Opis stanowiska kierownika biura z funkcjami sekretarki: cechy i wymagania

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Nawet przy niewielkim personelu, obejmującym tylko szefa firmy i jego pracowników, potrzebny jest odpowiedzialny pracownik, który byłby siłą organizacyjną zdolną do kierowania i kontrolowania procesu pracy - to jest idea, która determinuje tekst opisu stanowiska kierownika biura.

To stanowisko wymaga od kandydata posiadania określonych umiejętności i odpowiedniego wykształcenia, a także umiejętności interakcji z ludźmi. Jednak lista wymagań nie ogranicza się do tego.

Opis pracy

Już na etapie aplikowania na stanowisko kandydat może zapoznać się z aktem normatywnym regulującym jego prawa, obowiązki i odpowiedzialność w firmie. Taki dokument nazywa się opisem stanowiska. Składa się z pięciu głównych sekcji:

1. Postanowienia ogólne. Zawierają wszystkie informacje organizacyjne: nazwę przedsiębiorstwa, zajmowane stanowisko oraz jednostkę strukturalną, do której należy. Wskazuje również podporządkowanie, procedurę obsadzania stanowiska i zwalniania, a także wymagania dotyczące wykształcenia ikwalifikacje.
2. Obowiązki. Ta sekcja zawiera listę obowiązków pracownika, a także sposoby ich realizacji.
3. Prawa pracownika, czyli wszelkie dodatkowe możliwości, które przyczyniają się do efektywnego wykonywania obowiązków.
4. Odpowiedzialność. Zgodnie z tą sekcją kierownictwo podejmuje decyzje dotyczące oceny wyników, awansu lub kary.
5. Związki. Ta sekcja reguluje wszelką komunikację z zewnętrznymi i wewnętrznymi działami, które pracownik może mieć w trakcie wykonywania swoich funkcji.

Zasady sporządzania opisu stanowiska pracy

Podstawą normatywną przygotowania takich dokumentów jest Katalog Kwalifikacyjny na stanowiska kierowników, specjalistów i innych pracowników (1998). Podczas jego opracowywania dużą uwagę zwrócono na opis stanowiska i warunków wykonywania przez pracownika obowiązków. Specyfika pracy zawarta jest w tytule dokumentu, na przykład „Opis stanowiska sekretarki” (kierownik biura lub główny księgowy).

Ponadto, jeśli istnieją dwa stanowiska z tym samym tytułem, ale różnymi zadaniami, należy przygotować różne dokumenty, aby odzwierciedlić te różnice. Opisy stanowisk kierownika biura oficera personalnego mają pewne różnice w stosunku do tej samej regulacji dla sekretarki.

Wymagania dla kierownika biura

Kandydat na stanowisko w taki czy inny sposób będzie musiał zarządzać ludźmi. Może to być tylko kilka osób w małej firmie lub cały personel administracyjny w dużym przedsiębiorstwie. Naturalnie,kandydat musi być pewnym siebie użytkownikiem komputera i umieć pracować z innym sprzętem biurowym (skaner, drukarka lub faks). Kierownik biura często jest przedstawicielem firmy, dlatego dobra mowa i umiejętność komponowania listów biznesowych jest warunkiem koniecznym. Bardzo często firmy wymagają od takich pracowników znajomości podstaw pracy biurowej i prawa pracy. Znajomość przynajmniej jednego języka obcego jest nadal pożądaną umiejętnością, ale przy ubieganiu się o duże przedsiębiorstwo jest to już jeden z obowiązkowych wymagań.

W niektórych przypadkach kierownik biura musi łączyć swoje obowiązki z funkcjami innych pracowników. Prowadzi to do wzrostu wymaganych umiejętności. Zatem kierownik biura z funkcjami księgowego musi mieć odpowiednie wykształcenie i własne specjalne programy.

Główne obowiązki

Typowy opis stanowiska kierownika biura z funkcjami sekretarskimi obejmuje następujące elementy:

• obsługa poczty, zarówno przychodzącej, jak i wychodzącej; ich redystrybucja w firmie;
• kontrola terminów realizacji zobowiązań wynikających z umów i porozumień;
• wykonywanie połączeń wychodzących i przychodzących;
• praca z klientami i przedstawicielami firm partnerskich;
• monitorowanie dostępności niezbędnej papeterii;
• utrzymywanie sprzętu biurowego w dobrym stanie i wzywanie specjalistów w przypadku awarii;
• rozkład czasu w ramach harmonogramu pracy (w niektórychsprawy i dla lidera);
• organizacja niezbędnych wydarzeń (spotkań, konferencji, wyjazdów służbowych, imprez firmowych);
• minuty spotkań;
• aktualizacja i dodawanie nowych treści do strony firmowej.

Ta lista zawiera tylko podstawowe wymagania. Inne pozycje można dodać zgodnie ze specyfiką zawieranej umowy o pracę. Opis stanowiska kierownika biura z funkcjami oficera personalnego, na przykład, instruuje pracownika, aby przechowywał i dostarczał całą dokumentację sprawozdawczą w odpowiednim czasie lub zastępował kierownika działu personalnego w przypadku jego nieobecności.

Dodatkowe obowiązki

Oprócz podstawowych funkcji, opis stanowiska kierownika biura zawiera listę różnych obowiązków, które mogą się różnić w zależności od działalności firmy. Kierownikowi biura można zlecić współpracę z organami administracyjnymi tj. uzyskanie zezwolenia na prowadzenie działalności handlowej, otwarcie oddziału firmy lub spółki zależnej itp.

Jednym z najbardziej odpowiedzialnych zadań jest faktyczne zarządzanie firmą pod nieobecność jej dyrektora. Oczywiście jest to możliwe tylko wtedy, gdy pracownik jest osobą odpowiedzialną i godną zaufania, na której można polegać. Ponadto w opisie stanowiska kierownika biura często pojawia się klauzula o konieczności udzielenia pełnomocnictwa ogólnego. Taki dokument może:wymagane na przykład do odbierania poczty o wysokim znaczeniu.

Nieformalne wymagania

Duże firmy zwykle umożliwiają kandydatom na to stanowisko wcześniejsze zapoznanie się z przykładowym opisem stanowiska pracy kierownika biura, aby byli oni w pełni świadomi listy wymagań i obowiązków.

Ale nawet mając takie uprawnienia, kandydat musi zrozumieć, że pozostaje jednym z wielu pracowników przedsiębiorstwa. W związku z tym nie należy zapominać o tym, czego nie podano w opisie stanowiska. Kierownik biura z funkcją sekretarki musi być osobą wyczuloną na czas, aby móc go rozdysponować w miarę potrzeb.

Zadania przepływu pracy

Najważniejszym wymogiem dla jego pracy jest wydajność, więc osoba piastująca takie stanowisko jest zobowiązana do ekonomicznego wydatkowania materiałów biurowych, kontrolowania ilości zużywanej energii elektrycznej.

Za pozostałych pracowników firmy kierownik biura odpowiada niemal na równi z szefem. Z tego powodu musi zapewnić, że warunki pracy są zgodne z przyjętymi normami sanitarnymi i zasadami bezpieczeństwa. Wreszcie, wypełniając swoje bezpośrednie obowiązki, kierownik biura uzyskuje dostęp do tajnej dokumentacji, więc jednym z wymogów jest podpisanie umowy o nieujawnianiu tajemnic handlowych lub innych informacji, które mogłyby zaszkodzić pozycji firmy na rynku.

Prawe biuro-kierownik

Oczywiście wykonywanie takiej liczby obowiązków pozwala pracownikowi cieszyć się szczególnymi uprawnieniami. Są one również wyszczególnione w opisie stanowiska kierownika biura. Istota niektórych z nich, jak np. możliwość dostępu do informacji poufnych, wynika bezpośrednio z konieczności wypełniania obowiązków służbowych. Inne są związane z przywilejami władzy. Kierownik biura ma więc prawo żądać od pozostałych pracowników naprawienia błędów, które popełnili przez zaniedbanie w dokumentach produkcyjnych, ustalać dla nich wysokość zachęty lub nakładać kary za zaniedbania.

Często kierownik biura jest łącznikiem między pracownikami a kadrą kierowniczą. Stanowisko to pozwala mu dążyć do lepszych warunków pracy i przedstawiać zbiorowe życzenia poprawy jakości pracy zarówno pojedynczego działu, jak i całego przedsiębiorstwa.

Cechy opisu stanowiska kierownika biura działu sprzedaży

Kierownicy biur są od dawna niezastąpieni w dużych i małych firmach, więc potrzebują specjalnych umiejętności, aby obsadzić taki wakat. Częstym przypadkiem jest sytuacja, gdy w tym samym przedsiębiorstwie pracuje kilku kierowników biur, pełniąc funkcje specjalne, nad którymi jest senior. Ich opisy stanowisk są zasadniczo takie same, ale różnią się dodatkowym zestawem funkcji.

Tak więc, jeśli kierownik biura pracuje w dziale sprzedaży, jego opis stanowiska może zawierać takie elementy, jak:

• szukaj nowych punktów sprzedaży;
• śledzenie zmian w strukturze popytu;
• przygotowanie dokumentów sprawozdawczych o doskonałej sprzedaży;
• bezpośrednia praca z klientem w celu otrzymywania zamówień i ich późniejszej realizacji;
• praca w celu informowania klientów o ewentualnych zmianach w asortymencie i przeliczaniu cen;
• organizuj niezbędne spotkania;
• podpisywanie umów na dostawę towarów.

Dalsze wymagania mogą być związane ze specyfiką towarów oferowanych przez firmę. Jeżeli firma zajmuje się sprzedażą i kupnem nieruchomości, wówczas do obowiązków kierownika biura może należeć przygotowanie broszur informacyjnych oraz wykonanie określonych dokumentów.

Odpowiedzialność kierownika biura

W przypadku niewypełnienia swoich obowiązków, popełnienia wykroczeń, w tym ujawnienia tajemnicy przedsiębiorstwa lub innych działań szkodzących wizerunkowi firmy, kierownik biura ponosi odpowiedzialność zgodnie z normami administracyjnymi, cywilnymi i kodeksy karne. Jeżeli organizacji wyrządzono szkodę materialną, wówczas kara jest nakładana zgodnie z przepisami kodeksu pracy.