Asystent głównej księgowej: mianowanie, warunki przyjęcia, opisy stanowisk i zakres wykonywanych prac

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Każde przedsiębiorstwo państwowe, budżetowe lub handlowe prowadzi swoją działalność w ramach rachunkowości i sprawozdawczości głównego księgowego. Ani jedna transakcja biznesowa, ani jeden proces gospodarczy nie przechodzi przez głównego księgowego, który kontroluje wszystkie procedury księgowe firmy. Ale jednej osobie, nawet w dużej firmie, trudno jest ogarnąć cały zakres obowiązków przypisanych do głównego księgowego. Dlatego każdy kierownik działu księgowości bierze do pomocy obowiązkową komórkę kadrową – asystenta głównego księgowego.

Prawa ręka głównego księgowego

Jaka jest ta pozycja? Kim on jest - zastępca głównego księgowego? Jakie obowiązki związane z planem są zawarte w jego opisie stanowiska?

Tak naprawdę asystent kierownika działu księgowości to osoba, która robi za niego wszystkospraw technicznych i bierze odpowiedzialność za prowadzenie wszelkiej dokumentacji powierzonej mu przez kierownika. Jego wsparciem jest pomocnik głównego księgowego, niezastąpiony praktykant, praktycznie uważany za „prawą rękę”. Początkowo na takie stanowisko trafia osoba młoda i obiecująca, nie pozbawiona ambicji i chęci rozwoju w swojej dziedzinie zawodowej. Często jest to świeżo upieczony absolwent z niewielkim stażem pracy w podstawowym przedsiębiorstwie, do którego został wysłany przez instytucję edukacyjną. Dążąc do urzeczywistnienia się godnej kadry, taki pracownik wytrwale wykorzystuje daną mu szansę, by się wykazać i z całych sił stara się udowodnić swoje znaczenie bezpośredniemu przełożonemu oraz udzielić profesjonalnej pomocy. W międzyczasie w trakcie tej pracy asystent sam zdobywa niezbędne doświadczenie, zdobywa nową wiedzę, poznaje drogę przedsiębiorstwa i wchodzi w przebieg procesów gospodarczych.

Zakres wiedzy asystenta głównego księgowego

Jednak nie wystarczy tylko obiecywać i dążyć do zdobywania nowych wyżyn kariery. Praca zastępcy głównego księgowego opiera się głównie na obowiązkowej znajomości listy poszczególnych punktów funkcjonowania działu konkretnego przedsiębiorstwa, a mianowicie:

• podstawa prawna rachunkowości;
• zamówienia i instrukcje dotyczące organizacji księgowości i sprawozdawczości;
• główne punkty prawa cywilnego, ustawodawstwa podatkowego i finansowego;
• struktura firmy i strategiczne perspektywy jej rozwoju;
• P(S)BU;
• MSSF;
• procedura dokumentacji księgowej;
• podstawy technologii produkcji;
• rynkowe metody ekonomiczne;
• prawo pracy;
• zasady i normy ochrony pracy.

Procedura wizyty

Podobnie jak w przypadku każdego innego pracownika, procedura powołania zastępcy głównego księgowego odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy. Formalnie odbywa się to poprzez polecenie dyrektora zatrudnienia nowego personelu w osobie wspólnika głównego księgowego. W rzeczywistości główny księgowy sam wybiera kandydata na stanowisko asystenta, przegląda wszelkiego rodzaju życiorysy, przeprowadza konkretne rozmowy kwalifikacyjne, odsiewa nieodpowiednich kandydatów i odnotowuje dla siebie najważniejsze cechy potencjalnych kandydatów na stanowisko asystenta. Jednak w każdym przypadku zatrudniony pracownik działu księgowości musi mieć wyższe zawodowe wykształcenie księgowe lub ekonomiczne lub specjalistyczne wykształcenie średnie z co najmniej rocznym stażem pracy w swoim profilu edukacyjnym.

Zwolnienie z urzędu odbywa się również w trybie określonym przez obowiązujące prawo pracy na polecenie dyrektora po wstępnej ustnej wypowiedzi bezpośredniego przełożonego - samego głównego księgowego.

Warunki zatrudnienia

Zgodnie z warunkamizatrudnienia zastępca głównego księgowego podlega bezpośrednio swojemu przełożonemu i wykonuje jego polecenia jako polecenia swoich bezpośrednich przełożonych. Wykonując swoją pracę, asystent głównego księgowego musi kierować się ramami regulacyjnymi, statutem firmy, przepisami dotyczącymi rachunkowości w firmie, aktualnymi opisami stanowisk i wewnętrznymi przepisami pracy. Jednocześnie warunkiem przyjęcia tej kadry do kadry jest znajomość nie tylko specjalistycznych ram regulacyjnych, ale również posiadanie standardowego zestawu umiejętności obsługi komputera, biegłość w posługiwaniu się oprogramowaniem, stosowanie programów księgowych w praktyce, w tym „ 1C”. Zatrudniony asystent musi również zrozumieć, że może zostać wysłany w podróż służbową, a w przypadku podróży służbowej głównego księgowego, być jego zastępcą.

Opisy pracy

Zakres obowiązków zastępcy głównego księgowego określa wewnętrzny harmonogram pracy przedsiębiorstwa zatwierdzony przez jego dyrektora oraz prywatne przypisy głównego księgowego, jako bezpośredniego przełożonego zatrudnionego pracownika. Aby prawidłowo wykonywać pracę, przy zatrudnianiu zostaje wprowadzony na listę konkretnych funkcji wymaganych do obowiązkowej realizacji. Tak więc opis stanowiska asystenta głównego księgowego obejmuje:

• wykonywanie zamówień i zleceń kierownictwa i administracji firmy;
• wykonywanie pracy w przydzielonym obszarze księgowości;
• odbicie w pierwowzorzedokumentacja odpowiednich transakcji gospodarczych;
• kontrola przepływu pieniędzy na kontach bankowych;
• wykonanie zleceń płatniczych i ich terminowe składanie do banku;
• monitorowanie terminowości i poprawności uznawania i obciążania środków;
• sporządzanie raportów kasowych i innych kas;
• dokonywanie wpłat do budżetu państwa i budżetu na poziomie lokalnym;
• obliczenia w ramach umów najmu;
• zapewnienie bezpieczeństwa dokumentacji księgowej;
• przygotowanie dokumentacji do jej późniejszego przekazania do archiwum;
• udział w inwentarzu;
• zastąpienie nieobecnego szefa lub zwykłego księgowego;
• udzielanie pomocy metodycznej kolegom i pracownikom jednostki w zakresie zagadnień księgowych, controllingowych, analitycznych i sprawozdawczych;
• przestrzeganie dyscypliny pracy i produkcji.

Cechy osobiste i umiejętności zawodowe

Oprócz wypełniania zakresu określonych obowiązków, stanowisko zastępcy głównego księgowego zapewnia pracownikowi posiadanie szeregu cech osobistych, które przyczyniają się do jego wysokiej jakości funkcjonowania jako jednostki kadrowej. Tutaj dość ważna jest wytrzymałość, uważność, wytrwałość, ponieważ praca nie jest łatwa, wymagająca ciągłej koncentracji na wykonywanych zadaniach. Takie cechy jak roztropność i umiar nie będą przeszkadzać, ponieważ praca musi być wykonana nie tylko ilościowo, ale takżejakościowo. Logiczne i analityczne myślenie, jako obowiązkowy aspekt profesjonalizmu asystenta głównego księgowego, stanie się nieodzownym atutem pracownika w pomocy przełożonemu. Dość ważną rolę odgrywa stały trening pamięci, zwłaszcza wzrokowej, a także zaangażowanie w swój obowiązek i pracę, ponieważ od tego zależy współczynnik użytecznej aktywności w wykonywanej pracy.

Prawa

Asystent głównego księgowego przedsiębiorstwa powinien posiadać nie tylko oddzielną grupę obowiązków i umiejętności. W każdym razie posiada on pewne uprawnienia, które kierują nim w wykonywaniu określonego zakresu zadań powierzonych mu przez głównego księgowego. Jakie są te prawa?

Po pierwsze, może w każdej chwili zażądać lub zażądać niezbędnych materiałów i dokumentów, które dotyczą bezpośrednio zagadnień działalności księgowego. Nikt nie ma prawa odmówić asystentowi głównego księgowego jego próśb o charakterze finansowo-księgowym lub pytań dotyczących działalności gospodarczej przedsiębiorstwa.

Po drugie, może przedstawić swoje wnioski administracji przedsiębiorstwa, co przyczyni się do usprawnienia pracy związanej z aparatem funkcjonalnym działu księgowości oraz działów całego przedsiębiorstwa jako całości. Asystent nie ma prawa kwestionować lub sprzeciwiać się poleceniom głównego księgowego, ale może przedstawiać własne propozycje, które będą naprawdę racjonalne.

Odpowiedzialność

Jeśli chodzi o odpowiedzialność,jakie niesie ze sobą zastępca głównego księgowego, to ogranicza się do następujących aspektów, po stwierdzeniu których może ponieść karę administracyjną w postaci nagany lub zaniechania:

• całkowite lub częściowe niezgodność z pozycjami opisu stanowiska;
• udzielanie kierownictwu wyższego szczebla fałszywych informacji o wykonywaniu zadań, instrukcji, otrzymanych od niego zleceń, a także o naruszeniu terminu wyznaczonego na realizację tych zadań;
• odmowa wykonania rozkazów, dyrektyw i instrukcji dyrektora firmy;
• dekompozycja dyscypliny i naruszenie przepisów wewnętrznych;
• uszkodzenie mienia firmy, w tym towarów i innych aktywów materialnych;
• ujawnianie informacji stanowiących tajemnicę urzędową lub handlową.

Warunki pracy

W odniesieniu do trybu działania: zastępca głównego księgowego, na polecenie dyrektora, zobowiązuje się do przestrzegania harmonogramu wyjść, który został mu ogłoszony jako wewnętrzny regulamin pracy, a także do przestrzegania urzędowej punktualności w wizyta w miejscu pracy i uzgodniona dyscyplina z obowiązkowym przestrzeganiem dress code'u firmy. W razie potrzeby produkcyjnej, na polecenie kierownictwa za zgodą bezpośrednich przełożonych zastępcy głównego księgowego, ten ostatni może zostać wysłany w podróż służbową.

Niewypowiedziane obowiązki

Mówiąc o tajnych obowiązkach asystenta, możemy założyć, że możliwe są wymagania głównego księgowego wobec jego asystenta, które nie są oficjalnie zapisywane na papierze, ale mają miejscebyć. Na przykład codziennie rób kawę na przybycie władz do pracy lub podlewaj kwiaty podczas jego nieobecności w miejscu pracy. Obowiązków tego rodzaju nie ma na liście opisów stanowisk, ale w celu utrzymania normalnego, przyjaznego mikroklimatu w relacjach między szefem a podwładnym, lepiej, aby asystent przestrzegał tych prostych, niewypowiedzianych zasad.

Praktyczne znaczenie ramy

Asystent głównego księgowego w fabryce, w przedsiębiorstwie handlowym, w instytucji budżetowej jest równie ważny dla jego kierownika, jak i dla całej firmy. Jest to ta sama rama, która zapewnia sprawne działanie aparatu zarządczego działu księgowości. Dzięki niemu w ugruntowanym systemie całego działu księgowości zorganizowane są bezpośrednie działania głównego księgowego, a problemy techniczne są eliminowane. Dlatego błędem jest sądzić, że asystent głównego księgowego jest tylko „pionkiem” w jego rękach. Przy odpowiednim doborze personelu spośród masy godnych kandydatów, asystent kierownika działu księgowości może naprawdę stać się wartościowym pracownikiem i niezastąpioną jednostką personalną w działalności przedsiębiorstwa.