Planowanie personelu w organizacji: etapy, zadania, cele, analiza

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Planowanie personelu odbywa się w dowolnej organizacji i służbie publicznej. Działalność ta prowadzona jest wyłącznie przez profesjonalną obsługę. Mimo to planowanie personelu w organizacji odbywa się tylko w ścisłym powiązaniu z przedstawicielem pracodawcy lub bezpośrednio z samym kierownikiem.

Definicja i funkcja

Oczywiście tylko samo kierownictwo wyróżnia i realizuje kierunek strategiczny, ale nadal dzieje się to na podstawie obliczeń dostarczonych przez oficerów personalnych. W związku z tym opracowują zestaw środków w celu zorganizowania sprawdzonej polityki, a właściwie samych planów, które są zatwierdzane przez pracodawcę.

Planowanie personalne w organizacji to zestaw takich działań, które mają na celu zapewnienie przedsiębiorstwu lub organowi państwowemu pracowników zdolnych do rozwiązywania wszystkich bieżących i przyszłych zadań stojących przed ich instytucją. I tutaj jest to koniecznepodkreśl bardzo ważny punkt.

Kiedy planowanie personelu odbywa się w organizacji, należy pamiętać nie tylko o zadaniach, przed którymi obecnie stoi przedsiębiorstwo, ale także o możliwych perspektywach. Zawsze musisz odpowiadać na pytanie, co dalej?

Na przykład ten sam trend redukcji zatrudnienia w służbie cywilnej. Kiedy menedżerowie wyobrażają sobie wydarzenie związane z planowaniem siły roboczej w organizacji, naturalnie muszą pamiętać o możliwości, że przedsiębiorstwo nie będzie mieć więcej nowych wakatów lub może być zmuszone do redukcji istniejących i na tej podstawie opracować plan działania.

Pytania

Każde planowanie personelu w organizacji pozwala na rozwiązanie pięciu zadań.

Pierwszym z nich jest pytanie: "Ilu pracowników i jakie mają kwalifikacje, kiedy i gdzie będą potrzebni?". Oznacza to w skrócie: ile, kogo i gdzie.

Drugie pytanie

Jak najlepiej wykorzystać cechy (umiejętności, wiedzę i doświadczenie zawodowe), które już posiadają wszyscy pracownicy?

I tutaj trzeba pamiętać o indywidualnym podejściu, czyli wszystko sprowadza się do konkretnego specjalisty. Jak upewnić się, że jest na swoim miejscu i przynosi jak największe korzyści firmie, w której pracuje. Powtarzam, planowanie personelu w organizacji to sprawa czysto, że tak powiem, osobista i nie do końca przyjemna. To jest wykorzystywanie istniejących pracowników.

W tym przypadkupracodawcy muszą jak najlepiej wykorzystać ludzi, z którymi pracują, i to jest w porządku.

Dostosowanie liczby pracowników

Trzecie zadanie to odpowiedź na pytanie: „Jak przyciągnąć prawą osobę i zredukować niepotrzebny personel bez powodowania szkód społecznych?”.

Jest to również bardzo ważne, ponieważ planowanie pracy personelu w organizacji sprowadza się oczywiście do redukcji zatrudnienia i samych pracowników. Menedżerowie muszą pomyśleć o tym, że zwolnieni przez nich ludzie w pewnym stopniu wylądują na ulicy. Oczywiście ktoś odnajdzie się w nowym zawodzie lub w tym samym, a ktoś nie będzie w stanie pokonać takiej bariery. A to pociąga za sobą konsekwencje społeczne, szkody. Po co nam rzesze bezrobotnych urzędników, którzy mogą potem jechać, aby świadczyć np. usługi konsultingowe. I będzie to organizacja, która, powiedzmy, nie jest całkowicie przyjazna prawu.

Należy pamiętać, że najgroźniejszym przestępcą jest były policjant. To samo dotyczy wszystkich urzędników służby cywilnej. Najbardziej niebezpieczni lobbyści i najbardziej doświadczeni specjaliści od GR to byli pracownicy rządu.

Dlaczego jakakolwiek struktura miałaby tworzyć tak niebezpieczny precedens, lepiej ten moment wygładzić już na etapie planowania pracy personelu w organizacji.

Rozwój personelu

Każda firma zastanawia się również nad czwartym pytaniem: „Jakie działania należy zaplanować dla najbardziej efektywnego rozwoju zawodowego wszystkich pracowników?”.

Mogą to być wydarzenia związane zw kierunku dalszej edukacji. A także niektóre seminaria szkoleniowe w miejscu obsługi i szkolenia, które nie są bezpośrednio związane z wiedzą zawodową, ale rozwijają cechy osobowości specjalistów.

Ostatnio modne stały się seminaria o charakterze psychologicznym i integracyjnym. A z pewnymi zasobami i wolą polityczną agencje rządowe mogą planować te działania.

Pytanie końcowe

Ile będą kosztować wszystkie zaplanowane działania?

Kierownictwo może myśleć do woli, ale każde przedsiębiorstwo ma limit budżetu. I tu znowu ujawnia się nowy cel planowania personalnego w organizacji. Przywództwo nie może wykraczać poza granice wyznaczone przez wyższe władze. Na przykład w przypadku agencji federalnej ograniczeniem jest sam rząd.

Ten cel planowania personelu w organizacji wynika z faktu, że niektóre przedsiębiorstwa nie mają możliwości zarabiania pieniędzy, ponieważ nie są prywatnym biurem. Dlatego konieczne jest działanie wyłącznie w ramach tych ram budżetowych, które zostały zatwierdzone z góry. Jeśli więc przedsiębiorstwo nie ma zaplanowanych środków na np. dokształcanie pracowników, to rozwój zawodowy trzeba będzie zapewnić w inny sposób.

Pakiet planowania

Zadania planowania personelu w organizacji sprowadzają się w dużej mierze do zaprojektowania zapotrzebowania na personel, personel i konkretne działania. Są one ustalane dla przedsiębiorstwa na rok kalendarzowy.

I wreszcie, najbardziej technicznym zadaniem w organizacji planowania personelu, w zarządzaniu personelem, jest działalność służb w zakresie wdrażania profesjonalnej kadry w przedsiębiorstwie. Jeśli zwrócisz uwagę na ustawę federalną nr 79 o służbie państwowej i służbie cywilnej, to w artykule 44 możesz zobaczyć wszystkie wskazówki organu stanowego.

Przede wszystkim jest to oczywiście przygotowanie przez przedstawiciela pracodawcy odpowiednich aktów w kwestii kadrowej: nakazy przyjęcia, zaświadczenia i zwolnienia, a także skierowania na dodatkowe kształcenie i tak dalej.

Po drugie, jest to oczywiście organizacja odpowiednich wydarzeń. Na przykład tworzenie konkursów, przeprowadzanie egzaminów certyfikacyjnych i kwalifikacyjnych, zapewnianie pracy komisji ds. sporów urzędowych i rozwiązywanie konfliktów interesów, a także prowadzenie bieżącej dokumentacji kadrowej, prowadzenie ksiąg pracy, akt osobowych itp.

Oprócz tego, usługa ta prowadzi w swoich ramach poważne prace metodologiczne. Oznacza to, że to urzędnicy personalni określają metodę, a raczej oferują tylko i oczywiście sam pracodawca zatwierdza kandydatów do służby i ocenia kandydatów. Oczywiście w ramach ustanowionych przez prawo.

Planowanie polityki personalnej w organizacji polega również na tworzeniu metodyki atestacji i oceny personelu, w tym bieżącego. I tu osobliwość służby cywilnej polega na tym, że w różnych organach państwowych te procedury z jednej strony powinny być:zunifikowane, co jest wymogiem prawa, az drugiej strony w Rosji właściwie nie ma jednego organu, który by się tym zajmował. Choć ustawa przewiduje utworzenie jednej komórki, nie istnieje ona na szczeblu federalnym, a funkcje te częściowo przejmuje Ministerstwo Pracy. A także wiele pytań jest na łasce służb personalnych, w tym o metodologię przeprowadzania konkurencyjnych procedur atestacyjnych.

Dla porównania można przytoczyć kilka różnych krajów europejskich: Włochy, Francję i tak dalej. Stworzyli takie ciała. We Francji najwyższą strukturą jest Rada Stanu, która przejmuje m.in. funkcje administracji i kierowania służbą cywilną. We Włoszech Naczelna Rada Sądownictwa ma podobne obowiązki.

Taka struktura nie zawsze ma status ministerstwa lub podobnego organu, ale w krajach takich jak Wielka Brytania, Stany Zjednoczone Ameryki, Niemcy i wiele innych krajów europejskich istnieje.

System planowania HR w organizacji

Niniejsza polityka odnosi się do porządku zasad, zgodnie z którymi postępują osoby wchodzące do przedsiębiorstwa. To najbardziej ogólna definicja i najważniejszy element planowania personelu w działaniach organizacji.

System definiuje filozofię i zasady. I to zgodnie z nimi kierownictwo realizuje swoje decyzje dotyczące zasobów ludzkich i buduje potencjał polityki personalnej.

Celem jest zapewnienie optymalnej równowagi, proporcji procesów odnowy i konserwacjipotencjał liczebny pracowników, a także kształtowanie ich składu jakościowego i zaspokojenia potrzeb organizacji, które są określane zgodnie z jej aspiracjami strategiczno-taktycznymi, a także zgodnie ze stanem obowiązującego ustawodawstwa i stanu pracy rynek.

Dlatego proces planowania siły roboczej w organizacji można interpretować zarówno szeroko, jak i wąsko.

Pierwsza definicja

Szeroko rozumiana strategia HR to koncepcja świadomych i konkretnych wyobrażeń, sformułowanych i spajanych przez odpowiednie dokumenty, zasady i regulacje, które dostosowują ogólne zasoby ludzkie do długoterminowej strategii firmy.

Dlatego w tej prezentacji należy skoncentrować się na charakterystycznych cechach wdrażania możliwości zasilania i stylów zarządzania. To determinuje jej własne odbicie, choć raczej pośrednio, w filozofii instytucji, jej misji itd.

Z tego wynika, że wszystkie wydarzenia w służbie z personelem, niezależnie od tego, czy jest to poszukiwanie personelu, tworzenie personelu lub standardowy harmonogram, certyfikacja, szkolenie, awans itd., w każdym przypadku trzeba oczywiście planować z wyprzedzeniem. Jednocześnie wszystko to powinno być z góry skoordynowane ze strategicznymi celami rozwojowymi organizacji, takimi jak np. wejście na inne rynki czy rozwiązywanie bieżących problemów z różnymi organami itp.

Druga definicja

Polityka personalna w wąskim znaczeniu – zbiór pewnych szczegółowych zasad, życzeń i ograniczeń,często nieświadomie, co jest realizowane zarówno w procesie bezpośredniej interakcji między pracownikami, jak i w relacji między pracownikami a organizacją jako całością. Na przykład w niektórych firmach rekrutowane są tylko osoby z wyższym wykształceniem. Ta decyzja nie jest szczegółowo omawiana. Taki przykład pokazuje, jaki kierunek planowania personalnego w organizacji może być w najwęższym znaczeniu.

Na podstawie tych dwóch definicji można wyróżnić następujące typy zasad:

1. Które opierają się na poziomie znajomości zasad i norm działania personelu:

• pasywny,
• reaktywne,
• prewencyjne,
• aktywne.

2. W zależności od stopnia otwartości organizacji, stosunku do otoczenia zewnętrznego w tworzeniu kadry roboczej, jej fundamentalnej orientacji na wewnętrzne lub zewnętrzne źródła rekrutacji:

• zamknięte,
• otwarte.

Teraz nadszedł czas, aby bardziej szczegółowo omówić te podstawowe zasady.

Cechy planowania personelu w organizacji

Zacznijmy od pasywnego i reaktywnego. Co one oznaczają?

W przypadku pierwszej polityki personalnej samo wyrażenie wydaje się być pewnego rodzaju sprzecznością. Często jednak zdarzają się sytuacje, w których kierownictwo organizacji w taki czy inny sposób jest zmuszone nie wykazywać nadmiernych inicjatyw. Jeżeli personel przedsiębiorstwa nie ma wyraźnego programu działania w stosunku do własnego personelu, to polityka zarządzania w tym obszarzestaje się pasywny. A pracodawcy w tym przypadku zmuszeni są do pracy w trybie reagowania kryzysowego na sytuacje awaryjne. I tu pojawia się drugi dodatkowy stan.

Reaktywna polityka personalna polega na tym, że kierownictwo przedsiębiorstwa kontroluje objawy negatywnego stanu w pracy z pracownikami. W takim przypadku pracodawcy podejmują próby przewidzenia przyczyn takich sytuacji. A także kierownictwo monitoruje pojawianie się konfliktów i monitoruje wykwalifikowaną siłę roboczą lub motywację personelu do wysokowydajnej pracy.

W związku z tym podejmowane są działania mające na celu analizę przyczyn prowadzących do powstania różnych problemów kadrowych. W takim przypadku profesjonalne usługi obejmują monitorowanie, prognozowanie i zapobieganie na liście zadań.

Tak więc etapy planowania personelu w organizacji są znacznie rozszerzone dzięki polityce reaktywnej.

Prewencyjne i aktywne

Są to typy, które mają na celu ostrzeżenie i bezpośredni wpływ.

W prawdziwym tego słowa znaczeniu, zapobiegawcza i zapobiegawcza polityka personalna oznacza, że kierownictwo dysponuje skuteczną prognozą rozwoju konkretnej sytuacji. A kiedy taki stan rzeczy wypracuje się w przedsiębiorstwie i istnieje profesjonalna polityka, możemy mówić o analizie planowania kadr w organizacji.

W tej sytuacji może dojść do takiego stanu rzeczy, kiedy kierownictwo nie ma absolutnie żadnych środków na osobistą konkretną sytuację. W tym przypadku istniejetrudne zadanie dla HR. Muszą przewidywać sytuację w perspektywie średnioterminowej, która nie jest przedmiotem planowania strategicznego ani reakcji taktycznej.

Jest to jedna z cech aktywnej polityki personalnej, którą można scharakteryzować w następujący sposób.

Zasoby ludzkie muszą być w stanie opracować ukierunkowane programy oparte na monitorowaniu w czasie rzeczywistym konkretnej sytuacji i dostosowywaniu ich zgodnie z wcześniejszymi działaniami. Niezbędne jest opracowanie takich formuł, które zapewnią zarówno prognozowanie, jak i regulację konkretnej sytuacji regularnej.

Jest to cecha aktywnego personelu, która powinna być realistyczna.

Otwarte i zamknięte

Otwarta polityka personalna charakteryzuje się tym, że każda organizacja jest przejrzysta dla pracowników na absolutnie każdym poziomie strukturalnym. Jest otwarty nawet dla potencjalnych pracowników. Nowi pracownicy mogą rozpocząć pracę w organizacji zarówno na najniższym, jak i najwyższym szczeblu. A w niektórych, oczywiście idealnym przypadku, to przedsiębiorstwo z całkowicie otwartą polityką kadrową powinno być w stanie zatrudnić dowolnego specjalistę na absolutnie dowolnym poziomie. Oczywiście tylko wtedy, gdy ma odpowiednie kwalifikacje i w ogóle organizacja tego potrzebuje. To jest specyfika otwartej polityki.

Być może ci czytelnicy, którzy mają doświadczenie w strukturze personelu powiedzą, że to wszystko brzmiwystarczająco utopijne. Jednak we współczesnych firmach taka otwarta polityka nie jest tak egzotycznym stanem rzeczy.

Dzisiaj jest to typowe na przykład dla wielu nowoczesnych firm telekomunikacyjnych, motoryzacyjnych lub radiowych, które pracowały na wysokim poziomie i robią to od ponad roku. Specyfiką organizacji jest to, że chcą kupować ludzi na dowolnych stanowiskach, niezależnie od tego, czy wcześniej pracowali w tego typu firmach, czy nie. A doświadczenie w ogóle też nie jest ważne, a czasem nawet wykształcenie.

W takich organizacjach otwartość polityki personalnej ma swoją pewną elastyczność, co daje znaczący efekt ekonomiczny. Oczywiście w zależności od firmy warunki zatrudnienia mogą się różnić.

Jak wspomniano powyżej, istnieje również polityka odwrotnego zamknięcia. Wielu ekonomistów uważa, że jest to nieco przestarzała forma. Niemniej jednak trzeba przyznać, że to właśnie zamknięta polityka personalna jest w naszym kraju najbardziej powszechna.

Formularz ten zakłada, że organizacja skupia się wyłącznie na włączeniu do swojego wyższego kierownictwa tylko pracowników z własnej firmy z poprzedniego poziomu. Oznacza to, że jest to drabina kariery powszechna w Rosji.

Obsadzenie wakatu na każdym kolejnym poziomie następuje tylko spośród pracowników tej samej organizacji, a nowe twarze pojawiają się dopiero na najniższym stopniu.

Ten format nie powinien być kojarzony wyłącznie z konserwatyzmem środowiska personelu domowego, ponieważ takiezamknięta polityka jest typowa dla wielu zachodnich firm. I został stworzony oczywiście dla tych organizacji, które skupiają się na tworzeniu pozytywnej atmosfery korporacyjnej w firmie.