Wykres Gantta to Twój asystent planowania. Co to jest wykres Gantta i jak go wykonać?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Wykres Gantta to jedno z najpopularniejszych narzędzi do wizualnego zilustrowania harmonogramu w zarządzaniu projektami.

Co to jest?

Wykres Gantta ma na celu zilustrowanie różnych etapów pracy w obszarze małych i średnich przedsiębiorstw. Wizualnie jest to prosty zestaw pasków składający się z dwóch głównych osi: łusek i czasu. Każdemu okresowi przypisane jest określone zadanie, które należy wykonać.

Na diagramie, oprócz głównych bloków, może znajdować się specjalna dodatkowa kolumna pokazująca procent wykonanej pracy. Znaki specjalne - kamienie milowe - służą do wyróżnienia dwóch lub więcej zadań i zademonstrowania kolejności ich realizacji.

Wykres Gantta jest swego rodzaju standardem w zakresie zarządzania projektami, ponieważ to z jego pomocą możliwe staje się jasne pokazanie struktury realizacji wszystkich etapów projektu.

Do czego służy wykres Gantta?

Biorąc pod uwagę, że większość ludzi jest wzrokowa, diagram daje możliwość rozwiązania jednego z głównych zadań i pokazania pracownikom, nad czym mają pracować, jakie zasoby zastosować w procesie i z jakimijak szybko wykonać określone zadania. Wszystkie informacje prezentowane są w skompresowanej formie, bez użycia mylących tabel i ogromnej ilości tekstu. Jednocześnie esencja jest jasna i zrozumiała dla wszystkich bez wyjątku uczestników projektu.

Korzystanie z wykresu znacznie upraszcza zarządzanie projektami na małą skalę i umożliwia kontrolowanie działań pracowników.

Historia pojawienia się pierwszego wykresu

Pierwszy format wykresu został opracowany i przetestowany przez Henry'ego L. Ganta na początku XX wieku. Naukowiec został zatrudniony do kierowania konstrukcją statków na użytek I wojny światowej. Specjalny harmonogram pozwolił mu koordynować pracę kilku inżynierów, kontrolując terminową realizację zadań. Gant rozpoczął bezpośrednio od wypisania wszystkich wymaganych zadań i zaplanowania ich zgodnie z dostępnymi zasobami.

Ważnym etapem było wykazanie zależności jednych zadań od innych. Dodatkowo Gant przydzielił każdej osobie czas, w którym musiała wykonać określony rodzaj czynności, wskazał kto i jakie zadanie będzie wykonywał, biorąc pod uwagę czas przeznaczony na projekt.

Wykresy Gantta są wykonywane przy użyciu osi pionowej reprezentującej różne zadania i osi poziomej reprezentującej czas.

Wykres Gantta we współczesnym świecie

Ta metoda planowania nie traci dziś na aktualności, ponieważ umożliwia graficzne przedstawienie planu produkcji, upraszcza monitorowanie postępów w realizacjiprzydzielone zadania. Wykres Gantta stał się tak potężnym narzędziem analitycznym, że przez prawie 100 lat nie ulegał żadnym zmianom. Dopiero w latach 90-tych ubiegłego wieku, w celu dokładniejszego opisania zależności, wprowadzono do niej linie komunikacyjne pomiędzy różnymi zadaniami:

• "finish-start" - czynność B nie może się rozpocząć, dopóki czynność A nie zostanie zakończona;
• "start-finish" - akcja B nie może się rozpocząć, dopóki nie rozpocznie się akcja A;
• "start-start" - akcja B rozpocznie się nie wcześniej niż akcja A;
• "finish-finish" - akcja B musi zakończyć się nie wcześniej niż akcja A się kończy.

Istnieją dowody na to, że wykres Gantta był używany do budowy tak gigantycznych konstrukcji inżynierskich, jak Zapora Hoovera (Las Vegas, 1939) i system Eisenhower Highway (łączy większość głównych miast w Stanach Zjednoczonych).

Instrukcja: jak zbudować wykres Gantta w 5 krokach?

Następnie przyjrzymy się zasadom konstruowania wykresu Gantta i spróbujemy stworzyć go samodzielnie w arkuszu kalkulacyjnym Microsoft Excel.

Krok 1. Zbieranie danych

Aby zbudować wykres, potrzebujemy następujących danych:

• współrzędne wszystkich zestawów danych (od których powinna zaczynać się każda z kolumn);
• nazwa każdego etapu;
• czas trwania każdego etapu.

Dla wygody wprowadzamy je natychmiast w odpowiednich polach tabeli. Po wprowadzeniu wszystkich wymaganych informacji możemy przystąpić do tworzenia samego wykresu.

Ważne: upewnij się, że wszystkie formaty danych sąsą poprawne: w szczególności dotyczy to dat.

Krok 2. Tworzenie układu

Więc znamy cel planowania i kluczowe dane, na podstawie których zbudujemy harmonogram. Teraz w oknie arkusza kalkulacyjnego musimy przejść do sekcji „Wstaw wykres ->”, a następnie kliknąć element „Linia”. Nie potrzebujemy zwykłego, ale z akumulacją, ponieważ tylko to zapewnia drugi wiersz danych, który w naszym przypadku będzie głównym.

Krok 3. Usuń wszystko inne

W tym celu program udostępnia specjalne narzędzia. Na wykresie, który pojawia się na ekranie, musisz przesunąć kursor myszy nad niebieski pasek, kliknąć go prawym przyciskiem myszy i wybrać „Formatuj serię danych” z menu, które się pojawi. Wyświetli się okno, w którym musimy przejść do pozycji „Wypełnij” i wybrać pozycję „Bez wypełnienia”. Następnie wykres będzie wyglądał tak:

Krok 4. Wykończenie

Ponieważ domyślnie wszystkie dane na naszym wykresie są uporządkowane od dołu do góry, będziemy musieli go nieco zmodyfikować. W tym celu klikamy prawym przyciskiem myszy oś kategorii (tę obok której mamy listę zadań), przechodzimy do okna „Formatuj oś”. Potrzebna nam karta natychmiast się otwiera - „Parametry osi”. Zaznacz pole obok Odwróć kolejność kategorii. W rzeczywistości wykres Gantta jest już gotowy, pozostało tylko kilka przydatnych drobiazgów.

Krok 5. Formatowanie

Więc kontynuujemy pracę nad wykresem. Jak widać, nadal wygląda nieestetycznie, a teraz naprawimy to za pomocą samego arkusza kalkulacyjnego:

1. Rozciągnij wykres do żądanego rozmiaru za pomocą strzałki w prawym górnym rogu.
2. Wybierz wszystkie daty w tabeli, kliknij obszar wyboru prawym przyciskiem myszy i przejdź do „Formatuj komórki-> Numer”. Ta sekcja przedstawia główne formaty liczb, z którymi pracujemy. Aby napisy się nie nakładały, radzimy wybrać krótszą wersję wpisu. Następnie ponownie kliknij prawym przyciskiem myszy oś z datami na wykresie, wybierz „Formatuj oś -> Numer” i zaznacz pole obok „Link do źródła”.
3. Wybierz legendę (symbole „Data” i „Czas trwania” po prawej) i naciśnij przycisk Usuń na klawiaturze.
4. Otwórz „Formatuj oś -> Parametry” i ustaw wartości minimalne i maksymalne (ustawiamy 15 grudnia, ponieważ jest poniedziałek i 3 stycznia). Tutaj możemy ustawić cenę głównych działów (jest to wygodne w przypadkach, gdy np. praca nad projektem potrwa kilka tygodni lub miesięcy). W naszym przypadku wygodniej jest pozostawić wartość domyślną (2.0).

Trochę więcej eksperymentowania z formatowaniem - i to właśnie w końcu uzyskujemy piękno. Oto gotowy wykres Gantta. Podany przez nas przykład jest oczywiście bardzo prosty - ale wystarczy zrozumieć istotę tej metody planowania iwizualna demonstracja procesu wykonywania określonych zadań.

Inne programy do tworzenia wykresów

Oczywiście istnieje wiele innych, lepszych programów, które ułatwiają zarządzanie projektami. Wykres Gantta o dowolnej złożoności można łatwo zbudować za pomocą aplikacji takich jak:

• SchedRoll;
• Projektant Gantta;
• Mindjet JCVGantt Pro;
• Microsoft Project i wiele innych.

Ponadto istnieje szereg usług online, które zapewniają swoim użytkownikom możliwość nie tylko planowania swoich spraw, ale także otrzymywania regularnych raportów, powiadomień o aktualnym statusie zadań na e-mail. Nie można jednak zaprzeczyć, że zagrożona jest poufność danych przechowywanych w sieci, a oprogramowanie stacjonarne, które jest instalowane bezpośrednio na komputerze użytkownika z reguły ma znacznie szerszą funkcjonalność i jest bardziej niezawodne w działaniu.

Wady i zalety metody

Na koniec warto szczegółowo rozważyć główne zalety i wady opisanej metody planowania i zarządzania.

Główną zaletą bez wątpienia jest graficzna prezentacja materiału. Z reguły biznesmenom wygodnie jest pracować z wykresami Gantta - podoba im się umiejętność jasnego identyfikowania i wyznaczania etapów pracy nad projektem. Prezentując zadania w postaci różnokolorowych pasków, wszyscy członkowie zespołu mogą na pierwszy rzut oka dosłownie zidentyfikować swoje zadania.

Należy również zauważyć, że wykresy Gantta sądoskonałe narzędzie do prezentacji, które jest w stanie zademonstrować kluczowe priorytety projektu. Oznacza to, że gdy tylko liderzy przydzielą i rozdystrybuują każdy z dostępnych zasobów, zespół natychmiast się o tym dowiaduje i postępuje zgodnie z dalszymi instrukcjami. Ta cecha wykresu Gantta jest niezwykle przydatna dla wyższej kadry menedżerskiej - przy jej użyciu znacznie łatwiej jest przygotować szczegółowy, pojemny raport o stanie różnych projektów.

Jednakże, jak każda inna metoda planowania, wykres Gantta ma swoje wady. Jednym z nich jest zależność od zadań. Dość często w procesie prezentacji projektów menedżerowie muszą pokazać, które z tych zadań są ze sobą powiązane. Niestety, sam format wykresu na to nie pozwala. Aby obejść to ograniczenie, menedżerowie stosują różne sztuczki: na przykład dodają do wykresu specjalne pionowe linie, które pokazują kluczowe zależności. Jest to jednak rozwiązanie tymczasowe, uniemożliwiające pełne przekazanie informacji.

Kolejną wadą wykresów Gantta jest ich brak elastyczności. W dzisiejszych czasach projekty nie są statyczne - podlegają ciągłym zmianom, przesunięciom, których po prostu nie da się uwzględnić na schemacie. Przed przystąpieniem do budowania wykresu menedżerowie muszą wszystko obliczyć w najdrobniejszych szczegółach, ponieważ przy najmniejszej zmianie szacunków cały wykres musi zostać narysowany od nowa. I nie wspominając o tym, że jestem w stanie zilustrować kilka różnych sposobów planowania jednocześnierównież brakuje.

Bez względu na to, dlaczego potrzebujesz wykresu Gantta, program (nawet najbardziej „zaawansowany”) nie będzie w stanie pokazać znaczenia i intensywności zasobów niektórych dzieł, ich istoty. Dlatego jest rzadko używany w projektach o szczególnie dużej skali.

Nie można jednak zaprzeczyć, że metoda ta jest niezwykle powszechna w praktyce zarządzania projektami - przez ponad sto lat jej stosowania ludzie mieli okazję zweryfikować jej skuteczność i wysoką skuteczność.