Zautomatyzowane systemy zarządzania przedsiębiorstwem: technologie, program i funkcje

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Zautomatyzowane systemy zarządzania przedsiębiorstwem - dokładnie tego potrzebuje obecna branża. Automatyzacja procesu może znacząco zwiększyć produktywność i efektywność organizacji. Ponadto stało się to istotne również dlatego, że w chwili obecnej istnieje globalna komputeryzacja prawie wszystkich dziedzin ludzkiego życia.

Charakterystyka ogólna

Zautomatyzowany system zarządzania przedsiębiorstwem (AMS) jest obecnie używany w Federacji Rosyjskiej zgodnie z metodologią MRP i ERP. Oba te kierunki są rozpoznawane na całym świecie.

Jeśli chodzi o pojawienie się pierwszych systemów automatyzacji, były to systemy planowania zasobów materiałowych, są to również systemy MRP. Ten kierunek został opracowany i po raz pierwszy zastosowany w Stanach Zjednoczonych w latach 60. XX wieku. Warto zauważyć, że dalejdziś wcale nie straciła na aktualności.

Jednak zautomatyzowany system zarządzania przedsiębiorstwem (AMS) jest obecnie najbardziej powszechny i często nazywany jest informacyjnym. To ona otrzymała redukcję w postaci ERP. Jeśli chodzi o ogólne informacje o wprowadzeniu takich technologii, to tak jak w przypadku każdej innej większej zmiany, nie mogło być to bezbolesne. Jednak dzisiaj można śmiało powiedzieć, że pewna liczba problemów została sformalizowana, dobrze przestudiowana i opracowano skuteczne metody, które pozwolą na ich rozwiązanie bez większych szkód dla samego przedsiębiorstwa. Jeśli przestudiujesz problemy i zadbasz o ich rozwiązanie jeszcze przed rozpoczęciem wdrażania zautomatyzowanego systemu zarządzania przedsiębiorstwem, możesz znacznie ułatwić ten proces.

Ogólne informacje o automatycznym systemie sterowania

Jeśli zdefiniujemy zautomatyzowany system, to jest to zestaw oprogramowania, technicznego, informacyjnego i kilku innych kompleksów, a także pewne działania specjalnie przeszkolonego personelu. Działania pracowników mają zwykle na celu rozwiązywanie określonych zadań planowania i zarządzania różnego rodzaju działaniami w przedsiębiorstwie.

Zastosowanie zautomatyzowanego systemu zarządzania przedsiębiorstwem ma na celu optymalizację i zwiększenie efektywności kadry zarządzającej obiektu. Ponadto ta sama zasada dotyczy pracy niektórych innych służb personalnych, które działają wprzedsiębiorstwo. Eksperci w tej dziedzinie są zgodni, że wykorzystanie takiego zestawu narzędzi, który pomaga efektywniej zarządzać każdym przedsiębiorstwem, znacząco zwiększa istniejącą już konkurencyjność, a także może co do zasady doprowadzić obiekt do akceptowalnego poziomu, aby mógł konkurować z innymi firmami.

Zautomatyzowane systemy zarządzania przedsiębiorstwem odgrywają bardzo ważną rolę w efektywnej pracy menedżerów. Jeśli wierzyć statystykom, to około 60% czasu pracy menedżera poświęca się tylko na sporządzanie raportów i zadań dokumentacyjnych dla otaczającego personelu. Obecność zautomatyzowanego systemu pozwoli pracownikowi na szybki dostęp do potrzebnych mu informacji. Ponadto zautomatyzowany system informacji zarządczej w przedsiębiorstwie może również służyć do szybkiego obliczania wynagrodzeń każdego pracownika na podstawie wielu czynników.

Klasyfikacja według wyposażenia

Istnieje kilka grup zautomatyzowanych systemów używanych do zarządzania przedsiębiorstwem, w zależności od ich funkcjonalnego wyposażenia:

• Pierwsze to systemy wielofunkcyjne, które są zaprojektowane do wykonywania pełnego zakresu zadań niezbędnych do pełnego i efektywnego zarządzania obiektem.
• Istnieją eksperckie systemy analizy. Kompleks ten ma na celu monitorowanie głównych trendów i kierunków rozwojufirmy.
• Oddzielnie przydzielone systemy, które pozwolą Ci obliczyć płace personelu.
• Ostatnie pod względem funkcjonalności są programy, które pozwolą Ci zarządzać personelem. Mają na celu skuteczne rozwiązywanie wszelkich problemów związanych konkretnie z pracownikami. Mogą przechowywać wszystkie informacje kontaktowe dla każdego pracownika, jego harmonogram pracy, datę zatrudnienia i zwolnienia, wypłacone wynagrodzenie i wiele innych ważnych informacji.

Zadania systemów automatyki

Tutaj warto bardziej szczegółowo omówić główne zadanie programu eksperckiego. Jego głównym celem jest wyszukiwanie i porównywanie najbardziej zróżnicowanych cech kandydata na wymagane stanowisko. Zastosowanie tego zautomatyzowanego systemu informatycznego zarządzania przedsiębiorstwem pozwoli łatwo znaleźć najbardziej obiecujących pracowników we właściwym dziale. Warto jednak w tym miejscu zauważyć, że korzystanie z takich programów eksperckich jest dość drogie, dlatego też z ekonomicznego punktu widzenia celowe byłoby zastosowanie ich w już dość dużych obiektach.

Kolejny dość ważny fakt. Zautomatyzowane systemy najlepiej integrować tylko razem z innymi programami, które będą wykorzystywane do księgowości i innych czynności tych pracowników, czyli księgowych. Ta cecha wynika z faktu, że lider będzie mógł podejmować obiektywne decyzje tylko wtedy, gdy będzie miał wszystkoaktualne informacje o stanie przedsiębiorstwa i jego pracowników.

Jak już stało się jasne, zautomatyzowany system sterowania jako część systemu przedsiębiorstwa to zespół wielu programów. Jednak nie wszystkie są takie same i dzielą się na kilka innych grup, w zależności od charakteru produkcji, w której są wykorzystywane. Mogą być typu ciągłego, dyskretnego, to jest produkcja pojedyncza, na małą lub średnią skalę, a także typu ciągłego-dyskretnego, to jest na dużą skalę lub w linii masowej produkcji.

Podstawowe zasady tworzenia

Zautomatyzowany system sterowania jako część systemu korporacyjnego zaczął być aktywnie używany w latach 70. XX wieku. Jednocześnie potwierdzono również jego skuteczność.

Istnieje kilka podstawowych zasad tworzenia zautomatyzowanego systemu sterowania dla różnych klas:

• Istnieje tak zwana zasada nowych zadań. Innymi słowy, są to optymalne zadania, które można rozwiązać przy użyciu konwencjonalnej technologii obliczeniowej.
• Drugą zasadę można nazwać złożoną. W tym przypadku, podczas opracowywania zautomatyzowanego systemu sterowania, konieczne jest podejście do rozwiązania kompleksu takich zadań jak techniczne, ekonomiczne i organizacyjne.
• Inną zasadę można nazwać zasadą pierwszego przywódcy. W tym przypadku oznacza to, że tworzenie programów do zautomatyzowanego systemu zarządzania przedsiębiorstwem powinno odbywać się przy udziale i pod kontrolą kierownika tej placówki. Dotyczy to rozwoju zautomatyzowanego systemu sterowania na dużą skalę, który:będzie zarządzać całym przedsiębiorstwem. Jeżeli opracowywany jest jeden z podsystemów zautomatyzowanego systemu sterowania, to dopuszcza się udział nie kierownika, ale kierownika służby funkcjonalnej, dla której kompleks jest opracowywany.
• Inna zasada jest często określana jako ciągły rozwój systemu. W takim przypadku zakłada się, że liczba zadań do rozwiązania będzie stale rosła, co oznacza, że system będzie się stale rozwijał. Ponadto nowe zadania nie zastąpią wcześniej realizowanych.
• Następną zasadą jest modułowość i pisanie. Polega ona na tym, że nastąpi selekcja i rozwój oddzielnych i niezależnych części systemu, które będą wykorzystywane w różnego rodzaju podsystemach.
• Ostatnia zasada jest dość prosta i polega na zautomatyzowaniu obiegu dokumentów, a także stworzeniu jednej bazy informacji w całym przedsiębiorstwie.

Warto zauważyć, że większość zasad dotyczy nawet tworzenia zautomatyzowanego systemu zarządzania dla przedsiębiorstw hotelarskich. Dotyczy to zwłaszcza ostatniego punktu, w którym wspólna baza danych jest kluczowym elementem.

Główny problem rozwojowy

Warto zastanowić się nad kilkoma głównymi problemami, a także sposobami ich rozwiązania, które mogą pojawić się podczas tworzenia zautomatyzowanego systemu sterowania i warto zacząć od głównego.

Pierwszym powszechnym problemem jest brak określonego zadania zarządzania w przedsiębiorstwie.

W literaturze dotyczącej zautomatyzowanego systemu zarządzania przedsiębiorstwem problem ten jest najbardziej znaczącymiejsce, ponieważ jest dość trudne do rozwiązania. Ponadto często mylony jest z inną pozycją, a mianowicie reorganizacją struktury przedsiębiorstwa. Problem ten jest jednak znacznie bardziej globalny, ponieważ oprócz metodologii zarządzania obejmuje także aspekty filozoficzne i psychologiczne. Bardziej szczegółowo problem polega na tym, że wielu liderów zarządza swoimi przedsiębiorstwami wyłącznie w oparciu o własne doświadczenie, wizję i potrzeby. Jednocześnie dość często wykorzystują faktycznie nieustrukturyzowane lub słabo ustrukturyzowane dane dotyczące dynamiki wzrostu i rozwoju ich obiektu.

Jeżeli zwrócisz się do takiego dyrektora i poprosisz go o opisanie swojej struktury działania któregokolwiek z odpowiedzialnych za niego działów, to najprawdopodobniej sprawa utknie w martwym punkcie. Z tego powodu właściwe ustawienie zadań zarządczych jest najważniejszym czynnikiem udanego rozwoju i wdrażania zautomatyzowanych systemów zarządzania projektami w przedsiębiorstwie.

Należy tutaj zauważyć, że prawidłowo ustawione zadania wpłyną pozytywnie nie tylko na rozwój obiektu jako całości, ale także na rozwój samego procesu automatyzacji z osobna. Jeśli chodzi o rozwiązanie tego problemu, z jakiegoś powodu wszystko jest tu raczej źle. Po pierwsze, na terenie Federacji Rosyjskiej nie wypracowano jeszcze w pełni specjalnego narodowego podejścia do wyznaczania zadań zarządczych. Wykorzystuje się więc doświadczenia zachodniego kierownictwa, ale w wielu przypadkach nie są one adekwatne w stosunku do sytuacji w Rosji. Po drugie, doświadczenie nadal obowiązujeczasy rosyjsko-sowieckie w formułowaniu tych zadań. W tym przypadku wszystko jest nieco lepsze, a wiele zasad wciąż pozostaje w zgodzie z realiami życia, ale jednocześnie coraz gorzej wytrzymują ogólną konkurencję rynkową.

Na podstawie powyższego możemy wyciągnąć następujący wniosek: przed przystąpieniem do wdrożenia zautomatyzowanego systemu zarządzania zasobami przedsiębiorstwa konieczne jest jak najjaśniejsze sformalizowanie wszystkich pętli sterowania, które na ogół wymagają być zautomatyzowane. Najczęściej wymaga to zaangażowania doświadczonych konsultantów z zewnątrz, co doprowadzi do niepotrzebnych wydatków. Będą one jednak znacznie mniejsze niż pieniądze wydane na nieudany projekt automatyzacji.

Inne problemy

Drugi problem, który, jak wspomniano wcześniej, jest nieco podobny do pierwszego, ale jest mniej globalny. Jest to konieczność częściowej reorganizacji struktury, a także działań przedsiębiorstwa podczas wdrażania zautomatyzowanego systemu kontroli.

Innym powszechnym problemem jest konieczność zmiany podejścia do pracy z przychodzącymi informacjami. Ponadto konieczne będzie ponowne przemyślenie zasad prowadzenia biznesu jako całości. Wielu menedżerów jest nieprzygotowanych na taki problem, jak opór pracowników w terenie przed wprowadzeniem zautomatyzowanego systemu sterowania dla przedsiębiorstwa przemysłowego. A to z kolei może stać się dość poważnym problemem. Kolejną trudnością, która również dotyczy pracowników, jest chwilowe zwiększenie nakładu pracy podczas samego procesu wdrożeniowego.

Będziemy musieli między innymi rozwiązać taki problem, jak utworzenie wyspecjalizowanej grupy, która nie tylko umiejętnie zintegruje system, ale także będzie mu towarzyszyć. Dodatkowo taka grupa na pewno będzie potrzebowała doświadczonego lidera.

Rozwiązywanie problemów z pracownikami

Ponieważ wielu reżyserów jest często nieprzygotowanych na ten problem, warto rozważyć go bardziej szczegółowo.

Najpierw lokalny opór. Warto powiedzieć, że spotyka się to znacznie częściej, a sam problem może albo znacząco opóźnić proces wdrożenia, albo nawet całkowicie go zakłócić, co jest niedopuszczalne. Najczęściej jest to spowodowane kilkoma czynnikami czysto ludzkimi.

Po pierwsze, co dziwne, wielu ludzi boi się innowacji i jest bardziej skłonnych do konserwatyzmu. Na przykład dla kogoś, kto przez wiele lat pracował w magazynie papierowym, przejście na system skomputeryzowany będzie dość bolesne. Po drugie, wielu zacznie się martwić, że mogą stracić pracę, ponieważ można ich zastąpić maszyną, chociaż wcześniej uważano ich za niezastąpionych w tym przedsiębiorstwie. Ponadto wdrożenie takiego systemu może zwiększyć odpowiedzialność za wszelkie działania podejmowane przez pracowników w terenie, co również może wywierać na nich dużą presję.

Aby zminimalizować szkody spowodowane wystąpieniem takiego problemu, a nawet zredukować je do zera, lider musi wnieść jak największy wkład w grupę, która będzie zaangażowana w rozwój zautomatyzowanych systemów sterowania. Ponadto konieczne jest przeprowadzenie wysokiej jakości pracy wyjaśniającej z personelem irozwiąż jeszcze kilka problemów:

• Daj wszystkim w przedsiębiorstwie zrozumienie, że integracja systemu jest nieunikniona.
• Kierownik zespołu wdrożeniowego musi mieć wystarczające uprawnienia, ponieważ możliwy jest nawet podświadomy opór ze strony wysokich rangą pracowników (na przykład kierowników najwyższego szczebla).

Rozwiązanie problemu obciążenia

Następnie warto zrozumieć, że zintegrowane zautomatyzowane systemy zarządzania przedsiębiorstwem na etapie ich instalacji znacznie zwiększą obciążenie pracowników. Naturalnie wynika to z faktu, że oprócz wykonywania codziennych obowiązków pracownicy muszą również opanować nowy sprzęt, zaangażować się w samokształcenie itp. Dodatkowo podczas wdrożenia pilotażowego, a także przez pewien czas potem pracownicy będą musieli pracować zarówno w starym, jak i nowym systemie. Z tego powodu proces integracji może się opóźnić, ponieważ pracownicy powiedzą, że nie mają czasu na naukę nowych technologii, ponieważ są zawsze zajęci swoimi bezpośrednimi obowiązkami.

W takich przypadkach dobry lider powinien wykonać następujące czynności:

• Po pierwsze warto wprowadzić tymczasowy system nagród i wdzięczności, który zwiększy motywację pracowników do opanowania nowych technologii.
• Po drugie, należy podjąć pewne środki organizacyjne, które skrócą czas przeznaczony na rozwój nowej wiedzy.

Technologia MRP i ERP

Jak wspomniano wcześniej, istnieją dwa kierunkiAPCS, które są obecnie używane na całym świecie. Jednak te systemy nie są pozbawione wad.

Jeśli mówimy o MRP, to główną wadą systemu jest to, że przy obliczaniu zapotrzebowania na materiały zdolności produkcyjne przedsiębiorstwa, obciążenie tych zdolności, koszty pracy itd. nie brane pod uwagę. To był impuls do rozwoju MRP II, przeznaczonego do planowania zasobów produkcyjnych. Z czasem dodano do niego systemy rozliczania innych kosztów przedsiębiorstwa. W ten sposób w przyszłości powstał zautomatyzowany system zarządzania przedsiębiorstwem, którego funkcją jest uwzględnienie wszystkich branż, których nie obliczył pierwszy MRP. To właśnie ten zautomatyzowany system sterowania stał się później znany jako system ERP do automatycznego zarządzania przedsiębiorstwem.

Podsumowując powyższe, możemy śmiało powiedzieć, że zautomatyzowane systemy przeszły długą drogę i są obecnie skutecznym sposobem zarządzania przedsiębiorstwem, ale jednocześnie muszą być bardzo kompetentnie wdrożone i zarządzany. Oczywiście jest miejsce na ulepszenia w samych systemach.