Kontrola operacji gotówkowych banku. Przegląd systemów kontroli transakcji gotówkowych

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Kasjer to ogromny sektor podatkowy i księgowy, regulowany przez wiele przepisów i rozbudowane zestawy zasad. Wszystkie organizacje i indywidualni przedsiębiorcy, którzy rozliczają się z kontrahentami za pomocą środków pieniężnych, są zobowiązani do ich przestrzegania. Ponieważ w tej dziedzinie księgowości często spotyka się różnego rodzaju oszustwa, z roku na rok kontrola transakcji gotówkowych staje się coraz bardziej skomplikowana, zaostrzona i unowocześniona. W artykule omówiono rolę kasy w przedsiębiorstwie, zasady postępowania oraz metody i systemy kontroli operacji.

Rola kasy w organizacjach i bankach

Kasjer przedsiębiorstwa jest niezbędny dla organizacji, które przyjmują i wydają gotówkę w gotówce. Cel tych operacji może być dowolny: wydawanie wynagrodzeń pracownikom, koszty podróży, wydatki biurowe, przyjmowanie płatności od klientów, rozliczenia z dostawcami. Wszystkie te czynności należy wykonać za pośrednictwem kasjera. Kontrolę transakcji gotówkowych powierza się Służbie Podatkowej.

Kiedy w zwykłej rutynieW dialogu używane jest słowo „kasa”, przed oczami pojawia się sama kasa. W rzeczywistości w organizacjach to nie tylko sprzęt sterujący i obliczeniowy. Kasa osoby fizycznej lub prawnej to cały system, w skład którego wchodzi dobrze wyposażone stanowisko kasjera, oprogramowanie, samo urządzenie, dostępność raportowania, przestrzeganie limitów i zasad windykacji. Specjalista pracujący w tej dziedzinie również musi być odpowiednio wystawiony.

Zasady wyposażenia pokoju

Kontrola transakcji gotówkowych zaczyna się od wymagań dotyczących lokalu, w którym znajduje się sama kasa. Bez odpowiedniego sprzętu i wyposażenia, zgodnie z wymogami regulaminu Banku Centralnego, kasa nie powinna funkcjonować. Oczywiście nie wszystkie organizacje przestrzegają przepisów. Takie podejście po pierwsze może prowadzić do nałożenia kar, a po drugie jest niebezpieczne dla pieniędzy i odpowiedzialnego za nie pracownika. Organizacje bankowe muszą bezwzględnie spełniać wszystkie wymagania, w przeciwnym razie mogą zostać pozbawione licencji. Poniżej znajdują się ogólne wymagania dotyczące wyposażenia kasy:

• Obecność tylko jednych drzwi zamykanych od wewnątrz. Zamek drzwi musi być bezpieczny, w niektórych przypadkach stosuje się żelazne rygle i rygle, a także kłódki, aby nie można było wyłamać drzwi od zewnątrz.
• W pokoju znajduje się okno do kontaktu z klientami, przyjmowania i wydawania środków. Okno powinno również szczelnie się zamykać i być wyposażone w zawiasykłódka. Nawiasem mówiąc, wymiary drzwi i okna są wyraźnie uregulowane. Odchylenie od ustalonych wymiarów jest dozwolone, jeśli przedsiębiorstwo posiada jednostkę bezpieczeństwa.
• Pomieszczenie powinno być wyposażone w metalowe szafki. Muszą być przymocowane do konstrukcji nośnych budynku, aby nie można ich było wyjąć wraz z detalami wnętrza, do których są przykręcone. Pod koniec dnia pracy szafki są zamykane i plombowane.
• Wentylacja i okna powinny być bezpiecznie zamknięte i wyposażone w metalowe kraty.
• W pomieszczeniu muszą znajdować się dwie gaśnice.
• Kasa musi być uzbrojona w alarmy, które wysyłają sygnały z różnych obwodów bezpieczeństwa do lokalnego posterunku policji lub organizacji bezpieczeństwa.

Procedura pracy z kasjerem

Kontrola transakcji gotówkowych implikuje określony porządek pracy. Po przybyciu do swojego miejsca pracy podstawowym obowiązkiem kasjera jest sprawdzenie nienaruszalności plomb na skrzynkach i sejfie, a także sprawdzenie, czy nie ma śladów włamania i nieuprawnionego wejścia na teren. Jeśli nie zostaną znalezione żadne znaki ostrzegawcze, możesz zabrać się do pracy. Jeżeli pojawią się ślady cudzej obecności, należy niezwłocznie wezwać organy ścigania, a przed przyjazdem pracowników zapewnić nienaruszalność dokumentów, wyposażenia i mebli znajdujących się w kasie. Tylko w obecności policjantów można sprawdzić, czego brakowało na miejscu zdarzenia. Dzięki nim zawartość sejfu jest przeliczana. Po inspekcjilokalu, akt sporządza się w czterech egzemplarzach: jeden przeznaczony jest dla policjantów, drugi dla firmy ubezpieczeniowej, a trzeci dla samej firmy. Czwarty egzemplarz jest potrzebny, jeśli istnieje organizacja nadrzędna.

Dostęp do pomieszczenia, w którym znajduje się kasa, powinien mieć wyłącznie kasjer, wystawiony zgodnie ze wszystkimi wymogami Banku Centralnego i TKRF oraz władzom. Komplet kluczy przeznaczonych dla przełożonych należy zapieczętować i przechowywać w bezpiecznym miejscu. W pokoju kasjera nie powinno znajdować się żadne rzeczy osobiste kasjera. Znajduje się tam tylko to, co należy do organizacji gospodarczej.

Istnieją również wymagania dotyczące ilości gotówki, którą można przechowywać w kasie organizacji. Należy z góry obliczyć i udokumentować w odpowiednich ustawach limit środków, powyżej którego nie powinno być gotówki w kasie na koniec dnia roboczego. Aby utrzymać limit przeprowadzana jest specjalna operacja - inkaso, co oznacza, że specjalistyczny transport z niezawodną ochroną przewozi środki do banku. Małe oddziały banku gromadzą swoje środki do skarbców głównych, a organizacje do banku, z którym mają podpisaną umowę serwisową i serwisową. Limit gotówkowy można naruszyć tylko w ciągu trzech dni, kiedy pensje są wypłacane pracownikom organizacji.

Procedura wydawania gotówki z kasy

Kontrola transakcji gotówkowych banku i organizacji opiera się na jasnym uregulowaniu wszystkich czynności za pomocąW gotówce. Wszystkie transakcje są odpowiednio udokumentowane i odzwierciedlone w różnych rodzajach księgowości biznesowej.

System kontroli transakcji gotówkowych obejmuje odzwierciedlenie wszystkich manipulacji gotówką za pomocą wpływów i wydatków gotówkowych, raportów zaliczkowych, czeków i aktów dotyczących wykorzystanych środków wydanych w ramach raportu. Wszystkie transakcje są rejestrowane w księdze kasowej. Na koniec dnia roboczego sporządzany jest raport z załączonymi końcowymi paragonami fiskalnymi wydrukowanymi z kasy fiskalnej.

Wszystkie operacje związane z wydaniem środków muszą być potwierdzone przekazami gotówkowymi z podpisem osoby, na którą zostały wydane. W programie księgowym cel emisji jest określony w komentarzach. Zaliczki i płatności w ramach raportu muszą być następnie potwierdzone czekiem, czynnościami wykonanych prac lub otrzymanymi usługami. Wydanie wynagrodzenia potwierdza również nakaz pieniężny na pokrycie kosztów, a także karta płac.

Kontrola transakcji gotówkowych i rozliczeniowych kategorycznie zabrania emisji środków przeznaczonych dla jednej osoby wbrew podpisowi innej.

Zasady kasjera

Księgowość i kontrola transakcji gotówkowych jest przede wszystkim przypisana do specjalisty zwanego „kasjerem”. W organizacjach z małym personelem jego rolę mogą pełnić następujący urzędnicy:

• Główny Księgowy.
• Księgowy określonej sekcji.
• Każdy pracownik ze specjalną wiedzą iumiejętności.

Obowiązkowym warunkiem dla wszystkich urzędników pełniących funkcje kasjera (nawet w niepełnym wymiarze godzin) jest umowa o pełnej odpowiedzialności. Jeśli zdecyduje się, aby menedżer lub księgowy był kasjerem, musi to być zawsze ta sama osoba. Jeśli idzie na zwolnienie lekarskie lub urlop, zostaje zastąpiony przez innego pracownika określonego w zarządzeniu kierownika, a także podpisuje nową umowę odpowiedzialności. Ponadto konieczne jest sporządzenie aktu przyjęcia i przekazania aktywów materialnych. W procesie jej przygotowania liczy się gotówka, sprawdzany jest stan sprzętu, dostępność wszystkich dokumentów w obecności prowizji. Komisja to grupa co najmniej trzech osób. Najczęściej obejmuje głównego księgowego i kierownictwo. Akt sporządzono w trzech egzemplarzach.

Podczas rejestracji kasjera próbka jego podpisu jest wysyłana do banku obsługującego organizacji lub centrali banku. To ona powinna znajdować się na wszystkich dokumentach związanych z pracą kasy.

Kandydat ubiegający się o stanowisko kasjera musi zostać dokładnie sprawdzony pod kątem nieprzyjemnych precedensów w pracy, zanim zostanie zatrudniony. Jego dokumenty i zdjęcie są przekazywane służbie bezpieczeństwa lub proszone są o informacje organy ścigania. Teraz internet jest dobrym pomocnikiem pracodawcy w tej sprawie. Istnieje wiele baz danych, w których organizacje udostępniają informacje o pracownikach, którzy zostali zwolnieni i popełnili niewłaściwe postępowanie w miejscu pracy.

Nie zaleca się pracy z kasądopuszczać osoby z uzależnieniem od alkoholu i narkotyków, z wcześniejszymi przekonaniami, zakłócającymi porządek publiczny, a także z różnymi chorobami psychicznymi.

Kontrola rejestracji transakcji gotówkowych

Właściwe wykonanie i dostępność wszystkich dokumentów jest niezbędnym wymogiem Banku Centralnego, banku obsługującego, służby podatkowej i innych organów kontrolnych. Kontrolę finansową transakcji gotówkowych można przeprowadzić nieplanowo, z ostrzeżeniem, z zajęciem dokumentacji i sprzętu kasowego. Wiele organizacji, zwłaszcza struktur finansowych, przeprowadza planowy audyt wewnętrzny kasy. W takim przypadku powoływana jest komisja składająca się z własnych kompetentnych pracowników w tej sprawie lub zatrudniana jest specjalna firma audytorska, która przeprowadza wszystkie kontrole na poziomie profesjonalnym i wydaje raport o nieprawidłowościach, rozbieżnościach w transakcjach gotówkowych i dokumentacji.

Kontrole terenowe i innego rodzaju mogą mieć wpływ na umowy o pracę, odpowiedzialność, dane osobowe pracowników, stan dokumentów kasowych, prawidłowość i prawidłowość ich obsługi, pamięć fiskalną kasy, wyposażenie i wyposażenie kasy kasa, odzwierciedlenie transakcji, ich ważność w księgowości, księgowości ekonomicznej i podatkowej.

Sprzęt kasowy

Lista urządzeń do kontroli transakcji gotówkowych obejmuje specjalistyczną kasę fiskalną. Nie można tego kupić w zwykłych sklepach ze sprzętem. w odróżnieniuz drukarki, faksu, kalkulatora i innego sprzętu biurowego KKM mogą być sprzedawane tylko przez organizacje, które otrzymały na to specjalną licencję. Z reguły te same organizacje obsługują urządzenia sterujące i obliczeniowe. Każda kasa fiskalna musi być zarejestrowana w urzędzie skarbowym. Specjalny nośnik pamięci stale rejestruje wszystkie operacje wykonywane przez kasjera na maszynie. Ponadto wskazania te są przekazywane służbie podatkowej w celu uzgodnienia ze złożonymi raportami przedsiębiorstwa. Wszelkie awarie, naprawy, odpisy kasy fiskalnej należy również zgłaszać do urzędu skarbowego.

Wszystkie osoby prawne (przedsiębiorstwa) przyjmujące gotówkę od klientów muszą współpracować z kasą fiskalną. Z korzystania z kas fiskalnych mogą być zwolnieni wyłącznie przedsiębiorcy indywidualni. Mają prawo wystawiać czeki ręcznie, poświadczając ich autentyczność własną pieczęcią. Ale ta ulga nie dotyczy wszystkich przedsiębiorców. Niektóre czynności wymagają jedynie korzystania z kasy fiskalnej.

Kontrolowanie transakcji gotówkowych

Oprócz sprawdzania przez usługi zewnętrzne, wymagana jest kontrola wewnętrzna. Zasady prowadzenia kasy przewidują następujący harmonogram planowych kontroli: przed złożeniem raportu rocznego, przed złożeniem raportu kwartalnego, w przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej finansowo, która pracowała w tej kasie. Przeprowadzana jest również kontrola kasy i transakcji gotówkowych, jeżeli pracownik był podejrzany o nieuczciwość, ujawniono fakty kradzieży lub oszustwa, kwota gotówki nie odpowiada tej wykazanej w dokumentach.

Kierownictwo niektórych organizacji prowadzi politykę częstych nieplanowanych inspekcji, aby pracownicy nie byli kuszeni do wykorzystywania ich oficjalnego stanowiska i bliskiego kontaktu z gotówką. Do każdego czeku powoływana jest specjalna komisja, każdorazowo składająca się z różnych osób niezwiązanych z kształtowaniem zawartości kasy. Skład komisji jest odnotowywany w akcie weryfikacji. Często samemu procesowi towarzyszy nagranie wideo.

Specyfika bankowych transakcji gotówkowych

System kontroli transakcji gotówkowych banku implikuje bardziej złożoną konfigurację. W oddziałach instytucji finansowych istnieje kilka poziomów weryfikacji przeprowadzanej przez różnych specjalistów. Ponieważ przez bank przepływa znacznie więcej pieniędzy niż w zwykłych organizacjach, złożoność i zwiększone wymagania dotyczące systemu kontroli są w pełni uzasadnione. Pomimo tego, że co roku starają się zautomatyzować wszystkie operacje w bankach, potrzeba co najmniej dwóch pracowników odpowiedzialnych za prawidłowy przebieg operacji: kasjera-operatora i kierownika kasjera. Pierwszy wykonuje transakcje w ciągu dnia roboczego, drugi wystawia kwotę zaliczki, zbiera i przelicza salda, wypełnia dokumentację kasową, gromadzi środki przekraczające limit gotówkowy oraz sprawuje codzienną kontrolę na poziomie podstawowym.

Kontrola gotówki i inne systemy kontroli kas

Coraz częściej kontrola nad przebiegiem transakcji gotówkowych realizowana jest z wykorzystaniem najnowszych technologii. Ich celem jest rejestrowanie działańkasjera, klienta, a także dane z pamięci fiskalnej kas. Dane te umożliwiają udowodnienie wykroczenia, oszustwa, kradzieży i innych oszustw. W sądzie to nagranie wideo będzie niepodważalnym dowodem, ponieważ nie ma już możliwości zmiany połączonych zeznań obu źródeł.

Cash Control to system kontroli kasy, składający się z kasy, kolorowych kamer wideo o wysokiej rozdzielczości, serwera wideo, programu synchronizującego materiał rejestrowany przez kamerę z odczytami tekstowymi kasy, a także zdalne miejsce pracy dla specjalisty ds. bezpieczeństwa. Na rynku jest dziś wiele takich systemów. Wszystkie opierają się na tym samym sposobie pracy, różniąc się funkcjonalnością, kosztami, konstrukcją oraz sposobami łączenia i analizy. Wśród nich są następujące systemy sterowania:

• DIT-POS - koszt zależy od ustawień serwera, łączy do 16 kas, przechowuje informacje wideo i tekstowe w kompleksie.
• POS-inspector - rosyjski rozwój, kosztuje około 6000 rubli, posiada funkcję wyszukiwania operacji według parametrów paragonu.
• POS-intellect - również rosyjski rozwój, wyróżnia się możliwością integracji z różnymi systemami transakcyjnymi, tekst na wideo jest nie tylko nakładany, ale zintegrowany programowo, wyszukiwanie fragmentów wideo odbywa się automatycznie.
• CHEKTV to kolejny rosyjski rozwój z możliwością integracji z kasami fiskalnymi i systemami transakcyjnymi, z uniwersalnym systemem nagrywania wideo, integracją oprogramowania tekstu i wideo, z możliwością sprzętuanaliza danych i automatyczne wyszukiwanie fragmentów.