Dział planowania i ekonomii: jego funkcje i zadania. Regulamin działu planowania i ekonomii

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Działy planowania i ekonomii (dalej PEO) są tworzone w celu efektywnej organizacji gospodarki organizacji i przedsiębiorstw. Chociaż często praca takich działów nie jest jasno uregulowana. Jak powinny być zorganizowane, jaką strukturę powinny mieć i jakie funkcje powinny pełnić?

Wprowadzenie

W każdym podręczniku do ekonomii mówi się, że POO zbiera wskaźniki ekonomiczne dotyczące szczegółów firmy, analizuje je i opracowuje plany rozwoju na podstawie wniosków uzyskanych podczas analizy.

Jeśli mówimy o małej firmie, to funkcję tę może pełnić szef firmy (lub indywidualny przedsiębiorca), wraz ze wzrostem skali działalności uprawnienia te mogą zostać przeniesione na inną osobę lub nawet Grupa ludzi. Im większa organizacja, tym więcej osób w niej odpowiedzialnych jest za planowanie gospodarcze. Dla wygody pracy ci ludzie są zjednoczeni w PEO.

Struktura PEO

PEO ma standardową strukturę. Na czele tego działu stoi osoba, która:podlega bezpośrednio kierownikowi finansowemu, dyrektorowi ds. reklamy i promocji, a nawet prezesowi. Wszystko zależy od struktury organizacji firmy jako całości.

Istnieją dwa rodzaje organizacji strukturalnych PEO:

1. Organizacja, w której miejsca pracy pracowników POO znajdują się wewnątrz działu.
2. Organizacja, w której część pracowników pracuje poza działem (zbiera informacje o pracy firmy), a część wewnątrz (analizuje otrzymane informacje i sporządza plany).

Ostatni typ organizacji jest typowy dla firm produkcyjnych.

Zaletą pierwszego typu organizacji jest łatwość kontrolowania pracy takiej komórki strukturalnej firmy. Wadą jest to, że informacje nie zawsze docierają do pracowników POO na czas.

Jeżeli korzystasz z pierwszej opcji organizacji działu planowania i ekonomii oraz jego funkcji, to pracownikom należy przypisać następujące funkcje:

• uzyskiwanie danych pierwotnych ze źródeł finansowych i jednostek strukturalnych;
• tworzenie metod planowania i raportowania zarządczego;
• bezpośrednie tworzenie raportów zarządczych;
• kontrola i analiza firmy jako całości.

Druga metoda organizacji POO stosowana jest nie rzadziej. W takim przypadku pracownikom działu należy powierzyć następujące funkcje:

• monitorowanie realizacji opracowanych planów;
• monitorowanie wykonania budżetu danej jednostki;
• analiza wydajnościkonkretna jednostka.

Ważne jest, aby pracownicy PEO pracujący poza ich jednostką otrzymali wszystko, czego potrzebują do dalszej analizy i planowania ekonomiki organizacji i przedsiębiorstw.

Pracownicy PEO mogą zgłaszać się bezpośrednio do kierownika działu i kierownika dowolnej jednostki produkcyjnej. W pierwszym przypadku podporządkowanie nazywa się funkcjonalnym, w drugim administracyjnym. Tak wygląda podwójne składanie.

Następujące funkcje powinny być przypisane do ekonomisty działu planowania i ekonomii:

1. Rozwijanie linii metodologii biznesowych (zarówno w firmie, jak i w ramach poszczególnych działów organizacji).
2. Rozwój podstawowych katalogów zawierających wskaźniki wydajności działów firmy.
3. Opracowanie polityki zarządzania firmą.
4. Opracowanie formularzy planowania i raportowania.
5. Opracowanie metod analizy i oceny wyników firmy.

Zaletą tego typu organizacji działu planowania i ekonomii oraz jego funkcji jest to, że wszystkie niezbędne informacje trafiają niezwłocznie do analityków jednostki. Wadą jest słaba kontrola nad pracą ekonomistów pracujących poza wydziałem, a także fakt podwójnego podporządkowania pracowników.

Ten sposób organizacji pracy może znacznie zwiększyć liczbę pracowników POO do nieuzasadnionych rozmiarów.

Przykład struktury PEO w różnych przedsiębiorstwach

Jeśli chodzi o firmy średniej wielkościwielkości, to najczęściej POG w nich ma następującą strukturę: kierownik jest kierownikiem wydziału, a trzech specjalistów POO podlega mu.

Jeśli mówimy o dużym przedsiębiorstwie, to struktura wydziału planowania i ekonomii na nim wygląda następująco: kierownik wydziału kieruje wydziałem, podległy mu zastępca wydziału, do któremu bezpośrednio podporządkowany jest zarówno główny ekonomista wydziału, jak i wiodący ekonomista wydziału. Dwóch ekonomistów POO podlega Głównemu Ekonomiście.

Problemy IEE

Do zadań tego działu firmy należy przygotowanie następujących dokumentów i wniosków:

• plany i prognozy rozwoju firmy;
• dokumentacja sprawozdawcza o różnym charakterze (jednorazowa i regularna);
• niezbędne odniesienia i wyjaśnienia analityczne;
• obliczenia ekonomiczne;
• projekty inwestycyjne i biznesplany.

PEO posiada również pewne funkcje, które powinny być wyraźnie wskazane w dokumentacji regulacyjnej firmy.

Funkcje PEO

Funkcje PEO są następujące:

• analiza wydajności firmy;
• prognozowanie wyników firmy;
• ocena kondycji finansowej organizacji;
• opracowywanie standardów dla procesów produkcyjnych;
• kontrola powstawania i zmian kosztów produkcji;
• kontrola cen produktów;
• raportowanie zarządzania;
• udział w formacjibudżety departamentów.

Wszystkie funkcje PEO są powiązane z procesami biznesowymi zachodzącymi w firmie. Poniżej opisano związek między tymi pojęciami.

Związek między funkcją PEO a procesami biznesowymi w firmie

Główne procesy biznesowe zachodzące w firmie to:

• sprzedaż;
• produkcja;
• zakupy;
• badania i rozwój eksperymentalny.

Na każdym z etapów pracy firmy POO ma swoje własne zadanie.

Pracując ze sprzedażą produktów, PEO przeprowadza planowanie sprzedaży, kontrolę i dalszą analizę. W produkcji wyrobów zadania PEO są podobne.

Gdy proces produkcyjny jest na etapie zakupu niezbędnych surowców, POG zajmuje się również planowaniem zakupów, ich kontrolą oraz analizą pozyskanych wartości i środków. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku badań i rozwoju eksperymentalnego.

Planowanie, kontrola i analiza to trzy obowiązki ekonomisty w przedsiębiorstwie podczas pracy z podstawowymi procesami biznesowymi. Czemu to robić? Aby zoptymalizować te same procesy w przyszłości.

Procesy biznesowe mogą być również pomocnicze. Są to:

• technologie produkcyjne;
• jakość produktu;
• inżynieria;
• kapitał budowy obiektów;
• logistyka.

Jakie są zadania POO w tym przypadku? To samo: planowanie, kontrola i analiza. W pierwszym przypadku trwają prace nad technologią wytwarzania eksperymentalnych opracowań, wdrugi - nad certyfikacją, licencjonowaniem i metrologią, w trzecim - nad utrzymaniem sprzętu i dostawami energii, w czwartym - nad budową budynków, w piątym - nad kosztami transportu.

Wyróżnia się organizacje obsługujące procesy biznesowe, do których należą:

• praca z personelem;
• marketing;
• zarządzanie finansami;
• usługi prawne;
• administracja ogólna.

W tym przypadku obowiązki ekonomisty w przedsiębiorstwie nie ulegają zmianie.

Regulamin pracy POO

Niektóre firmy tworzą PEO, ale w ogóle nie dbają o regulację pracy tej jednostki strukturalnej. Nie przewiduje się rezerw dla działu planowania i ekonomii.

Jeżeli organizacja w żaden sposób nie reguluje pracy POO, należy pilnie przygotować dokument, który rozwiąże ten brak. Dokument ten stanie się podstawą do stworzenia opisów stanowisk dla pracowników pracujących w WtE, co rozwiąże problemy opisane na początku artykułu.

Standardowy dokument regulacyjny działu planowania i gospodarki oraz jego funkcji zawiera następujące elementy:

1. Postanowienia ogólne.
2. Struktura działu.
3. Główne zadania działu.
4. Funkcje działu.
5. Prawa.
6. Praca z innymi strukturami przedsiębiorstwa.
7. Odpowiedzialność.
8. Kryteria oceny działalności działu.

Następnie struktura dokumentu regulującego prace i zadania planistyczne i gospodarczedział.

Struktura dokumentu regulującego pracę IEE

Sekcja „Postanowienia ogólne” zawiera ogólne informacje o tym urządzeniu. Określone:

• cel utworzenia działu zgodnie z polityką gospodarczą przedsiębiorstwa;
• podstawowe terminy;
• osoba wyznaczona przez kierownika;
• dokumenty, którymi kieruje się ten dział podczas wykonywania swoich obowiązków.

Sekcja „Struktura wydziału” zawiera informacje o strukturze POG i jej składzie ilościowym.

Sekcja „Kluczowe zadania działu” opisuje kluczowe zadania ETE, a także wykazy raportów i planów, które jego pracownicy muszą przedkładać kierownictwu do rozpatrzenia.

Główne zadania PEO

Główne zadania działu planowania i gospodarki, które należy wskazać w dokumencie regulacyjnym, to:

1. Praca nad planowaniem gospodarczym, racjonalizacją działalności gospodarczej.
2. Opracowanie strategii rozwoju firmy w celu szybkiego dostosowania działalności biznesowej do stale zmieniających się warunków rynkowych.
3. Przeprowadzenie kompleksowej analizy ekonomicznej działalności finansowej i gospodarczej przedsiębiorstwa.
4. Rachunkowość statystyczna wszystkich wskaźników funkcjonowania firmy.
5. Techniczne i ekonomiczne planowanie działań innych działów firmy.

Główne funkcje PEO

Główne funkcje PEO, które są zwykle wskazane w dokumentacji regulacyjnej, obejmują:

1. Ekonomicznyplanowanie pracy firmy, mające na celu racjonalizację działań biznesowych.
2. Przygotowanie projektów planów działań innych działów firmy. W przygotowaniu znajduje się również uzasadnienie zawarcia niektórych umów, poparte obliczeniami.
3. Sporządzanie planów działalności produkcyjnej, finansowej i handlowej firmy na różne okresy (krótko-, średnio- i długoterminowe).
4. Informowanie działów firmy o bieżących planach.
5. Przeprowadzenie kompleksowej analizy działań firmy we wszystkich obszarach.
6. Monitorowanie realizacji bieżących planów przez działy, a także terminowe raportowanie.
7. Tworzenie racjonalnych zapisów, które nieznacznie zwiększą obciążenie biurokratyczne pracowników.

To nie jest pełna lista głównych funkcji, które musi wykonywać dział planowania i gospodarki.

Prawa PEO

Specjalista w dziale planowania i ekonomii, w ramach swojego opisu stanowiska, ma prawo do:

• żądanie od upoważnionych przedstawicieli innych oddziałów firmy danych niezbędnych do kontroli i analizy ich działalności;
• tworzenie eksperckich grup roboczych, których zadaniem jest planowanie gospodarcze organizacji;
• w ramach swoich kompetencji brać udział w negocjacjach biznesowych z przedstawicielami innych firm i organizacji, podpisywać umowy;
• organizuj analizę nowych programów i projektów naukowych firmy pod kątem ich efektywności orazcelowość rozwoju;
• zgłaszanie propozycji w kwestiach, które wchodzą w zakres kompetencji IEE w formie projektów.

Interakcja, odpowiedzialność, ocena

Dokumentacja regulacyjna regulująca pracę PEO często zawiera sekcje, które określają interakcje PEO z innymi strukturami organizacji; odpowiedzialność za wszelkie działania popełnione przez pracowników działu; Ocena działań IEE.

W sekcji „Praca z innymi strukturami przedsiębiorstwa” dokonywane jest jedynie wprowadzenie według szablonu: „W toku swojej działalności dział współdziała z następującymi działami strukturalnymi (te działy są wymienione poniżej)”. Przy przenoszeniu wszystko zależy od tego, jak szerokie uprawnienia mają zostać przyznane pracownikom POO.

W sekcji „Odpowiedzialność” wskazano, że kierownik IEE bierze pełną odpowiedzialność za pracę działu; stopień odpowiedzialności pracowników ustalany jest zgodnie z ich opisami stanowisk; wszyscy pracownicy i szef POO ponoszą osobistą odpowiedzialność za sporządzone przez siebie dokumenty i operacje przeprowadzane zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej.

W sekcji „Kryteria oceny działalności wydziału” określone są dwa kryteria:

1. Termiczna i wysokiej jakości realizacja zadań.
2. Jakość wykonywania doraźnych obowiązków.

Możesz określić inne kryteria oceny.

To kończy opracowywanie dokumentu regulacyjnego. Oczywiście musi być sformatowany zgodnie z zasadami projektowania.podobne dokumenty: wszystkie dane muszą być podpisane i ostemplowane oraz opatrzone datą.

Kontrola operacji PEO

Kontrolowanie pracy POO jednego z następujących pracowników:

• dyrektor finansowy firmy (w dużej firmie);
• CFO (w małej lub średniej firmie);
• główny ekonomista (w produkcji).

Kontrola działań POO prowadzona jest w następujących celach:

1. Szybkie wykonanie jednorazowych zadań.
2. Zgodność z raportowaniem i obiegiem dokumentów, zgodnie z wewnętrznymi regulacjami firmy.
3. Zapewnienie wiarygodności dostarczonych obliczeń i dokumentacji sprawozdawczej.
4. Analiza pracy w celu określenia efektywności funkcjonowania IEE.

Wniosek

Każdy podręcznik do ekonomii mówi, że PEO jest naprawdę niezbędną jednostką strukturalną firmy. Bez tego wydajność wielu przedsiębiorstw i organizacji jest znacznie zmniejszona. Chociaż nie wszystkie firmy mają poprawnie skonfigurowane PEO.

Gdzieś funkcje działu nie są jasno określone, gdzieś zadania pracowników. W niektórych firmach jest trudna sytuacja z podporządkowaniem pracowników POG. Chociaż planowanie w gospodarce rynkowej jest najważniejszym procesem.

Aby rozwiązać problem, konieczne jest, aby szef firmy jasno rozumiał odpowiedzi na następujące pytania:

1. Co to jest PEO?
2. Jaka jest jego struktura?
3. Czy ta firma tego potrzebuje, czy może jej funkcja?wykonać jedną osobę?

Jeżeli zapadła jednoznaczna decyzja o utworzeniu POG, to warto od razu przystąpić do wykonania dokumentacji regulacyjnej, gdzie oprócz zapisów ogólnych zostanie napisane:

• struktura wydziału;
• prawa i funkcje;
• odpowiedzialność;
• praca z innymi strukturami firmy.

Jeśli zastosujesz się do tych zaleceń podczas projektowania działu planowania i ekonomii oraz jego funkcji, firma będzie miała efektywną jednostkę strukturalną.

Rzeczywiście, jeśli praca tej jednostki jest jasno określona, to jej specjaliści są w stanie zoptymalizować wszystkie procesy produkcyjne bez szkody dla działalności. W tłumaczeniu na język pieniędzy oznacza to, że posiadanie wydajnego PEO pozwala wydać mniej zasobów i zarobić więcej.