Organizacja zarządzania przedsiębiorstwem: funkcje, metody i cele

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Na biznes wpływa wiele czynników: konkurencja w bieżącej działalności, sytuacja ekonomiczna ludności, jakość oferowanych towarów i usług, lokalizacja firmy i jej oddalenie od punktów sprzedaży i tak dalej. Ale chyba najważniejszą rzeczą, od której zależy sukces firmy, jest organizacja zarządzania przedsiębiorstwem. Wiele zależy od tego czynnika. Jeśli nie wszystko. Przy złym zarządzaniu nawet najlepszy produkt albo nie zostanie wyprodukowany w wymaganej objętości, albo nie dotrzyma terminów realizacji. W tym artykule przyjrzymy się głównym organizacjom zarządzającym przedsiębiorstwem i przeanalizujemy błędy, których nie należy popełniać.

Istota procesu zarządzania organizacją

Organizacja zarządzania przedsiębiorstwem to celowe i kontrolowane działanie, będące połączeniem różnych metod motywowania i kontrolowania pracy zespołu w celu osiągnięcia postawionego zadania (obejmuje to zarówno globalny cel organizacji, jak i krótki -terminowych, takich jak zwiększenie rynku sprzedaży,poprawa jakości produktu, poprawa efektywności sprzedaży itd.

Organizacja struktury zarządzania przedsiębiorstwem jest podzielona na część zarządzającą i zarządzaną, gdzie kierownikiem jest dyrekcja, kierownikiem i działem informacyjnym (zwanym również aparatem administracyjnym i kierowniczym), a zarządzanym jest dział organizacyjny zaangażowanych w proces produkcyjny. Sukces organizacji będzie zależał od właściwej koordynacji obu komponentów.

Cele systemu zarządzania przedsiębiorstwem

Aby zrozumieć zagadnienie organizacji systemu zarządzania przedsiębiorstwem, konieczne jest określenie jego celów. Mogą się różnić, ale są połączone w cztery główne bloki:

• Ekonomiczny - mający na celu zwiększenie sprzedaży i zwiększenie zysków przedsiębiorstwa.
• Produkcyjno-komercyjne - realizacja określonego wolumenu produkcji i sprzedaży produktu, mająca na celu zapewnienie celu ekonomicznego, zobowiązań umownych itd.
• Naukowo-techniczne - mające na celu uzyskanie niezbędnych właściwości technicznych produktu, mające na celu poprawę jakości, a także zwiększenie wydajności w wyniku doskonalenia technologicznego.
• Społeczne - mające na celu zaspokojenie potrzeb kadry zarządzającej.

Cel ekonomiczny jest dominujący, podczas gdy pozostałe trzy pracują dla niego, uzupełniają się nawzajem. Zazwyczaj przedsiębiorstwo pracuje jednocześnie nad każdym z nich, oczywiście dzieląc obowiązki pomiędzyszefowie różnych działów. Wskaźnikiem udanej pracy nad realizacją celów organizacji będzie wzrost sprzedaży i wzrost ogólnego zysku firmy, czyli realizacja jej celu ekonomicznego.

Funkcje systemu zarządzania przedsiębiorstwem

Wydzielenie i specjalizacja zarządzania oraz jego działania nazywane są funkcjami zarządzania przedsiębiorstwem przez organizację. Zgodnie z zasadą długofalowości istnieją podstawowe i specyficzne funkcje zarządcze. Główne (są też stałe) funkcje to planowanie, organizacja, motywacja i kontrola.

• Planowanie ma na celu określenie perspektyw rozwoju gospodarki, przewidzenie jej przyszłego stanu oraz określenie roli przedsiębiorstwa w powstałym obrazie. Na podstawie uzyskanych wyników sporządzany jest dalszy plan działania. Planowanie obejmuje kilka następujących po sobie etapów: koncepcja (podstawa teoretyczna, pomysł), prognoza (przewidywanie możliwości biznesowych z wykorzystaniem uzasadnienia naukowego), program (ostateczne uformowanie dalszych działań wraz z kalkulacją zasobów niezbędnych do realizacji).
• Organizacja ma na celu kształtowanie przywództwa, regulowanie relacji pomiędzy systemem zarządzającym i zarządzanym, poprawia również efektywność wszystkich innych funkcji dzięki temu, że tworzy przejrzysty system menedżerów i zapewnia ich sukces interakcja.
• Motywacja pomaga znaleźć powody, które pomagają zespołowi w realizacji przydzielonych mu zadań, zapewnia je, stymulując tym samym efektywną aktywność.
• Kontrola - ostatni etap, na którym prowadzona jest obserwacja w celu weryfikacji. Głównym zadaniem tej funkcji jest korekta wygenerowanej strategii. Kontrola ustala wskaźniki regulacyjne, następnie mierzy je i analizuje, po czym określa działania, które przyczyniają się do poprawy tych wskaźników. Rekomendacje mogą być różne: rewizja celów, redystrybucja zadań, przyciąganie personelu, poprawa organizacji zarządzania przedsiębiorstwem.

Poszczególne funkcje wpływają na określony obszar działalności i wynikają z wyodrębnienia struktury zarządzania. Obiekt funkcji jest traktowany jako osobne łącze, np. marketing, dział sprzedaży, system administracyjny. Zazwyczaj są one krótkoterminowe i koncentrują się na obszarze, który na etapie kontroli wykazuje niezadowalające wyniki.

Struktury zarządzania przedsiębiorstwem

Na podstawie zdefiniowanych funkcji, których pomyślne wykonanie wymaga różnych kompetencji, tworzy się skład kierownictwa, który może składać się z jednej osoby, działu lub pionu menedżerów. Organizacja systemu zarządzania przedsiębiorstwem implikuje wybór najbardziej odpowiedniej opcji. W oparciu o ilość niezbędnych uprawnień wyróżnia się sześć struktur zarządzania:

• Liniowy. W takiej strukturze zarządzanie odbywa się od szefa do podwładnego wzdłuż hierarchii. Ważnym niuansem jest to, że zamówienia pochodzą tylko od jednej osoby. Bardzo ważne jest dobranie optymalnej liczby pracowników dla jednego kierownika, od tego będzie zależećefektywność. Taki system ma swoje wady np. skomplikowany proces decyzyjny – aby uzyskać zgodę na jakiekolwiek działanie, podwładny musi zwrócić się do wszystkich wyżej w hierarchii, w wyniku czego następuje powolna reakcja w w odniesieniu do nawet najważniejszych spraw, a także korupcji i intryg.
• Funkcjonalny. W takiej organizacji zarządzania przedsiębiorstwem funkcje wspólne dla kilku działów są przenoszone na jeden dział lub osobę, która realizuje zlecenia od kilku szefów. Zaletą konstrukcji jest całkowite wyeliminowanie powielania pracy wykonawcy, minusem jest brak jednolitości zleceń, co wraz ze wzrostem złożoności może spowolnić przepływ pracy.
• Funkcjonalność liniowa. Ta struktura łączy dwa poprzednie: decyzje są opracowywane przez wykwalifikowanych specjalistów, po czym zamówienia są wydawane w dół hierarchii.
• Ukierunkowane na program. Przy takim zarządzaniu organizacją pracy w przedsiębiorstwie przydzielani są liderzy każdego indywidualnego projektu, po czym wydają zamówienia mające na celu osiągnięcie indywidualnych celów firmy. Kierownik otrzymuje zadanie od dyrektora lub jego zastępcy, mając jednocześnie podległy mu sztab pracowników. Z biegiem czasu działy te często przekształcają się w niezależne firmy wewnętrzne.
• Macierz. Taka struktura łączy w sobie jednocześnie liniową, ukierunkowaną programowo i funkcjonalną organizację.
• Struktura dywizji łączy zasady produktowe i regionalne. Podstawowymi częściami będą tutaj działy wyposażone wpewna niezależność, wchodzenie między sobą w stosunki umowne i niezależnie finansowane z zysku. Jednocześnie kierownictwo podejmuje decyzje długoterminowe.

Wzorce społeczne wpływające na wybór struktury zarządzania przedsiębiorstwem

Organizację struktury zarządzania przedsiębiorstwem należy wybrać z pewnych wzorców społecznych, które mają wpływ na przebieg działalności firmy jako całości. Prawa te obejmują:

• Prawo techniczne i ekonomiczne, które ujawnia istotę technicznej strony produkcji, odzwierciedla stosunek człowieka do techniki i natury.
• Prawa społeczne i społeczno-ekonomiczne, które pokazują istotę relacji między poszczególnymi klasami.
• Prawny.
• Prawa społeczno-psychologiczne, które pokazują istotę relacji między pracownikami a całymi działami w firmie, ich wzajemne oddziaływanie.

Zasada efektywnej budowy struktury zarządzania przedsiębiorstwem

Pomyślna organizacja zarządzania przedsiębiorstwem zaczyna się od pewnych reguł konstrukcyjnych, zasad, na których należy się kierować przy wyborze struktury i metod zarządzania. Po pierwsze, nie wolno nam zapominać, że głównym źródłem wzrostu produktywności jest zawsze człowiek, dlatego w oparciu o jego cechy psychologiczne i społeczne należy opracować skuteczny program pracy firmy. Co więcej, jeśli zapewnisz pracownikom lub działom jakieśautonomia, ich skuteczność znacznie wzrośnie. Swobodę pracowników należy jednak połączyć z centralizmem i pozostawić główne cele pracownikom - standardy jakości, politykę firmy.

Następną zasadą jest to, że planowanie zawsze powinno mieć długoterminową perspektywę i opierać się na stale zmieniającym się rynku. Firma musi być również przygotowana do powiększania personelu, jeśli to konieczne. Przy wyborze systemu zarządzania należy skupić się na najprostszych i zrozumiałych formach, aby nie komplikować procesu zarządzania. I oczywiście nie zapominaj o interesach konsumentów.

Metody systemu zarządzania przedsiębiorstwem

Metoda zarządzania to sposób wpływania na pracowników i zespół jako całość, którego celem jest zapewnienie koordynacji ich pracy w celu uzyskania niezbędnych wyników. Zgodnie z treścią metody organizacji zarządzania przedsiębiorstwem dzielą się na trzy szerokie grupy:

• Metody administracyjne opierają się na podporządkowaniu pracowników w dół hierarchii i dzielą się z kolei na organizacyjne i kierownicze. Te pierwsze obejmują całe struktury zarządzania i dają jasny podział odpowiedzialności, pojawiają się w ogólnych instrukcjach i normach przedsiębiorstwa. Te ostatnie stanowią szybką odpowiedź i pojawiają się w formie zamówień.
• Metody ekonomiczne opierają się na zainteresowaniu wynikami produkcji i mają na celu zachęcenie pracowników do osiągania celów postawionych im przez kierownictwo. Obejmuje to zachęty pieniężne dla pracowników w postaci premii, a także materialneodpowiedzialność za wykonaną pracę.
• Metody społeczno-psychologiczne opierają się na stanie psychicznym pracowników i obejmują różnorodną pracę edukacyjną i wychowawczą, tworzenie sprzyjającego środowiska pracy i rozwiązywanie więzi społecznych w zespole, udział pracowników w zarządzaniu.

Skład kierownictwa organizacji

Organizacja zarządzania personelem w przedsiębiorstwie realizowana jest przy pomocy wyższego kierownictwa powołanego przez właściciela firmy lub radę założycielską. Aparat zarządzania powinien obejmować cztery obszary: ogólny, techniczny, ekonomiczny i operacyjny.

Zarząd generalny jednoczy wszystkich kierowników liniowych i jest kierowany przez dyrektora przedsiębiorstwa, który z kolei polega na zastępcach i asystentach. Kierownikiem działu technicznego jest główny inżynier organizacji, który zazwyczaj jest pierwszym zastępcą dyrektora przedsiębiorstwa. Jednak jego głównym zadaniem jest kierowanie pracami badawczymi. Służbą ekonomiczną kieruje główny księgowy, który podlega działowi planowania i ekonomii, działowi pracy, działowi księgowości, działowi logistyki, działowi finansowemu i działowi marketingu.

Usługa zarządzania operacyjnego składa się z działu produkcji i wysyłki oraz biura planowania i wysyłki. Dyspozytor dyżurny zostaje wyznaczony na szefa służby operacyjnej.

Dalsze zarządzanie jest określane na podstawie wielkości produkcji i obejmuje kierowników sklepów, brygadzistów.

Praca z personelem przedsiębiorstwa

Konieczne jest bardziej szczegółowe przeanalizowanie pracy z personelem przedsiębiorstwa. Jak wspomniano powyżej, człowiek jest głównym zasobem organizacji, dlatego należy mu poświęcić maksymalną uwagę.

Praca z personelem zaczyna się od adaptacji. Proces ten obejmuje praktyczne zapoznanie ludzi z ich obowiązkami, jasne przekazanie im wszystkich niezbędnych informacji, zasad i przepisów przedsiębiorstwa, jego celów, a także nawiązanie relacji międzyludzkich między pracownikami.

Nie możemy zapominać o rozwoju personelu, podnoszeniu jego profesjonalizmu. Wszystko zaczyna się od zrozumienia przez pracowników potrzeby ciągłego dokształcania się i samorozwoju, świadomości swojej roli w zespole i zwiększonej odpowiedzialności za swoje wyniki. W tym celu organizowane są imprezy edukacyjne i szkolenia. Rozwój opiera się na uczeniu się, które musi być zarządzane i finansowane przez organizację. Ważną zaletą dla pracowników będzie możliwość rozwoju kariery dzięki zaawansowanym szkoleniom.

Analiza organizacji zarządzania przedsiębiorstwem wskazuje na dużą rolę motywacji pracowników. Motywacja to proces zachęcania pracowników do efektywnej pracy, oparty na administracyjnych, ekonomicznych i społeczno-psychologicznych metodach oddziaływania. Struktura każdego z motywów składa się z trzech głównych części: określenia potrzeby pracowników, nagrody, jaką pracownik może otrzymać oraz przypisania działania niezbędnego do zaspokojenia potrzeby.

Dla motywacji pracowników, takiepotrzeby, takie jak fizjologiczne, społeczne, psychologiczne, uznanie przez społeczeństwo jego osobowości, potrzeba wyrażania siebie, zaangażowanie w dobrze wykonaną pracę i inne.

Wniosek

Organizacja planowania zarządzania przedsiębiorstwem to złożony i wieloaspektowy proces, który wymaga wykwalifikowanego rozwoju przez profesjonalistów. Wraz z rozwojem firmy pojawia się tendencja do komplikowania struktury organizacyjnej i zarządczej, zwiększając jej skalę. Głównym celem każdego przedsiębiorstwa jest wdrożenie wyznaczonych standardów, dla których konieczne jest doprowadzenie poziomu dyscypliny do wymaganego poziomu. W tym celu każda firma wybiera najbardziej odpowiednie dla swojej struktury metody oddziaływania i zarządzania.

Ekonomia i zarządzanie przedsiębiorstwem są ze sobą ściśle powiązane. Dzięki odpowiedniemu podejściu do wyboru kierownictwa firmy, pracy z pracownikami, metodom stymulowania personelu do osiągania pożądanych rezultatów, firma będzie się rozwijać i zwiększać swoje zyski. Przy błędnym podejściu wszystko będzie dokładnie odwrotnie. Dlatego organizacja zarządzająca powinna zwracać maksymalną uwagę i okresowo analizować wyniki działań zarządczych.