Główna funkcja kontroli w zarządzaniu

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Każdy lider wykonuje podstawowe funkcje zarządzania: planowanie, organizacja, motywowanie, kontrola. Cztery elementy funkcji kontrolnej: definiowanie wskaźników i metod mierzenia wyników, mierzenie wyników, określanie, czy wyniki są na dobrej drodze, oraz działania naprawcze.

Wszystkie funkcje zarządzania: planowanie, organizacja, motywacja, kontrola są ze sobą ściśle powiązane. Są równie ważne dla efektywnego zarządzania. Nie można ich podzielić na główne i drugorzędne. Jednocześnie funkcje zarządcze: organizacja, motywacja i kontrola opierają się na przemyślanym i skutecznym planowaniu.

• Planowanie to podstawowa, fundamentalna funkcja. W oparciu o cele strategiczne budowany jest plan ich osiągnięcia, przewidujący alokację określonych zasobów i powiązanie tej alokacji w czasie. Planowanie dokumentuje alokację zasobów i łączy wysiłki poszczególnych działów i pracowników, aby osiągnąć wspólny cel. W tym celu jest przeprowadzanyrozkład wspólnych celów na osobiste. Konieczne jest zapewnienie planowania i kontroli organizacji. Funkcje zarządcze, oprócz wyznaczania celów, zapewniają również kompilację listy prac, które należy wykonać w określonej kolejności, aby osiągnąć cel. Jednocześnie każda praca związana jest z czasem jej rozpoczęcia i zakończenia, przypisanymi do niej zasobami oraz kolejnymi (lub poprzednimi) pracami w czasie.
• Organizacja, jako funkcja zarządzania, polega na stworzeniu struktury, która pozwoli poszczególnym elementom systemu współdziałać według zadanych zasad i racjonalnie wydatkować przydzielone zasoby na realizację celów. Strukturę organizacyjną opisuje szereg sformalizowanych zasad – regulaminy, regulaminy, instrukcje.
• Motywacja, jako funkcja kierownictwa, polega na zachęcaniu pracowników na wszystkich poziomach do efektywnej współpracy w celu osiągnięcia swoich celów. Jest to najbardziej humanistyczna i najmniej sformalizowana funkcja rządzenia.
• Kontrola, jako funkcja, proces zarządzania polega na ilościowym i jakościowym rozliczaniu wyników pracy, jest to proces, który zapewnia organizacji osiąganie jej celów

Przypisanie kontroli

Kontrola jest główną funkcją zarządzania. To jest dla:

• Zmniejszenie niepewności procesu produkcyjnego i procesu zarządzania.
• Przewidywanie i zapobieganie awariom.
• Wspieraj udane działanie.

Kontrola jest nie do pomyślenia bez pomiaru. Aby zrozumieć copraca przebiega zgodnie z planem, konieczne jest porównanie wskaźników ilościowych osiągniętych w momencie kontroli z niektórymi znanymi wcześniej planowanymi.

Kontrola procesów to system, który umożliwia planowanie, mierzenie, identyfikowanie odchyleń i korygowanie wszelkich działań biznesowych, takich jak produkcja, pakowanie, dostawa do konsumenta i nie tylko.

Funkcja kontroli w zarządzaniu jest istotną częścią procesu zarządzania.

W przypadku braku funkcji kontrolnej każda kontrola traci swoje znaczenie. Nie będziesz wiedział, czy to, co było zaplanowane, zostało zrobione i ogólnie, czy coś jest robione.

Bez funkcji kontroli niemożliwe jest również zarządzanie personelem.

Proces zarządzania jest funkcjonalnym procesem kontroli organizacji, powinien wyrastać z celów i planów strategicznych organizacji

Cztery elementy funkcji sterującej

Istnieją cztery główne kroki w funkcji kontroli zarządzania:

1. Zdefiniuj wskaźniki i sposób mierzenia wyników.
2. Zmierz wyniki.
3. Określ, czy wyniki są zgodne z planem.
4. Zastosuj działanie naprawcze.

"Kontrola" oznacza listę przechowywaną w dwóch egzemplarzach (francuskie contrôle, od contrerôle -, łacińskie contra - przeciw i rotulus - przewijanie).

Wyznaczanie celów i metod pomiaru wyników

Konieczne jest stworzenie zestawu wskaźników, które są ważne dla kontrolowanego procesu i określenie planowanych wartości dla każdego w danym momencie. Kiedy w tej chwili rzeczywistyDzięki temu menedżerowie otrzymują sygnały o tym, jak się sprawy mają, dzięki czemu nie muszą sprawdzać każdego etapu realizacji planów.

Wskaźniki powinny być wyraźnie wyartykułowane, mierzalne i stanowić materiał do monitorowania. W zakładzie produkcyjnym metryki mogą obejmować sprzedaż i produkcję, wydajność pracy, poziom bezpieczeństwa i nie tylko.

Z kolei w przypadku świadczenia usług mierniki powinny obejmować np. liczbę klientów, którzy muszą czekać w kolejce do banku lub liczbę nowych klientów sprowadzonych w wyniku zaktualizowanej kampanii reklamowej.

Punkty pomiarowe na osi czasu również nie powinny być wybierane losowo, ale powinny być powiązane z krytycznie ważnymi z punktu widzenia kontrolowanego procesu okresami czasu lub początkiem/końcem ważnych etapów procesu. Może to być

• Początek lub koniec okresu planowania - zmiana, dzień, tydzień lub miesiąc.
• Rozpoczęcie lub zakończenie ważnego etapu: zakończenie wstępnej produkcji, rozpoczęcie końcowego montażu produktu, wysyłka produktu do klienta.
• Nowe wydanie produktu lub osiągnięcie planowanych ilości usług.

Funkcje planowania i kontroli w zarządzaniu są bardzo ściśle ze sobą powiązane i nie mają sensu jedno bez drugiego. Żaden kontrolowany plan nie zamienia się w pustą kartkę papieru. Powiązane są również funkcje zarządzania motywacją i kontrolą.

Wyniki pomiarów

Pomiar wyników w punktach kontrolnych i porównanie ich z planowanymiwskaźniki powinny być realizowane w sposób proaktywny, tak aby odchylenia można było wykryć tak wcześnie, jak to możliwe, a nawet przewidzieć przed ich wystąpieniem, unikając w ten sposób lub minimalizując działania naprawcze.

Jeżeli punkty kontrolne są odpowiednio zaplanowane i dostępne są narzędzia pozwalające dokładnie określić, co robią podwładni, ocena bieżącej i oczekiwanej wydajności będzie dokładna i łatwa.

Jednakże jest wiele czynności, w których trudno jest określić dokładne punkty kontrolne, jest też wiele czynności, które są trudne do zmierzenia.

Dość proste jest na przykład ustalenie standardowego czasu produkcji wyrobów masowych i równie łatwe jest zmierzenie rzeczywistych wartości tych wskaźników

Sytuacja jest bardziej skomplikowana w przypadku rodzajów prac z dala od technologii. Na przykład nie jest łatwo monitorować pracę menedżera ds. stosunków przemysłowych, ponieważ nie jest łatwo opracować czytelną kartę wyników.

Szef tego typu menedżera często opiera się na tak niejasnych wskaźnikach, jak relacje związkowe, entuzjazm i lojalność podwładnych, rotacja pracowników i/lub spory pracownicze. W takich przypadkach wyniki pomiaru podwładnego przez kierownika również są niejasne.

Zgodność wyników z planem

Jest to prosty, ale bardzo ważny krok w procesie kontroli. Polega na porównaniu zmierzonych wyników z wcześniej ustalonymi celami. Na tym etapie niezwykle ważna jest wcześniej opracowana technika porównawcza. W tymDokument powinien jasno określać, co jest konkretnie mierzone, w jakim momencie iw jakich warunkach. Postępuj ściśle według tej techniki, w przeciwnym razie wyniki pomiaru i porównania z planem będą niewiarygodne.

Jeżeli wyniki są zgodne z planem, kierownictwo może sądzić, że wszystko jest pod kontrolą. W takim przypadku nie ma potrzeby ingerowania w codzienne funkcjonowanie organizacji.

Działanie naprawcze

Ten etap staje się najważniejszy w przypadku, gdy wskaźniki nie osiągają zaplanowanych, a analiza wskazuje na potrzebę działań naprawczych. Takie działania naprawcze mogą obejmować zmiany jednego lub więcej aspektów codziennego funkcjonowania organizacji.

Na przykład kierownik oddziału banku musi zdecydować, że więcej kasjerów w holu musi być zajętych, aby dotrzymać ustalonego wcześniej maksymalnego czasu oczekiwania pięciu minut.

Lub kierownik sklepu decyduje się wysłać operatorom maszyny nadgodziny, aby dotrzymać terminów dostaw produktów.

Monitorowanie pomaga również zidentyfikować nieprawidłowo ustawione cele, w którym to przypadku działaniem naprawczym będzie ich skorygowanie, a nie walka o zmianę bieżących wartości pomiarowych.

Terminowość działań naprawczych

Zawsze musisz opracować konstruktywny sposób na doprowadzenie wskaźników do zaplanowanych wartości, w przeciwnym razie będziesz musiał z opóźnieniem zdać sobie sprawę, że awaria już wystąpiła. Im wcześniej zostanie zidentyfikowany błąd lub awaria, tym bardziej prawdopodobne jest, że zostanie naprawiony lub nadrobiony. A tym mniej czasu, zasobów materiałowych i pracy poświęcimy na jego korektę.

Odchylenia wykryte później mogą być całkowicie niemożliwe do skorygowania. W takim przypadku organizacja ponosi znaczne straty finansowe i wizerunkowe, aż do zakończenia swojej działalności.

Zła wiadomość dzisiaj jest lepsza niż ta sama jutro.

D. S. Chadwick

Powiązanie funkcji kontrolnych

Funkcje zarządzania: motywacja i kontrola są ze sobą ściśle powiązane. Aby zbudować skuteczny system motywacyjny dla podwładnego, menedżer potrzebuje dostępu do dokładnych i terminowych wyników kontroli.

Kontrolę można przeprowadzić pod kątem zgodności:

• planowane wskaźniki;
• standardy jakości;
• polityki korporacyjne;
• wymagania dotyczące bezpieczeństwa i ochrony pracy;
• wymagania kontroli organizacji państwowych lub publicznych.

Kontrola może być również okresowa i jednorazowa, zaplanowana i awaryjna, prywatna oraz jako część ogólnego audytu organizacji.

Wniosek

Główną funkcją kontroli w zarządzaniu jest zapewnienie realizacji planu, a tym samym osiągnięcie celów organizacji. Dodatkowe funkcje - wsparcie dla organizacji i motywacji oraz interakcji z nimi. Najważniejsza jest funkcja kontrolna w zarządzaniu. Punktem kontroli nie jestw celu przyłapania jednostki lub pracowników na niezrealizowaniu planu i ukarania ich. Chodzi o to, by w porę wykryć odchylenia od planu. Wtedy jest szansa na podjęcie działań naprawczych. Przemyślana organizacja procesów kontrolnych jest kluczem do dokładnej i terminowej realizacji planów i osiągania celów.