Wzory wypełnienia listu przewozowego. Zasady wypełniania listu przewozowego

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Działalność organizacji w wielu sprawach podlega starannej kontroli i jest regulowana wieloma zasadami. Jednym z nich są próbki wypełnienia listu przewozowego, faktury i innej podstawowej dokumentacji. Aby działalność firmy była w pełni zgodna z wymogami prawa, podczas wypełniania tych dokumentów należy postępować zgodnie z ustalonymi instrukcjami. W tym artykule omówiono wzory wypełnienia listu przewozowego i innych dokumentów towarzyszących, ich cel, strukturę i znaczenie w działalności organizacji.

Podstawowa dokumentacja i jej przeznaczenie

Wszystkie operacje w działalności firmy muszą być udokumentowane i odzwierciedlone w dokumentacji podatkowej, księgowej i zarządczej. W przyszłości wszystkie te dane są usystematyzowane, podsumowywane, analizowane i wykorzystywane przez różnych użytkowników do różnych celów. Najważniejszym z nich jest raportowaniewyniki działalności finansowej i gospodarczej przed organami regulacyjnymi.

Kategoria dokumentacji pierwotnej obejmuje szereg dokumentów przeznaczonych do rejestracji określonych zdarzeń w życiu handlowym firmy. Ich cechą wyróżniającą jest wypełnienie w momencie transakcji lub zaraz po niej. Dokumentacja pierwotna jest dowodem na to, że operacja została faktycznie wykonana. Takie dokumenty obejmują list przewozowy, list przewozowy (TTN), fakturę, specyfikację, przychodzące i wychodzące zlecenie gotówkowe i kilka innych dokumentów.

Cesja listu przewozowego

List przewozowy - podstawowy dokument przelewu, który jest sporządzany w momencie wysyłki towaru do kupującego przez dostawcę. Dowód, że przedmiot został sprzedany. Musi być wydany w dwóch lub więcej egzemplarzach. Dodatkowe dokumenty są sporządzane w przypadku zakupu towaru na kredyt lub leasing, przy udziale komisu, agenta, a także przy wykorzystaniu dotacji państwowych lub środków budżetowych. Jeden egzemplarz ma zostać u dostawcy, drugi dla kupującego, trzeci - dla banku, innej instytucji finansowej, pośrednika, instytucji budżetowej.

Każdej działalności handlowej organizacji prawnych i przedsiębiorców musi towarzyszyć list przewozowy. Forma, przykładowe wypełnienie i cechy wyglądu dokumentu mogą się nieznacznie różnić. Ustawodawstwo przewiduje kilka opcji rejestracji. Aleistnieją również wymagania, które muszą spełniać wszystkie szablony faktur sprzedaży.

Opcje projektu listu przewozowego

Organizacje mogą przedstawiać wydarzenia w swoich codziennych działaniach na różne sposoby. Dotyczy to również próbek wypełnienia listu przewozowego. Poniżej znajduje się lista opcji, które firma może podjąć:

• Korzystanie z oficjalnego ujednoliconego formularza TORG-12. Po co odtwarzać koło, skoro już dawno zostało wynalezione? TORG-12 jest odpowiedni dla organizacji o dowolnej formie prawnej, pracujących we wszystkich obszarach i z dowolnymi towarami. Jednocześnie oficjalny formularz został opracowany z uwzględnieniem wszystkich wymagań organów regulacyjnych, z życzeniami firm dla wygody i prostoty. Wszystkie wersje elektronicznych baz danych 1C, które są używane przez księgowych do pracy z dokumentacją firmy, są wyposażone w standardowe formularze TORG-12.
• Opracowanie i zatwierdzenie własnego formularza z uwzględnieniem potrzeb organizacji i wszelkich wymogów prawnych. Niektóre organizacje, dla wygody użytkowników wewnętrznych, dokonują korekty TN, uzupełniają ją niezbędnymi kolumnami, tabelami i szczegółami. Nie jest to prawnie zabronione, jeśli poprawki nie zmieniają istoty dokumentu, a mimo to zadowala on użytkowników poszukiwanymi przez nich informacjami.
• Stosowanie ujednoliconego formularza UPD (Universal Transfer Document), który jednocześnie pełni rolę listu przewozowego i faktury, jest istotne dla organizacji będących płatnikami VAT. Wygoda tkwi w zniknięciukonieczność osobnego wydruku faktury, co oszczędza czas, powierzchnię biurową do przechowywania dokumentów, środków materialnych (papier i toner), zmniejsza ryzyko błędów i rozbieżności w paczce dokumentów dla jednej operacji biznesowej, a także ryzyko utraty jego składniki podczas przechowywania.
• Użyj elektronicznej wersji dokumentów. Niektóre nowoczesne firmy już dawno przestawiły się na elektroniczne zarządzanie dokumentami. Wymagania dotyczące faktur elektronicznych są takie same jak w przypadku faktur papierowych. Aby skorzystać z tej formy przepływu pracy, będziesz musiał uzyskać podpis elektroniczny.
• Korzystanie ze standardowych czasopism i książek. Drukarnie produkują ogromną liczbę książek z formami dokumentów pierwotnych, w tym listów przewozowych. Indywidualni przedsiębiorcy preferują ten wzór wypełnienia, ponieważ nie wymaga on specjalnej wiedzy z zakresu rachunkowości i obsługi technologii komputerowej. Dotyczy to przedsiębiorców, których proces pracy ma niewiele wspólnego z czynnościami biurowymi - handlowców pawilonów targowych, przedsiębiorców podróżujących i innych.

List przewozowy: instrukcje wypełniania

TN musi koniecznie spełniać wymagania urzędu podatkowego. Proces jej rejestracji regulują przepisy rachunkowe oraz regulacyjne akty prawne organów kontrolnych. Ten dokument musi zawierać szereg wymaganych informacji:

• numer i data dokumentu;
• nazwy i adresy (faktyczne i prawne) nadawcy i odbiorcy;
• NIP,rachunek bieżący, informacje na podstawie realizowanej transakcji (umowa, specyfikacja, ich numer i data);
• lista wysłanych pozycji, ilość każdej pozycji, jednostki miary, koszt jednostkowy, łączna kwota na pozycję, łączna kwota dla całej listy, procent VAT i jego wartość pieniężna;
• nazwiska i inicjały osób odpowiedzialnych za bieżącą operację: kto wysłał z magazynu, kto złożył zamówienie, kto je otrzymał;
• Drukuj strony, jeśli są używane w działaniu (niektóre PI działają bez drukowania).

List przewozowy

Innym dokumentem standardowego pakietu dla transakcji jest list przewozowy. Stosuje się go w przypadku udziału w procesie kupna-sprzedaży pozycji magazynowych własnego transportu samochodowego lub przewoźników obcych. Niezbędny jest zarówno zwrot kosztów paliwa i smarów, jak i potwierdzenie legalności ładunku w procesie przewozu funkcjonariusza policji drogowej oraz wykazanie zasadności wykonania usługi transportowej.

Organizacje stosują obecnie równolegle dwie formy listów przewozowych. Formy i wzór wypełnienia różnią się całkowicie. Kompozycja detali jest prawie identyczna, ale w dokumencie jest inaczej odzwierciedlona. Najważniejszą różnicą między formularzami TTN i 1-T jest brak sekcji z listą towarów w drugiej.

Zasady wypełniania listu przewozowego

Towar-Konosament składa się z dwóch części. Pierwsza z nich zawiera następujące informacje o transakcji:

• data i numer dokumentu;
• nadawca i odbiorca, ich rzeczywiste adresy, dane bankowe, informacje o podstawie transakcji;
• miejsce dostawy towaru;
• sekcja tabeli z listą towarów, ich kosztem, liczbą miejsc, dostępnością i rodzajem opakowania, jednostkami miary, wagą;
• nazwisko i inicjały urzędników, którzy upoważnili i dokonali wydania towarów, ich podpisy i pieczęć firmy wysyłającej;
• stanowisko, nazwisko i inicjały, podpis przewoźnika;
• stanowisko, nazwisko i inicjały, podpis osoby odbierającej towar oraz pieczęć odbiorcy.

Druga sekcja TTN zawiera informacje o samochodzie realizującym transport i jego kierowcy. Ta część formularza musi zawierać:

• marka, model, numer rejestracyjny samochodu;
• Imię i nazwisko kierowcy, jego podpis w kolumnach o przyjęciu ładunku do przewozu, ze wskazaniem liczby miejsc siedzących i o dostarczeniu ładunku do odbiorcy;
• inne informacje informujące o charakterystyce ładunku - toksyczność, wybuchowość, radioaktywność i tak dalej.

Różnice nowej formy 1-T

Podczas samodzielnego transportu organizacje stosują opisaną powyżej próbkę wypełniania TTN. Formularz listu przewozowego 1-T jest stosowany w przypadkach, gdy ładunek jest przewożony przez organizację zewnętrzną lub prywatnego kierowcę. Bez tego nie da się udowodnić istnieniastosunek umowny odpowiednio z kierowcą lub firmą transportową nie ma możliwości odpisania kosztów opłacenia ich usług w zakresie rachunkowości i księgowości podatkowej.

Główna różnica między tymi dwoma formularzami polega na tym, że formularz 1-T nie zawiera sekcji towaru i szczegółowych informacji o przewożonym ładunku. Można w nim określić tylko liczbę miejsc, charakterystykę ładunku i opakowania oraz zadeklarowaną wartość.

Czym się kierować podczas wypełniania?

Poniżej znajduje się lista decyzji legislacyjnych dotyczących wykonania powyższych dokumentów:

• Dekret Rządu nr 272 z dnia 15 kwietnia 2011 r. – zatwierdzenie formularza 1-T.
• Pismo Ministerstwa Finansów z dnia 6 listopada 2014 r. - w sprawie uznania stosunku umownego między przewoźnikiem a klientem;
• Pismo Federalnej Służby Podatkowej z dnia 21 marca 2013 r. – w sprawie stosowania formularzy TTN przy obliczaniu podatku dochodowego;
• Dekret Państwowego Komitetu Statystycznego nr 132 z dnia 28 grudnia 1998 r. – zatwierdzenie formularza TORG-12.

Dlaczego konieczne jest prawidłowe wypełnianie podstawowych dokumentów?

Każda organizacja komercyjna działa dla zysku. Od jego wysokości jest zobowiązany do płacenia podatków i innych składek na rzecz państwa. Wyliczenie ich wysokości jest całkowicie uzależnione od poprawności dokumentacji pierwotnej. W przypadku popełnienia błędów lub stwierdzenia naruszeń organizacja może następnie podlegać dużympodatki niż oczekiwano. Na przykład, jeśli dokumenty potwierdzające wydatki, które organizacja ma prawo odliczyć od podstawy opodatkowania, są nieprawidłowo wykonane, Federalna Służba Podatkowa może ich nie rozpoznać. W takim przypadku organizacja będzie musiała ponosić koszty z własnej kieszeni, a nie przez wliczanie ich do ostatecznego kosztu produkcji.

Sankcje za brak lub nieprawidłowe wypełnienie dokumentów

Brak kopii pierwotnych dokumentów może spowodować falę nieplanowanych kontroli ze strony Federalnej Służby Podatkowej. Każde stwierdzone naruszenie może podlegać karze grzywny. Jeśli służba podatkowa dostrzeże oszustwo, zamiary przestępcze lub próbę uchylania się od płacenia podatków w wyniku błędów lub braku dokumentacji, organizacja poniesie bardziej nieprzyjemne konsekwencje - grzywny, sankcje podatkowe, odpowiedzialność administracyjną i karną przewidzianą w artykułach odpowiednich kodeksów.