Opis stanowiska: asystent szefa organizacji

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Wielka organizacja – duże obowiązki. Szef korporacji nie wszędzie będzie miał czas, nawet przy pomocy zastępców. Aby odpowiednio zaplanować dzień, o niczym nie zapomnieć, rozdzielić i kontrolować pracę, kierownik potrzebuje asystenta. Co robi pracownik na tym stanowisku, co powinien umieć i wiedzieć?

Asystent wykonawczy: jego rola w organizacji

Podążając za logiką klasyfikatora zawodów zatwierdzonych na poziomie państwowym, zastępca kierownika należy do kategorii kierowników, ponieważ nadzoruje prawie wszystkie kwestie w zakresie kompetencji pierwszej osoby.

Jednocześnie niektóre organizacje interpretują stanowisko asystenta kierownika jako administratora, kierownika lub sekretarki: pierwsze dwa stanowiska oznaczają funkcje organizacyjne i administracyjne, trzecie - prezentację i wsparcie. Klasyfikator zawodów dzieli te rodzaje pracy na różne kategorie.- specjaliści, pracownicy techniczni, ale tylko asystent jest klasyfikowany jako kierownik.

Jak określić zakres obowiązków pracy?

Zatrudniając zastępcę kierownika lub sekretarkę, organizacja powinna decydować o statusie, prawach i obowiązkach tego pracownika, ponieważ od tego zależą wymagania dotyczące poziomu wykształcenia, kwalifikacji, doświadczenia zawodowego kandydata.

• Wystarczy, że recepcjonistka ma pełne wykształcenie średnie, a etykieta i techniki pracy ze sprzętem biurowym kandydata są nauczane bezpośrednio w miejscu pracy.
• Administrator musi mieć co najmniej stopień licencjata, zdolności organizacyjne i energiczny charakter oraz pewne doświadczenie zawodowe, w zależności od wymagań firmy.
• Menedżer, jako przedstawiciel profesjonalistów, wymaga co najmniej pełnego wykształcenia wyższego, doświadczenie zawodowe jest opcjonalne, ale firma ustala ten standard według własnego uznania.
• Asystent głowy. Stanowisko to implikuje takie same wymagania kwalifikacyjne jak dla kierownika: pełne wykształcenie wyższe, staż pracy w specjalności co najmniej 2 lata. Jest prawdopodobne, że wymagane będą również szczególne cechy osobiste wnioskodawcy i ewentualnie zaawansowane szkolenie.

Dlaczego potrzebuję opisu stanowiska?

Zastępca kierownika, będąc urzędnikiem, jest zobowiązany do działania w ramach swoich uprawnień funkcyjnych i pełnego wykonywania nakazanych mu funkcji. Jednak nawet niejako kierownik pracownik jest zobowiązany do sumiennego i terminowego wypełniania obowiązków pracowniczych.

Zlecenie zatrudnienia nie zawiera szczegółowego zestawienia tych kompetencji, a nawet w przypadku umowy lista funkcji nie zawsze jest wyczerpująca. Aby uniknąć rozbieżności w określaniu zakresu uprawnień pracownika, opis stanowiska asystenta szefa organizacji powinien zawierać szczegółowe obowiązki, przysługujące mu uprawnienia, a także miarę odpowiedzialności za naruszenie umowy o pracę, wewnętrzną przepisy prawa pracy, wyrządzanie szkody pracodawcy itp.

Osobisty asystent zarządu

Opis stanowiska asystenta jest wzorowany na podobnej instrukcji dla kierownika lub jego zastępcy, z wyjątkiem niektórych priorytetowych funkcji planowania strategicznego i zarządzania. Prawdopodobnie asystentowi nie zostanie również powierzone zatrudnianie i zwalnianie pracowników, prawo do zarządzania zasobami finansowymi przedsiębiorstwa, wydawanie pełnomocnictw i innych kompetencji, które należą osobiście do kierownika.

Jednakże przepisy pozwalają na delegowanie dowolnych funkcji na pracownika, któremu można zaufać, pod warunkiem, że ma on wystarczające kwalifikacje, wiedzę, doświadczenie i uprawnienia do rozwiązywania takich problemów. Ważne jest tylko prawidłowe wydanie pełnomocnictwa pracownika - nakazem lub pełnomocnictwem.

Jednocześnie opis stanowiska asystenta szefa przedsiębiorstwa powinien odzwierciedlać faktycznie wykonywaną przez niego pracę.

Typowe sekcje

Struktura opisu stanowiska jest ustalona w państwowych katalogach kwalifikacji i zawiera wszystkie podstawowe wymagania dla pracownika oraz niuanse stanowiska, a także jego miejsce w strukturze organizacyjnej organizacji.

Opis stanowiska „Asystent menedżera”, jak każdy inny, powinien zawierać następujące części:

1. Warunki ogólne. Wskazuje procedurę zatrudniania i zwalniania, podporządkowania, procedurę zastępowania pracownika.
2. Funkcje pracy. Jedna z najważniejszych sekcji, która wymaga szczegółowego odzwierciedlenia.
3. Prawa przyznane pracownikowi.
4. Granice odpowiedzialności za naruszenia.
5. Kwalifikacje, doświadczenie zawodowe, poziom wykształcenia.
6. Co powinien wiedzieć pracownik na tym stanowisku.
7. Relacje między nim a innymi częściami organizacji.

Określone sekcje nie mogą być skrócone, ale dozwolone jest ich rozwijanie i dodawanie niezbędnych elementów.

Przykładowy opis stanowiska asystenta wykonawczego

Zatwierdzono:

Dyrektor (nazwa organizacji)

podpis

(imię i nazwisko)

data zatwierdzenia

Opis stanowiska „Asystent menedżera”

1. Warunki podstawowe

1.1. Kategoria zawodowa „Liderzy”.

1.2. Przyjmowany i zwalniany z pracy na polecenie dyrektora.

1.3. Raportowanie: bezpośrednio do dyrektora.

2. Funkcje

Zastępca kierownika:

2.1. Koordynuje pracę działów, sekcji i innych działów przedsiębiorstwa zgodnie z instrukcjami, uchwałami i zarządzeniami dyrektora.

2.2. Prowadzi ewidencję terminów wykonania poleceń kontrolnych dyrektora przez wydziały strukturalne.

2.3. Sporządza plan pracy dla dyrektora na następny dzień roboczy i terminowo przekazuje go kierownikowi.

2.4. Organizuje i kontroluje pracę biurową w przedsiębiorstwie, sprawdza ją pod kątem zgodności z wymogami prawnymi.

2.5. Zapewnia księgowanie i rejestrację wszystkich pełnomocnictw wydanych przez dyrektora.

2.6. Zarządzaj urzędnikami i kontroluj wyniki ich działań.

Suplement w zależności od potrzeb konkretnej organizacji i profilu stanowiska.

3. Uprawnienia

Asystent wykonawczy ma prawo do:

3.1. Zapoznaj się z decyzjami podejmowanymi przez przedsiębiorstwo.

3.2. Uczestniczyć w spotkaniach kadry zarządzającej.

Suplement w zależności od potrzeb konkretnej organizacji i profilu stanowiska.

4. Odpowiedzialność

Asystent nadzorcy Odpowiedzialny:

4.1. Za niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków wynikających z niniejszej instrukcji, poleceń i poleceń dyrektora, obowiązujące przepisy regulujące działalność przedsiębiorstwa.

4.2. Za niewystarczającą kontrolę nad działaniami podległych pracowników.

4.3. Do ujawnienia informacji z ograniczonym dostępem.

Suplement wedługna potrzeby konkretnej organizacji i profilu stanowiska.

5. Kwalifikacja

Asystent menedżera musi mieć pełne wykształcenie wyższe, profilowe doświadczenie zawodowe co najmniej 2 lata.

6. Musisz wiedzieć

Obecne prawodawstwo, Karta, Układ zbiorowy (wskazuje, jakie akty i normy powinien znać pracownik).

7. Interakcja

Wskazuje z kim i w jakich kwestiach współpracuje asystent kierownika.

Uzgodnione:

Kierownik Działu Kadr

Podpis

(imię i nazwisko)

Radca prawny

Podpis

(imię i nazwisko)

Zapoznanie:

podpis

(imię i nazwisko)

Specjalne kompetencje asystenta kierownika projektu

Zakłada się, że zarządzanie projektami jest odpowiednio stanowiskiem tymczasowym, a asystent przejmuje pewne obowiązki do czasu zakończenia projektu. Jego obowiązki funkcjonalne będą zależeć od specyfiki i tematyki projektu, a także potrzeb konkretnej organizacji.

Opis stanowiska asystenta kierownika projektu dla funkcji będzie bardziej wyspecjalizowany, ale z kolorystyką administracyjną i organizacyjną. Typowe obowiązki na tym stanowisku można znaleźć w Podręczniku Kwalifikacji, a następnie dostosować je do sytuacji.

Czy obowiązki asystenta dyrektora generalnego są inne?

Obowiązki asystentaDyrektor generalny i zastępca dyrektora ds. ogólnych będą się różnić. Oczywiście w drugim przypadku kompetencje będą skoncentrowane w sposób węższy, ponieważ dyrektor ds. ogólnych nie odpowiada za wszystkie działania organizacji, a jedynie za odrębny sektor.

Opis stanowiska asystenta kierownika ds. ogólnych jest sporządzany w oparciu o funkcje przełożonego, który jest „wspomagany”. W związku z tym zakres jego odpowiedzialności i funkcji będzie podstawą.

Opis stanowiska „Assistant Manager” w tym przypadku jest odpowiedni jako podstawa, możesz na nim bazować podczas opracowywania nowych dokumentów dla powiązanych stanowisk.