Podstawowe dokumenty księgowe: rodzaje, przetwarzanie i przechowywanie

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Prowadzenie księgowości w przedsiębiorstwach o różnych formach własności jest niemożliwe bez refleksji dokumentacyjnej. Ani jedna procedura, ani jeden projekt, ani jedna transakcja biznesowa nie jest przeprowadzana bez prawidłowo wykonanego dokumentu, regulowanego wewnętrznymi nakazami przedsiębiorstwa i zewnętrznymi normami prawnymi. Każda czynność wykonywana przez pracownika np. firmy handlowej, począwszy od operatora przyjmowania zgłoszeń, a skończywszy na dyrektorze, znajduje odzwierciedlenie w bazie dokumentacyjnej, która opiera się na liście dokumentów podstawowych.

Koncepcja i znaczenie

Prawdopodobnie trudno wyobrazić sobie funkcjonowanie istniejącego przedsiębiorstwa w jakimkolwiek możliwym obszarze działalności bez dokumentów potwierdzających transakcje gospodarcze. Jak w każdym innym numerze, bardzo ważną rolę odgrywa tutaj dokumentacja. Trudno sobie wyobrazićwysokiej jakości i prawnie uzasadniona praca lotniska, umożliwiająca odlot pasażera bez dokumentów potwierdzających jego tożsamość - paszportu i kodu identyfikacyjnego obywatela. W ten sam sposób trudno założyć dopuszczenie do ruchu samochodu, którego kierowca nie posiada odpowiedniej dokumentacji w postaci prawa jazdy i paszportu technicznego dla prowadzonego przez siebie samochodu. Podobnie jak podstawowe dokumenty księgowe. Każda firma zarejestrowana na państwowej liście przedsiębiorców musi posiadać szereg dokumentów niezbędnych do prowadzenia księgowości, które są podstawową podstawą i początkowym ogniwem w łańcuchu regulacji regulacyjnych jej procesów biznesowych.

Podstawowa dokumentacja księgowa to zestaw zaświadczeń, ustaw, zamówień, faktur, zestawień i raportów, za pomocą których rejestrowana jest działalność firmy i regulowane są jej procedury biznesowe.

Rodzaje dokumentów

Klasyfikacja przepływu pracy księgowej obejmuje następujące główne typy dokumentów podstawowych:

• według celu funkcjonalnego - księgowość, zarządzanie, personel;
• w zależności od stopnia regulacji - wewnętrznej i zewnętrznej.

Pierwszy kierunek klasyfikacji pozwala wyróżnić między sobą dokumenty trzech głównych poziomów funkcjonalnych każdej firmy gospodarczej według charakteru ich przeznaczenia, a drugi - według sposobu zorganizowania prawnego regulacja stosunków gospodarczych. Każdy z kierunków zawiera masęokreślone rodzaje dokumentów odzwierciedlające wykonywanie określonych czynności przez pracowników firmy.

Dokumentacja księgowa

Jeśli weźmiemy pod uwagę podstawowe dokumenty księgowe, to z kolei dzielą się one na regulację trzech etapów transakcji gospodarczych.

Pierwszy etap charakteryzuje się zawarciem transakcji. Tutaj podstawową dokumentacją księgową jest zawarcie umowy i wystawienie faktury do zapłaty. Umowa to dokument, który reguluje relacje między dwiema stronami w celu ustalenia warunków interakcji między nimi. Faktura do zapłaty to wymóg określający konkretną kwotę, którą zgodnie z warunkami umowy kupujący musi zapłacić sprzedającemu za sprzedany towar lub wykonaną usługę.

Drugi etap działalności gospodarczej znajduje odzwierciedlenie w dokumentach płatniczych i nazywany jest etapem płatności za transakcję. Ze względu na to, że płatność może być dokonana w formie bezgotówkowej lub gotówkowej, podstawowe dokumenty do niej prezentowane są albo jako wyciągi z rachunku bieżącego i polecenia wypłaty, albo czeki kasjerskie i pokwitowania dla przychodzących zleceń gotówkowych.

Trzeci, ostatni etap jest określany konkretnie przez otrzymanie produktu lub usługi. W związku z tym reguluje to również dokumentacja podstawowa w postaci dowodu dostawy, dowodu sprzedaży oraz aktu przyjęcia i przekazania produktów lub aktu pracy wykonanej w przypadku świadczenia dowolnego rodzaju usługi.

Dokumentacja rachunkowości zarządczej

Różnica między księgowością a przepływem pracy zarządczej polega głównie na tym, że działalność księgowa jest regulowana przez ustawodawstwo państwowe z ramami odzwierciedlającymi operacje biznesowe konkretnie ustalonymi przez władze, a zarządzanie jest określane przez wewnętrzne decyzje i osobiste preferencje dyrektor lub bezpośredni właściciel określonej firmy. Innymi słowy, pierwotne dokumenty księgowe mają ścisłą formę kontrolowaną przez wspólne ramy regulacyjne, podczas gdy dokumenty zarządcze są opracowywane wyłącznie na poziomie przedsiębiorstwa. Jakie dokumenty kontrolują prowadzenie rachunkowości zarządczej w firmie? Wśród głównych są następujące:

• kod wewnętrznych przepisów pracy;
• polityka rachunkowości przedsiębiorstwa;
• umowa zbiorowa;
• regulamin i zarządzenia dyrektora firmy;
• opisy stanowisk;
• dokumenty administracyjne.

Dokumentacja HR

Jeśli chodzi o listę podstawowych dokumentów regulujących stosunki międzypoziomowe pracowników w przedsiębiorstwie, a także kontrolę procedury obliczania wynagrodzeń i określania obowiązków każdego z pracowników firmy, tutaj dokumentacja robocza obejmuje następujące główne typy:

• personel - obejmuje sumę wszystkich stanowisk w przedsiębiorstwie, odzwierciedlenie ich liczby i liczby jednostek kadrowych, a także opis poziomu ich wynagrodzeńopłaty, tryb premii, debond, akceptacja zapisów dotyczących ulg;
• harmonogram pracy - zawiera informacje o dniu pracy, sprawach organizacyjnych i administracyjnych, zasadach zatrudniania i zwalniania pracowników, a także warunkach ich awansowania jako dodatek za pracę lub naganę w formie nagany i potrącenia z wynagrodzenia;
• opis stanowiska pracy - praca działu personalnego każdego przedsiębiorstwa opiera się na zbiorze praw i obowiązków, ogólnych przepisów, zadań, odpowiedzialności, wymagań kwalifikacyjnych oraz relacji w zakresie podporządkowania między różnymi poziomami jednostek pracowniczych w przedsiębiorstwo.

Wymagane dokumenty

Każda firma zarejestrowana i działająca zgodnie z prawem posiada listę obowiązkowych dokumentów, które muszą pojawić się w ramach jej działalności. Obowiązkowe dokumenty podstawowe są następujące:

• umowa - niezależnie od transakcji, ten dokument jest fundamentalną podstawą do rozpoczęcia relacji między dwoma przedsiębiorcami, między sprzedającym a kupującym, między podażą a popytem;
• wystawiona faktura - przy podejmowaniu decyzji o sprzedaży towaru lub świadczeniu usług strona sprzedająca wystawia fakturę kupującemu jako warunek wstępny transakcji;
• formy ścisłego raportowania - w procesie umowy nie jest ona kompletna bez czeków, dokumentów kasowych i towarowych związanych z listą obowiązkową;
• towar-list przewozowy – dokument, który wskazuje odbiorcę, przewoźnika, nadawcę towaru, sam towar w asortymencie jego nomenklatury, ilość wysyłanych produktów, cenę i ilość;
• Akt przyjęcia i przekazania wykonanej pracy lub wysłanego towaru.

Dokumenty wewnętrzne

Jak wspomniano wcześniej, praca każdej firmy implikuje obecność dokumentacji zewnętrznej i wewnętrznej. Głównymi dokumentami podstawowymi na potrzeby wewnętrzne są zestawienia wszystkich tych formularzy, zaświadczeń, oświadczeń, zarządzeń, instrukcji, które powstają bezpośrednio w przedsiębiorstwie i dotyczą wyłącznie funkcjonującego w nim personelu, bez wywierania wpływu legislacyjnego na społeczeństwo wykraczającego poza tej firmy.

Dokumenty zewnętrzne

Dokumentacja celu zewnętrznego implikuje wyższy hierarchiczny poziom podporządkowania, ponieważ dokumenty zewnętrzne to te, które są regulowane przez państwo i jego ramy prawne. Opracowane przepisy dotyczące rachunkowości, zbiór kont korespondencji księgowej, standardy rachunkowości i sprawozdawczości finansowej - wszystko to ma tło regulacyjne i jest regulowane przez ramy prawne państwa.

Formularze dokumentów

Formy dokumentów pierwotnych są wieloaspektowe pod względem ich przeznaczenia, rodzaju projektu i własności. Prawnie rozróżnia się następujące główne działy:

• formularze ewidencji kadrowej (zamówienia, zamówienia, harmonogramy,regularne tryby i harmonogramy);
• formy rozliczania wynagrodzeń i godzin pracy (ewidencje czasu pracy, konta osobiste, dzienniki, listy płac);
• formularze księgowe budowy kapitału (świadectwa, dzienniki, akty);
• formularze księgowości produktów (akty i rejestry inwentarza, arkusze wagowe, karty imprezowe, raporty dotyczące ruchu zapasów);
• formularze księgowania pieniędzy (dziennik kasjerski, czynności dotyczące przelewów i gotówki w kasie);
• formularze księgowości handlowej (zamówienia, faktury, akty, specyfikacje, świadectwa jakości);
• formy rozliczania transakcji gotówkowych (raport wstępny, PKO, RKO, dziennik ich rejestracji);
• formularze do ewidencjonowania wyników inwentaryzacji (spisy inwentarzowe, akty, zaświadczenia, dzienniki, sprawozdania).

Oprócz powyższych istnieją również formy dokumentów pierwotnych do księgowania maszyn i mechanizmów budowlanych, transportu drogowego, środków trwałych i wartości niematerialnych, materiałów, pozycji o niskiej wartości, produktów rolnych i surowców.

Procedura rejestracji

Dokumenty pierwotne są sporządzane ze względu na określone wymagania, które muszą być spełnione. Na przykład wpisy w dokumentacji muszą być wykonane wyłącznie niebieskim atramentem, a jednocześnie muszą być schludne i czytelne. Ponadto dokument musi zawierać szereg danych wymaganych dla każdego rodzaju i być poświadczony osobistym podpisem kierownika, głównego księgowego lub osoby upoważnionej, a także opieczętowany pieczęcią przedsiębiorstwa. Liczby w dokumentach pieniężnychpowinien być również napisany słownie, a tam, gdzie kolumna dokumentu jest pusta, należy umieścić myślnik, aby uniknąć późniejszego uzupełniania fałszywych liczb przez osoby nieżyczliwe.

Pamięć

Przechowywanie dokumentów pierwotnych odbywa się bezpośrednio w przedsiębiorstwie. Możesz też skorzystać z usług archiwum prywatnego (lub państwowego). Jeżeli kontrola inspekcji skarbowej wykaże brak pierwotnego dokumentu, na przedsiębiorstwo nakładana jest grzywna, której wysokość ustalana jest w zależności od konkretnego rodzaju i liczby utraconych dokumentów. Zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej dokumenty pierwotne są przechowywane w przedsiębiorstwie przez co najmniej pięć lat.