Rodzaje spotkań: protokół, struktura i treść

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Wyobrażanie sobie pracy jakiejkolwiek organizacji bez komunikacji biznesowej jest nie do pomyślenia. Odpowiednio zbudowana komunikacja między pracownikami pozwala na sprawne i szybkie rozwiązywanie zadań.

W organizacjach istnieje wiele rodzajów spotkań, a każde z nich ma swoją własną charakterystykę i zadania. Znajomość takich niuansów ułatwi dyskusję na tematy biznesowe. Ten artykuł opowie Ci o rodzajach spotkań, pomoże zrozumieć, dlaczego się odbywają i jak są rejestrowane w pracy biurowej.

Cele spotkań biznesowych

Głównym celem organizowania wszelkiego rodzaju spotkań i spotkań jest wypracowanie konkretnych konstruktywnych rozwiązań palących problemów i rozważenie palących problemów biznesowych. Również podczas zbiorowego spotkania pracownicy mają możliwość podzielenia się opiniami, pomysłami lub przedstawienia propozycji najlepszego rozwiązania problemów z wyższymi menedżerami.

Każdy rodzaj spotkań biznesowych pozwala zobaczyć kompleksowy obraz sytuacji w organizacji, określić jej mocne i słabe strony. Należy zauważyć, że uczestnicząc w tym formaciekomunikacja biznesowa to szybka adaptacja nowych pracowników firmy lub przedsiębiorstwa.

Zadania

Wyróżnia się następujące zadania wszystkich typów spotkań:

• rozwiązywanie bieżących problemów i problemów;
• integracja działań działów zgodnie ze strategicznym celem firmy;
• ocena firmy i jej poszczególnych działów strukturalnych;
• utrzymywanie i rozwijanie polityki firmy.

Aby zrozumieć, w jakim formacie zorganizować takie wydarzenie biznesowe, musisz zdecydować, które z powyższych zadań będzie mu odpowiadać, a następnie możesz zrozumieć, do której klasyfikacji będzie należeć.

Rodzaje i klasyfikacja

Spotkanie, jako rodzaj komunikacji biznesowej, może mieć różną formę spotkania, co determinuje jego tematykę oraz listę obecnych urzędników.

Należy podkreślić główną klasyfikację spotkań:

1. Region własności. Można tu wyróżnić takie rodzaje spotkań jak administracyjne (które umożliwiają omówienie problematycznych zagadnień), naukowe (seminaria i konferencje, których celem jest omówienie aktualnych zagadnień naukowych), polityczne (umożliwiające spotkanie członków wszelkich politycznych imprezy i ruchy) oraz mieszane.
2. Skala. Wyróżnia się tu międzynarodowe, w które zaangażowani są specjaliści z innych krajów lub partnerów zagranicznych, zarówno krajowych, regionalnych, jak i miejskich.
3. Regularność. W dowolnym formacie spotkania może odbywać sięstałe lub okresowe.
4. W zależności od lokalizacji - lokalna lub podróżująca.

A także wszystkie rodzaje spotkań można podzielić w następujący sposób:

1. Pouczające, zapewniające dyrektywny format postępowania, w którym przełożony przywódca przekazuje informacje bezpośrednio swoim podwładnym, które następnie rozchodzą się i są przekazywane wzdłuż pionu władzy. Najczęściej w trakcie takiej komunikacji biznesowej słychać polecenia Prezesa, które mogą znacząco wpłynąć na przebieg przedsiębiorstwa, a mogą to być również normy postępowania czy ważne innowacje.
2. Operacyjny (pokoje kontrolne). Celem tego typu spotkań jest uzyskanie informacji o stanie rzeczy w organizacji lub przedsiębiorstwie. Przepływ informacji w tym przypadku kierowany jest od podwładnych do kierowników działów lub dyrektora generalnego. Zasadniczo na spotkaniach operacyjnych rozważane są kwestie dotyczące wdrażania map drogowych, planowanych działań, planów strategicznych i operacyjnych. Istotną różnicą między spotkaniem operacyjnym (dyspozytorskim) a wszystkimi innymi jest to, że odbywają się one regularnie i mają ustaloną listę uczestników. Warto również zauważyć, że podczas spotkania może nie być agendy.
3. Problem. Spotkanie takie zwoływane jest w przypadku pilnej potrzeby podjęcia decyzji o realizacji zadań w krótkim czasie lub rozwiązaniu globalnego problemu dla przedsiębiorstwa.

Oprócz wszystkich powyższych, można osobno wyróżnić jeden z najpopularniejszych rodzajów produkcjispotkania - planowanie. Z reguły takie wydarzenie odbywa się codziennie lub raz w tygodniu, na którym obecny jest kierownik działu oraz bezpośredni wykonawcy, którzy otrzymują zadania na dany dzień i omawiają postępy w ich realizacji.

Tematem spotkania personelu przedsiębiorstwa na spotkaniu mogą być wszelkiego rodzaju kwestie pojawiające się w trakcie przedsiębiorstwa, a przebieg dyskusji może być poświęcony zmianom w otoczeniu zewnętrznym w które działa dana organizacja.

Organizowanie spotkania

Każde spotkanie, niezależnie od jego formatu, wymaga starannego przygotowania do niego, ponieważ jego skuteczność zależy od tego momentu. Początkowo musisz określić następujące punkty:

• docel;
• omawiane problemy;
• ustalanie zadań dla personelu (w oparciu o funkcjonalność i podporządkowanie);
• kroki wykonywania zadań.

W dzisiejszych czasach większość spotkań prowadzona jest w bardzo przeciętny sposób, przez co traci się ich znaczenie, a powierzone zadania mogą być wykonywane słabo. Dlatego niezwykle ważne jest przemyślenie całego przebiegu takich spotkań biznesowych i zbudowanie roboczej dyskusji w taki sposób, aby nie tylko zabierała ona czas, ale miała też informację zwrotną od zespołu.

Spotkania

Należy zauważyć, że duże firmy i organizacje, które chcą zdobyć pewien udział w rynku i rozwijać swoją firmę w celu osiągnięcia dużych zysków, robią duży zakładomawianie ważnych kwestii właśnie poprzez spotkania. Z praktyki odnoszących sukcesy menedżerów możesz stworzyć następujący zestaw zasad dotyczących przygotowania się do spotkania:

Najpierw ustalana jest lista uczestników. Powinno być jasne, kogo zaprosić na spotkanie i jaką rolę na nim odegra. Często zdarza się, że zaproszone osoby mogą nie rozumieć problemu i są zapraszane „na wszelki wypadek”, ale w tym momencie mogą wykonywać swoje obowiązki służbowe i nie tracić czasu.

Ważne jest przygotowanie agendy. Jeśli spotkanie jest zaplanowane, z wyprzedzeniem opracowywany jest program, który wskazuje kwestie do omówienia, a także określa głównych mówców. Należy pamiętać, że dokument ten należy przesłać do osób odpowiedzialnych za przygotowanie informacji oraz tych, którzy będą obecni, aby wszyscy uczestnicy mogli przygotować raporty, propozycje i dodatkowe pytania. W razie potrzeby porządek dzienny może zostać dostosowany.

Najważniejszymi i strategicznymi kwestiami powinny być umieszczone na pierwszym planie spotkania. Prelegentami takich zagadnień muszą być koniecznie osoby (kierownicy działów, sekcji, warsztatów), które są osobiście odpowiedzialne za realizację wszelkich strategicznych działań firmy.

Ważne punkty

Ważne jest, aby pamiętać, że każde spotkanie składa się z dwóch głównych etapów - przygotowania do niego i samego spotkania. Pierwszy etap obejmuje określenie zasadności prowadzenia biznesuwskazuje się zbiór, zadania, cele główne i drugorzędne, tworzy się listę uczestników i prelegentów, przygotowywane są raporty, prezentacje i raport według tematu lub ustalonego wcześniej programu. Drugi etap polega na realizacji zaplanowanego wcześniej przebiegu spotkania, wysłuchaniu raportów oraz omówieniu bieżących i strategicznych kwestii.

Jeżeli podczas takiej komunikacji biznesowej trzeba zdecydować, co i komu zrobić od pracowników, to możemy wyróżnić trzeci etap – podejmowanie decyzji. Co do zasady decyzje podejmuje przewodniczący, który przewodniczy posiedzeniu, według własnego uznania lub w drodze dyskusji lub głosowania zbiorowego.

Przykładowy plan spotkania

Mając przed sobą jasny plan, każdy menedżer może sprawnie i skutecznie przeprowadzić spotkanie, co pozwoli Ci uzyskać informację zwrotną od pracowników i ustalić dla nich właściwe zadania. Ten plan może obejmować:

• przemówienie powitalne;
• odsłuchiwanie raportów i podsumowywanie za określony okres czasu (kwartał, tydzień, półrocze, miesiąc);
• omówienie bieżących problemów istotnych dla firmy;
• słuchanie sugestii dotyczących rozwiązywania problemów (burza mózgów);
• ocena proponowanych opcji i omówienie ich realizacji;
• kumulacja opcji;
• głosowanie za przyjęciem takiej lub innej opcji;
• określanie granic podczas rozwiązywania problemów (określanie, kto jest odpowiedzialny, czas, metody i metody).

Nagrywanie

Dużyniektóre rodzaje spotkań wymagają utrwalenia na papierze (dokumencie), który nazywa się protokołem. Prowadzenie tego rodzaju dokumentacji pozwala na legitymizację podejmowanych decyzji. A także dzięki protokołowi zawsze możesz śledzić postępy w realizacji działań, a w przypadku niewykonania zadań określić, kto jest za to odpowiedzialny.

Nakłucie z reguły przeprowadza sekretarz prowadzącego, który jest przewodniczącym spotkania. Jednak ta funkcja może być często wykonywana również przez innych pracowników.

Funkcje i zadania sekretarki

Przed rozpoczęciem spotkań biznesowych sekretarz powinien zapoznać się z listą zaproszonych oraz listą poruszanych zagadnień. Warto jednak zauważyć, że jeśli spotkanie odbywa się regularnie, to właśnie ten urzędnik zbiera całą dokumentację (listy, plany, agendę itp.) i pomaga liderowi przygotować się do spotkania.

Na początku iw razie potrzeby sekretarz może poprosić osoby, które się pojawiają, o wypełnienie karty rejestracyjnej, w której zostaną podane ich imiona i nazwiska. i stanowisko. Będzie to potrzebne przy sporządzaniu protokołu. Następnie sekretarz ogłasza porządek obrad, który wyznacza początek spotkania. Ponadto, gdy obecni zaczynają dyskutować o sprawach, sekretarz rejestruje postępy tego wydarzenia. Na zakończenie spotkania urzędnik ten przygotowuje gotową wersję protokołu, po czym podpisuje go z przewodniczącym i przesyła wszystko do zaangażowanych osób.

Niezwykle ważne jest, aby Sekretarz podczas sporządzania danych uregulował należnośćdbałość o wygląd protokołu ze spotkania. Musi zawierać nagłówek, miejsce, listę uczestników, omawiane kwestie i podjęte decyzje.

Wniosek

Z powyższych informacji jasno wynika, że organizowanie spotkań w przedsiębiorstwach jest niezwykle ważne. Jednak zawsze warto pamiętać, że wysokiej jakości przygotowanie do tego typu wydarzeń niesie ponad 50% klucza do sukcesu w przekazywaniu informacji, wyznaczaniu celów i ich wysokiej jakości realizacji.