Co to jest podstawowa dokumentacja księgowa? Definicja, rodzaje, cechy i wymagania dotyczące napełniania

2025 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2025-01-24 13:23

Księgowość każdego przedsiębiorstwa zajmuje się sprawozdawczością podstawową. Lista podstawowej dokumentacji w rachunkowości obejmuje kilka obowiązkowych dokumentów. Każdy z nich jest powiązany z etapami procesu biznesowego. Jeśli pracownicy organizacji nie będą przechowywać podstawowej dokumentacji w „1C: Księgowość”, firma stanie przed wymiernymi sankcjami.

Co to jest?

Księgowanie podstawowej dokumentacji w księgowości jest najwyższym priorytetem. Wszystkie działania prowadzone w tym kierunku reguluje ustawa federalna „O rachunkowości”. Tak więc w pierwszym akapicie dziewiątego rozdziału mówi się, że każdy dokument prawidłowo sporządzony i poświadczony przez kierownictwo, odzwierciedlający różne epizody działalności biznesowej firmy, można nazwać dokumentacją podstawową. Nawiasem mówiąc, te odcinki nazywają się:

• otrzymywanie pieniędzy za dostarczone towary lub usługiprzedsiębiorstwo;
• przelew środków na otrzymane towary i materiały.

Tak więc, oprócz obowiązkowej listy podstawowej dokumentacji w rachunkowości, istnieje dodatkowa. Zwykle jest opracowywany na zlecenie kierownictwa firmy. I wprowadzają do niego formularze, które zawierają informacje o wzajemnych kompensatach, które nie mają podstawy finansowej.

Cechy pracy z podstawową dokumentacją w rachunkowości

Pierwszą rzeczą, na którą powinieneś zwrócić uwagę, jest to, że wszystkie "podstawowe" formularze muszą być powiązane z transferem środków. Dlatego nie należy dołączać pełnomocnictwa do otrzymywania dokumentów z tej listy.

Przechowywanie tego rodzaju papieru odbywa się przez co najmniej pięć lat od daty podpisania. Podczas kontroli podatkowych inspektor wymaga podstawowej dokumentacji przez okres od roku do trzech lat. Dzięki temu artykuły z dłuższym okresem mogą zostać wysłane do archiwum w celu przechowania. Po pięciu latach można je całkowicie zutylizować. Zniszczenie „pierwotnego” odbywa się zgodnie z wewnętrznym statutem firmy i ustawodawstwem kraju. Ta procedura jest dość złożona i czasochłonna. Dlatego wiele przedsiębiorstw utrzymuje „podstawę” tak długo, jak jest miejsce w dziale księgowości. Okres przechowywania dokumentów w archiwum w Rosji nie jest w żaden sposób ograniczony.

Lista

Aby zrozumieć, czym jest podstawowa dokumentacja księgowa, musisz wiedzieć, jakie rodzaje dokumentów zawiera. Należy pamiętać, że mowadotyczy artykułów związanych z przepływem funduszy. Oto lista tego, co zawiera podstawowa dokumentacja w rachunkowości:

1. Umowa.
2. Faktura za płatność.
3. Gotówka i paragony sprzedaży.
4. Ścisłe formularze zgłoszeniowe.
5. Dz.
6. Faktury.

Więcej informacji na temat każdego z tych podstawowych dokumentów znajduje się w poniższych akapitach.

Umowa

Ta pozycja wywołuje wiele kontrowersji wśród pracowników działu księgowości. Faktem jest, że podstawowa dokumentacja w dziale księgowości powinna być przechowywana w każdym przypadku, ale umowy czasami kończą się na prawnikach lub nawet w dziale personalnym. Ale jest też druga strona medalu. W końcu to właśnie umowa jest podstawą transakcji związanej z ruchem przepływów pieniężnych.

Faktura

Ten formularz odnosi się do podstawowej dokumentacji w dziale księgowości. Co to jest konto, wie każdy uczestnik procesu biznesowego. W rzeczywistości ten dokument jest podstawą do przelewu środków za otrzymane towary lub usługi. Jeśli jedna ze stron akceptuje konto, oznacza to, że milcząco zgadza się na transakcję. Może również zawierać informacje dotyczące wcześniejszej umowy. Faktura zawiera nie tylko te dane, ale również procedurę zwrotu środków w przypadku takiej potrzeby.

List przewozowy

Ten artykuł jest jednym z najzdolniejszych przedstawicieli podstawowej dokumentacji w rachunkowości. Chodzi o to, że wwskazuje pełną listę towarów wysyłanych do kupującego. W tym przypadku mówimy zarówno o gotowych produktach, jak i surowcach. List przewozowy sporządzony jest w nieograniczonej liczbie egzemplarzy. Ten moment nie ma jednoznacznej regulacji i tak naprawdę opiera się tylko na tym, ile stron potrzebuje tego rodzaju dokumentu. To znaczy ilu uczestników transakcji, tyle kopii należy dostarczyć. Warto pamiętać, że ważne są tylko te formularze, na których jest podpisany podpis osoby odpowiedzialnej. W tej sytuacji nie jest wymagana pieczęć ani pieczątka.

Akt akceptacji-przelewu

Zwykli pracownicy tego działu zajmują się przetwarzaniem podstawowej dokumentacji w dziale księgowości. Najczęściej otrzymują świadectwa pracy (usług) wykonane jako dokument potwierdzający. Niniejszy dokument, jak sama nazwa wskazuje, jest przygotowywany po świadczeniu usług lub wykonaniu pracy. Akt przyjęcia i przekazania podpisany dwustronnie uważa się za ważny. Zdarza się, że jeden z kontrahentów odmawia zatwierdzenia dokumentu. W takiej sytuacji formularz może poświadczyć tylko jedna strona, ale pod warunkiem obecności obserwatorów przy jego podpisaniu. Poza podstawowymi informacjami, w akcie przyjęcia i przekazania mogą znajdować się dane o charakterze wyjaśniającym lub wyjaśniającym. Z reguły są one wprowadzane do specjalnie uformowanego stołu. Jeśli chodzi o zatwierdzenie pieczęci, jest to zawsze mile widziane, ale brak nadruku nie unieważnia papieru. Warto zauważyć, że przy prowadzeniu podstawowej dokumentacji księgowej, ustawa odzwierciedlająca ruch środków trwałychprzedsiębiorstwa powinny być również uwzględnione na liście dokumentów podstawowych.

Lista płac

Ten rodzaj podstawowej dokumentacji odzwierciedla przepływ środków między przedsiębiorstwem a jego pracownikami. Oprócz podstawowej kwoty wynagrodzenia zawiera wszystkie premie i odszkodowania. W tej sytuacji główny księgowy wraz z kierownikiem przedsiębiorstwa występuje w roli świadka zeznania. Aby dokument był ważny i wszedł w życie, musi być ostemplowany. W przeciwnym razie formularz można uznać za nieważny. Warto zauważyć, że ta pieczęć jest opcjonalna w dwóch powyższych dokumentach.

Dokumenty gotówkowe

Ta lista zawiera następujące formularze:

• zamówienie odbioru,
• nota wypłaty,
• książka kasowa.

Ta podstawowa dokumentacja zawiera najbardziej kompletne informacje dotyczące przepływu środków. Warranty pieniężne dzielą się na kilka rodzajów. Tak więc najczęściej w pracy księgowej stosuje się KO-1, KO-2 i KO-4. Odzwierciedlają wszystkie fakty z życia gospodarczego organizacji. Dlatego podczas kontroli podatkowej inspektorzy są wobec nich najbardziej wybredni. Oprócz tych typów istnieją formy KO-3 i KO-5. Trzeci to rejestr zamówień gotówkowych, a piąty uwzględnia przepływ gotówki w przedsiębiorstwie. Z reguły inspektorzy zwracają znacznie mniej uwagi na tego rodzaju dokumentację pierwotną. Jeśli chodzi o ich przechowywanie i rejestrację, procesy teprzeprowadzone zgodnie z ogólną procedurą.

Rozdzielenie w zależności od etapu transakcji

Każda transakcja jest podzielona na trzy etapy. I każdy z nich posiada własną dokumentację.

Po pierwsze, strony zawsze uzgadniają warunki transakcji. W tym momencie zawierają umowę i wystawiają faktury do zapłaty. Następnie jedna ze stron dokonuje wpłaty na żądanie. Na poparcie tego płatnik jest zobowiązany do dostarczenia dokumentów potwierdzających. Jeśli środki zostały wysłane z rachunku bieżącego, należy przedstawić wyciąg. Jeśli płatność jest dokonywana gotówką, potwierdzenie odbywa się poprzez dostarczenie czeków kasjerskich, ścisłych formularzy sprawozdawczych lub pokwitowań. Ostatnim etapem każdej transakcji jest dostarczenie odpłatnych towarów lub usług. Ten moment musi być potwierdzony aktem wykonanej pracy (usługi) lub listem przewozowym, jeśli mówimy o różnego rodzaju produktach.

Wypełnij wymagania

Do prawidłowego przebiegu pracy nie wystarczy wiedzieć, jaka jest podstawowa dokumentacja księgowa. Ważne jest, aby wziąć pod uwagę podstawowe wymagania dotyczące jego wypełnienia. Przede wszystkim każda forma musi mieć swoją nazwę. Ponadto kompilator dokumentu jest zobowiązany do wskazania daty powstania tych raportów i nazwy przedsiębiorstwa. Przedsiębiorstwo oznacza dostawcę, wykonawcę lub nabywcę. Dane bankowe,inicjały urzędników i nazwa operacji znajdują się również w osobnych kolumnach podstawowej dokumentacji w dziale księgowości. Każdy wie, jak nazywa się operacja, pamiętaj tylko, że ta wartość musi być wyrażona w formie ilościowej. Ostatnim momentem w przygotowaniu tego typu papieru jest podpis i pieczęć osób odpowiedzialnych.

Edycja

W pracy z dużą liczbą dokumentów pracownicy często popełniają błędy. Muszą zostać poprawione zgodnie z zasadami określonymi przez prawo. Istnieją dwa rodzaje edycji:

1. Za ścisłą odpowiedzialność. W przypadku konieczności dokonania drobnej korekty w formularzu, osoba odpowiedzialna jest zobowiązana przekreślić błędną linię cienką linią i wskazać na niej poprawny wpis. Aby potwierdzić prawdziwość zmian dokonanych na papierze, należy napisać „Poprawne przekonanie” i poświadczyć formularz podpisem i pieczęcią urzędnika. Jeżeli dokumentu nie można poprawić punktowo, osoba odpowiedzialna jest zobowiązana przekreślić nieprawidłowo sporządzony formularz od rogu do rogu cienką czerwoną linią. Musi być również oznaczony jako „Anulowany”. Po utworzeniu poprawnej instancji, błędna nie może zostać zniszczona.
2. Dla nieścisłej dokumentacji. W takim przypadku uszkodzony formularz zostaje zniszczony i tworzony jest papier z poprawnymi informacjami.

Warto wiedzieć, że przekreślenia należy wykonywać tylko bardzo cienką linią. Jeśli pracownikprzekreśla tekst w taki sposób, że staje się nieczytelny, jest to bardzo poważny błąd.