Sporządzanie wyników inwentaryzacji: wykaz dokumentów, tryb sporządzania

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Inwentarz jest reprezentowany przez procedurę porównywania istniejących aktywów z informacjami dostępnymi w księgach rachunkowych firmy. Proces przeprowadza specjalna komisja powołana przez wydanie zamówienia przez kierownika przedsiębiorstwa. Często w wyniku zabiegu ujawnia się niedobór lub nadwyżka. Dlatego rejestrację wyników inwentaryzacji należy przeprowadzić za pomocą kompetentnych i urzędowych dokumentów. Są one sporządzane i podpisywane przez członków komisji.

Koncepcja inwentaryzacji

Jest to standardowa i często stosowana metoda księgowej weryfikacji statusu i przepływu różnych mienia i pieniędzy w przedsiębiorstwie. Identyfikuje rozbieżności między zapisami w księgach rachunkowych a rzeczywistymi saldami różnych pozycji lub środków w firmie.

Inwentaryzacja prowadzona jest w odniesieniu do różnych własności przedsiębiorstw. Podczas realizacji uwzględniaspecjalne Wytyczne zatwierdzone Rozporządzeniem Ministra Finansów nr 49. Tutaj również podano procedurę rejestracji wyników inwentaryzacji.

Cele wydarzenia

Inwentaryzację można przeprowadzać kilka razy w roku na podstawie zarządzenia wydanego przez dyrektora firmy. Proces jest koniecznie wdrożony, jeśli firma zostanie wykupiona, wydzierżawiona lub sprzedana. Dodatkowo jest wykonywany przed sporządzeniem rocznych raportów, zmianą osoby odpowiedzialnej finansowo lub w przypadku wykrycia kradzieży w firmie. Środki trwałe powinny być poddawane przeglądowi co trzy lata. Po różnych klęskach żywiołowych lub sytuacjach nadzwyczajnych firmy muszą zidentyfikować poniesione straty, dla których przeprowadzana jest inwentaryzacja.

Dzięki temu procesowi można osiągnąć kilka celów:

• Sprawdzanie umiejętności księgowania przez księgowego firmy;
• wykrywanie różnych niezarejestrowanych transakcji;
• identyfikacja błędów popełnianych przez personel księgowy;
• kontrola nad bezpieczeństwem kosztowności i terminowością płatności;
• sprawdzanie stanu i warunków przechowywania mienia;
• identyfikacja towarów, które są powolne lub nieaktualne;
• Sprawdzanie rzetelności pracy osób odpowiedzialnych finansowo;
• badanie ruchu zapasów w przedsiębiorstwie;
• wykrywanie transakcji, które z różnych powodów nie znalazły odzwierciedlenia w księgowości.

Aby osiągnąć powyższe cele, ważne jest prawidłowe przestudiowanie procedury przeprowadzania i raportowania wynikówInwentarz. Jeśli dokumentacja stworzona po tym procesie zawiera jakiekolwiek naruszenia lub błędy, wyniki nie zostaną uznane za wiarygodne.

Typy procesów

Ekwipunek można prezentować na kilka sposobów. Może być kompletny lub prywatny, a także selektywny lub ciągły.

Dodatkowo procedura jest nieplanowana, zaplanowana, kontrolowana lub powtarzana.

Jak to się robi?

Przeprowadzanie inwentaryzacji i formalizowanie jej wyników to złożone procesy, które są realizowane wyłącznie przez komisję inwentaryzacyjną. W jej skład wchodzą specjaliści firmy, którzy nie są zainteresowani wynikami procesu, a także posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie.

Procedura inwentaryzacji podzielona jest na następujące kroki:

• wstępnie wydawany jest rozkaz zarządzania, na podstawie którego rozpoczyna się ten proces;
• powoływana jest komisja inwentaryzacyjna;
• wybrani specjaliści badają rachunki i dokumenty wydatków, a także różne raporty dotyczące przepływu pieniędzy lub wartości materialnych;
• przewodniczący komisji zatwierdza całą dokumentację dołączoną do rejestrów;
• rachunki są sporządzane przez osoby odpowiedzialne finansowo;
• rzeczywiste aktywa materialne są porównywane z zapisami w dokumentacji;
• kontrole kontrolne mogą być przeprowadzane na końcu procesu;
• dopiero po wydaniu wyników.

Komisja musi kompetentniesporządza dokumenty dotyczące uzyskanych wyników, które są następnie przekazywane do badania kierownikowi przedsiębiorstwa. Umiejętne wykonanie wyników inwentaryzacji jest kluczem do legalnej i rentownej działalności firmy. Dlatego osoby zainteresowane uzyskanymi wynikami nie mogą prowadzić procesu.

Procedura dokumentowania wyników inwentaryzacji

Pod koniec procesu należy przygotować liczne dokumenty. Są one badane i wypełniane przez członków komisji inwentaryzacyjnej, po czym przekazywane są do badania kierownictwu firmy. Na podstawie tych dokumentów podejmuje się decyzję o pociągnięciu do odpowiedzialności osób odpowiedzialnych finansowo lub księgowych, dlatego członkowie komisji powinni poważnie potraktować wykonanie wyników inwentaryzacji. Dokumenty sporządzone w tej sprawie są reprezentowane przez następujące dokumenty:

• zamówienie, na podstawie którego rozpoczyna się procedura weryfikacji, wydawane przez kierownika przedsiębiorstwa;
• dziennik kontroli, który wskazuje, w jaki sposób polecenia dyrektora są wykonywane przez członków komisji inwentaryzacyjnej;
• inwentarz różnych dóbr reprezentowanych przez środki trwałe, wartości niematerialne, towary lub gotówkę;
• czynność sprawdzania wysyłanych kosztowności;
• inwentaryzacja mienia zaakceptowana do przechowywania lub w tranzycie;
• akt inwentaryzacji metali szlachetnych lub produktów szlachetnych;
• inwentaryzacja papierów wartościowych i BSO;
• akt sprawdzania wykonanych obliczeńz kupującymi, wierzycielami, dłużnikami lub dostawcami;
• zestawienia zestawienia sporządzone w odniesieniu do środków trwałych lub innego majątku;
• akt kontroli kontrolnej, za pomocą którego można zweryfikować poprawność wykonania procedury;
• kolejność zarządzania wynikami.

Każdy dokument ma swoją własną charakterystykę. Jest to prawidłowa dokumentacja wyników inwentaryzacji, która pozwala na ich wykorzystanie do ścigania naruszeń lub identyfikacji kradzieży.

Zasady wydawania zamówień

Inwentaryzacja prowadzona jest wyłącznie na podstawie oficjalnego zamówienia wydanego przez kierownika przedsiębiorstwa. Dokument ten zawarty jest w księdze kontrolnej, na podstawie której oceniana jest skuteczność i efektywność realizacji poleceń dyrektora.

Przykład takiego zamówienia można przestudiować poniżej. Dokument można nawet wygenerować dla niezaplanowanej rewizji.

Nuanse tworzenia inwentaryzacji

Rejestracja wyników inwentaryzacji polega na tworzeniu różnych aktów i inwentaryzacji. Zasady ich kompilacji obejmują:

• zawierają aktualne dane, które pojawiają się w trakcie sprawdzania przez członków komisji;
• możesz je wypełnić za pomocą komputera lub ręcznie;
• błędy, plamy lub poprawki są niedozwolone;
• nazwa różnych wartości,które są sprawdzane są z pewnością rejestrowane na podstawie informacji z nomenklatury;
• jednostki miary muszą być takie same jak w ewidencji księgowej;
• na wszystkich stronach inwentaryzacji ilość faktycznie zidentyfikowanych środków materialnych oraz ich ilość na podstawie dokumentów księgowych;
• jeżeli zostanie popełniony błąd, należy go poprawić przez skreślenie, po czym podane są prawidłowe dane powyżej, a korekta taka jest poświadczona podpisem przewodniczącego komisji i osoby odpowiedzialnej finansowo firma;
• zapasy nie mogą mieć pustych wierszy, więc wszystkie pozostałe miejsca są po prostu przekreślone;
• Na końcu dokumentów znajduje się adnotacja, że stawki i podatki zostały sprawdzone, a także wszystkie obliczenia zostały wykonane przez członków komisji.

Jeżeli inwentaryzacja jest przeprowadzana z powodu zmiany osoby odpowiedzialnej materialnie, dokument podpisują były i nowy pracownik.

Kolejność głowy na podstawie wyników kontroli

Formułowanie i rozliczanie wyników inwentaryzacji jest ważnym krokiem w tej procedurze. Nieuchronnie obejmuje wydanie zamówienia przez kierownictwo firmy. To zamówienie powstaje dopiero po zapoznaniu się przez dyrektora firmy z aktami inwentaryzacyjnymi, zestawieniami, inwentarzami i innymi podobnymi dokumentami.

Na podstawie otrzymanych danych kierownictwo decyduje o wynikach audytu. Taka decyzja jest zatwierdzana za pomocą oficjalnego nakazu. W tymdokument zawiera następujące dane:

• nazwa firmy;
• wybrana forma organizacyjna;
• data wydania dokumentu;
• zapewnia dokumenty, którymi kierował się szef organizacji w procesie podejmowania decyzji;
• wyniki weryfikacji zatwierdzone;
• wydaje kolejność, na podstawie której stwierdzone naruszenia lub rozbieżności zostaną usunięte;
• wyznaczone osoby będące wykonawcami zlecenia, a także odpowiedzialne za wykonanie decyzji dyrektora.

Zlecenie to podpisuje bezpośredni szef firmy, a następnie zatwierdza księgowy, który zobowiązany jest do zapoznania się z opracowanym tekstem. Następnie dokumentacja jest przekazywana do działu księgowości, którego pracownicy odpowiadają za wykonanie decyzji dyrektora.

Dlaczego wymagana jest dokumentacja?

Upewnij się, że sporządziłeś oficjalne dokumenty podstawowe na podstawie wyników audytu. To oni potwierdzają, że przeprowadzono wysokiej jakości inwentaryzację, a wszystkie zidentyfikowane informacje są wiarygodne.

Właściwa rejestracja wyników inwentaryzacji pozwala na wyciągnięcie wniosku, na ile informacje z księgowości odpowiadają rzeczywistej liczbie różnych wartości. Często za pomocą audytu możliwe jest wykrycie zaległości, oszustw, a nawet kradzieży po stronie pracowników firmy.

Wniosek

Inwentaryzacja to znaczący sposób na sprawdzenie poprawności konserwacjiksięgowość. Jego wyniki powinny być poprawnie sporządzone, dla których sporządzanych jest wiele dokumentów podstawowych. Muszą być tworzone bezpośrednio przez członków komisji inwentaryzacyjnej, po czym są studiowane i podpisywane przez szefa firmy.

Na podstawie tych dokumentów możesz ocenić, jak dobrze prowadzona jest księgowość organizacji.