Główne kryteria sukcesu projektu: opis, cechy i rekomendacje

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Co to jest projekt? Organizacja przedsiębiorstwa od podstaw? A może tylko jego odrębny podział? Budujesz markę czy pojedynczy produkt? Organizujesz uroczystość dla zysku komercyjnego lub po prostu organizujesz imprezę z przyjaciółmi? A ilu z nas wie, jak zmierzyć sukces projektu? Kryteria sukcesu, ile i jak są definiowane – dla wielu te pojęcia są również nierozwiązaną zagadką. Dużo pytań, prawda? Aby uzyskać na nie odpowiedzi, przeczytaj artykuł.

Klasyczny gatunek

W zarządzaniu menedżerskim pojęcie „projektu” ma całkowicie logiczną i zrozumiałą definicję. Jest to dowolne ograniczone w czasie przedsięwzięcie, którego celem jest stworzenie produktu, usługi lub innego wyraźnego rezultatu. Oznacza to, że projekt nie będzie samą działalnością przedsiębiorczą, a jedynie jej rozpoczęciem lub reorganizacją. Nie tworzenie pomysłu, ale wcielanie go w życie.

Jeżeli wszystko jest jasne, to pytanie, w jaki sposób określane są kryteria sukcesu projektu, nie jest takie jasne. Zacznijmy od tego, że nie zawsze jest jasne, że w ogóleoznacza sukces. Specjaliści od zarządzania uważają, że biznes można uznać za udany, gdy jego inicjatorzy dotrzymają terminu i budżetu przeznaczonego na jego realizację, a jakość wytworzonego dobra odpowiada tej założonej w planie. Istnieje jednak kilka parametrów, które również warunkowo wskazują na pozytywną realizację projektu lub jego niepowodzenie.

Niewypowiedziane kryteria sukcesu projektu

Po pierwsze, każdy widzi definicję sukcesu na swój własny sposób. Według statystyk nie wszystkie przedsiębiorstwa dochodzą do logicznego wniosku za pierwszym razem, ale tylko jedna trzecia z nich. We wszystkich innych przypadkach konieczne jest dokonanie pewnych korekt pracy w trakcie zlecenia. Ale znowu, jeśli wierzyć liczbom, zysk biznesmenów, którzy poświęcili wzrost wydatków na rzecz przyspieszenia tempa pracy, wzrasta prawie półtora raza (o 140%) w porównaniu z tymi, którzy zdecydowali się nie zawyżać budżet, ale wydłużył okres realizacji celów.

Dlatego, oprócz powyższych środków w postaci pieniędzy, czasu i jakości, należy wziąć pod uwagę jeszcze dwa parametry:

1. Nowe pozytywne doświadczenia zdobyte w wyniku pracy zespołu.
2. Zadowolenie z wyników zadania wszystkich uczestników przedsiębiorstwa.

Nie można powiedzieć, że są to podstawowe kryteria sukcesu projektu, ale są one ważne i muszą być brane pod uwagę przez tych liderów, którzy starają się rozwijać swoje potomstwo, a nie stagnować w jednym miejscu wszystkie swoje żyje.

To, czego nie można dotknąć

Trudność w określeniu dwóch przedstawionych powyżej parametrów polega na tym, że nie można ich obliczyć. Ich wyniki są dość subiektywne. Zdobyte doświadczenie dotyczy przede wszystkim wykonawcy zlecenia, a wraz z rozwiązaniem każdego nowego zadania firma staje się silniejsza i odnosi większe sukcesy. Jest to ważne dla przyszłej działalności firmy, ponieważ bogate doświadczenie pomaga w pozyskiwaniu klientów i umożliwia z sukcesem realizację nowych projektów.

Ale osiągnięcie pełnej satysfakcji z wyników pracy jest prawie niemożliwe. Zawsze znajdzie się ktoś, komu nie spodoba się partner biznesowy. Dzieje się tak szczególnie często w przypadkach, gdy cele i kryteria sukcesu projektu nie są wstępnie zdefiniowane. Zarządzanie projektami jest odrębnym obszarem w nauce o zarządzaniu przedsiębiorstwem i należy mu poświęcić szczególną uwagę. Jak pokazuje praktyka, biznes kończy się sukcesem, czemu sprzyjają następujące czynniki:

• kierownik projektu i jego zespół są gotowi na zmiany, mają elastyczność i możliwość szybkiego przekierowania wektora swojej działalności;
• każdy z uczestników przedsiębiorstwa ma swój udział w odpowiedzialności;
• w zespole nie ma hierarchii lub jest ona zminimalizowana;
• firma realizująca projekt promuje zasady kultury zaufania między pracownikami, ważne jest również reagowanie na sytuacje konfliktowe w odpowiednim czasie i unikanie napiętych sytuacji w zespole oraz między wykonawcą a klientem;
• ostatnim czynnikiem jest rozwój informacji i komunikacjikultura.

Teraz omówmy bardziej szczegółowo główne kryteria sukcesu i porażki projektów.

Czas i planowanie

Każdy, kto kiedykolwiek był zaangażowany w realizację projektu wie, jak ważne jest przygotowanie wstępnego planu na przyszłość przedsiębiorstwa. Jednak nie każdy wie, jak to zrobić dobrze. Planując działania konieczne jest bardzo szczegółowe opisanie każdego kroku, przeznaczając realistyczną ilość czasu na jego realizację. To właśnie zarządzanie czasem ma fundamentalne znaczenie w realizacji projektu. Kryteria sukcesu każdej firmy zawierają ten parametr jako obowiązkowy z jakiegoś powodu.

Jeżeli wykonawca nie może zakończyć prac na czas, a termin jest stale opóźniany, szanse na pomyślne zakończenie projektu są bardzo małe. Nie powinieneś jednak pracować szybko, ale kosztem jakości. Często nawet te projekty, w których dotrzymano wszystkich terminów, w końcu przynoszą dobre rezultaty i przynoszą solidne zyski.

Cena i realokacja zasobów

Często w biznesie zdarzają się sytuacje, w których projekt jest zagrożony z powodu niewystarczających funduszy. Pieniędzy może nie wystarczyć z różnych powodów – zmiana ram regulacyjnych, pomyłki w przygotowaniu planu, zmiana dostawcy lub wykonawcy itp. Decyzja o przezwyciężeniu kryzysu spada na barki inwestorów, szefa firma lub kierownik projektu.

W przypadku, gdy nie przewiduje się dodatkowego finansowania przedsięwzięcia, kierownik projektu musi zaakceptowaćdecyzja o optymalizacji kosztów. Jest to całkowicie logiczny i rozsądny krok, ale jak pokazuje praktyka, przypadek, w którym personel znalazł się pod podziałem (zmniejszenie liczby osób, odmowa szkolenia nowoprzybyłych, spadek ogólnego poziomu kompetencji pracowników) prawdopodobnie nie odniesie dużego sukcesu. Dlatego lepiej jest przekroczyć budżet, niż płacić jeszcze więcej później, aby poprawić własne błędy.

Jakość i zmniejszone wymagania

Czas i budżet to kryteria sukcesu projektu, które pozwalają na korekty i odstępstwa od pierwotnego planu. Większość klientów zgadza się dopłacić i poświęcić więcej czasu na realizację sprawy, ale nikt, powtarzamy - nikt nie zgodzi się na otrzymanie w wyniku pracy produktu niskiej jakości. Nie da się zaoszczędzić ani na surowcach, ani na zasobach ludzkich. Taka „optymalizacja” rzadko prowadzi do sukcesu. Wyjątkiem mogą być tylko naprawdę wartościowe zmiany, które pozwalają jednocześnie obniżyć koszty realizacji projektu, ale nie umniejszają jego perspektyw.

Czy kierownik projektu jest miarą jego sukcesu?

Nie, raczej jest to czynnik sukcesu przedsiębiorstwa. Dowodem na to nie jest jeden przykład z życia. Kryteria sukcesu projektu nie odnoszą się do konkretnej osoby, ale do jej wyników organizacyjnych i cech przywódczych. Jednak nawet niezwykle doświadczony i pod każdym względem dobry kierownik projektu nie będzie w stanie osiągnąć swoich celów, jeśli nie poradzi sobie z dużą ilością biurokracji iniekompetencja podwładnych.

Każdy specjalista może z łatwością udowodnić swoją wartość w dziedzinie, którą jest zaznajomiony, ale gdy tylko znajdzie się w nieznanym środowisku, prawdopodobnie poniesie porażkę. Ale, jak mówią, nie myli się ten, kto nic nie robi, więc odważ się i odnieś sukces!