Wykres Gantta to Twój asystent planowania. Co to jest wykres Gantta i jak go wykonać?
Wykres Gantta to Twój asystent planowania. Co to jest wykres Gantta i jak go wykonać?

Wideo: Wykres Gantta to Twój asystent planowania. Co to jest wykres Gantta i jak go wykonać?

Wideo: Wykres Gantta to Twój asystent planowania. Co to jest wykres Gantta i jak go wykonać?
Wideo: Fix Google Merchant Center Suspension Part 2 ( Live Project) 2024, Marsz
Anonim

Wykres Gantta to jedno z najpopularniejszych narzędzi do wizualnego zilustrowania harmonogramu w zarządzaniu projektami.

Co to jest?

Wykres Gantta ma na celu zilustrowanie różnych etapów pracy w obszarze małych i średnich przedsiębiorstw. Wizualnie jest to prosty zestaw pasków składający się z dwóch głównych osi: łusek i czasu. Każdemu okresowi przypisane jest określone zadanie, które należy wykonać.

Na diagramie, oprócz głównych bloków, może znajdować się specjalna dodatkowa kolumna pokazująca procent wykonanej pracy. Znaki specjalne - kamienie milowe - służą do wyróżnienia dwóch lub więcej zadań i zademonstrowania kolejności ich realizacji.

Wykres Gantta jest swego rodzaju standardem w zakresie zarządzania projektami, ponieważ to z jego pomocą możliwe staje się jasne pokazanie struktury realizacji wszystkich etapów projektu.

Wykres Gantta
Wykres Gantta

Do czego służy wykres Gantta?

Biorąc pod uwagę, że większość ludzi jest wzrokowa, diagram daje możliwość rozwiązania jednego z głównych zadań i pokazania pracownikom, nad czym mają pracować, jakie zasoby zastosować w procesie i z jakimijak szybko wykonać określone zadania. Wszystkie informacje prezentowane są w skompresowanej formie, bez użycia mylących tabel i ogromnej ilości tekstu. Jednocześnie esencja jest jasna i zrozumiała dla wszystkich bez wyjątku uczestników projektu.

Korzystanie z wykresu znacznie upraszcza zarządzanie projektami na małą skalę i umożliwia kontrolowanie działań pracowników.

Historia pojawienia się pierwszego wykresu

Pierwszy format wykresu został opracowany i przetestowany przez Henry'ego L. Ganta na początku XX wieku. Naukowiec został zatrudniony do kierowania konstrukcją statków na użytek I wojny światowej. Specjalny harmonogram pozwolił mu koordynować pracę kilku inżynierów, kontrolując terminową realizację zadań. Gant rozpoczął bezpośrednio od wypisania wszystkich wymaganych zadań i zaplanowania ich zgodnie z dostępnymi zasobami.

Ważnym etapem było wykazanie zależności jednych zadań od innych. Dodatkowo Gant przydzielił każdej osobie czas, w którym musiała wykonać określony rodzaj czynności, wskazał kto i jakie zadanie będzie wykonywał, biorąc pod uwagę czas przeznaczony na projekt.

Wykresy Gantta są wykonywane przy użyciu osi pionowej reprezentującej różne zadania i osi poziomej reprezentującej czas.

Wykres Gantta we współczesnym świecie

Ta metoda planowania nie traci dziś na aktualności, ponieważ umożliwia graficzne przedstawienie planu produkcji, upraszcza monitorowanie postępów w realizacjiprzydzielone zadania. Wykres Gantta stał się tak potężnym narzędziem analitycznym, że przez prawie 100 lat nie ulegał żadnym zmianom. Dopiero w latach 90-tych ubiegłego wieku, w celu dokładniejszego opisania zależności, wprowadzono do niej linie komunikacyjne pomiędzy różnymi zadaniami:

  • "finish-start" - czynność B nie może się rozpocząć, dopóki czynność A nie zostanie zakończona;
  • "start-finish" - akcja B nie może się rozpocząć, dopóki nie rozpocznie się akcja A;
  • "start-start" - akcja B rozpocznie się nie wcześniej niż akcja A;
  • "finish-finish" - akcja B musi zakończyć się nie wcześniej niż akcja A się kończy.

Istnieją dowody na to, że wykres Gantta był używany do budowy tak gigantycznych konstrukcji inżynierskich, jak Zapora Hoovera (Las Vegas, 1939) i system Eisenhower Highway (łączy większość głównych miast w Stanach Zjednoczonych).

Instrukcja: jak zbudować wykres Gantta w 5 krokach?

Następnie przyjrzymy się zasadom konstruowania wykresu Gantta i spróbujemy stworzyć go samodzielnie w arkuszu kalkulacyjnym Microsoft Excel.

Krok 1. Zbieranie danych

Aby zbudować wykres, potrzebujemy następujących danych:

  • współrzędne wszystkich zestawów danych (od których powinna zaczynać się każda z kolumn);
  • nazwa każdego etapu;
  • czas trwania każdego etapu.

Dla wygody wprowadzamy je natychmiast w odpowiednich polach tabeli. Po wprowadzeniu wszystkich wymaganych informacji możemy przystąpić do tworzenia samego wykresu.

Ważne: upewnij się, że wszystkie formaty danych sąsą poprawne: w szczególności dotyczy to dat.

budowanie wykresu Gantta
budowanie wykresu Gantta

Krok 2. Tworzenie układu

Więc znamy cel planowania i kluczowe dane, na podstawie których zbudujemy harmonogram. Teraz w oknie arkusza kalkulacyjnego musimy przejść do sekcji „Wstaw wykres ->”, a następnie kliknąć element „Linia”. Nie potrzebujemy zwykłego, ale z akumulacją, ponieważ tylko to zapewnia drugi wiersz danych, który w naszym przypadku będzie głównym.

Wykres Gantta
Wykres Gantta

Krok 3. Usuń wszystko inne

W tym celu program udostępnia specjalne narzędzia. Na wykresie, który pojawia się na ekranie, musisz przesunąć kursor myszy nad niebieski pasek, kliknąć go prawym przyciskiem myszy i wybrać „Formatuj serię danych” z menu, które się pojawi. Wyświetli się okno, w którym musimy przejść do pozycji „Wypełnij” i wybrać pozycję „Bez wypełnienia”. Następnie wykres będzie wyglądał tak:

wykres Gantta zarządzania projektami
wykres Gantta zarządzania projektami

Krok 4. Wykończenie

Ponieważ domyślnie wszystkie dane na naszym wykresie są uporządkowane od dołu do góry, będziemy musieli go nieco zmodyfikować. W tym celu klikamy prawym przyciskiem myszy oś kategorii (tę obok której mamy listę zadań), przechodzimy do okna „Formatuj oś”. Potrzebna nam karta natychmiast się otwiera - „Parametry osi”. Zaznacz pole obok Odwróć kolejność kategorii. W rzeczywistości wykres Gantta jest już gotowy, pozostało tylko kilka przydatnych drobiazgów.

zasady budowyWykresy gantta
zasady budowyWykresy gantta

Krok 5. Formatowanie

Więc kontynuujemy pracę nad wykresem. Jak widać, nadal wygląda nieestetycznie, a teraz naprawimy to za pomocą samego arkusza kalkulacyjnego:

  1. Rozciągnij wykres do żądanego rozmiaru za pomocą strzałki w prawym górnym rogu.
  2. Wybierz wszystkie daty w tabeli, kliknij obszar wyboru prawym przyciskiem myszy i przejdź do „Formatuj komórki-> Numer”. Ta sekcja przedstawia główne formaty liczb, z którymi pracujemy. Aby napisy się nie nakładały, radzimy wybrać krótszą wersję wpisu. Następnie ponownie kliknij prawym przyciskiem myszy oś z datami na wykresie, wybierz „Formatuj oś -> Numer” i zaznacz pole obok „Link do źródła”.
  3. Wybierz legendę (symbole „Data” i „Czas trwania” po prawej) i naciśnij przycisk Usuń na klawiaturze.
  4. Otwórz „Formatuj oś -> Parametry” i ustaw wartości minimalne i maksymalne (ustawiamy 15 grudnia, ponieważ jest poniedziałek i 3 stycznia). Tutaj możemy ustawić cenę głównych działów (jest to wygodne w przypadkach, gdy np. praca nad projektem potrwa kilka tygodni lub miesięcy). W naszym przypadku wygodniej jest pozostawić wartość domyślną (2.0).
program wykresów Gantta
program wykresów Gantta

Trochę więcej eksperymentowania z formatowaniem - i to właśnie w końcu uzyskujemy piękno. Oto gotowy wykres Gantta. Podany przez nas przykład jest oczywiście bardzo prosty - ale wystarczy zrozumieć istotę tej metody planowania iwizualna demonstracja procesu wykonywania określonych zadań.

Przykład wykresu Gantta
Przykład wykresu Gantta

Inne programy do tworzenia wykresów

Oczywiście istnieje wiele innych, lepszych programów, które ułatwiają zarządzanie projektami. Wykres Gantta o dowolnej złożoności można łatwo zbudować za pomocą aplikacji takich jak:

  • SchedRoll;
  • Projektant Gantta;
  • Mindjet JCVGantt Pro;
  • Microsoft Project i wiele innych.

Ponadto istnieje szereg usług online, które zapewniają swoim użytkownikom możliwość nie tylko planowania swoich spraw, ale także otrzymywania regularnych raportów, powiadomień o aktualnym statusie zadań na e-mail. Nie można jednak zaprzeczyć, że zagrożona jest poufność danych przechowywanych w sieci, a oprogramowanie stacjonarne, które jest instalowane bezpośrednio na komputerze użytkownika z reguły ma znacznie szerszą funkcjonalność i jest bardziej niezawodne w działaniu.

Wady i zalety metody

Na koniec warto szczegółowo rozważyć główne zalety i wady opisanej metody planowania i zarządzania.

Główną zaletą bez wątpienia jest graficzna prezentacja materiału. Z reguły biznesmenom wygodnie jest pracować z wykresami Gantta - podoba im się umiejętność jasnego identyfikowania i wyznaczania etapów pracy nad projektem. Prezentując zadania w postaci różnokolorowych pasków, wszyscy członkowie zespołu mogą na pierwszy rzut oka dosłownie zidentyfikować swoje zadania.

Należy również zauważyć, że wykresy Gantta sądoskonałe narzędzie do prezentacji, które jest w stanie zademonstrować kluczowe priorytety projektu. Oznacza to, że gdy tylko liderzy przydzielą i rozdystrybuują każdy z dostępnych zasobów, zespół natychmiast się o tym dowiaduje i postępuje zgodnie z dalszymi instrukcjami. Ta cecha wykresu Gantta jest niezwykle przydatna dla wyższej kadry menedżerskiej - przy jej użyciu znacznie łatwiej jest przygotować szczegółowy, pojemny raport o stanie różnych projektów.

Jednakże, jak każda inna metoda planowania, wykres Gantta ma swoje wady. Jednym z nich jest zależność od zadań. Dość często w procesie prezentacji projektów menedżerowie muszą pokazać, które z tych zadań są ze sobą powiązane. Niestety, sam format wykresu na to nie pozwala. Aby obejść to ograniczenie, menedżerowie stosują różne sztuczki: na przykład dodają do wykresu specjalne pionowe linie, które pokazują kluczowe zależności. Jest to jednak rozwiązanie tymczasowe, uniemożliwiające pełne przekazanie informacji.

Kolejną wadą wykresów Gantta jest ich brak elastyczności. W dzisiejszych czasach projekty nie są statyczne - podlegają ciągłym zmianom, przesunięciom, których po prostu nie da się uwzględnić na schemacie. Przed przystąpieniem do budowania wykresu menedżerowie muszą wszystko obliczyć w najdrobniejszych szczegółach, ponieważ przy najmniejszej zmianie szacunków cały wykres musi zostać narysowany od nowa. I nie wspominając o tym, że jestem w stanie zilustrować kilka różnych sposobów planowania jednocześnierównież brakuje.

Bez względu na to, dlaczego potrzebujesz wykresu Gantta, program (nawet najbardziej „zaawansowany”) nie będzie w stanie pokazać znaczenia i intensywności zasobów niektórych dzieł, ich istoty. Dlatego jest rzadko używany w projektach o szczególnie dużej skali.

Nie można jednak zaprzeczyć, że metoda ta jest niezwykle powszechna w praktyce zarządzania projektami - przez ponad sto lat jej stosowania ludzie mieli okazję zweryfikować jej skuteczność i wysoką skuteczność.

Zalecana: