Linki poziome: koncepcja, struktura zarządzania, rodzaje linków i interakcje

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Jednym z nowoczesnych trendów w zarządzaniu jest organizacja zarządzania według typu powiązań poziomych. Taka struktura charakteryzuje się zmniejszeniem liczby decyzji podejmowanych na najwyższym szczeblu, zapewnieniem szerszych uprawnień pracownikom niższego szczebla. Dzięki temu wydłuża się czas reakcji na nowe problemy i sytuacje. Jednak taki system ma również wady. Pewną trudnością jest dobór kadry inicjatywnej zdolnej do samodzielnego stawiania i rozwiązywania problemów.

Koncepcja ogólna

W każdej organizacji powinna być prowadzona koordynacja działań pracowników i działów. Interakcja między nimi a kierownictwem określa zestaw stabilnych powiązań, które zapewniają dobrze skoordynowany mechanizm, koordynację ról i funkcji. Zbiór łączy znajdujących się na tym samym poziomie hierarchii stanowi etap zarządzania.

Główne typy połączeń są następujące:

• Łącza kontroli poziomej. To pojęciecharakteryzuje relacje między jednostkami zarządzającymi tego samego szczebla lub członkami przedsiębiorstwa.
• Połączenia pionowe. Łączą różne poziomy hierarchii i tworzą podział władzy. Ich głównym celem jest przekazywanie informacji administracyjnych (odgórnych) i sprawozdawczych (oddolnych). Ten rodzaj relacji jest typowy dla dużych organizacji. Przykładem wyidealizowanej wersji jest system administracji państwowej w czasach sowieckich, zbudowany w oparciu o federalizm i unitaryzm.

Poziome i pionowe łącza zarządzania współdziałają w jednym środowisku korporacyjnym. Te pierwsze przyczyniają się do wzmocnienia tych drugich i pomagają całej organizacji stać się bardziej odpornym na zmiany zewnętrzne i wewnętrzne. Zadania połączeń pionowych to usystematyzowanie różnych form połączeń poziomych, przekazywanie informacji administracyjnych i sprawozdawczych oraz zapewnienie stabilności.

Funkcjonalne i liniowe linki

Pionowe i poziome linki w organizacji mogą być liniowe i funkcjonalne. Pierwszy typ charakteryzuje się tym, że kierownik działu lub organizacji sprawuje bezpośrednią kontrolę nad podwładnymi (hierarchia pionowa). Zalety liniowego schematu sterowania są następujące:

• przejrzystość i prostota wyznaczania zadań i monitorowania ich realizacji;
• szybkie podejmowanie decyzji;
• spójność pracy wykonawców.

Wady obejmują:

• kierownik iprzeciążenie informacjami menedżera;
• konieczność dla wysoko wykwalifikowanego lidera;
• brak elastyczności menedżerskiej w zmieniających się warunkach zewnętrznych.

Podczas konstruowania funkcjonalnych powiązań pionowych i poziomych w organizacji decyzje zarządcze podejmowane są na poziomie doradczym. Najprostszym schematem odzwierciedlającym ten rodzaj zarządzania jest podział dwupoziomowy. Może być stosowany tylko do małych firm. Każda jednostka strukturalna (dział marketingu, serwis inżynierski, produkcja, finanse i księgowość, zarządzanie personelem) ma swój specyficzny zakres zadań i funkcji, a jej specjaliści odpowiadają za wąską część pracy.

Liniowa kontrola funkcjonalna

Istnieje również połączony schemat zarządzania liniowo-funkcjonalnego, który łączy cechy relacji liniowych i funkcjonalnych. Informacje i decyzje z działów są komunikowane zarówno przez kierowników liniowych, jak i na poziomie poszczególnych wykonawców i usług. Jego zalety to:

• promowanie rozwoju zawodowego w strukturze zarządzania;
• wysoki poziom kompetencji menedżerów funkcjonalnych ze względu na ich specjalizację;
• poprawa spójności pracy w zarządzaniu personelem, zasobami, jakością, produkcją i innymi obszarami;
• zmniejszenie liczby powtarzalnych funkcji dla wykonawców różnych działów.

Do wad takichschematy odnoszą się do:

• brak jakościowych powiązań poziomych między strukturami organizacyjnymi;
• ryzyko różnic w zainteresowaniach i celach między jednostkami;
• trzeba wprowadzić dodatkowych menedżerów średniego szczebla;
• Niska elastyczność interakcji między pracownikami aparatu administracyjnego ze względu na obecność formalnych procedur i zasad;
• niskie zainteresowanie innowacjami.

Stosowanie takiego schematu jest racjonalne w małych i średnich organizacjach.

Schemat zarządzania oddziałami

W dużych firmach coraz częściej stosuje się podejście dywizyjne - strukturę zarządzania produktem, w której każdy z dywizji wytwarza towary lub usługi zorientowane na różne rynki. W każdym dziale istnieją usługi funkcjonalne i system powiązań poziomych.

Struktury dywizyjne są zarządzane za pomocą dodatkowych poziomów pośrednich. Wzrost hierarchii pionowej z jednej strony pomaga kierownictwu firmy skoncentrować się na działaniach strategicznych, a z drugiej przeciwstawia się wspólnym celom celów poszczególnych pionów. Jeśli zasoby materialne, finansowe i pracownicze są rozdzielane między nimi centralnie, może powstać konflikt interesów.

Kluczowe funkcje

Powiązania poziome mają charakter wyrównania, które promujeproduktywna interakcja struktur przedsiębiorstwa w celu rozwiązywania problemów, które pojawiają się między nimi. Pomagają rozwijać samodzielność i inicjatywę wśród pracowników. Jednak nie wszyscy są gotowi do przejawiania tych cech, więc istnieje pewien problem w doborze personelu do realizacji takiego schematu zarządzania.

Powiązania poziome w organizacji odzwierciedlają poziom specjalizacji pracowników i mają na celu zróżnicowanie funkcji. Im więcej rodzajów prac, które wymagają specjalnej wiedzy i umiejętności, tym bardziej złożony staje się system połączeń.

Przy opisie takiej struktury zarządzania stosuje się również następujące pojęcia:

• Rozpiętość kontroli - liczba podwładnych, którzy muszą podlegać temu samemu kierownikowi.
• Funkcjonalizacja to interakcja między menedżerami najwyższego, średniego i najniższego szczebla.
• Podział geograficzny pracy. Jeśli organizacja ma podziały regionalne, to znacznie komplikuje to strukturę relacji pionowych i poziomych. Trudna jest również koordynacja działań i ich kontrola.

Połączenia poziome służą jako rodzaj zasobu motywacyjnego. Nie da się zapewnić pionowego rozwoju kariery dla wszystkich pracowników organizacji. Zadaniem powiązań poziomych w nowoczesnym systemie zarządzania jest zachęcenie pracownika do wykonywania większej liczby obowiązków w jednostce i robienia tego na najwyższym poziomie. Dzięki temu może przejść w górę drabiny kariery do następnego kroku w hierarchii.

Różnica między linkami poziomymi polega na tym, żenie da się dokładnie sformalizować, czyli opisać zasad relacji, podziału funkcji i ról, ponieważ powstają one między działami i pracownikami, którzy nie są bezpośrednio podlegli. W większości przypadków połączenia te są nawiązywane w ramach nieformalnych procesów, które poprawiają ogólną, formalną strukturę.

Podstawowe kształty

Najczęstsze formy powiązań poziomych w strukturze zarządzania organizacji to:

• bezpośrednie kontakty między kierownikami działów;
• horyzontalne przejście pracowników;
• tworzenie tymczasowych grup w celu rozwiązania konkretnego problemu lub realizacji projektu;
• ustanowienie stałych grup zajmujących się powtarzającymi się problemami;
• tworzenie dodatkowych struktur do integracji i zarządzania procesami poziomymi;
• Wprowadzenie dualnego systemu odpowiedzialności w funkcjonalnej strukturze zarządzania. Kierownik projektu współpracuje ze specjalistami, którzy nie są mu bezpośrednio podporządkowani. Odpowiedzialność rozciąga się na punkty krytyczne, które muszą być spełnione zgodnie z określonym programem.

Bezpośredni kontakt z kadrą kierowniczą

Przykładem bezpośredniego kontaktu między liderami może być następująca sytuacja. Dział zakupów przepełnił plan. Inny warsztat, warsztat montażu mechanicznego, nie jest obecnie w stanie poradzić sobie z taką ilością półfabrykatów ze względu na duże obciążenie. Poprzez bezpośredni kontaktszefowie tych dwóch struktur rozwiązują ten problem między sobą bez angażowania dyrektora przedsiębiorstwa (tworzenie zaległości magazynowej w warsztacie zakupowym lub w magazynie pośrednim).

Ta forma powiązań poziomych w strukturze zarządzania organizacji jest najprostsza i najtańsza. Dzięki takiemu podejściu wyższe kierownictwo może skupić się na rozwiązywaniu bardziej złożonych, strategicznych problemów. Mogą jednak wystąpić przypadki, w których decyzja dwóch liderów może nie leżeć w ogólnym interesie firmy. Na przykład w sytuacji omówionej powyżej jest to naruszenie rytmu produkcji. Dlatego ważne jest, aby nawiązać jasne połączenie komunikacyjne.

Przemiana pracownika

Przejścia poziome pracowników między działami są bardziej „egzotyczną” formą niż ta omówiona powyżej. Schemat ten jest zwykle realizowany w ramach rozwoju zawodowego pracowników.

Takie przejścia przyczyniają się nie tylko do akumulacji doświadczenia zawodowego oraz zdobywania nowej wiedzy i umiejętności, ale także do rozwoju nieformalnej komunikacji między pracownikami, co sprzyja wzmacnianiu więzi horyzontalnych w organizacji. Zaistniałe problemy częściej rozwiązywane są poprzez kontakt ustny, a nie pisemną formę komunikacji (notatki i inne rodzaje pism urzędowych). Zaleca się częstsze przeprowadzanie takich przejść, ponieważ informacje otrzymywane przez pracowników z czasem stają się nieaktualne.

Grupy docelowe

Grupy docelowe są tworzone w przypadkach, gdy wymagana jest rezerwapoziome powiązania w strukturze organizacyjnej pomiędzy dużą liczbą jednostek. W tym przypadku bezpośrednie kontakty praktycznie nie mają zastosowania. Takie problemy zwykle wymagają rozwiązania wyższego poziomu i integracji wysiłków specjalistów z różnych działów, a nawet pionów.

Forma uczestnictwa w grupie docelowej może być różna: zatrudnienie przez cały dzień pracy, jego część lub tylko w formie pomocy doradczej. Po rozwiązaniu zadania i rozwiązaniu grupy jej członkowie wracają do swoich dotychczasowych obowiązków zawodowych. Opracowywany jest regulamin i plan pracy w celu koordynowania ich pracy.

Stałe zespoły

Jeżeli dotychczasowe formy interakcji okazują się nieskuteczne, tworzone są stałe grupy, których celem jest rozwiązywanie często pojawiających się problemów. Można je omawiać w różnych odstępach czasu – codziennie lub raz w tygodniu.

Zespoły można organizować na różnych poziomach zarządzania. Jej członkami mogą być zarówno czołowi specjaliści, jak i kierownicy działów. Im większa heterogeniczność zadań, tym większy autorytet posiada zespół i więcej zaangażowanych w to poziomów zarządzania. Struktura grupy stałej może mieć sformalizowany opis w projekcie.

Warunki skuteczności grup i relacji

W zarządzaniu organizacjami wyróżnia się następujące warunki efektywności grup tymczasowych i stałych:

• Motywacja pracowników. Rozwiązywanie problemów przypisanych do grupypostrzegane przez pracowników jako dodatkowe obciążenie. Dlatego wymagane jest albo uwolnienie ich z dotychczasowych funkcji, albo wypracowanie systemu zachęt. Doświadczenie pokazuje, że częściowe usunięcie rutynowych obowiązków ma większy efekt, ponieważ nie traci kontaktu z działem, w którym pracuje pracownik.
• Identyfikacja kierowników liniowych, którzy powinni być odpowiedzialni za rozwiązywanie problemów.
• Wsparcie informacyjne. Udział w realizacji zadań powinny wziąć wszystkie zainteresowane jednostki.
• Nadanie członkom grupy uprawnień niezbędnych do zaangażowania w pracę innych specjalistów.
• Racjonalny dobór członków zespołu według statusu hierarchicznego w zarządzaniu organizacją. Jeżeli istnieje między nimi bariera ze względu na dużą różnicę w oficjalnym stanowisku, to praca grupy stanie się nieefektywna.
• Kombinacja linków poziomych i pionowych. Procesy poziome są najczęściej wykorzystywane do rozwiązywania codziennych problemów, natomiast procesy pionowe są najczęściej wykorzystywane do strategicznych.
• Doświadczenie w rozwiązywaniu konfliktów. Przy podejmowaniu decyzji w grupie często dochodzi do sytuacji, w których zderzają się interesy różnych działów. W takim przypadku powinna nastąpić produktywna wymiana informacji w celu uzyskania alternatywnej opcji.