Płatność za paliwo i smary: realizacja umowy, procedura obliczeniowa, zasady i cechy rejestracji, naliczania i płatności

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Sytuacje często mają miejsce, gdy ze względu na potrzeby produkcyjne pracownik jest zmuszony do korzystania ze swojej własności. Najczęściej chodzi o użytkowanie maszyny. Ponadto pracodawca jest zobowiązany to zrekompensować: zapłacić za paliwo i smary (POL), amortyzację i inne koszty. Jak zrobić to tak wydajnie, jak to tylko możliwe?

Ramy prawne

Niewiele osób nawet rozumie, co to znaczy płacić za paliwo i smary oraz odszkodowanie za użytkowanie samochodów osobowych. A pracodawcy to wykorzystują. Chociaż ich obowiązek zrekompensowania pracownikowi kosztów jest zapisany w art. 188 Kodeksu pracy. Jednak, jak zobaczymy poniżej, jego użycie nie jest najlepszą opcją. Dużo więcej przydatnych informacji zawiera Kodeks Cywilny i Podatkowy. Aby skorzystać ze wszystkich korzyści, jakie zapewniają, musisz odpowiednio podejść do problemu.

Jak to działa w praktyce?

Często pracownik ma wybór: albo jedziesz autobusem 300 km do innego miasta w upale,lub jeździć własnym samochodem. Nigdy nie przychodzi mu do głowy, że wydatki na paliwo i smary i nie tylko mogą i powinny być mu zrekompensowane. Przedsiębiorstwa wykorzystują analfabetyzm prawny pracowników. Większość nie wie, jakie jest paliwo w pracy i rekompensata kosztów.

Nawiasem mówiąc, dotyczy to nie tylko samochodu, ale także wszelkiego innego mienia osobistego, z którego pracownik korzysta przy wykonywaniu swoich obowiązków służbowych. Najczęściej używany jest tylko transport osobisty. W związku z tym normą jest wypłata paliw i smarów pracownikom na koszt pracodawcy. Chociaż nie wszyscy pracodawcy zgadzają się płacić.

Kilka przykładów

Każdy, kto kiedykolwiek próbował pracować jako przedstawiciel handlowy, doświadczył tego. Innym przykładem, w którym pracownicy najczęściej korzystają z własnego transportu, są taksówki. Aby otrzymać odszkodowanie, pracownik musi korzystać z samochodu lub innego mienia tylko za wiedzą i zgodą kierownictwa. I wszystko musi być udokumentowane.

Płatność za paliwo i smary dla pracowników - co to jest?

Często nawet księgowi nie znają odpowiedzi na to pytanie, nie mówiąc już o zwykłych pracownikach. Wiele osób uważa, że paliwo i smary to tylko paliwo: benzyna lub olej napędowy. To nie do końca prawda. W rzeczywistości wiele innych rzeczy jest określanych jako paliwa i smary (paliwa i smary):

• masło;
• środek przeciw zamarzaniu - zimą;
• inne niezbędne materiały eksploatacyjne.

W związku z tym opłata za paliwo i smary obejmuje nie tylko koszt paliwa.

Jak uczynić to oficjalnym?

Są 3 sposobysformalizuj swoje umowy z pracodawcą:

• dodatkowe porozumienie do umowy o pracę;
• umowa wynajmu samochodu;
• umowa o świadczenie usług transportowych.

Każdy z nich ma swoje wady i zalety. Przyjrzyjmy się im szczegółowo poniżej.

Dodatkowe porozumienie do umowy o pracę

Najłatwiej jest zawrzeć z pracodawcą dodatkową umowę do umowy o pracę. Jednak prostsze nie oznacza bardziej wydajne: pracownikom nie będzie łatwo otrzymać zapłatę za paliwo i smary na koszt pracodawcy. Poniżej przykład takiej umowy.

Powinno być jasno określone:

• marka i charakterystyka pojazdu;
• wysokość miesięcznego odszkodowania i koszty, które pracodawca również kompensuje: opłata za paliwo i smary, bieżące i główne naprawy, diagnostyka i konserwacja, ubezpieczenie;
• termin, do którego należy przesłać raport kosztów rzeczywistych;
• warunki, w ramach których pracodawca rekompensuje koszty pracownika.

Pracownik często musi podróżować na polecenie kierownictwa lub podróżny charakter pracy zapewnia mu wykonywanie obowiązków służbowych. Rzeczywiście, zgodnie z prawem, zapłata za paliwo i smary podczas korzystania z pojazdów osobowych, a także rekompensata za inne wydatki, jest możliwa tylko wtedy, gdy istnieje potrzeba produkcji.

Co miesiąc pracownik składa raport ze swoich podróży, w którym wskazuje:

• data podróży;
• godzina wyjazdui zwróć;
• cel;
• cel podróży.

Ponadto ten dokument musi zawierać datę sporządzenia i podpis pracownika.

Wady i zalety dodatkowej umowy

Rekompensata kosztów pracownika w ramach umowy o pracę jest korzystna przede wszystkim dla pracodawcy. W końcu zawsze możesz ograniczyć go do rozmiaru przewidzianego dekretem rządowym nr 92 z dnia 8 lutego 2002 r.: 1200 rubli - dla samochodów o pojemności silnika poniżej 2000 cm³ i 1500 rubli - dla samochodów o pojemności silnika powyżej 2000 cm^3.

Jednak takie odszkodowanie raczej nie będzie odpowiadać pracownikowi - przy obecnych cenach benzyny jego spełnienie jest prawie niemożliwe. W związku z tym pracodawca musi iść na kompromis i zawrzeć umowę najmu lub umowę o świadczenie usług transportowych lub zapłacić z własnej kieszeni - nie będzie możliwe zrekompensowanie rekompensaty poprzez obniżki podatków.

Jak wynająć samochód?

W takim przypadku stosunki między stronami reguluje Kodeks Cywilny. W praktyce częściej stosuje się wynajem łodzi bez załogi. Poniżej możesz zobaczyć typową umowę.

Obowiązkowe określenie w umowie najmu:

• charakterystyka samochodu: marka, rok produkcji, kolor, numer nadwozia i silnika, numer stanu;
• warunki podnajmu - pożądane jest zakazanie pracodawcy wynajmu samochodu komuś innemu;
• inne ustalenia - kto i w jakich ramach czasowych przeprowadza przegląd techniczny, kto płacimateriały eksploatacyjne i konserwacja, do jakich celów samochód może być używany - na przykład tylko transport pasażerski.

Zawierając umowę najmu, musisz zrozumieć, że w ten sposób przekazujesz samochód firmie, choć tymczasowo, ale do użytku. Natomiast na podstawie umowy o pracę tylko Ty możesz korzystać z samochodu.

Dlatego umowa najmu musi dokładnie określać, w jaki sposób pracodawca może korzystać z Twojego samochodu. W przeciwnym razie nie zdziw się, że będziesz zmuszony do transportu różnych towarów lub jakiegoś rodzaju śmieci - w końcu firma jest teraz właścicielem samochodu, choć tymczasowo.

Ważne: pamiętaj, aby w umowie ustalić koszt samochodu w momencie wynajmu.

Często pojawia się problem z tym, że strony nie wiedzą, jak przepisać w umowie leasingu opłatę za paliwo i smary. Nawet prawnicy kłócą się o to. Naliczanie należności za paliwo i smary odbywa się na podstawie listów przewozowych - według faktycznego przebiegu. W tym celu istnieją specjalne zasady, na podstawie których dokonywany jest odpis.

Eksperci nadal zalecają zawarcie umowy wynajmu samochodu z opłatą za paliwo i smary. Jest to jednak za porozumieniem. Jeżeli leasing nie przewiduje zapłaty za paliwo, z dostawcą zawierana jest odrębna umowa o zapłatę za paliwo i smary, a kierowcy wydawana jest karta paliwowa z określonym limitem.

Ważne jest również wcześniejsze określenie innych niuansów: czy firma co miesiąc płaci stałą kwotęlub płatność godzinowa - w zależności od faktycznie przepracowanych godzin, kto i jak płaci za ubezpieczenie.

Umowa o świadczenie usług transportowych

Używane znacznie rzadziej - głównie w przypadku transportu towarów transportem osobistym. Wyobraź sobie firmę przeprowadzkową. Zamiast kupować lub wydzierżawiać samochód, mogła zawrzeć umowę na świadczenie usług transportowych z ładowaczem, który jest właścicielem pożądanego samochodu.

W ten sposób ładowacz wykonywałby swoje bezpośrednie obowiązki (załadunek i rozładunek) w ramach umowy o pracę. I prywatnie świadczyłby usługi transportu tych towarów z punktu A do punktu B. Jednak w tym celu musiałby wystawić IP, ponieważ działalność przedsiębiorcza jest zabroniona w Federacji Rosyjskiej bez rejestracji.

Jak właściciel samochodu może zoptymalizować podatki?

Aby wynająć samochód lub świadczyć usługi transportowe, pracownik będzie musiał wystawić IP. Ściśle mówiąc, może wynająć samochód, nie będąc przedsiębiorcą. Jeśli jednak jest kilka takich samochodów, nadal musisz wystawić IP. Ponadto w tym przypadku płaci mniej podatku - 6% od dochodu z uproszczonego opodatkowania, zamiast 13% podatku dochodowego od osób fizycznych. Jednak podatek dochodowy od osób fizycznych w wysokości 13% nadal będzie potrącany z jego oficjalnej pensji.

Tu jest jeszcze jeden ważny niuans. Niezależnie od wyników pracy indywidualnego przedsiębiorcy musi on opłacać składki ubezpieczeniowe, nawet jeśli nie ma pracowników. Kwota jest stała iw 2018 roku wynosi 32 385 rubli. Jeśli jednak dochód indywidualnego przedsiębiorcy przekracza 300 000 rubli rocznie, todopłata w wysokości 1% różnicy „dochód minus 300 000 rubli”.

Jednak wysokość składek ubezpieczeniowych nie może przekroczyć określonej kwoty. W 2018 roku jest to 212 360 rubli na fundusz emerytalny (te pieniądze „nie znikają”, ale trafiają na kształtowanie przyszłej emerytury przedsiębiorcy) i 5840 rubli w postaci składek na ubezpieczenie zdrowotne. Łącznie składki ubezpieczeniowe dla indywidualnych przedsiębiorców nie mogą przekroczyć 218 200 rubli rocznie.

Na pierwszy rzut oka składki ubezpieczeniowe to niepotrzebne dodatkowe koszty. Ale czy tak jest naprawdę? Nie całkiem. Faktem jest, że indywidualni przedsiębiorcy mają prawo do obniżenia zaliczki w ramach uproszczonego systemu podatkowego „Dochód” o kwotę zapłaconych składek ubezpieczeniowych. Tym samym przy wynajmie samochodu nie można w ogóle płacić podatku (wysokość podatku raczej nie przekroczy wpłaconych składek) i jest to całkowicie legalne. A główna część wpłaconych składek trafia na Twoją przyszłą emeryturę.

Ważne: status indywidualnego przedsiębiorcy i uproszczony system podatkowy nie zwalniają przedsiębiorcy z płacenia podatku transportowego. I tak trzeba będzie zapłacić. Ale podatek od nieruchomości w tym przypadku nie musi być płacony.

Przykład tego, jak indywidualny przedsiębiorca zwiększa dochód z wynajmu samochodu

Wyobraźmy sobie, że Ivan wypożyczył swój samochód firmie Romashka LLC, której jest pracownikiem, za 100 000 rubli miesięcznie. Jednocześnie firma zajmuje się bieżącymi i kapitalnymi naprawami samochodu, a także płatnością za paliwo i smary oraz inne materiały eksploatacyjne.

Bez rejestracji indywidualnego przedsiębiorcy pracownik otrzymywałby tylko 1 044 000 rubli rocznie. Pracodawca, działając jako agent podatkowy Iwana, samodzielnie potrącałby z tej kwoty 13% podatku dochodowego od osób fizycznych. Jednocześnie po wydaniu IP w sprawie uproszczonego systemu podatkowego„Dochód” Iwan zapłaciłby następujące podatki:

• składki ubezpieczeniowe na fundusz emerytalny: 32385 + 1% × (100 000 × 12 - 300 000)=41385 rubli;
• składki na ubezpieczenie zdrowotne: 5840 rubli;
• USN 6%: 100 000 × 12 × 6% - 41385 - 5840=24775 rubli.

W związku z tym jego dochód netto wynosił 100 000 × 12 - 41385 - 5840 - 24775=1128 000 rubli. Co więcej, 41 385 rubli poszłoby na przyszłą emeryturę Iwana, a nie do skarbu państwa. Tak więc oszczędności podatkowe wyniosłyby 125 385 rubli rocznie. Lub nieco ponad 10 000 rubli miesięcznie.

Poza tym w pierwszym przypadku Ivan płaci podatek dochodowy od osób fizycznych od razu. W rzeczywistości nawet nie widzi tych pieniędzy - pracodawca przekazuje mu podatek. W drugim Iwan otrzymuje całą kwotę „w swoje ręce”. A potem płaci podatki. Co więcej, może je rozprowadzać według własnego uznania w ciągu roku - najważniejsze jest, aby zapłacić wszystko nie później niż 31 grudnia.

Zdolność do zarządzania terminami płatności podatku zapewnia znaczną przewagę. Załóżmy, że Ivan postanowił równomiernie rozłożyć obciążenia podatkowe i spłacać należną kwotę co kwartał.

W ten sposób może dodatkowo uwolnić następujące kwoty:

• Styczeń - 100 000 × 13%=13 000 rubli;
• luty - 100 000 × 13% +13 000=26 000 rubli;
• Marzec - 100 000 × 13% + 13 000 + 13 000=39 000 rubli.

Do końca marca może wykorzystać te pieniądze według własnego uznania. I dopiero wtedy zapłacić odpowiednią opłatę za składki ubezpieczeniowe, zmniejszając w ten sposób zaliczkę w ramach uproszczonego systemu podatkowego „Dochód”.

Wł. Na pierwszy rzut oka wydaje się, że kwoty są niewielkie. Ale jeśli Iwan zwiększy swoje dochody 10 razy - wynajmij kilka samochodów lub wybierz leasing zamiast wynajmu, oszczędności będą imponujące.

Jak firma może zaoszczędzić na podatkach?

Jeżeli firma jest w systemie DOS (ogólny system podatkowy) lub w uproszczonym systemie podatkowym „Dochód minus wydatki” (jeden z rodzajów uproszczonego systemu podatkowego), to koszt wynajmu samochodu, świadczenia usług transportowych lub wypłata odszkodowania z tytułu umowy o pracę może być uwzględniona w obniżeniu podstawy opodatkowania. To prawda, że w tym drugim przypadku, w przypadku samochodów, kwota odliczenia jest ograniczona przez prawo.

W przypadku wynajmu samochodu w systemie DOS nie tylko czynsz jest kompensowany, ale również:

• paliwo i smary oraz inne materiały eksploatacyjne;
• konserwacja i remonty samochodów;
• Konserwacja, mycie, opłaty parkingowe i parkowanie samochodu;
• ubezpieczenie;
• wynagrodzenie kierowców.

Ponadto tylko udokumentowane wydatki są ujmowane jako koszty uzyskania przychodów. Jednocześnie muszą być uzasadnione ekonomicznie.

Ważne: firma nie jest właścicielem wynajmowanego samochodu i dlatego nie jest zobowiązana do płacenia podatków od nieruchomości i transportu.

Firmy zwykle zarabiają więcej niż koszty wynajmu samochodu. W związku z tym, obniżając podatek dochodowy, można z nawiązką zrekompensować wszystkie faktycznie poniesione koszty.

Podsumuj

Artykuł 188 Kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcęZrekompensować pracownikowi korzystanie z transportu osobistego w celach służbowych. Jeżeli takie wykorzystanie ma być okazjonalne, wystarczy zawrzeć odpowiednią umowę uzupełniającą do umowy o pracę i złożyć sprawozdanie w terminie.

Jednakże jeśli pracownik nie korzystający z transportu osobistego nie może wykonywać swoich obowiązków i jest zmuszony do ciągłego korzystania z samochodu w celach służbowych, to odszkodowanie nie będzie w stanie pokryć większości faktycznie poniesionych kosztów. Czy to tylko kosztem zysków przedsiębiorstwa. Organizacja będzie mogła wykorzystać taką rekompensatę na obniżenie podatku dochodowego tylko w wysokości określonej prawem, która nie pokryje nawet jednej dziesiątej rzeczywistych kosztów.

W związku z tym takie podejście nie jest korzystne ani dla pracownika, ani dla firmy. A wszystko ze względu na specyfikę opodatkowania: pracownik jako osoba fizyczna płaci zbyt wysoki podatek dochodowy od osób fizycznych, a firma nie może właściwie optymalizować podatków. O wiele bardziej opłacalne dla obu stron jest zawarcie umowy najmu lub świadczenie usług transportowych (jeśli mają być przewożeni inni pasażerowie lub ładunek).

Tylko w tym przypadku pracownik będzie musiał wystawić IP - procedura nie jest skomplikowana i nie zajmuje dużo czasu. Niektórzy uważają, że stając się indywidualnym przedsiębiorcą, nie będą mogli pracować jako osoba prywatna. Jednak w rzeczywistości jest to możliwe – prawo tego nie zabrania.