Kompleksowa konserwacja budynków i budowli

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Właściciele biurowców często muszą rozwikłać całą plątaninę problemów ekonomicznych i administracyjnych - w końcu każdy pracodawca chce pracować w czystym, wysokiej jakości odnowionym nowoczesnym biurze z doskonałą komunikacją, ogrzewaniem i designem. Utrzymanie budynków może wykonywać sam właściciel powierzchni biurowej lub poprzez umowę o świadczenie takich usług podpisaną z firmą zewnętrzną. W niektórych przypadkach za naprawę i utrzymanie wynajmowanych budynków odpowiadają najemcy. Skoro umowa była właśnie taka, to taka klauzula musiała znaleźć odzwierciedlenie w umowie najmu.

Co to jest kompleksowa usługa

Utrzymanie ogromnych pomieszczeń wymaga nieustannej dbałości o szczegóły i ciągłej pracy, aby najemcy czuli się komfortowo i zrelaksowani.

Kompleksowe utrzymanie budynków to pakiet usług czyszczenia, naprawy, serwisu i konserwacji sieci komunikacyjnych. Czasami obejmuje to usługi call-center, płatność za pracę administratora w recepcji, inne usługi.

Kto świadczy kompleksowe usługi

Umowy serwisowe zawierane są zfirmy sprzątające, indywidualni przedsiębiorcy czy firmy outsourcingowe. Jest to wygodne, gdy kompleksową konserwację budynków prowadzi jedno przedsiębiorstwo – w tym przypadku nie będzie wzajemnych oskarżeń i przesunięcia odpowiedzialności za zaległe prace, ponieważ cały pakiet usług powinien wykonywać jedna organizacja.

Podstawowe usługi organizacji

Standardowa umowa obejmuje następujące usługi, które są obowiązkowe do wykonania przez stronę trzecią.

• Konserwacja budynków (nadzór mediów, utrzymanie dobrego stanu części budynku i aktualnych trybów pracy istniejących systemów inżynieryjnych, niezbędne procedury dostosowania wyposażenia).
• Działania profilaktyczne i planowane (badania, sezonowe i nadzwyczajne prace profilaktyczne).
• Wykonywanie napraw kosmetycznych.
• Gospodarka i utrzymanie budynków.
• Usługi sprzątania, opieka nad terenem przyległym.
• Usługi kształtowania krajobrazu i parkowania i nie tylko.

Zazwyczaj administracja rozpatruje kilka wniosków od firm zewnętrznych, które chciałyby przeprowadzić konserwację budynku. Aby wziąć udział w przetargu, firma musi dostarczyć:

• dokumenty statutowe;
• zezwolenia na świadczenie usług tego rodzaju;
• certyfikacja pracowników firmy - dostępność niezbędnych pozwoleń (np. konserwator budynku ma pozwolenie na konserwację sieci elektrycznych);
• specyfikacja usług ze wskazaniem kosztówkażdy przedmiot.

Na podstawie wyników rozpatrywania wniosków administracja budynku wybiera firmę, która zaoferowała optymalny stosunek ceny do jakości i zawiera z nią umowę serwisową.

Standardowa umowa na konserwację budynku

Umowa na konserwację budynku jest zawierana w celu optymalizacji pracy firmy klienta w głównej działalności.

Znaczeniem zawartej umowy serwisowej jest przeniesienie na firmę zewnętrzną funkcji konserwacji istniejącego sprzętu, ustawiania nowych maszyn i mechanizmów, naprawy budynków i budowli przedsiębiorstwa klienta.

Umowa implikuje:

1. Przesłany plan napraw dla utrzymania środków trwałych firmy klienta.

2. Konserwacja budynków i budowli oraz istniejącego wyposażenia przedsiębiorstwa.

3. Wdrażanie systemów i technologii pozwalających na pełną konserwację budynków i budowli, zapewnienie terminowej naprawy urządzeń, bezpośrednie dążenie do usprawnienia pracy istniejących maszyn i mechanizmów.4. Wykonywanie napraw w terminie przewidzianym umową, dostosowanie kosztów napraw przy zachowaniu wysokich standardów prac naprawczych.

5. Usprawnienie produkcji naprawczej, efektywne wykorzystanie nowych technologii do obsługi firmy klienta.

6. Rozliczanie dokumentów pierwotnych i sprawozdawczość z czynności naprawczych i produkcyjnych, prace certyfikacyjne, któreprzechodzi każdy pracownik konserwacji budynku.7. Prowadzenie prac w zakresie planowania rozwoju technicznego produkcji i modernizacji sprzętu, badanie przyczyn zwiększonego zużycia, wypadków sprzętu i urazów przemysłowych.

Procedura przyjęcia wykonanej pracy

Obsługa techniczna procesu świadczenia usług jest kontrolowana za pomocą raportów dostarczanych regularnie na koniec okresu sprawozdawczego. Na podstawie wyników prac sporządzana jest ustawa o świadczeniu usług, będąca potwierdzeniem wykonanej pracy. Jeśli administracja urzędu zgadza się z ustawą, dokument jest podpisany i realizowany zgodnie z księgowością, a pieniądze są przekazywane usługodawcy.

Oddzielne klauzule w tej umowie powinny być:

• obowiązkowe ustalenie odpowiedzialności za nieterminowe lub złej jakości usługi;
• dla pracowniczego ubezpieczenia wypadkowego;
• za szkody wyrządzone osobom trzecim.

Umowa musi zostać zrozumiana i uzgodniona przez obie strony transakcji.

Dział Aplikacji

W celu skoordynowanej pracy nowego operatora usług przedsiębiorstwo organizuje specjalny dział. Zwykle nazywa się to usługą wysyłkową do przyjmowania reklamacji i wniosków. Przekazuje również informację zwrotną między zespołami, które wykonywały tę pracę, a najemcami. Jeśli budynek jest niewielki, funkcję tę można powierzyć administratorowi lub specjaliście odpowiedzialnemu za przyjmowanie zwiedzających.

Oczywiście każdy właściciel powierzchni biurowej ma prawo dozatrudnić personel do sprzątania i konserwacji budynku. Ale wysokiej jakości świadczenie kompleksowych usług jest możliwe tylko przez wyspecjalizowaną firmę. Zawierając umowę, właściciele biurowych wieżowców są zwolnieni z odpowiedzialności za monitorowanie stanu lokalu i nie muszą martwić się o komfort i bezpieczeństwo swoich najemców.