Wewnętrzna karta kontroli finansowej: do czego służy, wypełnienie próbki

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

W procesie działalności finansowej i gospodarczej organizacje przeprowadzają wiele operacji: produkcję towarów, świadczenie usług, rozliczenia z dostawcami i klientami, płatności podatków i opłat oraz inne operacje określone przez rodzaje działalności i ustawodawstwo. Organizacja musi składać sprawozdania ze wszystkich tych operacji i ich wyników finansowych organom regulacyjnym, terminowo składać określone sprawozdania. Oprócz raportowania do urzędu podatkowego i innych organów, firmy muszą zgłaszać wyniki finansowe swoim udziałowcom i założycielom, wspólnikom, a nawet niektórym dłużnikom. Raportowanie jest również wymagane do użytku wewnętrznego. Do tego wszystkiego istnieje kontrola wewnętrzna, dla wygody której używana jest wewnętrzna karta kontroli finansowej. Ten artykuł jest poświęcony temu tematowi. Z niego będzie wiadomo, czym jest kontrola wewnętrzna,jaka jest procedura jej wdrażania i dlaczego potrzebujemy wewnętrznej karty kontroli finansowej, jej elementów, specyfiki i zasad wypełniania.

Co to jest kontrola wewnętrzna

Kontrolę wewnętrzną w organizacji sprawuje dział księgowości lub sam dyrektor, jeśli organizacja jest mała i przyjął on rolę głównego księgowego. Reguluje procedurę wykonywania wewnętrznej kontroli finansowej Ustawa federalna nr 402 z dnia 6 grudnia 2011 r. Nazywa się to ustawą - „O rachunkowości”. Odnosi się w szczególności do kontroli wewnętrznej w art. 19. Opisuje szereg kluczowych wymagań dotyczących bieżącej księgowości, potrzebę jej utrzymania dla wszystkich organizacji bez wyjątku, a także sankcje dla organizacji, które nie spełniają tych wymagań.

Jak powinna wyglądać kontrola wewnętrzna

Procedura wykonywania wewnętrznej kontroli finansowej zakłada wdrożenie kilku zasad. Zgodność z nimi jest ważna zarówno dla użytkowników wewnętrznych w organizacji, jak i dla recenzentów zewnętrznych.

• Niezawodność. Cała dokumentacja i sprawozdawczość muszą w pełni odpowiadać przeprowadzanym operacjom. Wszystkie faktycznie zakończone procesy powinny być odzwierciedlone, z rzeczywistą kwotą i warunkami.
• Kompletność. Dokumenty i raportowanie powinny zawierać wszystkie dane, które są ważne dla interesariuszy. Operacje powinny być określone, jeśli to konieczne, zawierać komentarze wyjaśniające.
• Neutralność. Zainteresowania nie powinny być wskazywane w dokumentacji i raportowaniudowolne osoby.
• Ciągłość. Przestrzegana jest hierarchia dokumentów i raportów, kolejność odzwierciedlenia kwot całkowitych, skumulowana suma za okresy sprawozdawcze. Wszystkie dokumenty są połączone.

Sposoby wdrażania

Wszystkie organizacje znajdują się w różnych sytuacjach. W niektórych pracuje tylko jedna osoba, która jest zarówno założycielem, dyrektorem, księgowym, jak i kierownikiem sprzedaży i zakupów w jednym. W innych wręcz przeciwnie, jest ogromny personel, z których każdy zajmuje się własnym biznesem. W jednym przypadku organizacji wygodniej jest przeprowadzać własne obliczenia, w innym po prostu nie ma do tego wystarczającej liczby personelu. Na tej podstawie firmy mają dwie możliwości wyjścia z sytuacji, z których każda ma swoje plusy i minusy.

• Samodzielna rejestracja. Nawet w organizacji z jednym pracownikiem możliwe jest samodzielne prowadzenie ewidencji. W tym przypadku za księgowość odpowiada sam dyrektor. Oznacza to, że posiada wiedzę z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości, zasad i przepisów dotyczących rachunkowości, pracy biurowej i obiegu dokumentów. Do tej pory istnieją usługi online, które bardzo pomagają w pracy, nawet przy minimalnej wiedzy w tej dziedzinie. Możesz zatrudnić indywidualnego księgowego lub nawet cały dział księgowości, w zależności od potrzeb firmy. W takim przypadku księgowi dostają pracę zgodnie z wymogami Kodeksu Pracy, otrzymują wynagrodzenie i składki na specjalistyczne fundusze.
• Umowa z audytem lubkonsultowanie strony trzeciej. W takim przypadku wszystkie obowiązki księgowe spadają na barki specjalistów z firmy zewnętrznej. Główną troską klienta jest terminowa płatność za usługi. Nie trzeba szukać kandydatów na stanowisko księgowego, testować je i wybierać z masy kandydatów, nie trzeba płacić pensji i składek na fundusze socjalne. Ale zazwyczaj cena usług doradczych jest wielokrotnie wyższa niż wynagrodzenie przeciętnego księgowego.

Przedmioty i przedmioty kontroli wewnętrznej

W procesie kontroli można rozróżnić podmioty i przedmioty. Podmioty – osoby wykonujące czynności zmierzające do uzyskania wyniku audytu, czyli właściciele lub urzędnicy, którym powierzono te obowiązki. Istnieje kilka poziomów przedmiotów:

• pierwszy poziom - właściciele lub członkowie organizacji, którzy inicjują audyt z konieczności lub z własnej decyzji;
• drugi poziom - realizatorzy procesu kontroli (członkowie komisji rewizyjnej lub audytorzy zewnętrzni, którym powierzono te obowiązki z tytułu zajmowanego stanowiska lub zobowiązań umownych);
• trzeci poziom - pracownicy, których obowiązki zawodowe obejmują wdrażanie funkcji kontrolnych;
• czwarty poziom - personel przeprowadzający inspekcję w razie potrzeby.

Obiekty sprawdzeń to obiekty, do których kierowana jest kontrola. Mogą to być zasoby organizacji,systemy bezpieczeństwa, personel, wyniki finansowe i inne elementy działalności gospodarczej, które są przedmiotem zainteresowania różnych użytkowników poszukiwanych informacji.

Organizacja systemu kontroli wewnętrznej

Kontrola wewnętrzna zapewnia informacje i zaufanie do organizacji wielu użytkownikom jednocześnie. Powinna być zaprojektowana w taki sposób, aby odpowiadała interesom wszystkich osób, dla których ważna jest informacja o kondycji finansowej firmy i jej pozycji na rynku. W tym celu kontrola powinna dotyczyć następujących elementów działalności gospodarczej:

• kompletność i rzetelność informacji odzwierciedlona w rachunkowości, rachunkowości podatkowej i zarządczej, ich porównywalność i ciągłość;
• działalność przedsiębiorstwa jako całości i stopień jej odzwierciedlenia w dokumentach księgowych;
• legalne i efektywne wykorzystanie środków będących w dyspozycji przedsiębiorstwa;
• niezawodność ochrony tajemnic handlowych;
• nastawienie kierownictwa organizacji do zidentyfikowanych niedociągnięć, szybkość i podejście do ich korygowania;
• szybkie przekazywanie informacji wewnętrznych i raportowanie osobom, których obowiązki zawodowe obejmują podejmowanie decyzji zarządczych.

Co to jest wewnętrzna karta kontroli finansowej

Do wdrażania kontroli wewnętrznej należy podchodzić systematycznie. Aby proces był najwygodniejszy, istnieje specjalny dokument -karta wewnętrznej kontroli finansowej. W uproszczeniu jest to plan działań kontrolnych wskazujący procedury i osoby odpowiedzialne (przedmioty i podmioty). Proces dokumentowania kontroli wewnętrznej zawiera szereg powiązanych ze sobą formularzy i raportów. Jednocześnie należy zauważyć, że wewnętrzna karta kontroli finansowej dla niektórych organizacji jest obowiązkowa, dla innych jest to po prostu wygodne narzędzie używane do woli.

Ministerstwo Finansów opracowało ujednolicony formularz wewnętrznej karty kontroli finansowej instytucji publicznej. Przykład takiej formy podano w tym materiale. Jest obowiązkowy dla organizacji, które w swojej działalności wykorzystują środki budżetowe. Czyli struktury państwowe, państwowe i miejskie.

2017 Karta wewnętrznej kontroli finansowej: informacje weryfikowalne

W wewnętrznej kontroli organizacji, zarówno komercyjnych, jak i publicznych, ważne jest, aby dotknąć wszystkich elementów działalności biznesowej. Następujące procedury kontrolne znalazły odzwierciedlenie w kartach wewnętrznej kontroli finansowej za rok 2017:

• Uzgodnienie sald wskazanych w dokumentacji i wymienionych na kontach bilansowych. Rozważane są księgi kasowe, wyciągi bankowe, akty uzgodnień z kontrahentami, raporty kasjera, raporty magazynowe, czyli dokumentacja podstawowa.
• Porównanie kwot wykazanych w bilansie na początek roku, raport roczny za ostatni okres sprawozdawczy, wskaźnikiKsięgi Głównej oraz kwoty odzwierciedlone w sekcjach bilansu na dzień bieżący.
• Inwentaryzacja zapasów, kosztowności, majątku.
• Kontrola i uzgadnianie zobowiązań i należności.
• Sprawdzanie prawidłowości zarządzania dokumentami, zgodności dokumentacji z wymogami prawa, polityki rachunkowości organizacji, planu kont, innych regulacji związanych z dziedziną działalności.
• Sprawdzenie dostępności i poprawnego wykonania podstawowej dokumentacji, na podstawie której wprowadzano dane do księgowości i raportowania.

Zawartość karty kontroli wewnętrznej

Procedura generowania wewnętrznych kart kontroli finansowej może różnić się w firmach w zależności od formy prawnej, cech pracy, zakresu działalności. Ale w całej różnorodności form dokumentów można wyróżnić szczegóły, które są dla nich wspólne. Karta kontroli finansowej zawiera następujące informacje:

• nazwa dokumentu;
• nazwa organizacji, w której została przyjęta i zatwierdzona;
• okres, na który karta jest zatwierdzona;
• nazwa obiektów kontrolnych;
• urzędnik odpowiedzialny za operację, innymi słowy wykonawca;
• urzędnik kontrolujący transakcje - kontroler;
• metoda za pomocą której przeprowadzana jest kontrola (np. sprawdzenie wykonania dokumentu, uzgodnienie danych podczas inwentaryzacji zrzeczywiste dane);
• metoda sterowania (pełna regulacja prądu, ciągła następująca, selektywna, selektywna następcza i inne);
• częstotliwość, z jaką przeprowadzane są czynności kontrolne (w trakcie tworzenia, przed zatwierdzeniem, przed przekazaniem dokumentu, po transakcjach);
• stanowisko, data sporządzenia wewnętrznej karty kontroli finansowej instytucji publicznej, wzór podpisu, nazwisko i inicjały kontrolera.

Co jest brane pod uwagę przy opracowywaniu mapy

Specyfika wewnętrznej karty kontroli finansowej zależy od warunków, w jakich działa organizacja, jej formy własności, niszy rynkowej, dostępności siły roboczej, zasobów materialnych i finansowych oraz wielu innych czynników. Dla organizacji państwowych i miejskich stworzono przejrzyste przykładowe mapy. Firmy prywatne mogą samodzielnie opracować ten dokument do użytku wewnętrznego. Podczas jego kompilacji należy wziąć pod uwagę kilka ważnych punktów, a mianowicie:

• istotność różnych rodzajów, rodzajów i form inspekcji dla konkretnej organizacji w określonym momencie działalności;
• okresowość i częstotliwość inspekcji, w których organizacja będzie pracować najbardziej produktywnie;
• stan organizacji, jej dostępność zasobów niezbędnych do realizacji inspekcji (finansowych, pracowniczych, technicznych, materiałowych, tymczasowych);
• równomierny rozkład obciążenia, gdyprzeprowadzanie kontroli aktualnych kontrolerów, ponieważ nadmierna aktywność zawodowa powoduje zmęczenie, a to z kolei wiąże się z błędami, utratą ważnych informacji i innymi nieprzyjemnymi konsekwencjami.

Dodatkowe wymagania dotyczące kart kontrolnych sektora publicznego

Transakcje budżetowe na wewnętrzną kartę kontroli finansowej - podstawa i powód jej zestawienia. W sektorze publicznym ten dokument jest niezbędny. Ale o ile w organizacjach komercyjnych do struktury mapy można podejść kreatywnie i w oparciu o potrzeby samej firmy w danym momencie, to w przedsiębiorstwach państwowych sytuacja jest bardziej skomplikowana. Przed podpisaniem zlecenia zatwierdzenia wewnętrznej karty kontroli finansowej dla organizacji miejskiej lub państwowej należy upewnić się, że spełnione są wszystkie wymagania dotyczące jej struktury i składu. Te wymagania można przedstawić za pomocą poniższej listy:

• przejrzysty w zrozumieniu kierunku inspekcji;
• odzwierciedlające obszary działalności, w których przeprowadzane są audyty operacji budżetowych;
• szczegółowy opis algorytmów wykorzystywanych do weryfikacji;
• jasno ustalone terminy kontroli, ich przestrzegania i potwierdzania;
• granice, w obrębie których prowadzone są działania kontrolne.

Niektóre jednostki sektora publicznego wprowadziły obowiązkowe plany kontroli wydane na poziomie departamentów. To dla nich firmy muszą bezwzględniepodążać. Instrukcje te mogą być wydawane na różnych szczeblach władzy:

• Dokumenty federalne, rozporządzenia i pisma uzgodnione z Ministerstwem Finansów Federacji Rosyjskiej i obowiązujące w całej Federacji Rosyjskiej.
• Regionalne przepisy, rozporządzenia, pisma, zarządzenia i wymagania obowiązujące na terenie określonego obszaru, powiatu lub województwa. W przypadku firm, które znajdują się geograficznie w tych granicach, niniejsze wymagania dotyczące zawartości i struktury wewnętrznych kart kontroli finansowej są obowiązkowe. Wzór wypełnienia przy wydawaniu takich dokumentów jest uzgadniany z Rosfinnadzor.

Uchylanie się od wymogów należytej staranności lub nieprzestrzeganie przepisów może skutkować surowymi sankcjami na mocy Kodeksów RF, w zależności od wagi przestępstwa finansowego.