Regulamin wewnętrznej kontroli jakości w przedsiębiorstwie

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Regulacje dotyczące kontroli wewnętrznej powinny obowiązywać w każdej organizacji. Do czego służy ten dokument i co reguluje? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdziesz w artykule. Informacje są szczególnie istotne dla tych, którzy chcą rozpocząć własną działalność gospodarczą. Zacznijmy od koncepcji.

Definicja

Regulamin kontroli wewnętrznej to dokument wewnętrzny, który określa wymagania dotyczące jakości świadczonych usług lub wykonywanej pracy.

Dokument jest przeznaczony dla personelu przedsiębiorstwa i instruuje pracowników do wykonywania czynności zgodnie z normami.

Deklarowaną jakość usług musi świadczyć przedsiębiorstwo, którego kierownictwo musi podjąć środki ekonomiczne, techniczne i organizacyjne w celu poprawy wydajności pracy.

Kontrola jakości powinna być wykonywana przez samo przedsiębiorstwo, przydzielając do tego celu specjalistów lub całe usługi.

Co reguluje

Ponieważ każda organizacja powinna mieć przepis dotyczący kontroli wewnętrznej, ramy regulacyjnekażdy dokument będzie miał swój własny.

Na przykład dla instytucji medycznej, dokument zostanie skompilowany z linkami do:

1. Ustawa federalna z 2011 r. „O podstawach ochrony zdrowia obywateli Federacji Rosyjskiej”.
2. Dekret rządowy z 2012 r. „O licencjonowaniu działalności medycznej”.
3. Ustawa naszego kraju z 1992 roku „O ochronie praw konsumentów”.
4. Rozporządzenie Ministerstwa Zdrowia kraju „W sprawie zatwierdzenia procedury tworzenia i działalności komisji lekarskiej organizacji medycznej”.
5. Dekret Rządu z 2012 r. „W sprawie zatwierdzenia zasad świadczenia odpłatnych usług medycznych przez organizacje medyczne”.

Ale dla organizacji budowlanej dokumenty regulacyjne będą inne:

1. Dekret rządowy z 2010 r. „W sprawie procedury przeprowadzania kontroli budowlanej podczas budowy, remontu lub przebudowy kapitałowych projektów budowlanych”.
2. SNiP od 2002 „Bezpieczeństwo w budownictwie”.
3. SNiP z 2001 r. „Konstrukcje nośne i zamykające”.
4. RD z 2007 r. „Procedura prowadzenia ogólnego lub specjalnego rejestru prac wykonywanych podczas budowy, remontu lub przebudowy kapitałowych projektów budowlanych”.

Jak widać, ramy regulacyjne przepisów dotyczących kontroli wewnętrznej będą w każdym przypadku inne.

Cele dokumentu

Zawartość tego elementu również różni się w zależności oddziałalność przedsiębiorstwa. Tym samym regulacja dotycząca kontroli wewnętrznej przedsiębiorstwa związanego z robotami budowlanymi będzie różniła się od instytucji medycznej. Oto przykłady obu pozycji.

Firma budowlana

Rozporządzenie w sprawie kontroli wewnętrznej przedsiębiorstwa związanej z działalnością budowlaną ma następujące cele:

1. Zapewnienie zgodności zastosowanych materiałów i wykonanych prac, konstrukcji i wyrobów z wymaganiami projektów. Ponadto zgodność powinna być śledzona w dokumentach SNiP i innych lokalnych dokumentach, takich jak umowy dotyczące wszelkiego rodzaju prac budowlanych i instalacyjnych.
2. Zapobiegaj naruszaniu wymagań zawartych w przepisach ustawowych i wykonawczych regulujących technologiczną stronę działalności.
3. Upewnij się, że działania organizacji są zgodne z życzeniami klientów.

Ośrodek zdrowia

Regulacje dotyczące wewnętrznej kontroli jakości w placówce medycznej mają na celu:

1. Zapewnienie praw obywatelskich, które mają na celu uzyskanie opieki medycznej w odpowiedniej ilości i jakości.
2. Zgodność świadczonych usług z rozwojem nauk medycznych i nowoczesnych technologii.
3. Zgodność świadczonych usług ze standardami określonymi w przepisach i przepisach.

Zadania pozycjonowania

Rozporządzenie o wewnętrznej kontroli jakości ma nie tylko cele, ale także zadania.

Dla organizacji budowlanej stanowisko określa jakość materiałów budowlanycha wykonywana praca musi odpowiadać wymaganiom określonym w rozporządzeniu. Dokument zobowiązuje również do poprawy jakości wykonania niektórych prac. Rozporządzenie wskazuje, że organizacja jest zobowiązana do terminowego usunięcia wszelkich uwag, które zostały zidentyfikowane podczas kontroli przez właściwe organy. Obejmuje to również kontrolę inspekcji.

W odniesieniu do przepisu o wewnętrznej kontroli jakości działalności medycznej, celami niniejszego dokumentu są:

1. Monitorowanie jakości usług medycznych świadczonych na rzecz konkretnego pacjenta.
2. Identyfikacja naruszeń w świadczeniu opieki medycznej, znajdowanie ich przyczyn i eliminowanie tych ostatnich.
3. Rejestracja wyników kontroli wewnętrznej w organizacji medycznej.
4. Ocena kwalifikacji pracowników oraz zgodność sprzętu z nowoczesnymi wymaganiami.
5. Analiza informacji uzyskanych po obserwacji sposobu świadczenia usług medycznych.
6. Poszukiwanie możliwości poprawienia komentarzy lub nieprawidłowości w świadczeniu opieki medycznej.

Kontrola finansowa w instytucjach

Rozporządzenie o wewnętrznej kontroli finansowej w instytucji ma na celu uregulowanie kwestii przestrzegania prawa w działalności finansowej. Koncentruje się również na poprawie jakości pracy księgowej, śledzeniu budżetu i wewnętrznych operacjach planowania.

Rozporządzenie o wewnętrznej kontroli finansowej w instytucji zapewnia kompletność i rzetelność odzwierciedlenia życia gospodarczego w sprawozdawczości i rachunkowościinstytucje. Ustala również zgodność operacji finansowych i gospodarczych z wymogami przepisów lokalnych, uprawnień pracowników i regulaminów. Obejmuje to również obowiązek terminowego sporządzania sprawozdań finansowych, zapobieganie zniekształceniom i błędom, zakaz nieprawidłowości finansowych w trakcie działalności organizacji oraz ochronę mienia instytucji.

Przedmiotem przepisu o kontroli wewnętrznej w banku lub innej organizacji finansowej są dokumentacja planistyczna, akty wewnętrzne organizacji, umowy i umowy o świadczenie usług, rejestry księgowe i dokumenty potwierdzające, fakty dotyczące działalności gospodarczej które znajdują odzwierciedlenie w dokumentach księgowych.

Kto jest pod kontrolą

Regulacje dotyczące wewnętrznej kontroli finansowej lub kontroli jakości obligują określonego pracownika do wykonywania czynności kontrolnych. W tym celu szef organizacji wydaje rozkaz, który wskazuje pozycję osoby, jej inicjały i nazwisko.

Wewnętrzna kontrola jakości nie może być przeprowadzana przez Odpowiedzialnego, który sam wykonuje tę lub inną czynność w organizacji bezpośrednio związaną z kontrolą.

Jeśli chodzi o kontrolę finansową, mogą być zaangażowani w:

1. Liderzy na każdym poziomie.
2. Pracownicy organizacji.
3. Komisja Kontrolna.
4. Inne osoby.

Jeżeli kontrolę przeprowadza komisja, jest ona zatwierdzana, po pierwsze, na podstawie niniejszego rozporządzenia, a po drugie, nakazu kierownika organizacji. Prowizja musi zawierać:

1. Przewodniczący Komisji.
2. Członkowie Komisji.

W niektórych przypadkach eksperci zewnętrzni mogą być zaangażowani w kontrolę jakości w organizacjach. Ten punkt jest określony w Regulaminie zarówno wewnętrznej kontroli finansowej, jak i kontroli jakości.

Co obejmuje kontrola wewnętrzna

Przepisy dotyczące wewnętrznej kontroli miejskiej lub kontroli działalności medycznej określają następujące procedury:

1. Dokumentacja. Wszystkie prace są wydawane tylko w obecności dokumentów pierwotnych i na podstawie obliczeń.
2. Potwierdzenie zgodności dokumentów z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu.
3. Podejmowane są środki zapobiegawcze dla instytucji medycznych.
4. Uzgadnianie rozliczeń z nabywcami i dostawcami.
5. Dla instytucji medycznych badania i badania lekarskie.
6. Rozgraniczenie uprawnień i obowiązków.
7. Organizacje medyczne zbierają skargi i anamnezy.
8. Nadzór nad poprawnością transakcji i operacji księgowych.
9. Diagnoza i leczenie.

Ponownie widzimy, że każda pozycja ma swój własny zestaw wymaganych procedur.

Opis kryteriów jakości

Regulamin kontroli wewnętrznej działalności medycznej reguluje moment związany z kryteriami jakości usług medycznych. Wyglądają tak:

1. Kryteria terminowości pomocy. Bierze się pod uwagę, jak szybko udzielono pomocy każdemu pacjentowi.
2. Kryterium objętościudzielona pomoc. Sprawdza, jak kompletna była opieka w stosunku do wymagań pacjenta.
3. Kryterium dziedziczenia. Oznacza to, że lekarze muszą skierować pacjenta do odpowiedniego oddziału lub specjalisty, który ostatecznie udzieli pomocy.
4. Kryterium zgodności technologii. Pracownicy służby zdrowia muszą korzystać z technologii w swojej opiece i robić to właściwie.
5. Kryterium bezpieczeństwa. Pracownicy służby zdrowia muszą dobrać odpowiednie procedury dla każdego pacjenta. A także do prawidłowego przechowywania i używania leków.
6. Kryterium efektywności. Jak bardzo pracownicy medyczni pomogli konkretnemu pacjentowi.

Wyniki wszystkich kontroli muszą być rejestrowane w dziennikach kontroli jakości, które muszą być prowadzone przez każdą osobę odpowiedzialną za przeprowadzanie kontroli.

Prawa i obowiązki podmiotów

Zgodnie z Regulaminem kontroli wewnętrznej instytucji budżetowej kontrolę może przeprowadzić zarówno osoba wyznaczona, jak i komisja. Zastanów się, co ci ostatni mogą, a czego nie mogą zrobić.

Przewodniczący komisji, przed przeprowadzeniem kontroli, musi sporządzić plan pracy i poinstruować członków komisji. Jest również zobowiązany do zorganizowania badania ram regulacyjnych i ustawodawstwa naszego kraju oraz zapoznania członków komisji z wynikami poprzednich kontroli.

Obowiązki Przewodniczącego są następujące:

1. Przygotuj się do przeprowadzenia kontroli w placówce zgodnie z wcześniej opracowanym planem.
2. Określ metody i metody kontroli.
3. Nadzoruj członków komisji podczas kontroli, rozdzielaj między nich zadania.
4. Zapisz wszystkie dokumenty biorące udział w kontroli kontrolnej.
5. Przestrzegaj poufności i etyki zawodowej.

Jeśli chodzi o prawa, są one następujące:

1. Sprawdź wszystkie pomieszczenia i budynki, w których znajduje się kontrolowany obiekt. Musi to uwzględniać ograniczenia ustanowione przez prawo.
2. Przepisy dotyczące systemu kontroli wewnętrznej wymagają od przewodniczącego wydawania urzędnikom instrukcji dotyczących dostarczania dokumentów niezbędnych do weryfikacji.
3. Otrzymuj pisemne wyjaśnienia od osób pracujących w instytucji w kwestiach, które pojawiają się podczas audytu. A także kopie dokumentów, które dotyczą transakcji biznesowych i finansowych w organizacji.
4. Zaangażuj pracowników instytucji w weryfikację lub wewnętrzne dochodzenia. Można to zrobić tylko po uzgodnieniu z szefem organizacji.
5. Oferta usunięcia braków i naruszeń stwierdzonych podczas audytu.

Członkowie Komisji mają również swoje własne prawa i obowiązki. Te ostatnie są następujące:

1. Regulamin kontroli wewnętrznej instytucji zobowiązuje członków komisji do zasad, poszanowania poufności i etyki zawodowej.
2. Sprawdź zgodnie z planem.
3. Zgłoś do przewodniczącego komisji o zaobserwowanych naruszeniach i niedociągnięciach.
4. Zapiszdokumentacja i inne materiały, które zostały wykorzystane podczas przeglądu.

Prawa są następujące:

1. Sprawdź wszystkie pomieszczenia i budynki należące do kontrolowanej instytucji, z wyjątkiem tych, które reguluje ustawa o tajemnicy państwowej.
2. Złóż petycję do Przewodniczącego, aby udostępnić niektóre dokumenty do przeglądu.

Kierownictwo organizacji oraz osoby poddawane weryfikacji powinny asystować podczas kontroli weryfikacyjnej, dostarczać wszelkie dokumenty na pierwsze żądanie przewodniczącego, jeśli są potrzebne. A także odpowiadaj na wszystkie pytania pisemnie lub ustnie, gdy się pojawią.

Odpowiedzialność za naruszenia

Zgodnie z Regulaminem wewnętrznej kontroli finansowej gminy, podmioty kontroli są odpowiedzialne za dokumentowanie, opracowywanie, monitorowanie, wdrażanie i rozwijanie kontroli wewnętrznej w organizacji.

Jeżeli zostaną zidentyfikowane niedociągnięcia i osoby za nie odpowiedzialne, to ci ostatni ponoszą odpowiedzialność zgodnie z Kodeksem pracy naszego kraju.

Odwołania obywateli

Rozporządzenie w sprawie wewnętrznej kontroli jakości organizacji medycznej odzwierciedla również procedurę rozpatrywania wniosków obywateli.

Odwołania mogą być zarówno pisemne, jak i ustne. Obywatele mają prawo do składania skarg, pisania wniosków, zgłaszania sugestii w kwestiach organizacyjnych placówki medycznej, a także jakości opieki.

Organizacja musiuwzględnij każde odwołanie, rozpatrz je, podejmij działania w sprawie odwołania, przygotuj odpowiedzi i wyślij je wnioskodawcom. Obejmuje to również analizę konkretnego odwołania i opracowanie sposobów usunięcia przyczyn, które spowodowały reklamację lub oświadczenie.

Prace biurowe dotyczące odwołań są prowadzone oddzielnie od innych spraw. Z sztabu wybierana jest osoba odpowiedzialna za ten kierunek. Jest mianowany przez szefa organizacji na polecenie.

Każda sprawa zawiera petycję, pisemne nakaz lub prośbę o ponowne rozpatrzenie, materiały dotyczące sprawy i kopię odpowiedzi, która została wysłana do wnioskodawcy.

Przykładowe regulacje dotyczące kontroli wewnętrznej nie określają terminu rozpatrzenia wniosków, każda instytucja ustala własny okres na odpowiedź.

Aby uwzględnić odwołania, organizacja rozpoczyna rejestr. Trafiają tam odwołania złożone na piśmie lub przesłane e-mailem. Kierownik organizacji jest odpowiedzialny za prawidłowe wypełnienie dziennika księgowego i jego prowadzenie.

1. W dzienniku księgowym muszą być zapisane następujące dane: imię, nazwisko, patronimik wnioskodawcy.
2. Numer porządkowy odwołania.
3. Miejsce zamieszkania wnioskodawcy.
4. Data otrzymania odwołania.
5. Nazwa organizacji, która wysłała odwołanie.
6. Numer i data rejestracji odwołania.
7. Podstawa odwołania.
8. Informacje o pracowniku, który przegląda wniosek.
9. Wynik rozważenia.
10. Numer i data rejestracji odpowiedzi na odwołanie.

Ważne jest, aby to wiedziećprośby anonimowe nie będą brane pod uwagę. Decyzję o tym, kto rozpatrzy to lub inne odwołanie, podejmuje szef organizacji. Wydaje dyspozycję lub nakaz w ciągu trzech dni od daty zarejestrowania odwołania.

Zabrania się kierowania skarg obywateli do pracownika, którego bezpośrednio dotyczy ta skarga.

Pracownik wyznaczony do przeprowadzenia weryfikacji faktu odwołania musi podejść do sprawy obiektywnie. Odwołanie musi być rozpatrzone ze wszystkich stron iw wyznaczonym czasie. Pracownik może zaprosić kandydata na rozmowę, poprosić go o dodatkowe informacje, a także otrzymać pisemne wyjaśnienia od pracowników organizacji.

Gdy rozpatrywane są wnioski cywilne, prawa osób trzecich, które są ustanowione przez prawo naszego kraju, muszą być respektowane. Jeżeli odwołanie wniesione jest przeciwko osobom trzecim, a te ostatnie są przeciwne jego rozpatrzeniu, wówczas kierownik postanawia nie rozpatrywać odwołania i powiadamia o tym wnioskodawcę.

Jeżeli pisemna prośba zawiera pytanie lub roszczenie, które nie wchodzi w zakres kompetencji tej organizacji, dokument jest wysyłany do odpowiednich władz wraz z listem motywacyjnym.

Zdarza się, że wnioskodawca złożył już wniosek do organizacji i jego wniosek został rozpatrzony. Jeżeli sytuacja się powtarza i nie ma podstaw do ponownego rozpatrzenia, wówczas kierownik ma prawo nie rozpatrywać odwołania i powiadomić o tym wnioskodawcę.

Organizacja musi odpowiedzieć na odwołanie w ciągu trzydziestu dni od daty rejestracji. Musisz odpowiedzieć pisemnie na formularzu. Poczta wychodząca. Aby uniknąć trudności, w Rozporządzeniu w sprawie kontroli wewnętrznej przedsiębiorstwa podano próbkę.

Jeżeli po rozpatrzeniu odwołania znaleziono dowody na to, że dochodziło do naruszeń, sprawcom grozi kara zgodnie z opisami stanowisk i Kodeksem pracy.

Odwołania ustne są rozpatrywane w organizacji na osobistym przyjęciu. Taki odbiór powinien odbywać się co najmniej raz na siedem dni. Godziny, dni i miejsce odbioru osobistego ustala kierownik organizacji.

Gdy odwołanie osobiste nie musi być dodatkowo sprawdzane, odpowiedź na nie można udzielić natychmiast w momencie odbioru.

Jeżeli wnioskodawca nie zgadza się z wynikami rozpatrzenia, może wystąpić do sądu lub wyższej organizacji.

Ankieta dla obywateli

W placówkach medycznych często przeprowadza się ankiety wśród pacjentów. Odbywa się to w celu identyfikacji niedociągnięć lub nieprawidłowości w pracy organizacji oraz poprawy jakości świadczonych usług.

Ta procedura jest przeprowadzana raz na kwartał poprzez wypełnienie anonimowych kwestionariuszy. Wyniki ankiety są ogólnodostępne.

Na podstawie wyników ankiety kierownik organizacji decyduje o potrzebie wprowadzenia zmian w zakresie świadczenia usług lub wyposażenia technicznego.

Wniosek

Jak widać, zestaw momentów, które znajdują odzwierciedlenie w stanowisku, jest inny w każdej organizacji. To, co jest niezbędne do działania instytucji finansowej, nie ma znaczenia dla placówki medycznej i odwrotnie. W każdym razieprzepis ma na celu poprawę jakości świadczonych usług i na to kładzie się nacisk. Jest to szczególnie ważne w organizacjach medycznych, ponieważ im wyższe kwalifikacje pracowników i wyposażenia technicznego, tym większe prawdopodobieństwo prawidłowej diagnozy i przepisania odpowiedniego leczenia. I słusznie szefowie placówek medycznych odpowiadają na prośby obywateli i w każdej sprawie posuwają się naprzód.

Jeśli chodzi o instytucje finansowe, tutaj również potrzebne są przepisy dotyczące kontroli wewnętrznej. Ponieważ działalność związana jest przede wszystkim z pieniędzmi, pracownicy organizacji po prostu nie mogą popełniać błędów, co oznacza, że sprawcy muszą zostać ukarani. Szczególnie ważne jest przestrzeganie wszystkich przepisów dla banków, bo to tam zwykli ludzie noszą swoje oszczędności, często te ostatnie.

Firmy budowlane również nie mogą ignorować niskiej jakości swoich usług. Odbudowują budynki z ludźmi, co oznacza, że jeśli zostaną użyte materiały niskiej jakości lub niewłaściwa technologia, wydarzy się katastrofa - dom się zawali i możliwe są ofiary ludzkie.

Porównując te trzy organizacje, rozumiemy, że tego wewnętrznego dokumentu po prostu nie może zabraknąć. Zbyt wiele się z tym wiąże i od tego zależy. Dzięki niemu przeprowadzane są kontrole kontrolne, które pomagają wyeliminować niedociągnięcia i naruszenia, i to też jest dobre. Najważniejsze, aby audyt był prowadzony przez uczciwych i uczciwych ludzi, którzy nie będą przedkładać interesów osobistych ponad wymagania określone w Rozporządzeniu o Wewnętrznej Kontroli Jakości.