Odszkodowanie za użytkowanie samochodu osobowego: procedura obliczeniowa i funkcje

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Wielu pracowników korzysta z własnego samochodu w procesie wykonywania swoich obowiązków. Przewożą towary lub kierownictwo firmy, spotykają się z dostawcami lub wykonują inne ważne czynności. Dlatego wymagają od dyrektora przekazania odszkodowania za korzystanie z samochodu osobowego. Jego wielkość może się znacznie różnić w różnych sytuacjach, ponieważ brane są pod uwagę cechy maszyny, czynności wykonywane przez pracownika oraz normy ustanowione przez prawo.

Jakie wydatki są zwracane?

Wysokość odszkodowania za użytkowanie samochodu osobowego zależy od różnych czynników. Liderzy wielu firm zatrudniają wyłącznie specjalistów posiadających własne maszyny, co pozwala im sprostać wielu obowiązkom zawodowym.

Na podstawie art. 188 Kodeksu pracy pracownik może żądać od kierownictwa firmy przekazania odszkodowania za użytkowanie samochodu osobowego. Aby to zrobić, musi udowodnić, że musiał ponieść pewnewydatki. Następujące fundusze są wypłacane przez szefa firmy:

• odszkodowanie za amortyzację mienia w okresie jego użytkowania do celów pracy;
• Rzeczywiste koszty związane z eksploatacją samochodu, reprezentowane przez koszty benzyny, napraw lub konserwacji.

Wysokość odszkodowania powinna zostać wcześniej omówiona między dwoma uczestnikami stosunku pracy, a także ustalona na piśmie. Zazwyczaj procedura jest przeprowadzana w procesie zawierania umowy o pracę. Dozwolone jest wprowadzenie tych informacji do dodatkowej umowy do istniejącej umowy o pracę.

Jakie informacje są zawarte w umowie?

Przy przyznawaniu pracownikowi odszkodowania za korzystanie z samochodu osobowego brane są pod uwagę liczne parametry samochodu. Wszelkie informacje dotyczące wyznaczenia odszkodowania są umieszczane w umowie o pracę. Należą do nich:

• dokładne parametry samochodu należącego do pracownika firmy;
• procedura obsługi samochodu do celów roboczych;
• podstawy posiadania samochodu, ponieważ pracownik może być nie tylko jego właścicielem, ale także powiernikiem, a także najemcą;
• okres, w którym obowiązki służbowe będą wykonywane przy pomocy pojazdu;
• dokładna kwota odszkodowania;
• inne koszty związane z eksploatacją maszyny;
• dokumenty, które pracownik musi przygotować, aby mógł potwierdzić swoje wydatki na samochód;
• kolejność, na podstawie której musząprzelać środki;
• okresy, w których wypłacane jest odszkodowanie dla pracownika.

Jeżeli co najmniej jedna klauzula umowy zostanie naruszona, pracownik może odmówić korzystania z samochodu w celach służbowych.

Jakie koszty są zwracane?

Odszkodowanie dla pracowników pojazdu osobistego jest przeznaczone na pokrycie następujących kosztów:

• konserwacja;
• płatność za benzynę;
• bycie na płatnym parkingu przez cały dzień roboczy;
• myjnia samochodowa;
• inne koszty związane z obsługą maszyny w celach biznesowych.

Przy obliczaniu tej opłaty bierze się pod uwagę, jak szybko samochód się zużywa, ile pieniędzy wydaje się na tankowanie, a także jaki jest koszt planowej konserwacji. Pracodawca ma prawo zażądać od pracownika przekazania różnych czeków lub paragonów potwierdzających określone wydatki.

Jakie dokumenty są wymagane?

Wypłata odszkodowania za korzystanie z samochodu osobowego jest przydzielana dopiero po przekazaniu pracodawcy oficjalnych dokumentów potwierdzających określone wydatki. Dokumenty te obejmują:

• listy przewozowe, które potwierdzają, że dana maszyna została faktycznie użyta do rozwiązania problemów roboczych konkretnej firmy, a forma tego dokumentu jest opracowywana oddzielnie przez każdą organizację;
• kwity gotówkowe wydawane na stacjach benzynowych lub stacjach paliw;
• raporty opracowane przez pracownika organizacji;
• dziennik, który rejestruje wszystkie ruchy pracownika w jego samochodzie w celu rozwiązania problemów w pracy.

W przypadku zamówienia, przyznawana jest rekompensata za korzystanie z samochodu osobowego. Próbkę tego dokumentu można obejrzeć poniżej.

Opodatkowanie płatności

Wydatki przedsiębiorstw związane z utrzymaniem pojazdów służbowych są wykorzystywane do obniżenia podstawy opodatkowania przy ustalaniu podatku dochodowego. Ale jest to możliwe tylko wtedy, gdy istnieją oficjalne dokumenty potwierdzające takie koszty. Jednocześnie ważne jest, aby maszyna była naprawdę wykorzystywana do rozwiązywania problemów w pracy.

To uwzględnia następujące niuanse:

• odszkodowanie za korzystanie z samochodu osobowego nie jest pobierane od podatku dochodowego od osób fizycznych, a składki ubezpieczeniowe nie są przekazywane;
• kwota tej płatności nie powinna przekraczać stawki określonej przez prawo;
• jeżeli rekompensata przekracza normę, nadwyżka nie może być wykorzystana do obniżenia podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.

Ta płatność jest przyznawana tylko w okresie, w którym pracownik przedsiębiorstwa bezpośrednio wykonuje swoje obowiązki pracownicze. Jeżeli jest na zwolnieniu chorobowym lub na urlopie, to koszt rekompensaty za korzystanie z samochodu osobowego przez pracownika nie może być wykorzystany do obniżenia podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.

Jak złożyć wniosek?

Pracodawcy zatrudniający pracowników posiadających własne pojazdy powinni wiedzieć, jak kompetentnieaby zrekompensować im korzystanie z samochodu. Aby to zrobić, odpowiednio przygotowana jest odpowiednia dokumentacja. Procedura przyznawania rekompensaty obejmuje następujące kroki:

• przy zatrudnianiu obywatela konieczne jest, aby informacja o konieczności przeniesienia odszkodowania była zawarta w umowie o pracę, ponieważ nowy pracownik będzie używał swojego samochodu do wykonywania zadań szefa;
• dokumentacja tytułowa samochodu jest przekazywana pracodawcy i obejmuje to nie tylko dowód rejestracyjny, ale także tytuł, a jeśli obywatel jest powiernikiem, kopia pełnomocnictwa na podstawie z czego korzysta samochód dodatkowo przeniesiony;
• ponadto określone są wszystkie warunki współpracy, które powinny być korzystne dla obu uczestników stosunku pracy;
• jeśli długoterminowy pracownik kupuje samochód, z którego zaczyna korzystać do celów służbowych, zostaje zawarta dodatkowa umowa do istniejącej umowy o pracę;
• jeśli samochód zostanie przekazany do użytku innym urzędnikom firmy, sporządza się akt przyjęcia i przekazania samochodu;
• Co miesiąc lub co tydzień pracownik firmy sporządza raport, który wskazuje wszystkie wydatki na samochód używany do pracy;
• do tego raportu dołączone są liczne dokumenty płatnicze potwierdzające wydatki i przedstawiane w postaci różnych czeków, faktur lub innych podobnych dokumentów.

Bezpośredni właściciel lub inne osoby mogą prowadzić samochódpracownicy firmy wyznaczeni przez osoby odpowiedzialne na zlecenie pracodawcy.

Wydanie zamówienia przez kierownika

Odszkodowanie za korzystanie z samochodu osobowego jest wypłacane tylko w przypadku prawidłowego wypełnienia niezbędnych dokumentów. Obejmuje to również wydanie przez dyrektora firmy zamówienia, na podstawie którego dokonywana jest płatność na rzecz właściciela pojazdu.

Dozwolone jest, aby zamiast stałego wystawiania zamówień naprawić potrzebę naliczania wypłat odszkodowań w lokalnych aktach wewnętrznych firmy.

Formularz zamówienia może zostać opracowany przez każdą firmę osobno. Ten dokument zawiera następujące informacje:

• nazwa firmy, w której pracuje właściciel samochodu;
• jego stanowisko i imię i nazwisko;
• nazwa i parametry pojazdu używanego do eksploatacji;
• warunki, na jakich wypłacane jest odszkodowanie, na przykład może to być stała kwota przekazana pracownikowi na koniec każdego miesiąca, a także może być wyliczona na podstawie dokumentów płatniczych złożonych przez pracownika do pracodawca.

Podstawą wydania zamówienia jest umowa o pracę lub umowa dodatkowa. Dokumenty te muszą zawierać informację, że dany pracownik korzysta z własnego samochodu podczas wykonywania obowiązków służbowych.

Które przepisy mają zastosowanie?

Stawki odszkodowań za użytkowanie samochodu osobowego muszą być brane pod uwagę przez kierownictwo firmy, ponieważzależy od tego, czy możliwe jest obniżenie podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od wydatków związanych z przeniesieniem odszkodowania na właściciela nieruchomości, reprezentowanego przez pracownika spółki. Normy te są ustalane na poziomie państwa. Należą do nich:

• jeśli używany jest samochód osobowy, którego pojemność silnika nie przekracza 2 tysięcy metrów sześciennych. patrz, to stawka płatności wynosi 1, 2 tysięcy rubli;
• jeśli pojemność silnika przekracza 2 tysiące metrów sześciennych. zobacz, to norma to 1,5 tysiąca rubli;
• jeśli wypożyczony jest motocykl, to opłata za niego mieści się w normie 600 rubli.

Użytkowanie ciężarówek nie jest regulowane żadnym prawem, ponieważ takie koszty są uwzględnione w innej kategorii kosztów firmy.

Czy mogę wypożyczyć samochód?

Odszkodowanie za używanie samochodu osobowego nie podlega podatkowi dochodowemu od osób fizycznych, ale służy do obniżenia podatku dochodowego tylko wtedy, gdy jego wysokość nie przekracza norm określonych przez prawo. Często jednak wymagane jest przekazanie właścicielowi samochodu kwoty przekraczającej tę stawkę. Aby uniknąć konieczności płacenia znacznego podatku, szef firmy może zdecydować się na zawarcie umowy najmu z pracownikiem.

Podczas generowania tego dokumentu brane jest pod uwagę, czy samochód z załogą będzie wynajmowany, czy nie. Dodatkowo niniejsza umowa zawiera informacje dotyczące sposobu serwisowania maszyny.

Taka umowa jest sporządzana tylko wna piśmie, ale nie wymaga notarialnego ani rejestracji państwowej. Rzeczywisty samochód jest przedmiotem umowy, w związku z czym do tekstu wprowadzane są informacje o jego numerach rejestracyjnych, a także dane z Tytułu i dowodu rejestracyjnego są nadpisywane.

Jeżeli pracownik firmy korzysta z samochodu na podstawie pełnomocnictwa, to przy sporządzaniu umowy najmu będziesz musiał zaangażować bezpośredniego właściciela nieruchomości. Jeśli samochód jest wynajmowany bez załogi, dodatkowo do niego dołączona jest ważna polisa OSAGO.

Nuanse korzystania z mechanizmu pożyczkowego

Ponieważ podatek dochodowy od osób fizycznych i inne podatki nie są opłacane z rekompensaty za użytkowanie samochodu osobowego, pracownik często zgadza się na określoną metodę rejestracji, która polega na tym, że samochód jest przekazywany za pomocą mechanizmu pożyczki do pracodawca. Aby to zrobić, brane są pod uwagę następujące niuanse:

• proces stosowania mechanizmu pożyczkowego polega na uwzględnieniu wymogów art. 689 GK;
• w takich warunkach samochód zostaje przekazany firmie do użytku, dzięki czemu nie tylko właściciel, ale także inni pracownicy firmy mogą pełnić rolę kierowcy;
• to firma zobowiązana jest zajmować się obsługą pojazdu, jego naprawą, rozliczaniem benzyny, a także innymi istotnymi sprawami, co znacznie upraszcza proces naliczania podatku dochodowego od osób fizycznych oraz podatków organizacji;
• dozwolone jest wskazanie w umowie, że samochód będzie używany wyłącznie przez bezpośredniego właściciela;
• Korzyści z korzystania z mechanizmu pożyczkowego obejmują uproszczenie procesuustalanie kosztów firmy za utrzymanie i użytkowanie samochodu;
• koniecznie firma jest nabywcą polisy OSAGO;
• nie jest wymagane przekazywanie pracownikowi dodatkowego wynagrodzenia, którego kwota jest ograniczona;
• jeśli maszyna zostanie przekazana innemu pracownikowi firmy w celu sterowania maszyną, wówczas kierownictwo firmy będzie musiało sporządzić dodatkowe dokumenty kadrowe.

Księgowy musi kompetentnie wprowadzić do programu 1C rekompensatę za korzystanie z samochodu osobowego. Od poprawności rozliczenia zależy, czy firma może liczyć na obniżenie podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.

Nuanse sporządzania umowy GPC

Inną możliwością wykorzystania pracownika samochodu osobowego na potrzeby firmy jest sporządzenie umowy GPC pomiędzy kierownictwem firmy a bezpośrednim właścicielem samochodu. Niniejsza umowa jest alternatywą dla umowy o pracę.

W takiej umowie pracownik jest wykonawcą, a firma klientem. Takiej współpracy nie regulują przepisy Kodeksu pracy.

Czy mogę zakwestionować odszkodowanie?

Wyliczenie odszkodowania za użytkowanie samochodu osobowego powinno być oparte na dokumentacji złożonej przez pracownika do działu księgowości firmy. Ale często nawet doświadczeni profesjonaliści popełniają błędy, które zwykle są wykrywane przez inspektorów podatkowych w procesie sprawdzania organizacji.

Najczęściej kwestionowana kwota płatności przez pracowników Federalnej Służby Podatkowej. Może być kilka przyczyn takiego stanu rzeczy:

• brak dokumentów płatniczych przedstawianych w postaci czeków, faktur, zamówień lub innych dokumentów;
• procedura korzystania z samochodu należącego do pracownika firmy do celów organizacyjnych jest błędnie sporządzona;
• Brak różnych ważnych dokumentów dla samochodu dostarczonych przez STS lub PTS.

Wyzwanie odbywa się w sądzie. Często powodem jest nawet fakt przekazania samochodu przez obywatela, który może z niego korzystać na podstawie zwykłego, a nie ogólnego pełnomocnictwa, w związku z czym nie ma on prawa przekazać samochodu do użytku osobom trzecim. imprezy.

Zasady wypłaty odszkodowania za użytkowanie samochodu służbowego do celów osobistych

Inna sytuacja ma miejsce, gdy pracownik otrzymuje samochód od pracodawcy. Służy do rozwiązywania ważnych problemów, ale często pracownik musi go używać do celów osobistych. Rodzi to pytanie, jak sformalizować takie relacje. Dlatego można do tego wykorzystać następujące możliwości:

• umowa ustna między szefem a pracownikiem firmy;
• sporządzenie umowy najmu z pracownikiem firmy;
• zarząd wydający polecenie przekazania samochodu pracownikowi.

Przy obliczaniu wydatków firmy brane są pod uwagę informacje z arkuszy podróży i wskaźników licznika kilometrów. W takim przypadku możesz określić przebieg w godzinach pracy. Jeśli praktykowano używanie samochodu służbowego do celów osobistych, odszkodowanie nie możewypłacane szefowi firmy przez pracownika.

Wniosek

Wiele firm zatrudnia tylko pracowników posiadających samochód osobowy, który jest następnie wykorzystywany do rozwiązywania problemów związanych z pracą. W takim przypadku właściciel samochodu może liczyć na pewne odszkodowanie, a jego wysokość uzależniona jest od rzeczywistych wydatków, jakie trzeba ponieść przy rozwiązywaniu zadań służbowych samochodem osobowym.

Kwota odszkodowania nie powinna przekraczać norm określonych przez prawo, w przeciwnym razie takie wydatki nie mogą zostać wykorzystane przez firmę do obniżenia podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym. Często księgowi łamią zasady obliczania tej płatności, co prowadzi do zakwestionowania odszkodowania przez inspektorów podatkowych w sądzie.