projektami. Planowanie projektów rozpoczyna się od ich analizy. W przypadku najbardziej prawdopodobnych i niebezpiecznych zagrożeń opracowywane są odpowiednie środki reagowania.

Zasady planowania

W trakcie planowania projektu biznesowego menedżer musi przestrzegać pewnych zasad. Główne z nich to:

• Celowość. Realizacja projektu zmierza do jasnego, ostatecznego celu, bez narażania się na nieistotne zadania.
• Systematyczne. Zarządzanie przyszłymi projektami powinno być całościowe i kompleksowe. Jednocześnie brane są pod uwagę cechy jego rozwoju i kompilacji. W niektórych przypadkach projekt można podzielić na podsystemy. Będą też spokrewnieni. Jednocześnie zmiany w jednym systemie pociągają za sobą zmiany w innej strukturze. Rozbicie projektu na kilka części pozwala śledzić wewnętrzne połączenia i interakcje elementów, wybrać najbardziej efektywną konstrukcję. Oceny realizacji projektu w tym przypadku można dokonać pod kątem procesów jakościowych i ilościowych.
• Złożoność. Zjawiska rozpatrywane są z punktu widzenia ich powiązania i zależności. W tym celu stosuje się różne metody i podejścia do zarządzania.
• Bezpieczeństwo. Podczas planowania prac projektowych przewiduje się, że wszystkie działania będą obsadzone niezbędnymi zasobami.
• Priorytet. Podczas opracowywania projektu główną uwagę przywiązuje się do głównych, najważniejszych zadań. Ich definicja zależy od ogólnej koncepcji rozwoju w przyszłości.
• Bezpieczeństwo gospodarcze. Oblicza się stopień strat i strat poniesionych przez organizację w przypadku niespełnienia zamierzonego zdarzenia. Zagrożeń nie da się w ogóle uniknąć, ale należy je ocenić i podjąć uzasadnione decyzje w tym kierunku.

Strukturyzacja projektu

Strukturyzacja jest wymagana w trakcie planowania prac projektowych. Hierarchiczna sekwencja pracy polega na rozbiciu całego projektu na odrębne części. Pozwala to uszczegółowić kompleksy na różnych poziomach. Takipodejście upraszcza zarządzanie procesami.

Strukturyzacja umożliwia wykonanie następujących czynności:

• Określ zakres prac, aby osiągnąć cele typu pośredniego.
• Kontroluj stopień zaawansowania projektu, oceniaj możliwość osiągnięcia wszystkich jego celów.
• Raportowanie jest tworzone zgodnie z optymalną strukturą.
• Kamienie milowe są ustawione do pomiaru postępu projektu.
• Odpowiedzialność jest właściwie rozdzielona między wykonawców.
• Wszyscy członkowie zespołu otrzymują obiektywne, zrozumiałe informacje o celach i założeniach projektu.

Błędy w strukturyzacji

Niektórzy menedżerowie popełniają błędy w trakcie strukturyzacji, co negatywnie wpływa na osiąganie celów. Najważniejsze z nich to:

• Etap strukturyzacji jest zazwyczaj pomijany. Menedżer przechodzi od razu do poszukiwania rozwiązań problemów obecnego okresu.
• Wykorzystywane są tylko jednostki organizacyjne, nie stosuje się żadnych produktów końcowych ani zasobów.
• Strukturyzacja nie obejmuje całego projektu.
• Elementy struktury są powtarzane.
• Nie ma integracji struktur zgodnie ze specyfiką przygotowania dokumentacji projektowej i sprawozdawczości finansowej.
• Struktura jest zbyt szczegółowa lub zbyt mała.
• Poszczególne elementy projektu nie mogą być przetwarzane na komputerze.
• Niematerialne produkty końcowe (usługi, usługi itp.) nie są brane pod uwagę.

Podstawy strukturyzacji

Planowanie projektu to odpowiedzialna praca. Strukturyzacja musi być wykonana poprawnie. Odbywa się to na następujących podstawach:

• Okresy cyklu życia tworzonego projektu.
• Cechy struktury dywizji.
• Składniki wyniku, które zostaną uzyskane po zakończeniu projektu.
• Proces, funkcjonalne elementy pracy firmy.
• Geograficzne położenie obiektów.