Co to jest kontrola zapasów? Sposoby prowadzenia księgowości magazynowej. Organizacja księgowości, odpowiedzialności, programów

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Pomyślne działanie przedsiębiorstwa polega na łącznym oddziaływaniu różnych czynników i kompetentnym wykonywaniu kluczowych funkcji. Jednocześnie należy zauważyć, że prawidłowe księgowanie towarów można przypisać jednemu z głównych warunków stabilnego funkcjonowania firmy.

Zarządzanie zapasami

To pojęcie służy do określenia stałej księgowości ilościowej i odmianowej prowadzonej w magazynie. Bez uwzględnienia towarów umieszczonych w magazynie trudno zapewnić ich bezpieczeństwo. Do takiego procesu wykorzystywana jest karta inwentaryzacyjna materiału, która jest formą dopuszczoną przez prawo do ewidencjonowania ruchu materiałów określonego rodzaju, wielkości i gatunku w magazynie. Wypełnia się je dla każdego numeru pozycji materiału. Są utrzymywane przez osobę odpowiedzialną finansowo, taką jak kierownik magazynu lub właściciel sklepu.

Zanim powierzysz magazynierowi zapasy materiałów przedsiębiorstwa, z reguły zawiera się z nim umowę. Opisuje rodzaje prac, które pracownik wykonuje oraz stopień odpowiedzialności w przypadku utraty lub uszkodzenia produktów przechowywanych w magazynie.

Organizacja księgowości magazynowej

Dobrze zorganizowany proces księgowymateriały umieszczone na terenie magazynu to bardzo ważny i niezbędny segment działalności organizacji. Do sprawnej pracy magazynu wykorzystywane są dwa wspólne systemy księgowe: partyjny i sortowany. Jednak bez względu na dokonany wybór pracownicy odpowiedzialni finansowo będą prowadzić ewidencję produktów firmy w naturze. Ta procedura jest realizowana przy użyciu przychodzących i wychodzących zleceń towarowych.

Jeżeli weźmiemy pod uwagę informacje zawarte w instrukcjach dotyczących rozliczania zapasów firmy, możemy stwierdzić, że księgowanie analityczne towarów i materiałów odbywa się metodą bilansową lub faktur negocjowanych. Dzięki takim podejściom księgowanie odbywa się w kontekście każdego miejsca przechowywania, a także w ich ramach z ustaleniem numerów pozycji, różnych grup produktów, kont syntetycznych i subkont.

Korzystanie z kart

Rozliczanie zapasów materiałów, które opiera się na arkuszach obrotu, w większości przypadków polega na wykorzystaniu dwóch wyżej wymienionych metod. Pozwala to zoptymalizować pracę magazynu i osiągnąć wyższy poziom produktywności.

W pierwszej opcji używana jest karta rozliczeniowa magazynu, która jest otwierana dla każdego rodzaju pozycji magazynowej przechowywanej w magazynie. Wyświetla dane sumy ilościowej, które w rzeczywistości są ruchem materiałów. Podstawą wypełniania takich kart jest podstawowa księgowośćdokumenty.

Rachunkowość magazynowa przy użyciu kart obejmuje również wyświetlanie sald pierwszego dnia i obliczanie obrotów za miesiąc. Za pomocą takiej dokumentacji zestawiane są arkusze obrotu dla każdego magazynu z osobna. Dodatkowo dane tych kart, które znajdują się w dziale księgowości są sprawdzane z dokumentacją w magazynie.

Możliwe również, że w dziale księgowości nie są prowadzone karty księgowe. W takim przypadku dokumentacja wychodząca i przychodząca jest grupowana według numerów pozycji. Następnie za pomocą tych dokumentów obliczane są wyniki za miesiąc, a dane dotyczące wydatków i wpływów są rejestrowane osobno. Ponadto informacje te są wyświetlane w arkuszu obrotów. Salda, które zostały wyświetlone na tych wyciągach, są porównywane z saldami odnotowanymi na kartach księgowych w magazynie.

Rachunkowość bilansowa

Ta forma księgowości magazynowej różni się od poprzedniej. Kluczowa różnica polega na tym, że w dziale księgowości nie ma księgowości jakościowej i całościowej w kontekście towarów i materiałów. Odpowiednio zestawienia obrotów również nie są kompilowane.

Przy tego typu organizacji magazynu rozliczanie towarów i materiałów odbywa się w kontekście subkont, grup towarowych i bilansów, które służą do rozliczania pozycji magazynowych wyłącznie w kategoriach pieniężnych. Księgowość prowadzona jest przez osoby odpowiedzialne finansowo. Do tego procesu używana jest księga inwentaryzacyjna lub odpowiedni dziennik.

Jeśli chodzi o księgowość, to zajmuje się odbiorem podstawowymdokumentację księgową od osób odpowiedzialnych finansowo, a następnie sprawdza otrzymane dane. Po zakończeniu procesu uzgadniania salda materiałów, które zostały zarejestrowane pierwszego dnia, są przenoszone do bilansu.

Rachunkowość partii

Handel i magazyn w tym przypadku są zorganizowane w taki sposób, że określona partia towaru jest przechowywana oddzielnie. I dla każdego z nich magazynier wypisuje kartę partii w dwóch egzemplarzach. Do rejestracji takich kart służy specjalna księga. W tym przypadku numer zaakceptowanej partii jest numerem rejestracyjnym w tej księdze. Po wprowadzeniu niezbędnych informacji jeden egzemplarz trafia do działu księgowości, a drugi pozostaje w magazynie i pełni funkcję ewidencji księgowej magazynu.

Warto zauważyć, że towary i materiały o tej samej nazwie są określane jako partia. Ten produkt musi być dostarczony przez jednego dostawcę. Jeśli chodzi o liczbę dostaw, może być ich kilka.

Przy wypełnianiu karty partii pracownik magazynu musi podać datę sporządzenia, jej numer, czas wypełnienia aktu odbioru towaru, rodzaj transportu, dane dostawcy, numer i datę faktury, nazwę produktu, miejsce wysyłki oraz wagę i gatunek.

Księgowanie magazynowe materiałów, które wykorzystuje metodę partii, oznacza odzwierciedlenie podczas wydania towaru daty tej czynności, numeru dokumentu towarowego, środka transportu, nazwy odbiorcy, ilość i gatunek sprzedanych produktów. Jednocześnie dokument wydatkowy wskazuje:numer karty imprezowej.

Kiedy wszystkie zapasy danej partii zostaną wyczerpane, kierownik magazynu i merchandiser składają podpisy na karcie i przekazują ją do działu księgowości, gdzie następnie zostanie ona sprawdzona.

Możliwe, że braki zostaną ujawnione podczas kontroli. W tym przypadku księgowość magazynowa implikuje następujące działania: przed kolejną inwentaryzacją księgowy odpisuje niedobór na koszty dystrybucji, ale tylko pod warunkiem, że mieścił się on w granicach naturalnej straty. Jeśli normy zostały przekroczone, to braki powinny zostać odzyskane od tych osób, które odpowiadają finansowo za produkty przechowywane w magazynie.

Warto również wziąć pod uwagę informację, że system inwentaryzacji partii obejmuje sporządzenie aktu dla w pełni wykorzystanej partii towarów i materiałów.

W jaki sposób dzienniki magazynowe są używane do sortowania?

Jeśli stosowana jest ta metoda rozliczania, właściciel sklepu otwiera jedną lub więcej stron w dzienniku towarów dla każdej odmiany i nazwy produktu. Można również wprowadzić oddzielną kartę. Ilość stron uzależniona jest od ilości operacji wykonywanych na odbiorze i zużyciu.

W tytule karty lub strony czasopisma należy wskazać artykuł, nazwę, odmianę i inne cechy wyróżniające dany produkt. Pozostała przestrzeń na stronie służy do odzwierciedlenia przychodów, wydatków i sald produktów.

Księga inwentarzowa (dziennik) jest wymagana do rejestrowania danych podczas rejestrowania każdego paragonu lub wydatkudokument.

Ustawodawstwo pozwala na korzystanie z różnych form czasopism. Przykładem jest dziennik branżowy w postaci N MX-2. Musi ją przeprowadzić magazynier lub inna odpowiedzialna osoba. Podstawą do jej wypełnienia są dokumenty przyjęcia i wydania towarów i materiałów wcześniej zdeponowane. Taki dziennik zawiera następujące dane:

- data przyjęcia towarów i materiałów do przechowywania;

- jednostka, która przeniosła pozycje magazynowe do magazynu;

- nazwa, cena, ilość, jednostki miary dla towarów i materiałów;

- numer i data dokumentów, które zostały użyte podczas wystawienia i odbioru produktów;

- miejsce przechowywania.

Aby towar został przyjęty do składowania, a następnie wydany, konieczne jest poświadczenie odpowiedniej dokumentacji podpisami magazyniera i kierownika magazynu.

Właściwie zorganizować księgowość magazynową typu ilościowego, w której rejestrowane są ruchy i salda produktów, pomogą różnego rodzaju magazyny towarowe, za pomocą których pozycje magazynowe są przechowywane w miejscach składowania, a także utrwalają ich konsumpcja. Takie informacje mogą być również wyświetlane w formie wyciągów.

Jak przeprowadzana jest przecena zapasów?

Handel i magazynowanie są nieuchronnie związane z takimi zjawiskami jak starzenie się towarów, a także spadek popytu na nie lub utrata jakości. Tych kwestii nie można zignorować, a proces przecen jest wykorzystywany do ich skutecznego rozwiązania. Do jego rejestracji będziesz potrzebować aktu amortyzacji aktywów materialnych.

Musi być sporządzony i podpisany w dwóch egzemplarzach. Dokonują tego odpowiedzialne osoby reprezentujące specjalną komisję. Jeden egzemplarz zostaje u kierownika magazynu (trzeba go zachować), drugi trafia do działu księgowości. W niektórych sytuacjach do dowodu dostawy może być dołączony jeden egzemplarz. Odbywa się to w celu późniejszego przekazania tego dokumentu do organizacji zajmującej się sprzedażą towarów po obniżonej cenie lub w celu zwrotu do producenta.

Systemy zarządzania magazynem

Jednym z kluczowych zadań każdej firmy jest automatyzacja i optymalizacja wszystkich wewnętrznych procesów przedsiębiorstwa. Oszczędzi to czas i poprawi jakość usług.

Magazyn nie jest wyjątkiem. W celu przyspieszenia różnych procesów związanych z przyjęciem i zużyciem towaru wykorzystywany jest program księgowości magazynowej. Może mieć inny wygląd i strukturę, ale funkcje takiego oprogramowania pozostają takie same.

Mówimy o następujących możliwościach:

- dystrybucja produktów w magazynie według komórek magazynowych, partii i osób odpowiedzialnych;

- możliwość dynamicznego przeliczania stanów magazynowych;

- śledzenie ładunku wzdłuż tras komunikacyjnych;

- zastosowanie różnych metod wyceny towarów;

- inwentaryzacja i późniejsze tworzenie odpowiednich raportów zgodnie z jej wynikami;

- tworzenie przyjęć i zamówień magazynowych;

- przeszacowanie towaru ze względu na wpływ różnych czynników kształtujących jego wartość;

- zarządzanie magazynem.

Dobrze zaprojektowany program kontroli zapasów pozwala na efektywne działanie magazynu tranzytowego, a także magazynów ogólnego przeznaczenia. Praktykuje się również stosowanie elektronicznego odpowiednika karty księgowej magazynu, która posiada wszystkie odpowiednie filtry. Mówimy o śledzeniu informacji w następujących obszarach:

- waluta używana do zapłaty za towar (zgodnie z zestawieniem zestawienia, aktem nadwyżki i niedoboru, oświadczeniem o rzeczywistej dostępności itp.);

- partia produktów, warunki jej przechowywania, data ważności certyfikatów;

- różne rodzaje operacji z towarami i materiałami;

- przeznaczenie;

- sortowanie;

- osoby odpowiedzialne finansowo;

- operacje obsadzania i demontażu środków trwałych w magazynie.

Z reguły takie automatyczne rozliczanie magazynu jest finalizowane przez dewelopera, biorąc pod uwagę indywidualne cechy działalności konkretnego klienta.

Aktualne programy

Różne oprogramowanie może służyć do efektywnej organizacji pracy magazynu. Ale jedną z najpopularniejszych opcji jest „Księgowość magazynowa 1C”. To oprogramowanie ma pewne zalety, które przyciągają wiele firm, które integrują ten program ze swoimi magazynami.

Kluczowe funkcje wyglądają tak:

- szybkie i terminowe rozliczanie aktywów materialnych, ich przybycie i przemieszczanie;

- dokładne prowadzenie całej dokumentacji magazynowej;

-terminowe i wygodne prowadzenie dziennika magazynowego (kart);

- dostępność wszystkich niezbędnych narzędzi do prawidłowego inwentaryzacji;

- reprezentacja i przetwarzanie systemu magazynowego.

Za pomocą tego oprogramowania możesz jakościowo objąć kilka obszarów działalności gospodarczej przedsiębiorstwa. Mówimy o zarządzaniu regułami sprzedaży, zapasami, finansami, zakupami i dostawą towarów. Główne zalety „1C” to łatwość obsługi programu, możliwość jego korekty z uwzględnieniem potrzeb konkretnej organizacji oraz pełna zgodność z normami rosyjskiego ustawodawstwa.

Jeśli chcesz, możesz użyć innych programów: "Super Magazyn", "Towary-pieniądze-towary" i inne.

Wniosek

Oczywiście praca magazynu odgrywa ważną rolę w budowaniu efektywnej firmy. Dlatego jakość obsługi, szybkość dostawy i stan całego procesu sprzedaży zależą od poziomu organizacji funkcji magazynowych. Dlatego każda firma zainteresowana pomyślnym zbudowaniem cyklu sprzedaży i dostawą produktów musi odpowiednio zorganizować księgowanie towarów.