Jakie są obowiązki sekretarki

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Aby jasno określić zakres obowiązków sekretarki, musisz wiedzieć, kto to właściwie jest. W końcu tę pozycję można oglądać pod kilkoma kątami. Znany jest np. sekretarz-referent jako pracownik biurowy, sekretarz generalny jako szef (szef) pewnej organizacji, sekretarz stanu jako urzędnik państwowy, sekretarz jako osoba dyplomatyczna, sekretarz szefa jako pracownik i inne opcje. Najczęściej, odnosząc się do tego stanowiska, mają na myśli pracownika, który wykonuje zadania (zadania) zarówno dyrektora przedsiębiorstwa, jak i poszczególnych kierowników jego działów strukturalnych. Okazuje się, że obowiązki służbowe sekretarza w tym przypadku sprowadzają się do wykonywania jednorazowych zadań związanych z załatwieniem spraw organizacyjno-technicznych.

Co sekretarka musi wiedzieć i robić

Codziennie sekretarka musi wykonywać następujące funkcje:

1. Przyjmij informacje od podwładnych, aby przekazać je kierownikowi.
2. Umów się na telefoniczną komunikację szefa. Pod jego nieobecnośćotrzymywać informacje, a następnie zwracać na nie uwagę reżysera.
3. Odbieraj i przechowuj ewidencję wiadomości telefonicznych.
4. Stwórz warunki do normalnej pracy szefa: monitoruj zapotrzebowanie na artykuły papiernicze i sprzęt biurowy.
5. Pomóc w organizacji spotkań produkcyjnych i spotkań. Poinformuj uczestników o dacie, miejscu i godzinie wydarzenia. Zbierz potrzebne materiały, zapewnij obecność obecnych i sporządź protokół ze spotkania.
6. Prowadzić prace biurowe w przedsiębiorstwie. W tym celu sekretarz musi odebrać, usystematyzować przychodzącą korespondencję i przekazać ją do rozpatrzenia kierownictwu. Następnie na podstawie nałożonej wizy przekaż dokumenty wykonawcom za podpisem. Do obowiązków sekretarza należy również kontrola postępów, terminów i wyników ich wykonania.
7. Wykonywanie drukowania i powielania dokumentów.
8. Zorganizuj przyjęcie gości do szefa firmy i, jeśli to możliwe, stwórz warunki do szybkiego rozwiązania problemów.

Aby wykonywać te pozornie proste obowiązki sekretarki, pracownik musi wiedzieć:

• cały skład zarządu przedsiębiorstwa i jego podziałów strukturalnych;
• karta, personel i struktura przedsiębiorstwa, jego profil, perspektywy rozwoju i specjalizacja;
• dokumenty normatywne do prawidłowego prowadzenia ewidencji;
• zasady korzystania ze sprzętu biurowego i komunikacji;
• zasady VTR, OT, bezpieczeństwa przeciwpożarowego i sanitacji przemysłowych;
• zasady organizacji pracy w pracylokalizacja;
• akty normatywne i prawne, zarządzenia, uchwały, rozkazy dotyczące planowania, rozliczania i zarządzania jakością wykonywanych prac.

Szczegóły biurowe

Jeśli mówimy o bardziej konkretnej, wąskiej specjalizacji, sytuacja jest nieco inna. Weźmy na przykład obowiązki sekretarza-urzędnika. Już sam tytuł stanowiska jasno określa aspekt pracy do wykonania. Zazwyczaj każde przedsiębiorstwo posiada już opis stanowiska, który wskazuje obszary działania specjalisty ds. ewidencji. Jeśli nie ma takiej instrukcji, lepiej ją stworzyć. Aby to zrobić, powinieneś skorzystać z przewodnika kwalifikacyjnego, który zawiera przybliżone próbki. Następnie wersja standardowa musi zostać sfinalizowana w odniesieniu do konkretnej organizacji, z uwzględnieniem specyfiki i cech wewnętrznych. Ogólnie w obowiązkach sekretarza-urzędnika należy wyraźnie prześledzić 3 główne kierunki:

1. Pracuj z korespondencją. Odbiór, przetwarzanie go w nowoczesny sposób i terminowe wysyłanie.
2. Popraw dokumentację wewnętrzną.
3. Rejestracja, ścisła księgowość i przekazywanie dokumentów do archiwum w celu przechowywania.

Cechy pracy referenta

W niektórych przedsiębiorstwach takie stanowisko jest wprowadzane do państwa, które obejmuje szeroki zakres obowiązków: od „biura informacyjnego” do „zastępcy dyrektora”. Taki specjalistamusi posiadać szeroką wiedzę i dobrą znajomość sytuacji. Obowiązki sekretarza referenta zostały nieznacznie rozszerzone ze względu na zwiększenie uprawnień. Ogólnie rzecz biorąc, jest to zwykła praca sekretarza, ale słowo „referent” wprowadza pewne dodatki do standardowej listy. W szczególności asystent sekretarza może samodzielnie przyjmować gości w określonych kwestiach. Posiadając określone informacje, jest w stanie samodzielnie podejmować decyzje. Ponadto referent wykonuje odpowiedzialne polecenia kierownika dotyczące działalności gospodarczej organizacji (przedsiębiorstwa). Czasami asystent sekretarza jest odpowiedzialny za prowadzenie dokumentacji kadrowej. Odbywa się to tylko wtedy, gdy łączna ilość pracy pozwala na wykonywanie dodatkowych obowiązków.