Specjalista ds. Kontraktów: opis stanowiska, warunki przyjęcia i warunki pracy

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Nie każdy pracownik jest obecnie świadomy obowiązku podpisywania tzw. opisu stanowiska przy ubieganiu się o pracę. Należy go przesłać bezpośrednio do Działu Zasobów Ludzkich. Dokument ten z góry określa przyszłe zatrudnienie pracownika zgodnie z harmonogramem pracy firmy lub przedsiębiorstwa.

Jeżeli nie ma opisu stanowiska i nikt o nim nie mówi, oznacza to, że pracownik pozostaje bez zabezpieczenia społecznego i może być poddany ogromnemu obciążeniu ze strony kierownictwa, co często obserwuje się dzisiaj. Nadgodziny aktywności zawodowej mają negatywny wpływ na stan zdrowia, wpływają na jakość pracy. W tym przypadku chodzi również o zarobki.

Zastanówmy się, czym może być ten dokument na przykładzie opisu stanowiska specjalisty od pracy najemnej.

Nuanse pozycji

Zanim zacznieszsam opis stanowiska i jego postanowienia, powinieneś dowiedzieć się, jakie jest stanowisko pracownika kontraktowego.

Ta praca wiąże się z zawarciem umowy pomiędzy kilkoma wykonawcami. Mogą to być różne firmy, a właściwie osoby prawne. Głównym kontrahentem jest firma, która do tej pracy zatrudnia pracownika kontraktowego. Reszta to partnerzy, na przykład w zakresie dostaw materiałów, sprzedaży towarów, świadczenia pewnych płatnych usług w celu zapewnienia firmom wszelkiego rodzaju zasobów.

Osoba zaangażowana w czynności umowne nie jest stroną stosunków umownych. Jest tylko wykonawcą. Głównie techniczne. Innymi słowy zajmuje się opracowywaniem wzorów umów, które następnie podpisują kontrahenci.

Wymagania dotyczące specjalisty kontraktowego mogą zostać rozszerzone. Często osoba sporządzająca takie dokumenty jest upoważniona do monitorowania spełniania określonych w nich warunków.

Jaki jest opis stanowiska specjalisty ds. kontraktów?

W swojej pracy badany pracownik musi polegać na określonej liczbie swoich uprawnień. Innymi słowy, aby zrozumieć, czego wymaga od niego pracodawca, jakiej efektywności oczekuje się od jego zatrudnienia i jaka jest korzyść dla niego osobiście z realizacji postawionych zadań. Wszystkie te niuanse są opisane w opisie stanowiska specjalisty ds. pracy kontraktowej.

Tak więc ten dokument umożliwia wykonywanie pracy według ściśle określonych przepisów obowiązujących w firmie lub przedsiębiorstwie. Dokument ten określa również z góry relacje działu kontraktów z innymi działami strukturalnymi firmy. A nawet redystrybucja odpowiedzialności między kilka odrębnych jednostek strukturalnych.

Kto pisze instrukcje?

Wymagania dotyczące pracy specjalisty ds. pracy kontraktowej są określane bezpośrednio przez kierownictwo firm lub przedsiębiorstw. Za ustalenie i prawidłowe wykonywanie obowiązków specjalisty odpowiada kierownik działu personalnego. Wyspecjalizowany prawnik może również sporządzić opisy stanowisk, jeśli takie stanowisko jest przewidziane w państwie.

Po opracowaniu, opisy stanowisk są analizowane przez kierownictwo, jeśli to konieczne, uzupełniane o niezbędne lub brakujące elementy, a następnie zatwierdzane.

Kto podpisuje opisy stanowisk?

Bez podpisu potwierdzającego dyrektora firmy lub przedsiębiorstwa opis stanowiska jest nieprawidłowy. Przy zatrudnianiu zatwierdzony dokument musi być również podpisany przez pracownika zatrudnianego na dane stanowisko. Na osobistą prośbę pracownik może otrzymać kopię opisu stanowiska, zgodnie z którą będzie spełniał przypisane mu wymagania.

Kto kontroluje realizację postanowień opisów stanowisk?

Wypełnianie obowiązków specjalisty w zakresie prac kontraktowych jest kontrolowane przez dyrektora firmy lub przedsiębiorstwa. Jak równieżpracownicy działu personalnego. Jeśli państwo ma tylko jedno stanowisko do wykonywania czynności kontraktowych.

Firmy często tworzą działy kontraktowe złożone z kilku pracowników. Następnie zaczyna się redystrybucja obowiązków od najwyższej rangi:

• główny specjalista działu - podlega bezpośrednio kierownictwu i odpowiada za realizację opisów stanowisk każdego podwładnego ze swojego działu;
• specjalista wiodący - raportuje do głównego specjalisty, kontroluje wykonywanie obowiązków pracowników o najniższym stopniu podporządkowania;
• specjalista techniczny - raporty do głównego specjalisty.

Kto odpowiada za niezgodność? Za niewypełnienie obowiązków służbowych przez specjalistę od pracy najemnej odpowiedzialność spoczywa nie tylko na wyższym kierownictwie, ale także na samym pracowniku. Co jest również określone w instrukcjach.

Przykładowa struktura dokumentu

Poniżej znajduje się przykładowy opis stanowiska dla specjalisty kontraktującego. W razie potrzeby może być sfinalizowany przez pracowników służb personalnych i działów według uznania kierownictwa firm i przedsiębiorstw, co będzie poprawne i zgodne z prawem.

Przepisy ogólne

Ta sekcja powinna opisywać pozycję Mianowicie takie momenty:

• tytuł i ranga stanowiska – Specjalista ds. Kontraktów, Wiodący Specjalista ds. Kontraktów, Główny Specjalista ds. Kontraktów;
• struktura podporządkowania -wstępne ustalenie kolejności zgłaszania wykonanych prac;
• wymagania kwalifikacyjne na zajmowane stanowisko - wykształcenie, umiejętności, doświadczenie zawodowe na stanowisku;
• ogólne zasady rekrutacji pracowników do kadry firmy lub przedsiębiorstwa oraz ich zwalniania, w szczególności dotyczące stanowiska specjalisty ds. pracy kontraktowej;
• kolejność ewentualnych zastępstw w razie potrzeby (przeniesienie na inne stanowisko, zwolnienie chorobowe, podróże służbowe);
• lista dokumentów legislacyjnych, których postanowieniami pracownik działu kontraktów może działać w swojej działalności zawodowej.

Harmonogram pracy

Ta sekcja powinna zawierać informacje o standardowym lub nieregularnym harmonogramie pracy pracownika kontraktowego. Wszystkie pozycje w tej części opisu stanowiska pracy muszą być poparte aktami prawnymi i przepisami regulującymi godziny pracy pracowników.

Nadgodziny powinny być nagradzane dodatkowymi podwyżkami wynagrodzeń.

Prawa

W tej sekcji należy wymienić prawa, jakie pracownik działu kontraktów posiada w odniesieniu do jego przyszłej działalności zawodowej. Na przykład:

• zgłaszanie potrzebnych informacji w innych działach firmy lub przedsiębiorstwa;
• mieć dostęp do decyzji zarządczych firmy lub przedsiębiorstwa;
• dokonać zmian w celu poprawy wydajności przepływu pracy i przekazywać swoje sugestie bezpośrednio kierownikowilink do firmy lub przedsiębiorstwa;
• kontakt osobisty z kontrahentami w sprawie dostarczenia niezbędnego pakietu dokumentów do zawierania umów;
• monitorowanie realizacji postanowień umownych, osobiste uczestnictwo w procesach negocjacyjnych dotyczących spełnienia wymogów umownych przez kontrahentów.

Obowiązki

Ta część opisu stanowiska pracy specjalisty kontraktującego szczegółowo opisuje obowiązki przypisane pracownikowi. Na przykład:

• sporządź tekst umów po ustnych umowach z kontrahentami;
• przechowuj dokumentację kontraktową;
• monitorowanie terminów realizacji wymogów umownych, informowanie w odpowiednim czasie o konieczności przedłużenia stosunku umownego pomiędzy kontrahentami;
• zidentyfikuj długi i zażądaj ich zamknięcia w ramach przysługujących im praw;
• do wymiany podstawowej dokumentacji dotyczącej wypełnienia zobowiązań stron, które podpisały umowy;
• opracowanie i zmiana dokumentów poprzez sporządzenie umów dodatkowych do zawartych umów na określony czas.

Opis stanowiska głównego specjalisty ds. pracy kontraktowej może być uzupełniony o szereg obowiązków. Na przykład:

• monitorowanie spełniania wymagań dla pracowników niższego szczebla;
• raportuj wyniki działu do wyższego kierownictwa firmy;
• weź udział wprocesy negocjacyjne pomiędzy kontrahentami;
• rozwiązywanie sytuacji konfliktowych dotyczących postanowień zawartych stosunków umownych między kontrahentami;
• być przedstawicielem firmy przy zawieraniu umów z kontrahentami.

Lista może być znacznie dłuższa.

Opis stanowiska wiodącego specjalisty ds. kontraktów może być również szerszy. I uzupełnić np. o takie obowiązki:

• szkolenie techniczne;
• kontrola nad sporządzaniem dokumentów umownych, weryfikacja zapisów umownych;
• kontrola podpisywania umów i ich rozliczania;
• w razie potrzeby zastąpienie głównego specjalisty ds. kontraktów;
• wykonywanie prac organizacyjnych działu.

Odpowiedzialność

Ta sekcja zawiera informacje o tym, co grozi pracownikowi bezpośrednim niewywiązaniem się z jego obowiązków. Może to być odpowiedzialność dyscyplinarna, administracyjna, finansowa lub karna.

Wynagrodzenie

Ta sekcja zawiera informacje o wynagrodzeniu za pracę jako Specjalista ds. Kontraktów. Często podana jest tutaj wysokość wynagrodzenia zasadniczego według tabeli kadrowej, a także harmonogram możliwych naliczania premii i ich wartość, odpowiadająca jednostkom monetarnym.

Wniosek

Opis stanowiska jest jednym z dokumentów regulujących działalność pracowników firm i przedsiębiorstw. Daje zrozumienie tego, co jest wymaganepracownika i jak powinien wykonywać swoje obowiązki. Z kolei kierownictwo ma możliwość oceny profesjonalizmu pracownika w stosunku do wymagań i obliczenia, jak efektywne jest jego działanie w szczególności dla firmy.