Symbole w grafiku. Jak wypełnić arkusz czasu (przykład)

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Czas pracy i jego księgowość to ważne elementy każdej organizacji, pozwalające kontrolować działania firmy i dyscyplinować pracowników. W celu uproszczenia tej procedury opracowano specjalny formularz – kartę czasu pracy. Istnieje zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. A każdy z gatunków ma swoje własne niuanse w wypełnianiu.

Kto wypełnia grafik

Każda organizacja wyznacza osobę odpowiedzialną za prowadzenie grafiku, skupiając się na specyfice działalności i liczbie pracowników. Jeśli organizacja jest mała, a cała praca jest wykonywana w biurze, wówczas inspektor personalny, księgowy lub inna upoważniona osoba wyznaczy harmonogram pracowników.

W przypadku, gdy przedsiębiorstwo posiada kilka obiektów, znacznie łatwiej jest rozliczać pracowników bezpośrednio w ich miejscu pracy. W tym przypadku ta odpowiedzialność spoczywa na brygadziście lub szefiepodziały na podstawie odrębnego zamówienia lub określone w umowie o pracę.

Algorytm pracy z kartą czasu pracy

Przede wszystkim musisz wiedzieć, że każde przedsiębiorstwo musi mieć regularną (czyli w wersji papierowej) kartę czasu pracy. Formularz można wydrukować samodzielnie lub zamówić w drukarni.

Istnieją dwie zatwierdzone formy: T-12 i T-13. Różnica polega na tym, że pierwsza z nich nie tylko uwzględnia godziny pracy, ale ma również kolumny do obliczania miesięcznego wynagrodzenia. Są one wypełniane według tego samego schematu, a mianowicie co miesiąc pierwszego dnia otwierany jest nowy arkusz czasu. Konieczne jest wypełnienie kolumn:

• Nazwa firmy (zgodnie z dokumentami założycielskimi), numer seryjny i data zakończenia.
• Okres, dla którego otwiera się grafik.
• Numery porządkowe personelu i jego dane z kart osobistych.

Pozostałe dane są wprowadzane w ciągu miesiąca, a wypełnienie części dotyczącej wynagrodzeń pozostaje w gestii pracownika księgowości.

Symbole w grafiku

W celu szybszego i wygodniejszego wypełniania karty czasu pracy opracowano i zatwierdzono system notacji. Odzwierciedlają tryb pracy i odpoczynku oraz inne niuanse. Podano 36 oznaczeń. Ale czasami ta liczba nie wystarcza, aby dokładnie wyświetlić wszystkie informacje o pracowniku.

Symbole w grafiku

	Nazwa	Oznaczenie literowe	Oznaczenie numeryczne
1	Godziny dzienne i wieczorne	I	01
2	Nocne godziny otwarcia	N	02
3	Praca w weekendy i święta	RP	03
4	Dogrywki	c	05
5	Podróż służbowa	K	10
6	Główne wakacje	od	14
7	Dodatkowy urlop	jeden	15
8	Wakacje na naukę	U	16
9	Krótkie godziny pracy dla studentów	UV	17
10	Dodatkowy urlop naukowy bez wynagrodzenia	UD	18
11	Urlop macierzyński	r	19
12	Urlop ojcowski (częściowo płatny)	pojazd	20
13	Urlop ojcowski (niepłatny)	oj	21
14	Bezpłatny urlop	do	22
15	Bezpłatny urlop z powodów prawnych	OZ	24
16	Zwolnienie lekarskie	B	25
17	Bezpłatneniepełnosprawność	t	26
18	Godziny skróconej pracy	ch	27
19	Przestój (z przyczyn innych niż pracownicy)	vp	28
20	Nieobecność z powodów prawnych (za wynagrodzeniem)	g	29
21	Nieusprawiedliwiona nieobecność	OL	31
22	Godziny nieprzepracowane (jeśli pracodawca wyznaczył pracę w niepełnym wymiarze godzin)	NS	32
23	Weekendy	do	33
24	Strajki	ZB	34
25	Nieobecności z niejasnych powodów	НН	35

Tabela pokazuje najczęściej używane symbole w grafiku. Bardziej szczegółowy opis i pełna lista znajdują się zazwyczaj na pierwszej stronie formularza. Ułatwia to nawigację po symbolach i określenie, w jakiej sytuacji, co umieścić w komórce.

Regularne wypełnianie formularzy

Wypełnianie karty czasu pracy to żmudna praca, która wymaga uwagi. Można to zrobić np. metodą ciągłej obecności i nieobecności.

W tym przypadku dane są wprowadzane w każdej kolumnie. Symbole wskazują zarówno obecność pracowników w miejscu pracy, jak i ich nieobecność, wskazując przyczyny. Wskazuje również liczbę godzinspędzone w miejscu pracy.

W samym grafiku będzie to wyglądać tak: w dzień wolny umieść literę „B”, pod nią 0, w dniu roboczym odpowiednio „I” i liczbę godzin, na przykład 8. Podobnie jak w weekendy, odnotowuje się różne przyczyny nieobecności, od podróży służbowych po nieobecności z niejasnych powodów.

Obliczanie karty czasu pracy w tym przypadku jest nieco łatwiejsze, ponieważ wszystkie niezbędne liczby i oznaczenia są przed twoimi oczami. Jest to szczególnie ważne w przypadku specjalistów z niewielkim doświadczeniem zawodowym - dzięki czemu będą mniej skłonni do pomyłki i popełnienia błędu.

Mądrze wypełniaj grafik

Istnieje również metoda rejestracji odchyleń. Stosuje się go, gdy dzień roboczy ma taki sam czas trwania w całym okresie. W tym przypadku odnotowywane są tylko sytuacje niestandardowe, tj. absencja, praca w godzinach nadliczbowych, podróże służbowe itp. Przy stosowaniu tej metody spędza się znacznie mniej czasu, a efekt końcowy jest taki sam w obu przypadkach.

Na arkuszu wygląda to tak: górny wiersz zawiera informacje o nieobecności pracownika w miejscu pracy - V, K, FROM, HH, PR, B i inne. Dolny wiersz pozostaje pusty. Rzeczywiście, w ostatecznym obliczeniu przepracowanych godzin zera nie mają znaczenia, a przy tej samej długości dnia roboczego pozostaje tylko wykonać najprostsze czynności: policzyć liczbę pustych komórek w górnym wierszu (są to frekwencje) i pomnóż przez liczbę godzin.

Ta metoda jest wygodniejsza dla doświadczonychkadra kierownicza i księgowi. Nadaje się również dobrze dla małych organizacji, w których liczba pracowników jest niewielka. Jeśli Twoje kierownictwo nie wie o prostszym systemie śledzenia czasu, to najwyższy czas, aby im go zasugerować.

Prowadzenie karty czasu pracy na komputerze

Oprócz wersji papierowej istnieje również kilka wersji elektronicznych. Jak wspomniano powyżej, karty czasu pracy muszą być bezbłędnie powielane. Jest to konieczne, aby dane o pracy pracowników nie zostały utracone, a ich wiarygodność potwierdzona (w końcu nie wszędzie można korzystać z komputera).

Jedną z bardziej przystępnych opcji jest grafik tworzony w programach biurowych. Excel doskonale nadaje się do tego celu. Arkusze kalkulacyjne umożliwiają tworzenie dowolnego typu i rozmiaru dokumentu. Ponadto, dzięki możliwości ustawiania formuł, sumowanie i obliczanie danych pośrednich jest znacznie prostsze.

Korzystanie z dedykowanego oprogramowania

W przypadku niewystarczających umiejętności w zakresie arkuszy kalkulacyjnych pracownik lub kierownictwo może wybrać inny podobny program. Karta czasu pracy w tym przypadku będzie wyglądać podobnie do wersji papierowej. Pomoże to skrócić czas potrzebny na przetworzenie dokumentu.

Należy również pamiętać, że każdy program wymaga użycia licencjonowanych wersji. U różnych dostawców mają oni oczywiście swój własny koszt. Na przykład program Time Sheet będzie kosztować użytkowników od1000 rubli. i powyżej - w zależności od ilości personelu.

Kolejną zaletą takich narzędzi jest to, że nie musisz wypełniać papierowego arkusza czasu pracy. Formularz ze wszystkimi znakami można łatwo wydrukować w dowolnym momencie. Ta funkcja jest na pewno w każdym podobnym programie.

O przechowywaniu dokumentów

Do czego służy grafik? Jest to podstawa rozliczania listy płac w takiej czy innej wysokości, a także główny dowód, że pracownik był w miejscu pracy i wykonywał swoje obowiązki. Bez wątpienia ten dokument jest bardzo ważny dla każdej organizacji.

W takim razie jak długo ten formularz jest przechowywany? Karta czasu pracy musi być przechowywana przez rok. Jest to ustanowione przez prawo i takie normy muszą być przestrzegane.

Jeśli zgubisz już zamknięty arkusz czasu, nie panikuj. Zawsze można go przywrócić za pomocą innych dokumentów. W tym celu wykorzystywane są wyjaśnienia, zwolnienia lekarskie, informacje o podróżach służbowych, harmonogramach urlopów itp. Do przywrócenia danych można wykorzystać wszystko, co potwierdza i wyjaśnia nieobecność osoby w miejscu pracy.

Kto może potrzebować karty zgłoszenia?

Ten dokument jest często wymagany do różnych kontroli. Na przykład służba podatkowa sprawdza swoją obecność w organizacji i poprawność wypełnienia.

Brak karty czasu pracy nawet w najmniejszej firmie może być powodem dość dużej grzywny. Podobniewystępuje w przypadku popełnienia błędów w wypełnianiu formularzy. Dotyczy to zarówno obliczeń, jak i niewłaściwego użycia symboli.

Obecność kart czasu pracy jest obowiązkowa. Są potrzebne zarówno samej firmie (księgowość, dyscyplinowanie pracowników), jak i organizacjom audytorskim. A co najważniejsze - poprawnie zastosuj symbole w grafiku. Wtedy możesz uniknąć wielu problemów z pracownikami i organami regulacyjnymi.