Controlling w przedsiębiorstwie: narzędzia, cele i zadania

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2024-01-17 19:04

Ci, którzy słyszą słowo „kontrola” po raz pierwszy, zwykle wyobrażają sobie kontrolowanie czegoś, ale w rzeczywistości wcale tak nie jest. Controlling w przedsiębiorstwie to złożony system mający na celu usprawnienie procesów finansowych, kadrowych i technologicznych w celu osiągnięcia efektywnego funkcjonowania organizacji jako całości. W przeciwieństwie do kontroli, która ma na celu identyfikację problemów i błędów popełnionych w przeszłości, kontroling ma na celu zbudowanie systemu zarządzania procesami w firmie, który koncentruje się na bieżących i przyszłych sprawach. Dlaczego to takie ważne?

Obsługa controllingu w przedsiębiorstwie jest ważnym elementem, gdyż jego pracownicy mogą minimalizować utratę zasobów, analizować obecne i przyszłe plany, a także identyfikować ewentualne błędy, czyli takie, które mogą zostać popełnione w trakcie działalności firmy. Aby jednak zrozumieć, czym jest ten rodzaj działalności, ważne jest bardziej szczegółowe zbadanie jego cech i kluczowych punktów. W tym artykule omówimy podstawowe pojęcia, cele i zadaniacontrolling, a także jego koncepcje, narzędzia i funkcje.

Koncepcje i definicje

Controlling to nowy kierunek w systemie zarządzania, dlatego dziś nie ma jednoznacznej definicji tego pojęcia. Istnieje jednak kilka definicji, które są najbardziej popularne i odzwierciedlają istotę tego terminu.

Jego pochodzenie jest związane z angielskim czasownikiem do kontrolowania. W tłumaczeniu „controlling” to „zarządzanie, nadzór, kontrola, zarządzanie, regulacja”. Jednak taki opis nie wystarczy, aby zrozumieć istotę tego zjawiska, dlatego warto rozważyć dwie dokładniejsze definicje.

Controlling to osobny obszar działalności w organizacjach, który związany jest z realizacją funkcji gospodarczej i ma na celu podejmowanie właściwych decyzji strategicznych i operacyjnych przez kierownictwo.

Controlling to zespół działań mających na celu wsparcie wszystkich procesów niezbędną informacją i wsparciem analitycznym do podejmowania właściwych decyzji zarządczych. Najczęściej mają na celu zwiększenie zysków w organizacji.

Nowoczesny controlling w przedsiębiorstwie musi koniecznie obejmować system zarządzania jakością, zarządzanie ryzykiem oraz system kluczowych wskaźników, a także zarządzanie procesami przy realizacji wszelkiego rodzaju planowania.

Cele i zadania

Na podstawie podstawowych pojęć możemy stwierdzić, że głównecelem controllingu w przedsiębiorstwie jest ukierunkowanie wszystkich procesów zarządczych na osiągnięcie określonych celów, które wyrażają się w ulepszaniu produktów, osiąganiu odpowiedniego poziomu konkurencyjności i tak dalej. Innymi słowy, celem jest utrzymanie efektywnego zarządzania organizacją. Jaki jest jego cel?

Na podstawie celu rozróżnia się następujące główne zadania controllingu w zarządzaniu firmą:

• opracowanie metodyki planowania i jej organizacji;
• rachunkowość, w tym zbieranie informacji i ich przetwarzanie;
• kontrola;
• organizacja specjalnych wydarzeń związanych z systemem obserwacyjnym.

Te zadania, podsumowane, mają specyficzne podzadania, które muszą być wykonane przez usługę lub dział, któremu powierzono funkcję kontrolingu. Opracowanie metodologii planowania i jego organizacji obejmuje:

• zapewnienie stworzenia ram regulacyjnych, które pomogą wdrożyć prognozy rozwoju firmy;
• doradzanie osobom opracowującym plany strategiczne;
• koordynacja prac w zakresie przygotowania różnych planów, określenia głównych celów firmy oraz budżetowania;
• udział w dyskusjach i definicjach parametrów (jakościowych i ilościowych) pracy.

Zadanie księgowe obejmuje:

• rozwój struktury do przesyłania i odbierania informacji;
• tworzenie systemu wsparcia informacji w celu dostarczania referencji, informacji iraportuje do osób odpowiedzialnych za określony proces w zarządzaniu firmą;
• określić potrzebę dostarczenia niezbędnych informacji menedżerom lub innym odpowiedzialnym osobom;
• porównywanie planów i raportów oraz sporządzanie dokumentacji raportów okresowych, która pokazuje postęp planów;
• analiza odchyleń od planów, identyfikacja możliwych przyczyn i opracowanie propozycji zapobiegania wpływowi negatywnych czynników, które spowodowały zakłócenia w pracy.

Zadanie kontrolne obejmuje:

• monitorowanie realizacji planów mających na celu osiągnięcie celów strategicznych;
• monitorowanie stanu warunków środowiskowych związanych z opracowywaniem planów strategicznych;
• monitorowanie słabych punktów, które zostały zidentyfikowane podczas planowania lub przeglądu postępów programu.

Zadanie organizacji wydarzeń dla specjalnego systemu obserwacyjnego przewiduje:

• opracowanie ram regulacyjnych dla pozyskiwania i dostarczania informacji w organizacji;
• rozwój działań zapewniających dodatkowe wsparcie informacyjne i analityczne.

Szczególne miejsce w systemie kontroli finansów, kadr i zasobów zajmuje księgowość. Z reguły tradycyjne raportowanie zakłada skupienie się na przeszłości i przedstawienie faktycznych danych o przeszłych procesach i zjawiskach, podczas gdy raportowanie w controllingu koncentruje się na przyszłości.

Widać więc, że organizacja controllingu w przedsiębiorstwie przyczynia się do kreacjibieżąca kontrola procesów w celu określenia konsekwencji określonych decyzji zarządczych. Można też powiedzieć, że wprowadzenie controllingu pozwala uchronić kierownictwo firmy przed podejmowaniem pochopnych lub nieopłacalnych decyzji, które pociągają za sobą marnotrawstwo zasobów.

Metody

Aby wypełnić wszystkie zadania stawiane podczas zarządzania organizacją, controlling obejmuje zastosowanie następujących ogólnych metod naukowych:

• analiza;
• odliczenie;
• indukcja;
• specyfikacja;
• abstrakcja;
• synteza;
• analogia;
• symulacja.

Po rozważeniu celów, zadań i metod tego obszaru działalności niezwykle ważne jest, aby zastanowić się nad jego funkcjami.

Funkcje

System controllingowy w przedsiębiorstwie obejmuje takie podstawowe funkcje jak:

• informacyjne;
• rachunkowość i kontrola;
• analityczne;
• funkcja planowania.

A także, warunkowo, można wyróżnić trzy funkcje, które będą kombinacją powyższych - obsługa, komentowanie i zarządzanie.

Przyczyny kontrolowania

Na przełomie XIX i XX wieku wielu amerykańskich liderów w procesie zarządzania organizacjami stanęło przed pilną potrzebą udoskonalenia metod rachunkowości ekonomicznej i kontroli finansowej. Tak wyglądały pierwsze próby usprawnienia systemu księgowegosposób - szefowie przedsiębiorstw przypisani do głównego finansisty i sekretarza firmy zadanie dostarczania informacji analitycznych w kwestiach części ekonomiczno-ekonomicznej. W ten sposób nawiązała się ścisła współpraca robocza między służbą finansową a osobą, która pomaga dyrektorowi naczelnemu. Następnie stwierdzono, że ze względu na różnorodność informacji i potrzebę ich uszczegółowienia bardziej celowe jest powierzenie tego zadania poszczególnym urzędnikom. Tym samym nastąpiło wprowadzenie controllingu w przedsiębiorstwie.

Można wyróżnić następujące warunki wstępne pojawienia się kontroli:

• globalny kryzys gospodarczy;
• komplikowanie i uszczelnianie systemu podatkowego dla przedsiębiorców;
• komplikacja form finansowania.

Rozwój controllingu jako gałęzi nauk ekonomicznych wynika z następujących powodów:

• internacjonalizacja i zróżnicowanie firm;
• zmiana technologii zaangażowanych w obszary produkcyjne;
• komplikacja systemu zarządzania przedsiębiorstwem;
• komplikacja środowiska zewnętrznego;
• komplikowanie procesów komunikacyjnych przy podejmowaniu decyzji zarządczych, co doprowadziło do pilnego zapotrzebowania na kompetentny personel w dziedzinie inżynierii systemów i organizacji.

Dziś wielu szefów zagranicznych przedsiębiorstw zauważa, że po utworzeniu działów controllingu w przedsiębiorstwie, na przykład, dochody firmy wzrosły, wykorzystanie zasobów finansowych, ludzkich i innego rodzaju stało się bardziej poprawne i udało się znaczący sposób.obniżyć koszty.

Usługa controllingu w organizacji stoi przed bardzo poważnym zadaniem - zapewnić szybkie zebranie i przygotowanie szczegółowej analizy informacji o wszystkich dostępnych kosztach w celu zarządzania przedsiębiorstwem. Dyrektor przedsiębiorstwa, szef służby finansowej i szefowie działów produkcyjnych muszą otrzymywać informacje terminowo i regularnie, aby w przypadku ewentualnych odchyleń mogli podjąć właściwe kroki i poprawić pracę całego przedsiębiorstwa.

Koncepcje

Dziś w literaturze ekonomicznej wyróżnia się niemiecka i amerykańska koncepcja controllingu. Ogólnie koncepcje te są do siebie bardzo podobne, ale ich główna różnica polega na tym, że pierwsza jest bardziej skoncentrowana na rozważaniu problemów rachunkowości wewnętrznej i analizie środowiska wewnętrznego organizacji, a druga jest bardziej skoncentrowana na problemach środowisko zewnętrzne, z którym firma jest ściśle powiązana.

Warto zauważyć, że niemiecka koncepcja zyskała szerszą akceptację. Zgodnie z tą koncepcją centralnym zadaniem jest rozwiązywanie problemów księgowości wewnętrznej w formie planowej, kontrolnej i dokumentacyjnej.

Koncepcja amerykańska stawia również na pierwszym planie rozwiązanie zagadnień związanych z planową, kontrolną i dokumentacyjną formą księgowości wewnętrznej, ale tutaj centralne miejsce zajmuje również rozwiązywanie problemów oceny środowiska zewnętrznego i jego szczegółowego analiza.

Narzędzia

Narzędzia sterujące to zestaw działań, które umożliwiają wykonywanie określonych funkcji i zadań. Narzędzia te można sklasyfikować jakokryteria:

• okres ważności (strategiczny lub operacyjny);
• zakres (w zależności od zadań).

Aby jasno zrozumieć, jakie są główne narzędzia używane w kontroli i w jakich okolicznościach są one najlepiej używane, rozważ poniższą tabelę.

Zakres zastosowania	Zestaw narzędzi	Okres ważności
Księgowość	Sprawozdania z działalności gospodarczej Nagraj formularze Dane księgowe Metody analizy raportów	Operacyjny
Organizacja przepływu informacji	System zarządzania dokumentami	Strategiczne
Planowanie	Praca z wielkościami zamówień Analiza punktu krytycznego Analiza ABC Analiza słabych stron firmy Analiza projektów inwestycyjnych Analiza rabatów Analiza wzorców sprzedaży i konsumpcji Ocena opłacalności uruchomienia produkcji surowców do produkcji własnych wyrobów Szacowanie krzywej uczenia się Metody logistyczne Benchmark Ocena potencjału firmy Analiza SWOT Mapy percepcji Pomiar jakości usług Wykres Gantta Obliczanie poziomu zapasów Planowanie wydajności Ceny Analiza barier wejścia Planowanie sieci i nie tylko	Strategiczne
Monitorowanie i kontrola	System wczesnego ostrzegania Analiza kosztów Analiza zgodności wskaźników (planowanych i rzeczywistych) Analiza luk	Strategiczne

Do kwestii wyboru narzędzi w controllingu należy podchodzić z dużą ostrożnością. Na przykład w przypadku organizacji działającej na rynku oligopolu lub monopolu stosowanie analizy konkurencji nie ma absolutnie żadnego sensu.

Powyższe narzędzia w controllingu finansów mogą znacznie uprościć procedurę rozwoju gospodarczego oraz przygotowania dokumentacji planistycznej i sprawozdawczej.

Kontroling strategiczny i operacyjny

Istnieją dwa rodzaje controllingu, które różnią się okresem ich działania oraz zadaniami i sposobami ich rozwiązywania.

Kontroling strategiczny ma na celu realizację długofalowych programów, strategii. Jej celem jest stworzenie przejrzystego systemu planowania, który pozwoli rzetelnie zarządzać firmą, co doprowadzi do wzrostu zysków.

A. Galweiter (naukowiec-ekonomista) w swoich pismach zidentyfikował osiem obszarów, które powinien obejmować controlling strategiczny, a mianowicie:

1. Określenie kompletności planów firmy, a także ich treści formalno-finansowej.
2. Kontrola niestabilnychuwarunkowania wewnątrz organizacji i w otoczeniu zewnętrznym, które są ściśle związane z realizacją planów strategicznych firmy.
3. Kontrola nad podejmowaniem ważnych decyzji i ich wdrażaniem w oparciu o aspekt czasowy.
4. Śledzenie realizacji planów, szczególnie na trudnych lub ważnych etapach ich realizacji.
5. Szybka reakcja na niekorzystne warunki zewnętrzne i wewnętrzne, które mogą spowodować szkody finansowe dla organizacji lub stanowić produkt uboczny działalności.
6. Śledzenie strategicznej sytuacji firmy na podstawie regularnych przeglądów.
7. Sprawdzenie delimitacji strategicznych jednostek przedsiębiorstwa.
8. Monitorowanie zgodności z określonymi wcześniej zasadami przedsiębiorstwa.

Wyróżnia się następujące zadania tego typu kontroli:

• zdefiniuj cele ilościowe i jakościowe;
• odpowiedzialność za planowanie;
• opracowanie systemu strategii alternatywnych;
• określenie punktów krytycznych w środowisku wewnętrznym i zewnętrznym dla systemu strategii alternatywnych;
• identyfikowanie słabości organizacyjnych i zarządzanie nimi;
• tworzenie karty wyników;
• zarządzanie odchyleniami i ich wskaźnikami;
• zarządzanie motywacją w instytucji;
• zarządzanie potencjałem gospodarczym.

Controlling operacyjny w przedsiębiorstwie różni się od strategicznego tym, że ma na celu pomoc menedżerom w osiąganiu wyników w celach krótkoterminowych. Należy zauważyć, że jego głównym zadaniem jest zapobieganie kryzysowistatus w organizacji i śledzenie bieżącego postępu planowanych działań.

Aby zrozumieć różnice między tymi dwoma gatunkami, rozważ poniższą tabelę.

Znaki	Kontrolowanie strategiczne	Kontrola operacyjna
Orientacja	Środowisko wewnętrzne Środowisko zewnętrzne	Rentowność Opłacalność
Poziom kontroli	Strategiczne (długoterminowe)	Taktyczny i operacyjny
Cele	Tworzenie warunków do przetrwania Prowadzenie działań antykryzysowych Utrzymanie potencjału sukcesu	Zapewnienie płynności i rentowności
Główne zadania	Określ cele ilościowe i jakościowe Odpowiedzialność za planowanie Opracowanie systemu strategii alternatywnych Określenie punktów krytycznych w środowisku wewnętrznym i zewnętrznym dla systemu strategii alternatywnych Identyfikacja i zarządzanie słabościami organizacji Analiza opłacalności	Pomoc metodyczna w opracowywaniu budżetu Wyszukaj słabości w celu kontroli taktycznej Określenie zestawu wskaźników sterowalnych zgodnie z prądemcele Porównanie wskaźników planowanych i rzeczywistych Określenie wpływu odchyleń na realizację bieżących planów Motywacja

Związek między controllingiem operacyjnym a strategicznym

Te dwa rodzaje kontroli są integralnymi częściami siebie. Najważniejszym zadaniem controllingu strategicznego jest zapewnienie długoterminowego istnienia określonego przedsiębiorstwa, a operacyjno – bieżące planowanie i realizacja określonych planów dla zysku.

Związek tych dwóch typów można przedstawić jako takie powiedzenia:

• "robienie właściwych rzeczy" to kontrola strategiczna;
• „robienie właściwych rzeczy” działa.

Tak więc możemy stwierdzić, że controlling operacyjny jest integralną częścią realizacji strategicznego.

Wprowadzenie i organizacja usługi

Jeżeli szef przedsiębiorstwa zdecydował się na wdrożenie systemu controllingu, to najpierw będzie musiał dokonać zmian w strukturze organizacyjnej i stworzyć służbę (dział), która musi być bezpośrednio podporządkowana dyrektorowi generalnemu lub szefowi wykonawczy. W skład usługi controllingu mogą wchodzić następujący specjaliści:

• kierownik serwisu;
• kontroler-kurator warsztatów (działy/oddziały/działy);
• księgowy zarządzający;
• Specjalista od systemów informatycznych.

Jeśli wielkość produkcji lubwielkość organizacji jest niewielka, wtedy można połączyć funkcje tych obszarów i wykluczyć jedną pozycję.

Dla prawidłowej organizacji pracy przy wdrażaniu takiego systemu każdy specjalista powinien otrzymać opisy stanowisk pracy, których funkcjonalność zostanie określona w oparciu o potrzeby przedsiębiorstwa.

Każdy lider, zwłaszcza te przedsiębiorstwa zlokalizowane na terenach postsowieckich, musi pamiętać, że wprowadzenie innowacyjnych metod zarządzania może wywołać krytykę ze strony personelu, aw niektórych przypadkach nawet całkowite odrzucenie. Dlatego przed rozpoczęciem pracy służby controllingu konieczne jest przedstawienie innowacji i przekazanie uwadze wszystkich pracowników głównych zadań, celów i głównych funkcji, jakie będzie wykonywać ta jednostka strukturalna.

Warto również zauważyć, że wdrożenie takiej usługi powinno być etapowe i obejmować etap przygotowawczy, w którym badany jest stan przedsiębiorstwa, następnie samo wdrożenie, a na końcu, jeśli to konieczne, etap automatyzacji.

Wniosek

Ogólnie rzecz biorąc, controlling odzwierciedla szeroki zakres naukowych dyscyplin ekonomicznych i menedżerskich – zarządzanie, planowanie strategiczne, cybernetykę, teorię ekonomiczną i tak dalej. Dzięki temu profesjonalny menedżer lub kilkuosobowy zespół specjalistów, którym powierzono funkcję controllingu, jest w stanie rozwiązywać kwestie produkcyjne, ekonomiczne i kadrowe z uwzględnieniem różnorodności i szerokiego spektrum problemów tej działalności. Dlatego obecność w przedsiębiorstwie ugruntowanego systemu kontrolingu pozwala rozwiązywać, a często przewidywać problemy, co z kolei prowadzi do terminowej reakcji i minimalizacji różnych kosztów oraz poważnych strat finansowych.